金蝶工时管理系统.docx

1、金蝶工时管理系统金蝶工时管理系统使用手册(V1.3)PMO2013年3月5日工时管理系统概要1. 项目及工时的概念1.1项目指公司对外开展业务的售前项目、交付项目和按规定设置的内部项目：（1） 售前项目：指为商机推进而发起的项目，每个售前项目必须与iCRM系统中的一个活动商机相对应。（2） 交付项目：指合同签订后向客户提供实施、开发、咨询等服务而发起的项目，每个项目必须与iCRM的一个合同对应。（3） 内部项目：指由公司一级部门（含）以上单位申请设立，有明确的预算、目标、计划的的阶段性重点任务。内部项目须经项目所在一级组织负责人、直管的管理层成员审批，并报总部PMO备案后成立。非项目的工时用“

2、耗费”表示，包括请假、参加培训及各种行政工作、会议等，为方便归集，将耗费设为4大类：有薪假（丧假（PUB111）、节育假（PUB222）、看护假（PUB333）、婚假（PUB444）、产假（PUB555）、年假（PUB666）、无薪假（PUB777）、培训（PUB888）、其它耗费（PUB000）。1.2工时指顾问在项目中工作的有效小时数。工时是项目经理根据顾问工作成果认可的时间，工时须经项目经理的审核同意方为有效。工时不完全等同于项目成员实际完成项目任务所花费的时间。2. 工时系统说明工时系统是项目成本管理的重要组成部分，是体现顾问人天价值的工具，是推动公司向服务转型的重要基础。公司的项目管

3、理系统包括：CRM的商机管理系统、CPMP的实施项目管理系统；工时系统与项目管理系统有密切的联系，如下图所示。CRM项目工时填写后同步CRM工作日志CRM商机管理非实施、开发项目填写后同步项目号项目团队实施、开发项目审批后同步CPMPCRM报表CPMP 工作汇报工时系统项目管理系统工时系统各部分的功能说明如下：模块功能CRM项目工时CRM工作日志CPMP工作汇报实施开发项目非实施开发项目填报工时审核工时XX查看工时XXX修改工时XXX查询工时XXX使用人员范围所有员工所有员工仅实施、开发顾问备注：售前顾问可选择在CRM中会汇报工时，但是实施/开发顾问必须在其CPMP/CMP中汇报工时。3. 角

4、色说明3.1. 系统管理员（1）RBU的系统管理员由分公司指定，沿用CRM和CPMP的管理员。总部的系统管理员由总部的销售管理部指定人员担任。CRM管理员一般由运管专员担任，CPMP管理员由实施助理担任。系统总管理员为总部运营管理部。（2）RBU的系统管理员需要在系统内维护本组织的用户权限和顾问角色，CPMP管理员负责维护实施开发顾问的系统权限及建立本组织的伙伴支持项目。3.2. 顾问顾问指岗位的主要任务是从事项目工作的员工（担任项目负责人或者项目成员），顾问的具体类型包括但不限于实施顾问、客户化开发工程师、售前顾问、咨询顾问、行业顾问等。顾问必须按照工时管理办法的要求在工时系统内填报项目工时

5、并考核利用率。3.3. 临时顾问非顾问人员可以作为临时顾问的角色参加项目，参与项目的工时要按照工时管理办法的要求在工时系统内填报，其工时将作为项目人天成本的数据。3.4. 项目经理项目经理为项目产生后由公司指派人员担任，具体说明如下：（1）售前项目（商机）：一般由客户经理担任，也可指定由售前顾问或实施顾问来担任。（2）交付项目：实施/开发：由机构按规定任命或指定；咨询交付：由咨询事业部指定专人担任。伙伴项目支持：顾问支持伙伴项，则由当地的伙伴分销负责人担任项目经理。（3）内部项目：内部项目的负责人担任项目经理。项目经理按照工时管理办法的要求在CRM（售前和内部项目）或CPMP（实施开发）系统内

