办公室工作实务9--2.ppt

1、L o g o办公室工作实务办公室工作实务 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g o第九章办公室参谋咨询第九章办公室参谋咨询 学习目标v知识点知识点：1 1、了解办公室参谋咨询工作的特征、了解办公室参谋咨询工作的特征 2 2、掌握参谋咨询的内容和要求、掌握参谋咨询的内容和要求v能力点能力点：1 1、掌握在具体办公环境下的办公室参谋咨询的方法、掌握在具体办公环境下的办公室参谋咨询的方法 2 2、能把握不同决策阶段（准备、形成、实施）的操作要领、能把握不同决策阶段（准备、形成、实施）的操作要领 3 3、了解相关信息，具备相应的辅助决策能力、了解相关信息，具备相应的辅助决策能力v

2、素质点：素质点：1 1、培养准确领会本级和上级组织领导工作意图的意识、培养准确领会本级和上级组织领导工作意图的意识 2 2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 3 3、养成优化决策、巧妙献言的工作习惯、养成优化决策、巧妙献言的工作习惯 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany LogoL o g o第二节第二节 办公室参谋咨询的内容办公室参谋咨询的内容会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany LogoL o g o 情景案例情景案例 宏利公司营销部王经

3、理这几天被工作搞得晕头转向。上一周他们组织的客户联欢活动搞得很差，公司肖总对他们的工作非常不满意。原因是他们向公司辐射商圈范围内的周边社区发送了10万份宣传册和宣传海报，最后只有150人到场；现场联欢气氛活跃得不得了，却只有7个人购买了他们公司的产品。10万份宣传册和宣传海报的确全部发到位了，因为这是王经理亲自带队发送的，也就是说被邀请的嘉宾的确有10万人，最后到场的只有150人，最后又只有7人购买产品，依据宣传册和宣传海报计算，不到万分之一的效率；依据现场计算，效率也很低下。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany LogoL o g o项目任务项

4、目任务 1.如果你是营销部王经理的助理，你对王经理有何具体建议？2.如果你是公司行政经理刘子文，你对肖总有何建议?会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany LogoL o g o任务分析任务分析 要解决促销活动要解决促销活动“剃头担子一头热剃头担子一头热”的问题，营销部应该通过先期市场的问题，营销部应该通过先期市场调研、客户反馈等渠道了解和分析顾客心理，了解目标顾客群的兴趣是什么调研、客户反馈等渠道了解和分析顾客心理，了解目标顾客群的兴趣是什么？对本公司及本公司产品的忠诚度、对本公司售后服务的满意度有多少？公？对本公司及本公司产品的忠诚度、对本公司售

5、后服务的满意度有多少？公司周边商圈中还有哪些类似商品可供消费者选择？消费者的诉求与兴奋点在司周边商圈中还有哪些类似商品可供消费者选择？消费者的诉求与兴奋点在哪里？必须综合分析多种因素以后再确定促销活动的形式、内容，并及时做哪里？必须综合分析多种因素以后再确定促销活动的形式、内容，并及时做出相应调整，避免盲目性。出相应调整，避免盲目性。从长远一点的角度来说，商家在追逐短期利润目标的同时一定要能着眼从长远一点的角度来说，商家在追逐短期利润目标的同时一定要能着眼于可持续性发展目标，这就意味着应该站到消费者立场上去，确定让利于消于可持续性发展目标，这就意味着应该站到消费者立场上去，确定让利于消费者的策

6、略与方案，达到共存、共赢、互惠目标。只要维护好目标市场，培费者的策略与方案，达到共存、共赢、互惠目标。只要维护好目标市场，培育好潜在市场，企业就能切实承担起自己的社会责任。不玩、少玩花架子，育好潜在市场，企业就能切实承担起自己的社会责任。不玩、少玩花架子，市场才会有真正的持久的回报。市场才会有真正的持久的回报。作为秘书和助理，在问题出现以后要沉着、冷静地分析出现问题的原因，作为秘书和助理，在问题出现以后要沉着、冷静地分析出现问题的原因，努力寻找控制事态和寻求转机的方法，在适当的时候提醒决策层。因为将损努力寻找控制事态和寻求转机的方法，在适当的时候提醒决策层。因为将损失控制在最小范围以内，也是一

