模块3(1)：办结文件处置(文秘).ppt

1、档案与信息管理档案与信息管理项目一：办结文件的处置项目一：办结文件的处置 办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。概念办理完毕的文件 归类、管理和处理归归卷卷清清退退销销毁毁暂暂存存有利于日常工作中对办结文件的有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；调阅与利用；有利于保护机密；有利于保护机密；有利于排除无用信息的干扰。有利于排除无用信息的干扰。平时归卷 清退 销毁销毁 平时归卷平时归卷暂存暂存 一、定一、定 义义 平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的

2、工作。意味着意味着文件由办理文件由办理阶段进入管理阶段。阶段进入管理阶段。实质是实质是对文件初步的分类与对文件初步的分类与整理，归档前有符合科学分整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位置。类的、相对固定的位置。意义：意义：1 1、有利于加强对办结文件的日常管理；、有利于加强对办结文件的日常管理；2 2、有利于保证文件材料的齐全完整；有利于保证文件材料的齐全完整；3 3、有利于单位、有利于单位日常工作中的调阅与利用；日常工作中的调阅与利用；4 4、有利于防止文件丢、有利于防止文件丢失与泄密；失与泄密；5 5、为立卷归档工作奠定了基础。、为立卷归档工作奠定了基础。二二、步骤、步骤 1、编制归卷

3、类目 归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和条目（条款）顺序号组成。上海市区教育局归卷类目 上海市区教育局归卷类目一、办公室11.本局2003年度局办公会议记录 永久12.本局召开学校校长会议记录 永久 13.二、中教科21.本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复 永久22.本局关于中学招生工作的计划总结 永久23.三、幼小教科31.本局关于小学视导工作情况报告 永久32.本局关于小学招生工作计划和总结 永久33.四、总务科41.2003年度教育经费预算决算表 永久42.2003年各类学校核

4、定年度预算表 长期43.类别条目类、条目编号类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。设置要求：与档案室档案分类保持一致。条目是归卷类目的主体。设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。上海市上海市区教育局归卷类目区教育局归卷类目 温州市温州市区教育局归卷类目区教育局归卷类目一、办公室一、办公室1 11.1.本局本局20

5、032003年度局办公会议记录年度局办公会议记录 永久永久1 12.2.本局召开学校校长会议记录本局召开学校校长会议记录 永久永久 1 13.3.二、中教科二、中教科2 21.1.本局关于调整中学布局、新设、撤并、本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复改名等请示和上级的批复 永久永久2 22.2.本局关于中学招生工作的计划总结本局关于中学招生工作的计划总结 永久永久2 23.3.三、幼小教科三、幼小教科3 31.1.本局关于小学视导工作情况报告本局关于小学视导工作情况报告 永久永久3 32.2.本局关于小学招生工作计划和总结本局关于小学招生工作计划和总结 永久永久3 33.3

6、.四、总务科四、总务科4 41.20031.2003年度教育经费预算决算表年度教育经费预算决算表 永久永久4 42.20032.2003年各类学校核定年度预算表年各类学校核定年度预算表 长期长期4 43.3.类别类别条目条目类目编号类目编号类别设置：类别设置：按按组织机构组织机构和按和按问题问题设类两种，可设类两种，可设置属类设置属类。条目是归卷类目的主体。条目是归卷类目的主体。1、不遗漏归档范围内的文件，、不遗漏归档范围内的文件，应略宽于归档范围；应略宽于归档范围；2、区别价值；、区别价值；3、结合职能、文件数量设置、结合职能、文件数量设置相应的条目。相应的条目。1、类按照本单位档案类别排、

7、类按照本单位档案类别排列；列；2、类内条目按文件内容重要、类内条目按文件内容重要程度分主次；程度分主次；3、保持历史联系，内容相近、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；的条目排列在一起；4、排列完毕，编号时一般采、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号。用分类小流水号。三、要求三、要求 1、对文件管理人员平时归卷工作的要求&加强催办或催退，促使文件尽快办理完毕并退回。&未办理完毕的应退承办部门或承办人，责其办结 再退回。&及时整理退回的办结文件，归卷并在登记簿上登 录条目。&及时做好调整工作。2、平时立卷&为减轻年终集中立卷的压力，可以将阶段性工作 形成的文件先行立卷，但仍需统一编目归档。平

