采购计划操作流程.docx

1、采购计划操作流程中山盈德大自然家居有限公司文件编号: DZRKLN-ZSYD-CG-005第 1 版: 第 0 次修改标题: 物料采购工作流程细则生效日期: 2014年10月8日第 1 页 共 6 页1.0目的加强采购工作管理，规范物资采购作业事物，提高物资采购效率。2.0范围适用于橱衣柜所有原材料、设备、办公用品、辅料等的采购过程。3.0内容及流程3.1常规生产用材料的采购3.1.1常规生产用的主要原材料、辅料及配件的月度采购计划量，由物控根据前一个月的使用情况及本月合同情况的预测于每月1号作出。经厂长审核、主管副总经理审批后复印交公司财务部、采购员各1份，物控自留一份。3.1.2凡月度采购

2、计划中未提及的材料及配件由申报人按照安全库存量并结合合同情况，以及实际生产需要，不定期的提出书面申报，并注明名称、规格、数量、使用日期等交材料仓管员。材料仓管员根据各申报人提出的申报内容、数量、时间要求，结合本库情况，不定期的提出采购申请并分类别填报“费用支出计划申请单”(以下简称”申请单”)3.1.3房地产合同材料，由车间主任、厂长按实际用量及时提出采购计划，交物控分期分批填报“申请单”。3.1.4其它未述材料，由物控依照每月的预计用量，按7天、15天、30天，定期填报“申请单”。3.1.5物控科填好“申请单”后，于当日交采购员。采购员根据“材料采购价目表”填好计划单价和定点供应商后将“申请

3、单”交厂长、主管副总经理（或总经理或董事长）审批签字同意后，采购员按财务管理制度实施采购。同时将“申请单”第二联送仓库作为收料的凭证。3.1.6如果属于新增材料，厂长签字后采购员应把“申请单”交采购开发部核定供应商和价格，经主管副总经理（或总经理或董事长）签字同意后方可按财务管理制度执行采购。3.1.7“申请单”一式二份，材料仓管员和采购员各持一份。3.2非生产用材料的采购（如设备、工具、办公类、劳保类、其它生产设施等）3.2.1此类材料由各部门、各车间负责人根据本部门、本车间实际使用情况，不定期或定期提出书面申报，并注明名称、规格、数量、时间要求，结合部门材料的库存情况及使用定额，及时提出并

4、分类别填报采购“申请单”。3.2.2材料仓管员填好“申请单”后，当日交采购员，采购员填好计划单价后将“申请单”交厂长、主管副总经理（或总经理或董事长）签字同意后方可采购。编 制审 核批准日期中山盈德大自然家居有限公司文件编号: DZRKLN-ZSYD-CG-005第 1 版: 第 0 次修改标题: 物料采购工作流程细则生效日期: 2014年10月8日第 2 页 共 6 页3.2.3 “申请单”一式二份，材料仓管员和采购员各持一份。3.3临时性物资采购3.3.1临时性物资其预计单项支费用超过500元的采购项目如设备、工具、大型生产设施等，需另附立项申请报批，申请批准后再填制“申请单”，厂长签字后

5、交采购开发部核定供应商和价格，经主管副总（或总经理或懂事长）审批同意签字后执行采购。紧急的可将立项申请报告与“申请单”一并传递审批。3.3.2费用支500元以内的临时性物资采购，由厂长签字后交采购开发部核定供应商和价格，经主管副总（或总经理或懂事长）审批签字后执行采购。3.3.3费用支出在200元以内的临时性物资采购，厂长同意后可执行采购，采购完成后2个工作日内补办费用支出审批手续。3.4紧急性物资采购3.4.1费用之处总额在200元以内的紧急性物资采购，经厂长同意后可执行采购，采购完成后2个工作日内补办费用支出审批手续。3.4.2费用支出总额在200-500元以内的紧急性物资采购，由厂长电话

6、请示主管副总经理或总经理批准后，采购员可执行采购作业。采购完成后2个工作日内补办费用支出审批手续。3.4.3费用支出在500元以上的紧急物资采购，经厂长签字后交采购开发部加急核定供应商和价格，或要求采购开发人员随同采购。3.5采购订购单（下称“采购订单”）3.5.1采购员必须依照材料采购价格表和“申请单”认真填写“采购订单”，注明名称、规格、单位、数量、单价、总额、送货时间、付款方式与时间、质量要求。3.5.2“采购订单”不论金额大小均需厂长签字。3.5.3预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与厂商定订供销合同书。3.5.4原则上“采购订单”须传真给供应商，如供应商