7、种成功。失控制在最小范围以内，也是一种成功。当然，秘书和助理平时就要养成定向积累、定向收集与本部门业务相关的当然，秘书和助理平时就要养成定向积累、定向收集与本部门业务相关的各种基础信息的习惯，养成积极思考问题的习惯。各种基础信息的习惯，养成积极思考问题的习惯。同时，定向积累要与广泛关注相结合，对苗头性、趋势性信息保持敏感性。同时，定向积累要与广泛关注相结合，对苗头性、趋势性信息保持敏感性。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany LogoL o g o办公部门参谋咨询职能存在的合理性办公部门参谋咨询职能存在的合理性会说会说 会写会写 会做事会做事 会

8、做人会做人 上一单元我们了解到，参谋咨询活动渗透于办公室工上一单元我们了解到，参谋咨询活动渗透于办公室工作实务之中。反过来我们可以说，各项办公室工作实务中作实务之中。反过来我们可以说，各项办公室工作实务中又不同程度地包含着参谋咨询工作的内容。这是由于参谋又不同程度地包含着参谋咨询工作的内容。这是由于参谋咨询工作存在非常合理的原因。咨询工作存在非常合理的原因。1从部从部门与与岗位位设置的置的逻辑起点看起点看 在在组织系系统中，中，设置置综合性合性办公部公部门、设置秘置秘书（行（行政助理）政助理）岗位的位的逻辑起点是起点是为领导分担一部分分担一部分劳动，这种种劳动既包括体力上的，也包括智力上的。即

9、既包括体力上的，也包括智力上的。即办公部公部门既能既能代代领导处理一些理一些琐屑的日常事屑的日常事务工作，将工作，将领导从繁重的日从繁重的日常事常事务工作中解放出来，同工作中解放出来，同时，也包括在心智上，也包括在心智上对领导处理有关日常事理有关日常事务有所襄助。有所襄助。Company LogoCompany LogoL o g o办公部门参谋咨询职能存在的合理性办公部门参谋咨询职能存在的合理性会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 2从从现代管理活代管理活动的特点看的特点看 现代管理日代管理日趋复复杂，牵涉的面越来越广泛。尽管涉的面越来越广泛。尽管领导者者本身属于本身属于组织系系统

10、中的中的优秀分子，但个人知秀分子，但个人知识、能力、能力结构构仍然不可能完全仍然不可能完全应对管理工作中随管理工作中随时随地可能出随地可能出现的意外的意外变故。故。处理理这些些专业的或非的或非专业的的问题需要的可能是需要的可能是领导个人知能体系中完全不同的知个人知能体系中完全不同的知识与技能。与技能。办公部公部门、秘、秘书个体个体应该拾拾遗补阙，根据工作需要或直接代，根据工作需要或直接代劳，或依据自，或依据自己与己与领导者构成互者构成互补型特色的知型特色的知识能力能力结构构对领导处理有理有关管理包括日常事关管理包括日常事务管理、日常事管理、日常事务处理提出合理化建理提出合理化建议。3从管理活从

11、管理活动的客的客观需要看需要看 领导者个体者个体时间、精力、精力总是有限的，是有限的，组织系系统的管理工的管理工作客作客观上需要保持一定的上需要保持一定的连续性，当性，当领导由于某种原因缺由于某种原因缺位位时，系，系统组织管理行管理行为却不能中断，却不能中断，办公室或公室或资深秘深秘书应该及及时为领导补台，及台，及时提供才智上的参提供才智上的参谋辅助服助服务。Company LogoCompany LogoL o g o办公部门参谋咨询活动的类型办公部门参谋咨询活动的类型 1.与与领导、领导机关决策有关的参机关决策有关的参谋咨咨询活活动 办公部门参谋咨询的基本任务就是服从和体现领导、领导机关及

