企业公文写作基础知识.ppt

1、企业公文写作基础知识孙运涛 （一）定义：简称公用文书。（一）定义：简称公用文书。（二）执行标准：（二）执行标准：1、国务院、国务院国家行政机关公文处理国家行政机关公文处理办法办法（2001-1-1施行）；施行）；2、国标、国标GB/T9704-1999国家行国家行政机关公文格式政机关公文格式。一、公文的概念、执行标准一、公文的概念、执行标准二、企业公文特点二、企业公文特点 （一）具有法定作者（公司、法定代表人（一）具有法定作者（公司、法定代表人名义名义董事长、总经理、经授权单位董事长、总经理、经授权单位/部门）部门）；（二）具有法定权威和效用（公文的现实（二）具有法定权威和效用（公文的现实执行

2、效用，时效性等）；执行效用，时效性等）；（三）具备特定体式（三）具备特定体式 文体：文件的表达形式。文体：文件的表达形式。企业公文特点企业公文特点 格式：格式：1、约定俗成格式；、约定俗成格式；2、法定标准格式。、法定标准格式。（四）特定的处理等程序。（四）特定的处理等程序。重点提示：重点提示：1、企业内设机构不得正式对外行文；、企业内设机构不得正式对外行文；2、企业综合职能部门、企业综合职能部门-行办行办/总经总经办办/董事会办董事会办-的授权行文和职权行文：的授权行文和职权行文：企业公文特点企业公文特点 （1）授权行文依据）授权行文依据“经。同意（批经。同意（批 准）准）”（2）授权手续）

3、授权手续-谁授权，谁签发。谁授权，谁签发。（五）有特殊的针对对象：就事谈事，有（五）有特殊的针对对象：就事谈事，有明确的收、处对象和专门事宜。（原则上明确的收、处对象和专门事宜。（原则上一事一文）一事一文）三、三、企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用（一）企业常见公文文种：决定、通告、通一）企业常见公文文种：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（共纪要（共9种）种）（二）企业内设机构经常使用的几种文种的（二）企业内设机构经常使用的几种文种的拟制拟制 1、通知、通知（1）下行文；是发布行政法规、规章、传达）下行文；是发布行政法规、规章

4、、传达上级指示、批转文件或要求执行事宜时用上级指示、批转文件或要求执行事宜时用的文种。的文种。通知常分通知常分批转性、规定或指示性、会议性、批转性、规定或指示性、会议性、事务性事务性通知。通知。（2）要件）要件11个（文件头、编文号、签发、标个（文件头、编文号、签发、标题题、通知对象、内容、主办单位或部门、通知对象、内容、主办单位或部门章章、成文日期、题词、主、成文日期、题词、主/抄送机构、抄送机构、承办机构和文件印制份数等）。承办机构和文件印制份数等）。企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 2、请示、请示 （1）上行文；是向上级请求指示、批

5、准时）上行文；是向上级请求指示、批准时使用的文种使用的文种-指办事前的。指办事前的。（2）请示内容分三部份（开头：请示的理）请示内容分三部份（开头：请示的理由或背景由或背景-要求充分、简要；主体：请要求充分、简要；主体：请示的事项示的事项-要求实际、合理、明确、简要求实际、合理、明确、简要；结尾：要求要；结尾：要求-常用常用可否、当否，可否、当否，请批示或批复请批示或批复.企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 例：例：行政人事部行政人事部关于用车事宜的请示关于用车事宜的请示 公司领导：公司领导：按公司要求和我部门工作计划安排，我部按公司要求和我部门工作计划安排，我部将于将于2011年年