7、难以确定，且采购金额较小，采购员可先行采购物品，一个工作日内补办“采购订单”。3.5.5“采购定单”传真给供应商的同时应电话确认供应商是否收到，并要求供应商确认回传。3.5.6供应商根据“采购订单”的时间送货，仓库依此收货，如无“采购订单”，仓库可拒绝入库。3.5.7“采购订单”的书写是否准确以及所造成生产不便依照“目标卡”处理。3.5.8“采购订单”原则上采购员保留三个月，到期经厂长批准后集中销毁。对于工期较长的“房地产合同单”应保留到工程验收结束后方能销毁。编制审核批准日期中山盈德大自然家居有限公司文件编号: DZRKLN-ZSYD-CG-005第 1 版: 第 0 次修改标题: 物料采购

8、工作流程细则生效日期: 2014年10月8日第 3 页 共 6 页3.6采购价格表（下称“价格表”）3.6.1 “价格表”指经采购开发部确认存档的广州欧派厨柜企业有限公司材料价格表，经公司主管副总经理（或总经理或懂事长）签字后生效。3.6.2、暂无“价格表”的材料采购及“价格表”在执行过程中发生的变化或根据市场的变化情况所做调整等均须报采购开发部重新核定确认后方可执行。3.7采购程序及规定3.7.1采购程序包括：借款、采购、入库、报销、对帐等程序。3.7.2借款 采购员须根据厂长、主管副总经理（或总经理或懂事长）签字认可的“费用支出计划申请单”填制采购“借支单”。“借支单”金额必须有大写小写，

9、涂改无效，并注明用途、支付方式（现金、支票、电汇）及日期。 厂长根据“费用支出计划申请单”和“价格表”审批借支单。 厂长对每单借支情况详细在自存“费用支出计划申请单”上进行登记，并核查该借支的款项是否按正常手续交付给供货单位。若因特殊情况（如未按时到货等），该款项未付出，须责成采购员将借支款及时归还财务。 为了便于工作，允许每位采购员留存不超过500元（含500元）的备用金。 超过借支三天（周日顺延1天）擅留货款于个人手中或留存的备用金超过500元，则按挪用公款处理（特殊情况须预报厂长同意）。3.7.3采购 采购员须按照“价格表”定点定价进行采购。 若价格低于或等于“价格表”规定，但因合理原因

10、供货单位发生变更，在报请厂长同意后可在现有竞争供应商或其他备选供应商中进行采购，但须于二个工作日内报采购开发部知悉。 凡新老供货单位或无定点的材料采购价格超出“价格表”的，则应及时报采购开发部重新核价确认后方可办理。 采购员在采购材料时，须认真、仔细地逐一清点核查材料的品种及质量，并确保在运送途中不损坏、丢失。3.7.4入库 所有采购进厂的物品，必须按物料管理工作细则办理入库手续。 材料入库须开具收料单。进仓单是材料入库验收与货款支付的重要凭证，保证其真实、准编制审核批准日期中山盈德大自然家居有限公司文件编号: DZRKLN-ZSYD-CG-005第 1 版: 第 0 次修改标题: 物料采购工

11、作流程细则生效日期: 2014年10月8日第 4 页 共 6 页确是仓管员、采购员及材料检验员的基本职责。 收料单一律由仓管员开出，其他人开出一律无效。且须有采购员、仓管员二人签字才有效，主要材料还需有检验员签字（凡财务审计工作制度要求专项初审员参与清点数量的材料，其进仓单还需专项初审员签字）。每单材料收料单须增加厂长的签字才有效。 收料单一式三份，一份（存根联）仓管留底，一份（财务联）交财务，一份（记帐联）交采购员。经厂长审核后及时（每月中旬和月末）把财务联转财务部作报帐凭证。 收料单须字迹清楚，不得涂改，不准留空白栏。须注明物品名称、规格、数量、单价、总价及入库日期等。收料单须于采购入库一

12、周内办理所有签字手续。 在收料单的右上角应编写流水号以便查询。流水号的跨度以月为单位（当月的一号至当月最后一天），编写方法是由“年份（两位数）、月份（两位数）、序列号（三位数）”组成。(例如：0601006表示2013年1月份第六份进仓单) 供货单位送货到厂的物品，仓管员须在送货回单上签字，其他人签字一律无效。并按规定办理入库手续。 凡经材料检验员验收不合格的物品，仓管员不得开具收料单，采购员须在三天内处理完毕（退货或退换）。 若发生有效收料单漏开、少开或已开丢失（含传递过程丢失）须重新再开收料单者，除处罚责任人外，一律由经手人书面写明经过并上报厂长，再由厂长与人监部调查核实后，书面通知仓管员

13、方可补开进仓单。若补开金额超过1000元，则须预先报请主管副总经理批准。3.7.5报销 报销单（未付款单据除外）须做到当月清。采购员须持有效收料单和供货单位发票（指主要材料、设备、工具等）或供货单位盖章的正式收据或送货清单（指其他材料），交厂长审核签字后，转财务初审员，由初审员按财务审核工作制度所规定的审批权限分别转给报销最终审批人。 厂长按“费用支出计划申请单”等有效单据和“价格表”审核“重要材料”报销单时，还须对照重要材料采购统计表作重点审核。 其它报销按通用规章制度中的报销规定办理。3.7.6对帐付款方式为月结的必须进行对帐，即要求供应商于次月5日前把上月所采购材料的对帐单传真过来，在确

