重视和完善科研档案管理制度.doc

1、重视和完善科研档案管理制度以广西哲学社会科学科研档案管理现状为例何战 广西社会科学院馆员 南宁530022摘要:档案管理制度化是提升档案管理效率的有效途径，科研档案管理作为档案管理的组成部分需要强有力的管理制度支撑。文章在梳理广西哲学社会科学科研档案管理制度现状的基础上，分析了广西科研档案管理制度存在的主要问题，并对完善广西科研档案管理制度提出相应的对策建议。关键词：广西；哲学社会科学；科研档案管理制度目前，广西哲学社会科学科研档案管理工作不尽如人意，不仅与科研档案规范化管理要求相差甚远，而且不利于广西哲学社会科学的繁荣发展，也不利于广西建设文化强区的目标的实现。因此，广西应该抓住中央推动文化

2、大发展大繁荣以及落实中共十八大文化发展精神的机遇，尽快采取措施，推进哲学社会科学科研档案工作的规范化管理，促进广西哲学社会科学更好更快的发展。一、广西哲学社会科学研究机构科研档案管理制度的现状广西哲学社会科学研究机构主要包括:广西社会科学院、南宁社会科学院等专职科研机构；广西大学、广西民族大学等高校哲学社会科学研究机构；社科规划办等政府科研管理机构。它们是广西社科科研力量的聚集地，科研档案信息量大、资源丰富，拥有较强的科学研究和科研开发能力。（一）广西专职科研机构（以广西社会科学院、南宁社会科学院为例）科研档案管理广西社会科学院是自治区级的哲学社会科学研究机构，科研档案管理工作主要由科研处负责

3、，人事处和院办公室涉及部分科研档案工作。在科研档案基础设施建设方面，全院共有3个档案室和1个成果展示室，包括科研处管理科研档案室和成果展示室、人事处管理科研人员人事档案室、院办公室管理办公文件档案室，每间档案室约十多平米。档案室配备有档案架和档案文件夹，档案管理人员配备计算机。南宁社会科学院是广西唯一的市级社会科学研究机构，成立时间较晚，只有十多年历史，下设科研所负责科研档案管理工作，有1间档案室，存放科研档案与办公文件档案，科研档案收集登记和管理人员配备有计算机。科研所对科研人员每年完成的科研成果进行登记和收集，特别是对近年完成的课题成果进行重点收集，开展了部分科研档案的分类编目工作，所有进

4、入档案室的科研档案都进行了统一分类编目。（二）广西高校（以广西大学、广西民族大学、广西师范大学为例）哲学社会科学科研档案管理 广西大学、广西民族大学、广西师范大学等高校社科科研档案管理模式与社科科研机构不同，这些高校都设有档案馆，一般由学校科研管理部门负责收集科研档案资料，按年度将资料移交给档案馆进行整理、编目、组卷等档案基础业务工作和保管收藏、编研开发等后续工作，管理相对较为规范。1.广西大学哲学社会科学科研档案管理 广西大学社科科研档案管理工作主要由社科处和档案馆负责。广西大学档案馆成立于1997年3月，建筑面积 877 平方米，馆内设办公室、业务指导部、目录编纂部、馆藏部等部门，有专职人

5、员19人，配有计算机、复印机以及空调、去湿、扫描、刻录、照相等设备。社科处负责科研课题项目、科研成果档案资料的登记收集工作，档案馆负责整理归档和管理服务工作。目前，广西大学档案馆有广西大学全宗（1958-现在）、广西农业大学全宗（1950-1997）及广西农业大学林学分院全宗（1956-1997）3个档案全宗，有党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像等十大类档案4万多卷，案卷排架长度1300多米。年进馆档案1万多件，年增目录4万条。制订了广西大学档案馆各类岗位职责、各类档案工作人员岗位职责、档案馆职责等有关档案管理的规章制度。开展年度科研成果汇编等科研档案编研工作。广西大学