6、填报工时和审批工时。3.5. 管理人员顾问和项目经理所在部门的负责人、上级领导以及运营管理人员可以按照权限查询本组织顾问的工时数据和统计报表。一、 系统操作说明1. iCRM系统内“顾问”角色的设定 顾问名单由各机构的运管（区域和总部为资源接口人）负责提供，由各组织CRM系统管理员在系统中进行顾问角色和相关信息的维护。 要求在顾问到岗后3个工作日内在系统中完成顾问角色和相关信息的维护，系统中顾问离岗时间（不做顾问或者离职，顾问调换部门不属于离岗）将根据人力资源系统的数据，由系统管理员进行调整。 顾问角色所在直属部门经理应与顾问一起维护进入工时系统的“顾问角色”，这些管理人员可以只在参加项目时填

7、报项目工时。由各组织CRM系统管理员在CRM系统的角色设置功能内进行“顾问”信息设定，即对本组织的人员作属性设置，需要确认本组织内属于顾问的人员名单，并在系统内进行设定。“顾问角色”维护步骤如下：（1） 登录iCRM，进入【系统管理】模块；（2） 选择【用户管理】，进入【用户列表】，在左侧选择要设定角色的所在的组织，在右侧的人员列表中选择具体人员；（3） 双击选择顾问名字，进入【用户列表】窗口，点击右上角的【编辑】,选中“用户类型”最后一项“顾问”的复选框，然后保存；（4） 重复上步完成其他顾问的信息设定。2. 项目成员维护由项目经理负责项目团队成员的维护。项目经理根据项目需要，经协商确认后将

8、顾问或其它人员加入项目成为项目成员，所有人员只有被项目经理在系统中加入项目团队后，才能在该项目中填报工时。不同的项目类型，加入项目成员操作方法有所差异，具体操作如下：2.1. 售前项目在iCRM商机管理中维护：【销售过程】【商机】出现商机列表，双击选择需要添加成员的“商机”【团队协作】选择顾问“姓名”、“项目角色”，并填写顾问相关信息，点击“添加”完成后，可在【商机全貌】-【金蝶项目团队成员】中查看维护责任人：客户经理2.2. 交付项目交付项目的团队维护责任人：交付项目经理1） 实施开发项目：CPMP 在“实施项目”找到需维护项目小组成员的项目，双击，打开项目详细信息界面，点工具栏“维护项目小

9、组”。进入后点“添加我方成员”，可以查找并添加实施项目小组成员。跨机构参与项目实施的顾问，可以由项目所在机构的实施助理用此方法加入项目小组，这样就可以实现对跨机构支持实施项目的汇报，区域及总部顾问的支持也用此方法加入项目小组进行汇报。 2） 咨询交付项目：CRM 项目管理进入CRM【项目管理】,选择【咨询项目】-【交付项目】，出现项目列表，选中具体的项目，单击编辑”或双击选中的项目，就可以在【项目团队】中维护成员信息。输入姓名，项目角色，时间等信息后，点击“添加”添加项目团队成员。2.3. 内部项目在CRM中选择【项目管理】【内部项目】。选中具体的项目，单击编辑”或双击选中的项目，在【项目团队

10、】中维护成员信息。维护责任人：内部项目经理3. 工时填报与修改原则上，当周工时应当周填报，于当周日24:00前完成填报并提交；确因特殊情况不能在当周填报，可于下周补录，但最多只能补录上周的工时。鉴于我们的组织和团队目前还不具备按小时考核工时的能力，工时系统已实现8小时/天的工时录入限制，即每天最多可录入8小时（即一个人天）的工时。3.1. iCRM-【项目工时】入口（仅限售前和内部项目工时录入）1） 进入【我的项目】页签，可以查看目前本人参加的所有正在进行的项目。若是当天新增加的项目，手动点击“刷新”按钮显示后即可填报工时。 点击“录工时”即可填报当前项目的工时，也可以进入【项目工时】进行多个