14、人无误后由采购员签名回传供应商。对帐单经双方确认后，采购员可以按财务管理制度为供应商结算款项。同时，要求供应商开具相应的发票。拟 制审核批准日期中山盈德大自然家居有限公司文件编号: DZRKLN-ZSYD-CG-005第 1 版: 第 0 次修改标题: 物料采购工作流程细则生效日期: 2014年10月8日第 5 页 共 6 页3.7.7其它 对数量、金额较大或延期付款的主要材料，厂长应据重要材料采购统计表随时进行核查。核查内容包括：费用支出计划申请单、借支情况、采购情况、收料情况、实际付款情况及报销情况。 对延期付款的主要材料，由采购员从进仓之日登记在重要材料采购统计表上并报厂长，到期付款时由

15、厂长通知采购员凭已审批的“费用支出计划申请单”填写借支单并审批签字，采购员按正常程序办理签字手续后通知客户到财务结算(支票或电汇付款必须在借支单上注明，如是支票，须在借支单上注明支票头；如电汇单，须在借支单上注明户名、开户行、帐号等内容，并交主管副总经理签字盖章。)。 每月最后一天由采购员根据重要材料采购统计表列出各主要材料供应商付款清单（包括各材料进仓日期、金额、预计付款日期）交厂长审存。3.7.8现金安全管理 当次采购金额在五千元以上（含五千元）应使用转帐支票，超过一万元（含一万元）的应要求供货单位到公司财务结算货款。如支票遗失或被盗，应在第一时间向财务部报告以便注销。 采购金额在五千元以

16、下的，若出现被盗，由当事人全部赔偿损失金额；若出现被抢又及时报告，经查情况属实，当事人赔偿损失额的一半。3.8特殊情况的处理3.8.1请购项目的撤消。采购员收到原请购部门送来撤消申请单后按下列方式办理。 原请购项目尚未办理，由采购员在原“申请单”上作出“撤消”标识，并将原“申请单”与撤消“申请单”第二联退原请购部门，第一联自存。 若原请购项目已向供应商订购，由采购员与供应商接洽撤消订购，经供应厂商同意撤消后，向供应厂商取回采购订单。若供应厂商坚持不能撤消，采购员应于撤消“申请单”上注明原因，呈主管副总经理审批后，由采购员将撤消“请购单”退回原请购部门。3.8.2 凡涉及厂长出差在外或不在办公室

17、，可由主管副总经理代办手续，但采购员必须在厂长回来后向其通报备案。3.9处罚 凡违反细则条款，造成公司财物损失者，按公司相关制度中有关条例从严处罚。 凡违反细则条款，未造成可计量损失者，视情节轻重给予责任人30-100元/次的奖金扣罚。 如发现采购员、仓管员、检验员等有舞弊行为，则除按公司通用规章中有关处罚条例中的上拟 制审核批准日期中山盈德大自然家居有限公司文件编号: DZRKLN-ZSYD-CG-005第 1 版: 第 0 次修改标题: 物料采购工作流程细则生效日期: 2014年10月8日第 6 页 共 6 页限金额进行处罚外，责任人一律予以开除。如有非主观的过失造成数量与收料不符或质量以

18、次充好，第一次扣罚责任人奖金500元，赔偿不实金额，并对责任人提出警告；第二次失职，除赔偿并加重处罚外，取消其岗位资格作待岗处理。对未经公司定点定价的新材料采购，临时采购和紧急采购等费用支出，未按本细则规定审批擅自先采购后报批，或者未经采购开发部或总经理室批准同意，不按采购价目表定点定价采购等其他违反本细则的采购行为，对责任人给予每次50500元的奖金扣罚。 如发现有效收料单有多开、重开、虚开或三联不符等，不论经手人是否主观故意，一律按照单据不实金额，对所有签字人员给予罚款，罚款额按所有责任人均摊。 若因采购原因（纯属供货单位原因除外）造成停产，对所有责任人给予100-300元/次的处罚，车间主任、仓管、生产管理员知情不报，一经发现，则按本处罚上限金额进行处罚。4.0本细则自颁布之日起执行,解释权归衣柜厂部。5.0参考制度 采购开发管理制度6.0附表 附表:费用支出计划申请单 附表:材料采购价目表 附表:采购订单 附表:重要材料采购统计表 附表:月付款明细表附图:采购流程图编制审核批准日期附图: 采 购 流 程 图 NO YES NO YES 传 真 提 货 附表(四)月付款明细表序号供应商名称供应材料名称付款金额付款周期备注合计 编制:附表(五)重要材料采购统计表序号材料名称供应商采购金额计划付款日期备注 编制: