秘书值班、保密、印信管理等工作.ppt

1、 秘书日常事务秘书日常事务第一节第一节办公室日常工作办公室日常工作第二节第二节办事：办事：日常、随机、授权日常、随机、授权第三节第三节办公室的机要保密办公室的机要保密 第一节第一节 办公室日常工作办公室日常工作n一、办公室概述一、办公室概述n（一）办公室的含义（一）办公室的含义n 主要有以下几种含义：n（1）泛指一切办公场所。）泛指一切办公场所。它是管理人员或文职人员处理日常工作的主要场所。n（2）专指特殊办公场所。）专指特殊办公场所。它是某一级职务领导人员或某一类职业人员的办公场所，如校长办公室、厂长办公室、护士办公室；也可以指某种独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室、招生考试办公室等。n

2、（3）特指秘书机构。）特指秘书机构。它是党政机关、企事业单位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办公厅，如中共中央办公厅、北京市人民政府办公厅；在中级机关或基层单位称为办公室，如学院办公室、公司办公室等。n这里所论述的办公室是第三种。（二）办公室工作的特点（二）办公室工作的特点 秘书人员在办公室的职责，概括起来主要有两点：秘书人员在办公室的职责，概括起来主要有两点：一是政务服务；二是事务管理。因此，办公室工做呈现 出服务性、繁杂性、分散性、灵活性、专业性的特点。服务性服务性由办公室工作特征而体现出来的。秘书人员即为领导服务，又为职能部 门和人民群众服务。繁杂性繁杂性秘书人员承担所有事务性工作

3、，工作繁杂、琐碎，要做到事无巨细，就 要有 耐心、有较强的服务意识。分散性分散性工作内容分散，有政务服务，有事务管理；有脑力，有体力；服务形式 不一。服务手段各异。灵活性灵活性虽然有些工作已程式化，但是工作的弹性和可塑性也很强。需要秘书人 员随机应变和机动灵活。专业性专业性秘书人员要有较高的专业知识和专业技能。（三）办公室的作用（三）办公室的作用 1、指挥作用2、枢纽作用3、窗口作用3 1 2办公室是单位主管人员进行决策和指挥的场所，犹如人的大脑，因其要做协调和服务的作用。营造良好的办公环境和创造良好的办公条件。为领导顺利决策和指挥奠定基础。一切信息在这里汇总、整理；一切指令在这里发出；日常事

4、务在这里处理。因此，办公室工作的质量和效率，关系到单位的效率。它是对外交往的必经之地，是与社会、媒体打交道的场所，又是对外联络、展示形象的窗口。由办公室人员的基本素质可以看到单位的整体形象。因此，对单位发展至关重要。二、办公室的日常工作二、办公室的日常工作 （一）（一）值班工作值班工作 1.值班工作组织形式值班工作组织形式 办公室值班工作的组织形式，依据其工作性质和规模大小有所不同：(1)专职性值班 (2)轮流性值班 (3)领导电话值班 2.值班工作内容值班工作内容 (1)通信联络 (2)公务接待和咨询 (3)处理紧急问题和突发事件 (4)承办领导临时交办的工作 3.值班工作制度值班工作制度

5、值班室是展示机关形象的窗口，是对外联系、传递信息的枢纽，值班人员的精神状态，一言一行都关系到本机关的威信与形象，所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴，制定值班制度，对值班人员提出相应要求。(1)岗位责任制度 (2)值班记录制度 (3)交接班制度 (4)请示报告制度 (5)安全保密制度 4.值班室的建设值班室的建设 值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容。一方面是建立一支高素质的值班队伍，建立严格的工作制度，提高值班人员的业务水平；另一方面是搞好值班室的设备、资料建设。(二二)印信管理印信管理 印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证

6、。1.印章的使用和管理印章的使用和管理 (1)印章的作用：印章的作用：标志作用；法律作用；辨伪作用 (2)印章的种类：印章的种类：按质料分，印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。按性质分，印章有单位印章、部门印章、领导人印章(含签名章)和业务专用章，如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一些业务人员的工作用章等。(3)印章的启用。印章的启用。印章的刻制必须经本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到公安部门办理手续后，再到指定的刻字单位刻制。(4)印章的保管和使用。印章的保管和使用。2.介绍信的使用和管理介绍信的使用和管理 介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派

