应付款管理.docx

1、应付款管理第1 章系统介绍应付款管理系统，通过发票、其它应付单、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。根据对供应商往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了应付款详细核算和简单核算两种应用方案，应付款详细核算即应付账款在应付系统进行核算，包括记录应付账款的形成及偿还的全过程，简单核算即应付账款在总账进行核算制单，在应付款管理系统进行查询。若您的采购业务及应付账款业务繁多，或者您需要追踪每一笔业务的应付款、付款等情况；或者您需要将应付款核算到产品一级；那么您可以选择“详细核算”方

2、案。即应付款管理系统中核算并管理往来供应商的款项。该方案能够帮助您了解每一供应商每笔业务详细的应付情况、付款情况及余额情况，并进行账龄分析，进行供应商及往来款项的管理。根据供应商的具体情况，制定付款方案。如果使用单位采购业务及应付款核算业务比较简单，或者现结业务较多，可选择在总账系统核算并管理往来供应商款项。具体选择哪一种方案，可在应付款管理系统中通过设置系统选项“应付账款核算模型”进行设置。本手册主要分别就这两种应用模型进行说明。应付款管理系统与采购管理系统、委外管理系统、总账系统集成使用，应付款管理系统可接收在采购系统中所填制的采购发票和委外系统填制的委外发票，进行审核，同时生成相应凭证，

3、并传递至总账系统。第 2 章 系统功能应付管理系统主要提供了参数设置、初始设置、日常处理、单据查询、账表管理、其他处理等功能。【设置】z 提供系统参数的定义，用户结合企业管理要求进行的参数设置，是整个系统运行的基础。z 提供单据类型设置、账龄区间的设置，为各种应付付款业务的日常处理及统计分析作准备。z 提供期初余额的录入，保证数据的完整性与连续性。【日常处理】z 提供应付单据、付款单据的录入、审核、核销、转账、汇兑损益、制单等处理。【单据查询】z 提供单据查询的功能：各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。【账表管理】z 提供总账表、余额表、明细账等多种账表查询功能。z 提供应付账

4、龄分析、付款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。【其他处理】z 其他处理提供用户进行远程数据传递的功能。z 提供用户对核销、转账等处理进行恢复的功能，以便您进行修改。z 提供您进行月末结账等处理。第 3 章 系统特点z 系统提供简单核算和详细核算两种模式进行应付账款的核算，满足用户的不同需求。z 系统提供功能权限的控制、数据权限的控制来提高系统应用的准确性和安全性。z 提供票据的跟踪管理，您可以随时对票据的计息、结算、转出等操作进行监控。z 提供结算单的批量审核、自动核销功能。z 系统提供总公司和异地办事处之间数据的导入、导出及其服务功能，为企业提供完整的远程数据通讯方案。z 提供全面的账

5、龄分析功能，支持多种分析模式，帮助企业强化对应付款的管理和控制z 该系统既可独立运行，又可与采购系统、委外系统、总账系统等其他系统结合运用，提供完整的业务处理和财务管理信息。第4 章 产品接口4.1 详细核算产品接口详细核算即在应付系统核算应付账款，主要与总账系统、采购系统、委外系统、应收系统、财务分析、存货核算等有接口。如图4-1 所示：图4-1z 采购管理在采购管理系统录入的发票可以在应付款管理系统中进行审核、制单、核销，已经现付的采购发票可以在应付系统中进行记账、制单；应付款管理系统可以查询采购系统中已经入库还没有结算的实际应付信息和未复核的发票。z 委外管理在委外管理系统录入的发票可以

6、在应付款管理系统中进行审核、制单、核销，已经现付的委外发票可以在应付系统中进行记账、制单。z 总账所有凭证都传递到总账系统中；结算方式为票据管理的付款单可登记到总账系统的支票登记簿中。注意z 当应付系统先于总账启用，则在总账启用日之前的凭证总账会在审核时将其标上有错标志，并且这些凭证会导致与总账对账不平。z 应收款管理应收款、应付款之间可以相互对冲；应收票据背书时可以冲应付账款。z 财务分析应付款管理系统向财务分析系统提供各种分析数据。z UFO应付款管理系统向UFO 系统提供各种应用函数。z 存货核算存货核算系统中对采购结算单制单时需要将凭证信息回填到所涉及的采购发票和付款单上，应付款管理系