11、工时填报。点击“退出常用项目”（反向为“加入常用项目”）可以管理【项目工时】中“项目名称”下拉框的项目列表。2） 点击【项目工时】页签，默认进入【填报】页面默认为填报界面，首先确认是否在当前工作周。直接在列表中填写工时：a) 点击项目名称字段，出现下拉框列表，选择需要填报的项目名称b) 选择“日期”字段，出现日历控件，选择工时发生的日期；c) 选择“工时”字段，填写实际在项目中的工时数（单位：0.5小时，原则上1天的工时应不超过8小时）；d) 选择“工作内容”字段，根据项目经理的要求填写需汇报的事项。e) 点击保存时会保存所有新填写的数据。也可以点击上图的“新增”按钮利用填写对话框来填写（如下

12、图），可以对当前编辑的工时数据进行保存。填写的注意事项同上。3） 点击“提交”按钮启动审核流程。注意：右上角“提交”按钮只能提交当前周列表保存的工时，其它周保存的工时需要再次进入该周的工时列表，然后选择提交。3.2. iCRM-【工作日志】入口（仅限售前和内部项目工时录入）1） 进入CRM，点击【时间管理】；2） 点击【工作日志】页签，默认进入【填报】页面3） 在列表视图中的空白行直接填写内容（如上图），a) 确认是否在当前工作周b) 在列表中空白行选择“项目名称”字段，出现项目类型的选择，选择要填报工时所属项目的类型。注意：此处“项目名称”字段不是必填项，如填写了项目名称，则此条数据会同步到

13、【项目工时】的数据库中。不填写时，则只作为一般的工作日志，提交后由部门经理审批。可以输入项目编号或项目名称的全称或输入关键字进行模糊查找，确定后“项目编号”自动与“项目名称”匹配；c) 选择“日期”字段，出现日历控件，选择工时发生的日期；d) 选择“耗时”字段，填写实际在项目中的工时数（单位：0.5小时，原则上1天的工时应不超过8小时）；e) 其它字段，根据项目经理的要求填写需汇报的事项；f) 点击保存时会保存所有新填写的数据。4） 与“项目工时”一样可以点击“新增”按钮使用填写对话框来填写工时，提交方法也与项目工时一样。3.3. CPMP-【工作汇报】入口（实施顾问必须通过CPMP汇报工时）

14、3.3.1. 业务要求工作汇报是针对工作计划进行的，是实施、开发顾问投入工时及项目进展的实际反映，在工作汇报中需要注意以下几点：1) 步骤完成确认主要是用于记录总体计划工作的实际结束时间。例如：在总体计划中培训是作为一项工作计划，在具体做汇报时需要按财务培训、销售培训、生产培训分别进行汇报，这样就需要明确在这些分项培训中，哪一项是作为“培训”工作的完成工作，此项工作的完成时间将记入总体计划的“实际完成时间”。这个选项需要特别注意，一旦汇报了有结束标志的任务，则该项计划任务就不能再汇报。工作开始日期则根据本周顾问汇报中最早的汇报日期确定。2) 与项目有关的工作汇报必须从“填报实施项目工时”建立，

15、与项目无关的工作通过“填报非实施项目工时”进行建立，如参加售前项目、内部项目、耗费等；3) 工作汇报中的计划开始时间不能小于当前汇报周期的起始时间，例如：本周是从5月1日到5月7日，则各项计划的开始时间必须大于5月1日；4) 工作汇报可以分次填报、分次提交，但限制一周最大的累计提交人天为7人天。5) 工作汇报修改和反审核的数据不会同步到CRM的【项目工时】数据库中，如工时数量有误，可在iCRM的【项目工时】中填报负数工时进行冲减。6) 【工作汇报】中的“有效人天”字段等同于【项目工时】中的“工时”字段，不得在iCRM的【项目工时】重复填写；7) 交付类项目工时将在项目经理审批后同步数据到iCR