7、遣人的情况与任务的专用信件。它具有介绍和证明两种作用。(1)介绍信的形式介绍信的形式 常见介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，它用铅字印成，有两联，一联填写后供外出公干人员使用，另一联当作存根保存，并有骑线的编号和盖章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关公章。(2)介绍信的种类。根据用途分为三类：介绍信的种类。根据用途分为三类：第一类，行政介绍信。当机关工作人员调动工作时，需出具这类介绍信，介绍被调动人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。第二类，组织介绍信。这是机关工作人员调动工作时，接转组织关系的书信。第三类，专用介绍信。这是外出

8、联系接洽工作或办理有关事物的书信。(3)介绍信的管理介绍信的管理 像印章一样，介绍信也有秘书人员负责管理、填写和撰写。(三)办公室活动安排（见“安排领导活动”）1.拟订工作计划拟订工作计划 秘书人员是领导活动的辅助者，所以，秘书人员对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应该进行计划、推行、变更和调整。2.安排约会安排约会 秘书人员还要负责为领导安排约会，做好预约事宜。3.巧妙挡驾巧妙挡驾 挡驾就是谢绝来访的宾客。（一）（一）（一）（一）日常事务：日常事务：作好日常事务工作是每一位秘书职作好日常事务工作是每一位秘书职作好日常事务工作是每一位秘书职作好日常事务工作是每一位秘书职业生涯的基础业生涯的

9、基础业生涯的基础业生涯的基础（1 1）领导工作的选择性）领导工作的选择性（2 2）操作的规范性）操作的规范性（3 3）与领导工作的主辅协同性）与领导工作的主辅协同性（4 4）运作的适应性）运作的适应性（5 5）服务的周密性）服务的周密性（6 6）工作行为影响的公众性）工作行为影响的公众性（7 7）尽职守岗的严格性）尽职守岗的严格性第二节、第二节、办事：办事：办事：办事：日常事务、随机事务、授权理事日常事务、随机事务、授权理事日常事务、随机事务、授权理事日常事务、随机事务、授权理事1 1.整理办公环境整理办公环境整理办公环境整理办公环境（1 1 1 1）办公室的作用：）办公室的作用：）办公室的作

10、用：）办公室的作用：指挥部、工作室、窗口指挥部、工作室、窗口（2 2 2 2）办公室的布局与布置：）办公室的布局与布置：）办公室的布局与布置：）办公室的布局与布置：小办公室、大办公室小办公室、大办公室 、接待室、会议室接待室、会议室（3 3 3 3）办公室赶里的内容与要求：）办公室赶里的内容与要求：）办公室赶里的内容与要求：）办公室赶里的内容与要求：整洁、安静、光线空气整洁、安静、光线空气与温度、色调与美化、设备与用品与温度、色调与美化、设备与用品（4 4 4 4）办公电话的处理）办公电话的处理）办公电话的处理）办公电话的处理 电电话话作作为为现现代代通通讯讯工工具具，在在组组织织的的管管理理

11、工工作作中中发发挥挥着着日日益益重重要要的的作作用用。秘秘书书每每天天通通过过电电话话进进行行大大量量的的对对内内、对对外外联联络络工工作作，可可见见电电话话是是组组织织展展示示工工作作效效率率、社社会会形形象象的的一一个个窗窗口口。在在电电话话工工作作中中，人人们们彼彼此此不不能能谋谋面面，看看不不到到对对方方的的表表情情、举举动动，只只能能通通过过电电话话里里的的声声音音去去揣揣测测对对方方的的心心理理、态态度度，也也就就是是说说秘秘书书电电话话应应答答的的声声音音或或方方式式是是对对方方能能够够直直接接感感受受到到的的全全部部信信息息，这这样样，秘秘书书电电话话应应答答的的声声音音也也就

12、就成成为为企企业业组组织织的的外外在在形形象象。因因此此，秘秘书书应应以以礼礼貌貌的的态态度度、专专业业的的方方式式处处理理好好每每一一个个电电话话，应应在在电电话话里里表表现现出出良好的职业规范和高超的电话技巧。良好的职业规范和高超的电话技巧。偶然疏忽偶然疏忽偶然疏忽偶然疏忽 后果不小后果不小后果不小后果不小 某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了

13、解该地区导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接

14、电话时，听错为防震指挥部来的库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的电话，当时对地震惊恐的电话，当时对地震惊恐的电话，当时对地震惊恐的“余波余波余波余波”还影响着人们的心理，认为还影响着人们的心理，认为还影响着人们的心理，认为还影响着人们的心理，认为“防震防震防震防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主

15、要成员正在同兄弟省区来的的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。部门的负责人开会，

16、研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算报有关情况。经再次