12、其办公部门参谋咨询的基本任务就是服从和体现领导、领导机关及其各职能部门的决策意图，进而采取措施跟进、为领导决策创造最佳环境，各职能部门的决策意图，进而采取措施跟进、为领导决策创造最佳环境，促进决策目标的实现，这是办公部门和秘书工作的性质、地位所决定的。促进决策目标的实现，这是办公部门和秘书工作的性质、地位所决定的。2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany LogoL o g o办公部门参谋咨询活动的类型办公部门参谋咨询活动的类型 2日常管理与日常事日常管理与日常事务工作中的参工作中的参谋咨咨询活活动 办公

13、部公部门和和职业秘秘书在各在各项事事务性工作性工作环节中，都不能中，都不能满足、不能足、不能停留于停留于单纯做好具体事做好具体事务工作上。工作上。职业秘秘书应该树立立创造性地开展造性地开展辅助助工作的工作的职业理念，注意在恰当的理念，注意在恰当的时候以恰当的方式候以恰当的方式积极极为领导提供合理提供合理化的参考意化的参考意见与具体方案，或在必要的方面与具体方案，或在必要的方面对领导进行适当的提醒。其行适当的提醒。其具体表具体表现有：有：（1）时间管理：管理：为领导日程表、日程表、备忘忘录所列工作事所列工作事项轻重重缓急的先后急的先后顺序安排、序安排、调整、整、变更等提供参更等提供参谋咨咨询服服

14、务；（2）日常事）日常事务管理：在管理：在电话信息、信息、邮件信息、接待件信息、接待规格、关系格、关系协调、办公公环境等日常事境等日常事务处理方法、理方法、处理策略上提供参理策略上提供参谋咨咨询服服务；（3）为领导及及时提供平行机关、上下提供平行机关、上下级组织日常事日常事务类信息、信息、动态；（4）为领导提供文提供文书、档案收集、档案收集、归类、整理、保管、开、整理、保管、开发利用等方利用等方面的意面的意见与建与建议；（5）对领导思想修养、生活思想修养、生活细则方面提供参考性建方面提供参考性建议。2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Co

15、mpany LogoCompany LogoL o g o小技法小技法会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 服从领导与服从真理服从领导与服从真理 秘书与领导决策意图保持一致与秘书坚持实事求是原则、敢于谏秘书与领导决策意图保持一致与秘书坚持实事求是原则、敢于谏诤并不矛盾。诤并不矛盾。v1一般情况下，领导站得高，看得远，因此决策意图大多是正确的。一般情况下，领导站得高，看得远，因此决策意图大多是正确的。办公部门和秘书个体参谋咨询方向与领导决策意图保持一致，能够取办公部门和秘书个体参谋咨询方向与领导决策意图保持一致，能够取得较为理想的参谋效果。得较为理想的参谋效果。v2特殊情况下，由于各种

16、主客观因素的制约，领导决策意图与客观特殊情况下，由于各种主客观因素的制约，领导决策意图与客观实际情况可能不相符合。这时，秘书人员应从实际出发，以认真负责实际情况可能不相符合。这时，秘书人员应从实际出发，以认真负责的态度不失时机地以恰当的方式向领导提出正确的意见和建议，使决的态度不失时机地以恰当的方式向领导提出正确的意见和建议，使决策意图更加符合客观实际。策意图更加符合客观实际。v3处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。确定参谋咨询方向处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。确定参谋咨询方向时要服从领导总体意图；在研究论证过程中，要坚持求实原则；在提时要服从领导总体意图；在研究论证过程中，要坚持求实原则；在提出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。既要防止逢出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。既要防止逢迎领导，盲目按领导意图研究论证，又要反对离开领导决策意图、我迎领导，盲目按领导意图研究论证，又要反对离开领导决策意图、我行我素、固执己见的倾向。行我素、固执己见的倾向。Company LogoCompany LogoL o g o办公部门参谋咨询的基本内容办公部门