16、M的【项目工时】数据库中，非交付类项目的工时填写后自动传到 iCRM的【项目工时】中审批。8) 所有工时的审批结果可在iCRM的【项目工时】【填报】功能的界面上查看。3.3.2. 新建工作汇报1) 在【计划与汇报】-【工作汇报】中点编写，可以编写本周的工作汇报。点击日期前的“前”“后”箭头，可以向前或向后调整一周，在本周做上周汇报时可以移到上周编写；2) 点编写后进入周汇报编写界面，如果本周计划已经提交，则点击“引入工作计划”后，本周工作计划会自动关联到工作汇报中。工作计划没有变更则可以直接对工作计划进行汇报，发生了变更，则可以删除未执行的工作计划，添加工作计划之外的工作进行汇报。3) 点“填

17、报实施项目工时”进入与实施项目相关工作汇报的编写界面，进入后弹出本人参与项目的总体计划，可以选择总体计划步骤后确定，将步骤加入到工作汇报中。也可以双击，直接打开工作汇报输入窗口，输入工作汇报内容。在输入工作汇报时，如果该项工作需要在公司外进行，比如到客户方实施等，则需要将“外出”选项选中。这个选项会将影响到顾问行程表以及顾问人天统计；4) 点“填报非实施项目工时”进入非实施项目相关工作汇报的编写界面，此处项目名称分为三类：售前项目（商机）、内部项目、耗费。a) 售前项目（商机）：在填报时输入商机关键字或是OPP，即可搜索并选择；b) 内部项目：在填报时输入内部项目名称关键字，即可搜索并选择；c

18、) 耗费：类型分为“培训、请假、其他耗用”，在填报时输入关键字即可看到耗费类型并选择。5) 系统可以支持顾问对本机构其他项目做临时支持的需求。如果顾问需要对本人不是项目小组成员的项目进行汇报，则可以在搜索中输入项目的名称（可模糊查询）。此操作仅限于本部门内的实施项目，如果跨机构或部门就必须加入到项目小组才能汇报项目。比如区域的实施顾问就查询不到区域内其他机构的项目。3.4. 工时修改（1） 工时在提交前都可以修改，修改结果可多次保存，提交后则不可自行更改；（2） 如提交工时被项目经理审核后退回，则按审核意见修改后再次提交。（3） 原则上审核通过工时不可修改。4. 工时审核（1）要求项目经理及时

19、审核工时，最晚于次周一中午12:00前完成上周工时的审批。 系统实行“超过审核时间，工时自动审核通过功能”，即在每周五24:00，系统对前一周（含之前）所有待审核的工时进行审核通过处理。（2）关于顾问支持分销伙伴项目的工时填报，由各地分销总监负责当地分销商机的维护和顾问工时的审核。a) 原则上各分销总监应将自己（或所属片区经理）维护为商机团队的“项目经理”角色，并直接负责工时的审核。（分销商机若不指定项目经理，则看不到项目）b) 如果所在地区同时进行的项目数量很多，无法兼顾，分销总监可以将相应的分销片区经理维护为“项目经理”角色，对所辖片区的分销伙伴项目工时进行审核，相应地，顾问应向这些分销片

20、区经理进行工时汇报，分销总监应对工时的填报和审核进行监管。4.1. CPMP工时审核项目经理在【我的工作台】=【待办流程】中进行审核，选择“同意”或“不同意”，其中选择“同意”时，并判断是否有效。判定是否有效的依据是工作计划，如顾问如期完成当天工作计划，则选择“有效工时”，否则选择“无效工时”。4.2. iCRM工时审核项目经理在【项目工时】【审核】页签中进行审批。a) 查看待审核的工时列表是否正确，可以通过工时记录前的复选框进行多选；b) 批量审核时只能选择右上角的【审核】按钮；c) 如不同意，必须要填写审批意见才可退回。5. 工时查询（1）在进入【项目工时】后，选择【高级查询】；（2）设置