6、档案馆注重档案管理现代化建设，社科处和档案馆均设立了网站，并采用GD2000档案管理系统，2004年建立了全部档案卷内目录检索系统，该系统有数据近40多万条，实现了馆藏档案文件级目录电脑查询。2.广西民族大学哲学社会科学科研档案管理 广西民族大学涉及哲学社会科学的文科专业占专业总数的70%，是广西唯一开设有档案学专业的高等院校。广西民族大学档案馆前身是1988年6月成立的广西民族学院综合档案室, 2009年7月设立了档案馆。档案馆挂靠校长办公室，馆藏设施较好，有两个5防标准的档案库房，配备有档案密集架，存放音像档案资料的防磁柜，存放实物礼品的架柜等设备，并在科研档案管理方面开展了大量工作。（1

7、）全面开展科研档案的登记和收集工作。科研处对每一项科研课题进行分类跟踪管理，各类科研课题都有档案盒保管相关科研课题文件材料，科研课题项目从申请立项到结题验收的相关文件、成果资料收集较为齐全。科研处每年开展科研成果登记收集，平均每年有200多项科研课题项目成果，把收集到的科研成果档案移交档案馆进行后续处理。（2）开展系统的档案基础业务。科研成果档案移交到档案馆后，由专业人员对档案进行整理、编目、组卷、上架。目前，该档案馆集中统一管理的党群、行政、教学、财会、基建、设备、出版、产品、外事、实物等十大类档案资料共11万余卷（件）。（3）建立了一系列科研档案管理制度。近年来，广西民族大学档案馆制定、修

8、订和完善了本校档案管理保密制度、安全制度、查借阅制度、工作制度等8个方面的规章制度。同时，学校成立了由分管档案工作的学校领导和有关部门负责人组成的档案工作领导小组和档案工作鉴定领导小组，各单位设有分管档案工作的领导和兼职档案员，并确立了具体的工作职责。3.广西师范大学哲学社会科学科研档案管理 广西师范大学社科科研档案管理工作主要由社会科学研究处和学校档案馆负责。广西师范大学档案馆成立于2002年3月，是学校档案工作的职能管理部门，主要负责包括人事档案、学生档案在内的全校各类档案的归档和管理服务工作，制定有广西师范大学档案工作职责广西师范大学档案管理办法等系列管理制度。学校档案馆建筑面积780平

9、方米，配置有复印机、信号采集刻录机、照相机、去湿机和音像摄录、播放机等设备。办公及库房建设符合“三室分开”和“三铁八防”要求。学校档案馆统一管理全校党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、外事、出版、财会等十大类档案66000多卷（件），声像档案13500多张（盒），实物档案1150多件，人事档案3500多卷，学生档案18000多袋，资料3110多册。（三）政府科研管理机构广西社科规划办科研档案管理广西社科规划办是广西哲学社会科学规划管理机构，负责组织和制定广西哲学社会科学发展规划，以及对广西所承担的国家社科基金项目与广西哲学社会科学规划课题进行管理。该办目前挂靠自治区党委宣传部，只有1位同

10、志负责所有的管理工作。由于人手严重不足，工作量太大，广西社科规划办每年都需要借调1名高校教师协助工作。即使在这样的情况下，从2001年至今，仍然完成了400多项国家社科基金项目和1000多项广西哲学社会科学规划课题项目的管理工作，并从2006年开始收集了部分电子版科研项目成果，保存最近3年的社科研究项目相关档案资料，在经费缺乏的情况下，仍然编辑出版了3本广西哲学社会科学规划课题优秀成果摘要，建立了广西社科规划办网站。二、科研档案管理制度存在问题剖析 1. 管理机构设置不合理，管理人员队伍不健全以广西社科规划办公室为例，该办是广西全区哲学社会科学研究的重要管理机构，只有1位在编人员支撑所有档案管

11、理工作。而上海等其他一些省区，社科规划办公室是独立的副厅级机构，与广西同为西部省份的云南，社科规划办公室也有七八个人，有完整的科室机构设置。相比较下，参与调研的广西哲学社会科学研究机构普遍反映单位对科研档案工作没有给予足够的重视，编制问题解决得不很到位，科研档案管理人员绝大多数都是兼职，专职的专业档案管理人员凤毛麟角。如广西社会科学院科研处有5人，只有1位兼职的科研档案登记收集人员。南宁社会科学院科研所只有3人，有1位兼职的科研档案登记人员。而高校由于学校领导直接参加档案工作领导小组，并明确了工作职责，科研档案工作的整体水平相对较高。2科研档案管理人员素质不高，管理意识薄弱一些科研单位和院校领

