秘书工作概述.ppt

1、秘秘 书书 实实 务务 1.1.1 1.1.1“秘书秘书”词义的演变词义的演变宫中秘藏之书宫中秘藏之书 ：最初是指具有秘密性最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。质或神秘色彩的图书。职务之称职务之称:秘书工作人员秘书工作人员,是从清末开始是从清末开始的的,这是现代秘书概念的源头。这是现代秘书概念的源头。社会职业：秘书已被看作是广泛的社会社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。业）。1.1 1.1 秘书的定义、分类及层次秘书的定义、分类及层次 1.1.2 1.1.2 秘书的定义秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，所谓秘书

2、，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。的人员。1.1.3 1.1.3 秘书的职业特色秘书的职业特色 1.1.直接性直接性 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。2.2.稳定性稳定性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固

3、定性，短至数月，长达几年甚至几十年。3.3.知识化知识化 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。4.4.年轻化年轻化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。5.5.女性化女性化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。1.1.4 1.1.4 秘书的分类秘书的分类 按按单单位位性性质质不不同同：机机关关秘秘书书，企企业业秘秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。按按工工作作内内容容不不同同：行行政政

4、秘秘书书、机机要要秘秘书书，文文字字秘秘书书，教教学学秘秘书书，信信访访秘秘书书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。按按服服务务对对象象不同：公公务务秘秘书书、私私人人秘秘书。书。秘书职业资格证书封面秘书职业资格证第二页 1.2.1 1.2.1 秘书部门的涵义秘书部门的涵义 秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包

5、括其下门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）等部门。（如下图）狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。书局、秘书处、秘书科等。1.2 1.2 秘书部门秘书部门秘书机构图秘书机构图办公室（主任、副主任）办公室（主任、副主任）调调研研科科室室 秘秘书书科科室室档档案案科科室室信信访访科科室室行行政政科科室室督督查查科科室室 机机要

6、要科科室室1.2.2 1.2.2 秘书部门的地位秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图 ：1.2.3 1.2.3 秘书部门的秘书部门的 基本特征基本特征 从属性从属性 秘书机构在整个机构体系中属于秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。综合性的辅助部门。中介性中介性 在党政机关、企事业单位内，领在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。导层是决策机构，职

7、能部门是执行机构。综合性综合性 秘书机构的主要活动是围绕领导秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。层的活动而展开的，活动内容涉及面广。1.3.11.3.1秘书工作内容与形式秘书工作内容与形式 办文：主要围绕文书、文件、文字材办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。料开展的工作。办会：包括会前的筹划和准备、会中办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。的组织和服务、会后的善后和落实。办事：主要分信息工作、技术工作和办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。日常行政事务工作。1.3 1.3 秘书工作秘书工作1.3.21.3.2秘秘书工作

8、的特点工作的特点从属性从属性从属性从属性 是现代秘书工作最根本的属性和特点。是现代秘书工作最根本的属性和特点。被动性被动性被动性被动性秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。性。事务性事务性事务性事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。综合性综合性综合性综合性秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。鲜明的综合性。机要性机要性机要性机要性 指秘书工作的机密性和重要性。指秘书工作的机密性和重要性。1.3.4 1.3.4 秘书工作的作用秘书工作的作用枢纽作用枢纽作用

9、 秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。参谋助手作用参谋助手作用 秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。形象作用形象作用 秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。1.3.5 秘书工作的发展趋势秘书工作的发展趋势逐步形成以公务秘书为主导、社逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层会秘书为主体的职业阶层逐渐形成双向选择的社会化秘书逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统性服务系统 逐渐走向秘书工作科学化的道路逐渐走向秘书工作科学化的道路 1.4 港台及国外的秘书工作港台及国外的秘书工作1.4.1 1.4.1 香港秘书工作

10、香港秘书工作 1 1、香港秘书分类、香港秘书分类 （1 1）高层次秘书，他们是上司的直接重）高层次秘书，他们是上司的直接重要助手，其职责是全面辅佐上司。其中层要助手，其职责是全面辅佐上司。其中层次最高、职权最大的是公司秘书（也有称次最高、职权最大的是公司秘书（也有称行政总管）和董事长秘书。从事这一工作行政总管）和董事长秘书。从事这一工作需要需要5 5年以上工作经历，并通过英国特许秘年以上工作经历，并通过英国特许秘书及行政人员公会组织的秘书特许状考试。书及行政人员公会组织的秘书特许状考试。（2 2）一般事务性秘书。）一般事务性秘书。香港秘书工作香港秘书工作2 2、香港秘书具有的职业观念、香港秘书

11、具有的职业观念 （1 1）服从上司）服从上司 （2 2）忠诚公司）忠诚公司 （3 3）处理好人际关系）处理好人际关系 （4 4）以处理事为主务）以处理事为主务1.2台湾秘书工作台湾秘书工作1.2.1 1.2.1 台湾秘书的必备条件台湾秘书的必备条件 1 1、传统标准、传统标准 外形利落出色外形利落出色 学识涵养丰富学识涵养丰富 个性成熟稳重个性成熟稳重 2 2、新增标准、新增标准 有问题时，能自己找答案有问题时，能自己找答案 有情绪时，能自行排解有情绪时，能自行排解1.2台湾秘书工作台湾秘书工作不断给自己找机会不断给自己找机会随时站立在旁（主管随叫随到）随时站立在旁（主管随叫随到）话不多但很中

12、听话不多但很中听做事很有分寸做事很有分寸凡事能察言观色凡事能察言观色能设身处地地考虑问题能设身处地地考虑问题能扮黑白脸能扮黑白脸有公关能力有公关能力1.4.2 台湾秘书工作台湾秘书工作1.2.2 1.2.2 台湾的秘书职衔台湾的秘书职衔 传统秘书职衔：传统秘书职衔：行政助理行政助理 助理秘书助理秘书秘书秘书 资深秘书资深秘书 执行秘书执行秘书 主任秘书主任秘书 外商对秘书职业的分类外商对秘书职业的分类 打字员打字员 接待员接待员 速记员速记员操作员操作员 新世纪秘书的普遍头衔新世纪秘书的普遍头衔 行政助理行政助理协调员协调员行政专员行政专员资讯资讯 专员专员行政处长行政处长行政经理行政经理行政

13、总监行政总监 1.4.3 英国秘书职责英国秘书职责1、市政府秘书的职责：市政府秘书的职责：上午九点开始，与上司对照各自的日程表上午九点开始，与上司对照各自的日程表 剪报剪报 充好咖啡，送给上司及来宾饮用充好咖啡，送给上司及来宾饮用 速记上司口述指示速记上司口述指示 复信复信 接听电话接听电话 使用办公设备使用办公设备 接待来访接待来访 处理邮件处理邮件 分发文件分发文件1.4.3 英国秘书职责英国秘书职责2、英国公司秘书职责英国公司秘书职责速记上司的口述指示速记上司的口述指示打字打字接待来客接待来客文件归档文件归档记账记账烧煮咖啡或者茶烧煮咖啡或者茶拆阅文件拆阅文件寄发邮件寄发邮件记录来电记录来电安排工作日程安排工作日程1.4.3国外秘书工作的发展趋势国外秘书工作的发展趋势由事务型转为智能型由事务型转为智能型 秘书工作日益专业化秘书工作日益专业化 秘书人员的高学历秘书人员的高学历秘书工作的永业化秘书工作的永业化