7、统对于这些单据不需要进行重复制单，但能查询出科目账；若应付款管理系统先对这些单据制单了，存货核算系统同样进行重复制单。4.2 简单核算产品接口简单核算主要在总账系统核算应付账款，主要与总账、采购管理系统有接口。如图 4-2所示：采购管理或 委外管理发票凭证应付款管理 总账系统图4-2z 采购系统和委外系统在采购或委外管理系统录入的发票可以在应付款管理系统中进行审核记应付账款，已经现付的采购或委外发票可以在应付系统中进行记账、制单。z 总账采购或委外发票生成的凭证都传递到总账系统中。第 5 章 应用准备在应用本系统之前，您应该对您现有的数据资料进行整理，以便您能够及时、顺利、准确地运用本系统。【

8、期初数据的准备】为便于系统初始化，您应该准备如下数据和资料：z 和您有业务往来的所有供应商的详细资料：包括供应商名称、地址、联系电话、 开户银行、所属总公司、信用额度、最后的交易情况等。您可以根据本系统供 应商目录中的内容来准备您的资料。z 供应商的分类方式，以便于按照分类进行各种统计分析。z 用于采购的所有存货的详细资料：包括存货的名称、规格型号、价格、成本等数据。您可以根据本系统存货目录中的内容来准备您的资料。z 存货的分类方式，以便于按照分类进行各种统计分析。z 上一期期末，本期期初所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据。这些期初数据最好能够精确到某一笔具体的发票或业务。【日常处

9、理的准备】为便于日常的处理业务，您最好能够准备好如下数据和资料：z 采购业务之外，能够经常形成应付款的业务有哪些。准备这类资料的目的是将应付单划分为不同的类型，以便于按照业务类型统计应付账款。z 发票、应付单的格式，以便于您定义单据样式。z 核算采购、付款等业务的科目，以预先设置各种凭证的科目。z 进行收付款单的设计。z 在公共提供的单据模板设计和打印模板设计中进行该项处理。z 选择单据类型为应收/付系统的收/付单据类型后即可对该单据进行模板设计。z 在单据模板设计中提供如下四种单据类型：客户收款单、客户付款单、供应商付款单、供应商收款单，其中客户收款单、客户付款单在应收系统中使用，供应商付款

10、单、供应商收款单在应付系统中使用。【付/收款单】z 表头提供如下设置项：供应商、结算单号、结算日期、结算方式、结算科目、币种、汇率、金额、票据号、供应商银行名称、供应商银行账号、部门、业务员、项目、摘要、表头自定义项 1-16、本单位银行名称、本单位银行账号、制 单人、审核人、核销人。z 显示格式中表头必须有的项目：供应商、结算单号、结算日期、结算方式、币种、金额。z 表体提供如下设置项：款项类型、供应商、原币金额、本币金额、对应科目、 部门、业务员、项目、备注、表体自定义项 1-16。z 显示格式中表体必须有的项目：款项类型、供应商、原币金额。z 打印格式中没有必须有的项目，可以进行任意设置

11、需要的项目。z 打印格式设置中允许将表体删除。第 6 章 应用方案应付账款系统主要用于核算和管理您的供应商往来款项。系统根据您对供应商往来款项核算和管理的程度不同，提供了两种应用方案。不同的应用方案，其系统功能、产品接口、操作流程等均不相同。6.1 详细核算应用方案【详细核算产品接口】如果您的采购业务以及应付款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务的应付款、付款等情况；或者您需要将应付款核算到产品一级；那么您可以选择此方案。在应付系统核算，主要与总账系统、采购系统、委外系统、应收系统、财务分析、UFO等有接口。如图 6-1 所示：图 6-1z 应付系统接受采购和委外系统的发票，并生成

12、凭证，对发票进行核销、转账等处理。z 应付向总账传递凭证数据，并能查询其生成的凭证。z 应收与应付系统之间进行转账处理。z 应付向财务分析系统提供各种分析数据。z 应付款管理系统向 UFO 提供应用函数。【详细核算操作流程】如图 6-2 所示：系统选项设置系统初始初始设置 基础档案 单据设计 期初余额日常业务 账表查询单据录入 单据查询应付票据单据审核业务账表转账处理汇兑损益核销处理票据处理统计分析科目账查询制单自定义报表期末处理图 6-2详细核算主要帮助您实现应付账款的核算和管理，系统的功能主要包括如下几点：z 根据您输入的单据记录应付款项的形成。包括由于商品交易和非商品交易所形成的所有应付