8、时归卷 清退 销毁销毁 清退清退暂存暂存 定义定义按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关的工作。的其它机关的工作。清清 退退范围范围（略）。（略）。做法做法（略）。（略）。步骤步骤（略）。（略）。平时归卷 清退 销毁销毁 销毁销毁暂存暂存 定义定义按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的工作。性处置的工作。销销 毁毁范围范围（略）。（略）。方法方法（略）。（略）。程序与要求程序与要求（略）。（略）。平时归卷 清退 销毁销毁 暂存暂存 暂存暂存定义定义对既不应立卷归

9、档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存一定时期备查、备用的文件。一定时期备查、备用的文件。暂暂 存存范围范围（略）。（略）。管理管理（略）。（略）。利用利用（略）。（略）。模块三：文件整理与归档模块三：文件整理与归档项目一项目一归档文件的整理原则和要求归档文件的整理原则和要求 归档文件归档文件整理方法整理方法立卷立卷以以“件件”为单为单位整位整理理通过立卷，形成案卷，通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的位，是目前归档文件的主要整理方法。主要整理方法。适应机关办公自动化环境下适应机关办公自动化环境下文件归档整

10、理工作的需要，文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的国家档案局推荐采用的新的整理方法。整理方法。整理原则 质量要求质量要求 整理原则整理原则 1 1、遵循文件材料的形成规律和特点；遵循文件材料的形成规律和特点；2 2、保持文件之间的有机联系；、保持文件之间的有机联系；方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。3 3、区别不同价值；、区别不同价值；意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。4 4、便于保管和利用。、便于保管和利用。最终目的表现：文件的内容和性质；文件的形成时间反映自身客观状况满足档案工作需要整

11、理原则整理原则整理原则整理原则 质量要求质量要求 质量要求质量要求质量要求质量要求1 1、应归、应归档的文件档的文件材料必须材料必须齐全完整齐全完整 2 2、必须注、必须注意保持文意保持文件之间的件之间的有机联系有机联系3 3、归档、归档文件整理文件整理必须符合必须符合规范，便规范，便于保管与于保管与检索利用检索利用 是保证案卷是保证案卷质量最基本质量最基本的要求的要求 归档归档文件文件材料材料应当应当齐全齐全完整完整将归档文件范围与文件登记簿相结合将归档文件范围与文件登记簿相结合检查已收集齐全的归档文件的完整状况检查已收集齐全的归档文件的完整状况 1 1、检查步骤、检查步骤2 2、检查归档文

12、件完整状况的内容、检查归档文件完整状况的内容加强法制建设，健全规章制度加强法制建设，健全规章制度加强加强检查检查 （1 1）正本与附件）正本与附件（2 2）正本与不同稿本）正本与不同稿本（3 3）文件与文件处理单）文件与文件处理单（4 4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件（5 5）内容上有直接联系的文件）内容上有直接联系的文件（5 5）页面完整）页面完整保持保持文件文件之间之间的有的有机联机联系系形成规律管理要求 单位工作的规律和联系单位工作的规律和联系 文件的形成程序和内容、文件的形成程序和内容、性质上的联系性质上的联系 绝密级的归档文电单独

13、整理保管绝密级的归档文电单独整理保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管按进馆与否和保管期限排列归档文件按进馆与否和保管期限排列归档文件按不同制成材料整理归档文件按不同制成材料整理归档文件一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本有多种联系或难于判断的，置于所有归档文件中，系统考虑防止失密重点保管避免重复劳动利于鉴定销毁区别措施，妥善保管规范规范整理，整理，便于便于保管、保管、检索检索利用利用外形整理保管利用修整不符合规格的文件材料修整不符合规格的文件材料归档文件材料的排列归档文件材料的排列归档文件的编号归档文件的编号归档文件目录的填写归档文件目录的填写备考表的填写备考表的填写归档文件的装订归档文件的装订案卷封皮与案卷盒的填写案卷封皮与案卷盒的填写规范组合案卷或装案卷盒规范组合案卷或装案卷盒形成归档文件的目录和备考表形成归档文件的目录和备考表 根据根据机关机关档案工作业档案工作业务建设规范务建设规范或或归档归档文件整理规文件整理规则则进行进行根据根据文书档案案卷格文书档案案卷格式式或或归档文件整理归档文件整理规则规则进行进行