21、【自定义列表】选择自己关注的信息（3）通过“常用方案”查询条件查询本人填报或者审核的工时状态信息；（4）在【查询方案】中设置条件可查询数据权限范围内的工时信息。注意：部门为必填项6. 工时报表在CRM【报表中心】可查看“顾问工时报表”、“顾问利用率报表”。报表权限需要CRM系统管理员进行授权。报表查询结果可以导出。6.1顾问工时报表工时报表是按顾问维度查询其参加项目的工时报表。在查询条件内填写所属权限范围内要查看的条件：报表按项目顺序显示顾问的工时情况：6.2顾问利用率报表利用率报表是按部门查询顾问利用率的报表。查询条件如下；报表统计数据权限范围内“顾问”角色的利用率情况。二、 常见问题解答Q

22、：系统报错如何处理？A： 解决步骤如下：（1） 多数情况下系统报错是由于系统有更新，而本地未更新，所以请先对浏览器进行设置后重启，设置方法如下：工具-Internet选项-浏览历史记录-设置，然后按下图进行设置即可然后在“浏览历史记录”中删除缓存。（2） 自行解决无效后，对出现问题的界面进行完整截图，发邮件给管理员。Q：工时系统与CPMP、DMP等系统有何关系？A：工时系统是归集项目人天成本的工具。而CPMP、DMP等是业务管理的平台，工时系统不影响项目管理，只是取用业务管理平台的项目号等基础资料。Q：工时系统中填报的是计划工时还是实际工时？A：工时是项目成员和项目经理约定的完成特定任务所需的

23、时间，是项目人天成本的来源，不存在计划还是实际之分，在系统中只是将工时根据发生日拆分填写。Q：如果一天内做了多个项目，工时该如何填写？A：根据与项目经理的约定，只要填报的工时还在约定的工时总数范围内，可按实际发生的时间分拆填写。系统内工时的单位是小时，而不是人天，最小可以拆分到0.5小时。Q：为什么要有耗费工时？A：耗费工时是用于非项目工作的时间，以项目的方式进行归集是为了检查顾问有无漏报项目工时，以确认项目人天成本归集是否准确。如果当日的项目工时已超出8小时，则当日的工时中不应出现耗费工时。如当日的项目工时不足8小时，则补填耗费工时后当天的总工时应等于8小时。Q：耗费工时的分类中怎么没有会议

24、等细分类？A：耗费工时仅根据业务类型是否要事前审批分为有薪假（丧假（PUB111）、节育假（PUB222）、看护假（PUB333）、婚假（PUB444）、产假（PUB555）、年假（PUB666）、无薪假（PUB777）、培训（PUB888）、其它耗费（PUB000）四大类，简化录入时的动作。会议等细分类可根据其目的录入到归口的项目中：如果是项目会议，可填写到项目中；如果是管理会议或是例会的，则应填到其它耗费（PUB000）中去。工时系统是为归集项目成本的，不具有管理日常工作细节的功能。Q：项目经理审核工时需审核什么内容，审核的标准有哪些？对实施项目，项目经理为什么要选择是否有效？A：项目经理

25、依据工作计划审核顾问工时，顾问完成当日工作计划即为有效工时，未完成当日工作计划即为无效工时。Q：周六日加班是否填写工时？A：如果按项目经理的要求在周末完成相应的任务，可以填报工时，最多不超过8小时。Q：为什么无法录入我参与项目的工时？A：首先在【项目工时】-【我的项目】点击刷新，如果还是没有显示项目名称，则说明项目经理未在系统中维护团队成员信息，需通知项目经理维护后方可录入。Q：如果工时数量填写错了，而且被审批了，有无修改的方法？A：分两种情况：如果填写少了，可以新增一条工时补足工时数量要求由项目经理审批；如果填写多了，系统不提供反审核功能，但可以新增一条工时，工时数量填写为负数，再由项目经理审批即可。