13、项目。z 帮助您处理应付项目的付款及转账情况。z 对应付票据进行记录和管理。z 对应付项目的处理过程生成凭证，并向总账系统进行传递。z 对外币业务及汇兑损益进行处理。z 根据您所提供的条件，提供各种查询及分析。本手册的大部分操作均是描述详细核算方案的。6.2 简单核算应用方案【简单核算产品接口】如果您的采购业务以及应付账款业务比较简单，或者现购业务很多，则您可以选择此方案。该方案着重于对供应商的往来款项进行查询和分析。简单核算主要在总账系统核算应付账款，并与采购管理有接口。接口如图 6-3 所示：采购管理或 委外管理发票凭证应付款管理 总账系统图 6-3接受来自采购和委外系统的发票，生成凭证，

14、传递给总账系统。【简单核算操作流程】如图 6-4 所示：采购管理或 委外管理应付款管理 总账采购发票或委外发票 审核 凭证制单凭证查询 账表查询图 6-4【简单核算的主要功能】z 接收采购和委外系统的发票，对发票进行审核。z 对其进行制单处理，并可查询凭证。第 7 章 设置7.1 参数说明系统参数是一个系统的灵魂，它将影响整个账套的使用效果，有些选项在系统使用后就不能修改，所以在选择时要结合本单位实际情况，事先进行慎重选择。系统选项分为常规选项、凭证选项、权限和预警。参数设置在【设置】中的【选项】下进行。7.1.1 常规系统参数说明【应付账款核算模型】z 系统提供两种应付系统的应用模型，用户可

15、以选择：简单核算、详细核算。用户必须选择其中一种方式，系统缺省选择详细核算方式。该选项在系统启用时或者还没有进行任何业务（包括期初数据录入）才允许进行选择设置、修改。z 选择简单核算：应付只是完成将采购和委外传递过来的发票生成凭证传递给总 账这样的模式。（在总账中以凭证为依据进行往来业务的查询）如果您的采购 业务以及应付账款业务简单，或者现结业务很多，则您可以选择此方案。z 选择详细核算：应付可以对往来进行详细的核算、控制、查询、分析。如果您的采购业务以及应付款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务 的应付款、付款等情况；或者您需要将应付款核算到产品一级；那么您需要选择详细核算。【应

16、付款核销方式】z 应付款核销方式：核销即收款冲销应付款的操作，本系统为您提供两种应付款的冲销方式，即按单据、按产品两种方式。 按单据核销：系统将满足条件的未结算单据全部列出，由您选择要结算的单据，根据您所选择的单据进行核销。 按存货核销：系统将满足条件的未结算单据按存货列出，由您选择要结算的存货，根据您所选择的存货进行核销。z 如果企业付款时，如果没有指定具体支付是是某个存货的款项，则可以采用按 单据核销。对于单位价值较高的存货，企业可以采用按产品核销，即付款指定 到具体存货上。一般企业，按单据核销即可。z 在账套使用过程中，您可以随时修改该参数的设置。余额。【单据审核日期依据】z 系统为您提

17、供两种确认单据审核日期的依据，即单据日期和业务日期。 如果选择单据日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为该单据的单据日期。 如果您选择业务日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为当前业务日期（即登录日期）。z 因为单据审核后记账，故单据审核日期依据单据日期还是业务日期，决定单据登记业务总账、业务明细账、余额表等的入账日期及查询期间取值。z 如果您使用单据日期为审核日期，则月末结账时单据必须全部审核。因为下月无法以单据日期为审核日期。业务日期无此要求。z 在账套使用过程中，可以随时将选项从按单据日期改成按业务日期；若需

18、要将选项从按业务日期改成按单据日期，则需要判断当前未审核单据中有无单据日期在已结账月份的单据。若有，则不允许修改；否则才允许修改。【汇兑损益方式】z 系统为您提供两种汇兑损益的方式，即外币余额结清时计算和月末处理两种方式。在账套使用过程中您可以修改该参数。 外币余额结清时计算： 即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为 0 且本币余额不为 0 的外币单据。 月末计算： 即每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为 0 或者本币余额不为 0 的外币单据。【自动计算现金折扣】z 您可以选择显示现金折扣和不显示现金折扣两种方式。在账套使