6、10月月25日前去黄岛黄海学院进行日前去黄岛黄海学院进行校园招聘校园招聘,由于公司距招聘学校路途较远由于公司距招聘学校路途较远(约约50公里公里),如果招聘人员乘座胶州至黄岛最早的班如果招聘人员乘座胶州至黄岛最早的班车车(早上早上8:30从胶州发车从胶州发车)前往前往,最早将在最早将在9:30左右到达左右到达,与校方原协调安排的时间与校方原协调安排的时间(9:00)有有冲突冲突,不利于招聘工作不利于招聘工作.如果招聘人员提前一天前往如果招聘人员提前一天前往,会会增加差旅费约增加差旅费约300元元(叁佰元叁佰元).为了在尽量节约费为了在尽量节约费用的同时顺利推进招聘工作用的同时顺利推进招聘工作,

7、特请示届时使用公司特请示届时使用公司车辆前往车辆前往.当否，请批示。当否，请批示。行政人事部行政人事部 二零一一年十一月二十三日二零一一年十一月二十三日企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 3、报告、报告 （1）上行文；主要是向上级汇报工作、反）上行文；主要是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级的询问或要映情况、提出建议、回复上级的询问或要求时使用的文种求时使用的文种 -指办完事后的书面指办完事后的书面材料。材料。（2）报告的要素）报告的要素11个个企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用（文件头）、（编文号）、（签发）、标题（文

8、件头）、（编文号）、（签发）、标题、报送、报送对象、内容、主办单位或部门对象、内容、主办单位或部门章章或签字、成或签字、成文日期、（主题词、主文日期、（主题词、主/抄送机构、承办机构和文抄送机构、承办机构和文件印制份数等）件印制份数等）注：括号中的部份，无（注册）法人资格单位不灌注：括号中的部份，无（注册）法人资格单位不灌 用。用。特别提示：特别提示：“请示请示”用于事前；用于事前；“报告报告”用于事后。用于事后。企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用例：青乳发2011XX号 关于精益生产工作首期推进情况的报告关于精益生产工作首期推进情况的报告企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用

9、 新希望乳业控股有限公司：新希望乳业控股有限公司：青岛琴牌乳业公司精益生产管理工作，已于青岛琴牌乳业公司精益生产管理工作，已于2011年年9月份正式起动，现将首期（月份正式起动，现将首期（9月月10日至日至10月月31日）日）工作开展情况报告如下：工作开展情况报告如下：一、基本情况一、基本情况 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX-要求要求 简明扼要、集中概括、一目了简明扼要、集中概括、一目了然、数据支撑然、数据支撑 二、几点做法二、几点做法 （一）（一）XXXXX 1、XXXXX企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 （1）XXXXX （2）XXXXXX

10、2、XXXXX 三、取得效果（或经验、体会等）三、取得效果（或经验、体会等）(一一)XXXXX （二）（二）XXXXXX 四、存在的问题（或不足）四、存在的问题（或不足）-重点（含以下）重点（含以下）（一）（一）XXXXXX （二）（二）XXXXX 企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 五、存在问题的原因（分析）五、存在问题的原因（分析）（一）（一）XXXXX 1、XXXXX （二）（二）XXXXXX （三）。（三）。六、下步打算（努力方向等）六、下步打算（努力方向等）（一）（一）XXXX （二）。（二）。（三）。（三）。企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 七、改进措施（排号

11、同上七、改进措施（排号同上-（一）、（二）、（一）、（二）、（三）。）（三）。）青岛新希望琴牌乳业有限公司青岛新希望琴牌乳业有限公司 二零一一年十一月一日二零一一年十一月一日主题词：精益主题词：精益 管理管理 首期首期 情况情况 报告报告 送：送：XXX 、XXX （共印（共印XX份）份）承承 办：行政人事部办：行政人事部 企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 4、函。平行文，主用于平级或无隶属关系、函。平行文，主用于平级或无隶属关系单位（部门）之间，为了协调工作或拟办单位（部门）之间，为了协调工作或拟办事宜时用。事宜时用。注意注意-下级单位不能向上级下级单位不能向上级单位行函！单位行