12、导不重视科研档案工作，不注重科研档案管理人员的选择，随意安排没有档案管理知识和经验的关系户负责科研档案管理工作，导致科研档案管理人员素质偏低。部分科研人员对科研档案管理的认识度不够，甚至有的认为科研档案部门就是单纯存放科研档案的仓库，导致工作积极性不高，参与性低， 3.科研档案管理制度没有建立健全按档案法要求，科研单位应建立切实可行的档案管理规章制度，规范档案分类及归档要求和管理办法，让档案工作走上规范化，制度化的轨道。但在调查中发现，所有参与调查的广西哲学社会科学研究机构几乎都没有建立健全本单位的科研档案管理制度，面向广西的哲学社会科学科研档案管理制度亦是如此，导致科研档案管理工作出现以下问

13、题：（1）缺乏有效的科研档案归档管理手段。广西社会科学研究机构科研档案一般在年底由科研处所下达科研成果登记、统计的相关文件，多数单位只是登记了科研成果目录，相关科研文件、调研资料报告、成果原件或电子文本等资料收集不全，致使科研档案归档管理工作处于失控状态，与规范化要求相差甚远。（2）相关部门之间管理权限不明确，缺乏集中统一管理。一些科研机构的科研档案资料文件一部分归办公室管理（如部分自治区领导、部门下达的课题文件，科研成果的领导批示等），一部分归人事部门管理，还有部分归科研处管理。在缺乏相关协调统一管理的情况下，如果档案人员很少参与社会科学科研课题项目，课题项目管理中也没有相关的档案收集归档管

14、理要求和投入的话，成果登记统计只能依靠科研人员的自觉和责任心，导致科研档案遗漏、遗失问题大量存在。高校在建立档案管理制度方面做得相对较好，但也存在档案馆与科研管理部门制度上、工作方法上衔接不上的问题，导致科研档案收集不齐或档案收集拖延等问题。（3）科研档案保密制度缺失，保密工作存在漏洞。广西许多社会科学研究机构对科研档案的保密工作重视不够，缺乏涉密科研档案管理制度，缺少对科研档案信息秘密性认定的范围及对科技档案管理人员安全意识的教育，涉密科研档案保密工作堪忧。高校档案馆虽然制定了相关保密制度，但由于与科研管理部门沟通了解不够，造成一些应该保密的科研成果没有设定为保密档案资料。4.科研工作人员缺

15、乏归档意识科研档案收集归档是科研档案管理工作的基础和前提。但是由于科研机构没有制定严格的科研档案管理制度，归档宣传不到位，科研人员对科研档案工作的意义缺乏了解，归档意识薄弱。部分科研人员认为个人的论文、论著是个人成果，与科研院所无关，自己保存比较保险，使用也方便，因此找理由不上交或不愿意将原件上交。由于档案员不是科研活动的参与者，对于科研业务不了解，就无法鉴别出该归档的是否已全部归档，因此造成部分科研院所的科研档案在部分时期只登记了科研成果标题，其他科研档案全部缺失。一些科研院所只收集了最终的科研成果文本，其他材料缺失；一些科研院所对国家部委、自治区和本单位立项的课题项目档案比较重视，档案材料

16、收集较齐，而对横向课题和个人自主项目档案没有注意收集；参与调研的科研院所基本上严重缺乏对科研图片、录音、调研记录等材料的收集。另外，由于社会科学研究院所科研人员流动性大，科研人员工作调整，而科研档案存档的规范、标准掌握各有差异，也造成了科研档案归档水平参差不齐。三、完善科研档案管理制度的对策建议强化科研档案管理加强科研档案工作建设指导是做好科研档案工作的关键，主管领导和相关部门对科研档案工作重视程度直接关系到科研档案工作的效果。广西应提高领导者和相关部门对哲学社会科学研究的重视程度，转变思想，明确科研档案的价值和科研档案工作的作用，强化对做好社科档案工作的认识，加强对社科档案工作的领导。（1）提升广西社科规划办公室的科研档案管理机构地位，强化管理功能。广西社科规划办目前是挂靠自治区党委宣传部的正处级单位，广西应借鉴其他省份做法，尽快协调解决广西社科规划办公室人员紧缺以及内部机构设置问题，争