19、用过程中您可以修改该参数。z 如果供应商为您提供了在信用期间内提前付款可以优惠的政策，您可以选择显示现金折扣,系统会在核销界面显示可享受折扣和本次折扣 ，并为您计算可享受的折扣。z 如果您选择了不显示现金折扣 ，则系统既不计算也不显示现金折扣。z 若选择自动计算现金折扣，请通过单据核销界面中的栏目设置单据栏目，将可享受折扣和本次折扣栏目设为显示状态。【是否进行远程应用】z 如果您选择了进行远程应用，则系统在后续处理中提供远程传输收付款单的功能。但必须在此填上远程标识号，远程标识号必须为两位 01-99。如果您在异地有应付业务，则可通过远程应用功能，在两地之间，进行收付款单等的传递。z 如果您选

20、择了不进行远程应用，则系统在后续处理中将不提供远程传输收收付款单的功能，且也不需要填上远程标识号。z 在账套使用过程中您可以修改该参数。【是否登记支票】z “是否登记支票”是系统提供给用户付款时自动登记支票登记簿的功能。该选 项可以随时修改。用户需要在结算方式定义中将需要登记支票簿的结算方式如 转账支票等在“是否票据管理”中打勾表示进行票据管理。z 选择登记支票，则系统自动将具有票据管理结算方式的付款单登记支票登记簿。z 若不选择登记支票登记簿，则用户也可以通过付款单上的登记按钮，进行手工登记支票登记簿。z 该选项首先需要在总部总账系统选项中选择“支票控制”。【改变税额是否反算税率】z 税额一

21、般不用修改，在特定情况下，如系统和手工计算的税额相差几分钱，用户可以对税额进行调整。如果需要调整税额，还应当选择反算税率或不反算税率。 若选择是，则税额变动反算税率，不进行容差控制。 若选择否，则税额变动不反算税率，系统将进行容差控制。容差是可以接受的误差范围。在调整税额尾差（单笔）、保存（整单）时，系统将检查是否超过容差：超过则不允许修改。未超过则允许修改。请用户设置以下两项容差。单笔容差，默认为.06。整单容差：默认为.36。z 税额变动时，系统将变动差额与容差进行比较，如果变动差额大于设置的容差数值，系统提示输入的税额变化超过容差，恢复原税额或返回单据。变动差额无税金额税率税额。z 单笔

22、容差根据表体无税金额、税额、税率计算；整单容差根据无税金额合计、税额合计、表头税率计算。z 若单据表体存在多种税率，则系统不进行合计容差控制。z 本参数只能在采购系统没有启用时方可设置，如采购系统已启用，则只能查看，不能编辑。7.1.2 凭证参数说明【受控科目制单方式】z 有两种制单方式供您选择。即明细到供应商、明细到单据的方式。 明细到供应商：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中能够根据供应商来查询其详细信息。 明细到单据：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形

23、成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。z 在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。z 受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同，辅助项为空，则不予合并成一条分录。【非控科目制单方式】z 有三种制单方式供您选择。即明细到供应商、明细到单据、汇总制单的方式。 明细到供应商：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的非控制科目相同、且其所带辅助核算项目也相同，则系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中能够根据供应商来查询其详细信息。 明细到单据：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业

24、务形成一条分录。这种方式的目的是使您在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。 汇总制单：当您将多个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的非控制科目相同、且其所带辅助核算项目也相同，则系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是精简总账中的数据，您在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额。z 在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。z 非受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同，辅助项为空，则不予合并成一条分录。【控制科目依据】z 控制科目在本系统指所有带有供应商往来辅助核算的科目。本系统为您提供三种设置控制科目的依据。即按供应商分类、按供应商、按地区分

25、类三种依据。 按供应商分类设置：供应商分类指您根据一定的属性将您的往来供应商分为若干大类，例如您可以将您的供应商根据时间分为长期供应商、中期供应商和短期供应商。在这种方式下，您可以针对不同的供应商分类设置不同的应付科目和预付科目。 按供应商设置：您可以针对不同的供应商在每一种供应商下设置不同的应付科目和预付科目。这种设置适合特殊供应商的需要。 按地区分类设置 您可以针对不同的地区分类设置不同的应付科目和预付科目。例如，您将您的供应商分为华东、华南、东北等地区，您可以在不同的地区分类下设置科目。z 设置控制科目依据是为了在【初始设置-控制科目设置】中依据您在系统选项控 制科目依据中的选择可针对供