12、函！5、会议记录（会议纪要）。会议记录是、会议记录（会议纪要）。会议记录是对会议情况的原始记载，会议纪要是对会对会议情况的原始记载，会议纪要是对会议的目的、要求、基本精神及决定的事项议的目的、要求、基本精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一思加以文字归纳整理，以上传下达，统一思想，推动工作的一个正式公文。想，推动工作的一个正式公文。企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 （1）两者关系：记录是纪要的基础依据；）两者关系：记录是纪要的基础依据；纪要是记录的精华体现。纪要是记录的精华体现。（2）纪要特点：可下发执行（类似通知作）纪要特点：可下发执行（类似通知作用），也可报送上级（

13、类似会议情况报告用），也可报送上级（类似会议情况报告作用），还可发给平级单位（类似函的告作用），还可发给平级单位（类似函的告知作用）。知作用）。（3）要素：时间、地点、参会人员（应到、）要素：时间、地点、参会人员（应到、缺席人员说明情况）、主持人、记录缺席人员说明情况）、主持人、记录 企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用（整理）人、会议议题等。（整理）人、会议议题等。6、内部往来文件、内部往来文件 （1）文件的一种，具特殊性（）文件的一种，具特殊性（内部使用内部使用）。）。（2）要素：）要素：编号编号由发出部门由发出部门+年份年份+发文序号发文序号企业常见公文文种及使用企业常见公文文种

14、及使用 文件发出单位（公司、部门、个人）；文件发出单位（公司、部门、个人）；接收单位接收单位指经办单位；指经办单位；主报送对象；主报送对象；抄送对象（可能涉及才填）；抄送对象（可能涉及才填）；主题主题（联络的主要议题）；（联络的主要议题）；内容内容（正文）；（正文）；本信息发出人本信息发出人经办人；经办人；行文时间行文时间（用阿拉伯数字）（用阿拉伯数字）企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用例：青岛新希望琴牌乳业有限公司信息联络单 编：Q/RP/HACCP405.1 编号：行政人事部2009-01 由：行政人事部至：公司领导报：欧邦伟送：冯盅荣（XXXX）-需时填主题：关于XXX的请示（

15、报告、说明等）（沟通内容）公司领导：XXXXXXXXX 行政人事部 发出人：孙运涛 日期：2011年11月XX日企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 小结：公文撰写步骤和操作小结：公文撰写步骤和操作 一、写作第一步：交拟一、写作第一步：交拟-向拟稿人交待向拟稿人交待 （一）为什么写（目的、背景）；（一）为什么写（目的、背景）；（二）主要写什么（主要观点、意见、办法及对（二）主要写什么（主要观点、意见、办法及对文稿的大体设想）；文稿的大体设想）；（三）该怎样写（写作要求：包括文种、起草方（三）该怎样写（写作要求：包括文种、起草方式、撰稿时间和程序、提供必要的参考资料等）。式、撰稿时间和程

16、序、提供必要的参考资料等）。企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 二、正文写作规范二、正文写作规范 （一）开头定明本文主旨确立的途径（一）开头定明本文主旨确立的途径（来自于（来自于机关单位机关单位-经研究决。；来自于工作实践经研究决。；来自于工作实践-最近。；来自于国家或上级的文件和最近。；来自于国家或上级的文件和会议精神会议精神-文件名称和文号、会议名称及主题）；文件名称和文号、会议名称及主题）；（二）公文内容拟写规范（二）公文内容拟写规范 1、内容准确、内容准确 符合国家法律、法规及其它有关规定。符合国家法律、法规及其它有关规定。企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 2、文字表达：情况确实，表述准确，结构严、文字表达：情况确实，表述准确，结构严谨、条例清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜谨、条例清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。并力求简短。3、称谓使用：要求正确，对同一人物、机构、称谓使用：要求正确，对同一人物、机构、事物的称谓前后要统一、一致，称谓要规范事物的称谓前后要统一、一致，称谓要规范-人物称谓一般姓名在前，职务在后。人物称谓一般姓名在前，职务在后