26、应商分类/供应商/地区分类设置不同的控制科目。【采购科目依据】z 本系统为您提供了两种设置存货采购科目的依据。既按存货分类和按存货设置存货采购科目。在此设置的采购科目，是系统自动制单科目取值的依据。 按存货分类设置：存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类，例如，您可以将存货分为原材料、燃料及动力、在存货及产成品等大类。您可以针对这些存货分类设置不同的科目。 按存货设置：如果您的存货种类不多，您可以直接针对不同的存货设置不同的科目。z 账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。z 设置采购科目依据是为了在【产品科目设置】中可以针对不同的存货（存货分类）设置不同的采购科目、应交增值税科目。【

27、月末结账前是否全部生成凭证】z 月末结账前是否需要全部制单， 在账套使用过程中您可以修改该参数。 如果您选择了月末结账前需要将全部的单据和处理生成凭证，则在进行月末结账时将检查截止到结账月是否有未制单的单据和业务处理。若有，系统将提示不能进行本次月结处理，但可以详细查看这些记录；若没有，才可以继续进行本次月结处理。 如果您选择了在月末结账前不需要将全部的单据和处理生成凭证，则在月结时只是允许查询截止到结账月的未制单单据和业务处理，不进行强制限制。【方向相反的分录是否合并】z 科目相同、辅助项相同、方向相反的凭证分录是否合并，系统缺省选择不合并分录，该选项可以随时修改。 选择合并：则在制单时若遇

28、到满足合并分录的要求，且分录的情况如上所描述的，则系统自动将这些分录合并成一条，根据在那边显示为正数的原则来显示当前合并后分录的显示方向。 选择不合并：则在制单时若遇到满足合并分录的要求，且分录的情况如上所描述的，则不能合并这些分录，还是根据原样显示在凭证中。【核销是否生成凭证】z 核销是否需要生成凭证，缺省为否，可以随时修改。 选择否时，不管核销双方单据的入账科目是否相同均不需要对这些记录进行制单。 选择是，则需要判断核销双方的单据其当时的入账科目是否相同，不相同时，需要生成一张调整凭证。如发票的入账科目为 212101，付款单冲销的入账科 目为 212102，则当这张付款单核销这张发票后，

29、应该生成如下凭证：借 212101贷 212102【预付冲应付是否生成凭证】z 系统缺省选择生成凭证，该选项可以随时修改。 选择是：则对于预付冲应付业务，当预收、应付科目不相同时，系统生成一张转账凭证。z 选择生成凭证时，月末结账时需要对预付冲应付进行是否生成凭证记录的检查。 选择否：则对于预付冲应付业务不管预收、应付科目是否相同均不生成凭证。z 在选择不生成凭证时，月末结账时不需要检查预付冲应付记录是否生成凭证。【红票对冲是否生成凭证】z 红票对冲是否生成凭证，您有如下两种选择： 若您在系统选项中选择红票对冲生成凭证 ，则对于红票对冲处理，当对冲单据所对应的受控科目不相同时，系统生成一张转账

30、凭证。z 选择需要生成凭证的情况下，月末结账时将对红票对冲处理分别进行有无需要生成凭证的记录的检查。 选择不生成凭证：则对于红票对冲处理，不管对冲单据所对应的受控科目是否相同均不生成凭证。z 在选择不需要生成凭证的情况下，月末结账时不需要检查红票对冲处理生成凭证情况。z 系统缺省选择需要进行制单，该选项可以随时修改。7.1.3 权限与预警参数说明【是否启用供应商权限】z 只有在【企业门户控制台-数据权限控制设置】中对供应商进行记录集数据权限控制时该选项才可设置，账套参数中对供应商的记录集权限不进行控制时应付系统中不对供应商进行数据权限控制。 选择启用：则在所有的单据录入、处理、查询中均需要根据该用户的相关供应商数据权限进行限制。操作员只能录入、处理、查询有权限的供应商的数据，没有权限的数据操作员无权处理与查询。通过该功能，企业可加