公文的组成部分和文面格式.ppt

1、公文的组成部分公文的组成部分文面格式文面格式规范公文格式的法规t1.中央办公厅中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）t2.国务院国家行政机关公文处理办法t3.国家质量技术监督局国家行政机关公文格式t4.中央办公厅和国务院办公厅的主题词表t5.地方各级党政领导机关颁发的公文管理办法公文的文面格式的内容t公文格式，即指公文的规格式样，包括公文的用纸格式、用字格式、印制格式、用印格式、文面格式、行文格式等等。t文面格式：公文各组成部分的文字符号在纸张上的排列规定t文面格式的内容：纸张规格尺寸、区域划分、组成部分的排列次序、位置、文字符号的规格公文文面格式的组成t公文文面格式的组成部分：例1 例2

2、（1 1）基本组成部分：）基本组成部分：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、成文时间基本组成部分是每份公文必须具备的要素（2）其它组成部分：发文号、签发人、密级、紧急程度、抄送机关、主题词、附注、印制说明等等公文要素其它组成部分应当根据公文制发要求确定，不是必备要素公文格式的意义t是公文法定权威性、较强时效性的外在标志；t便于起草、阅读、办理、立卷、归档和查找利用；t有利于计算机录入、存储和传输；t保证公文处理工作规范化、制度化、科学化 二、公文的文面格式组成要素（一）眉首格式（二）主体格式（三）版记格式眉首格式t眉首格式组成要素份数序号(首页左上角，7位数）密级和保密期限（秘密、机密

3、、绝密）紧急程度（急件、特急）公文标识（文件名称、发文机关标识）公文标识（文件名称、发文机关标识）发文字号发文字号眉首格式眉首格式4.发文机关标识t发文机关标识的作用t发文机关标识由发文机关的全称或规范化简称后加“文件”组成，用红色标识 t关于“文件”二字的使用和括号的使用t联合行文中发文机关标识的处理使用全称的发文机关使用规范简称的发文机关发文标识选用的三种情况t1）有“文件”二字，适用于传达贯彻上级重要方针政策向下级布置重要工作，对上级、平级行文不使用。发文机关标识后用（）t2）在机关名称后使用（）适用于向上级请示报告、向下级作批复、发通知、布置工作等只标识机关全称或简称 t国家行政机关公

4、文格式规定：“对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。”t这种格式一般适用于上行文、平行文和下行文发文机关标识联合行文t联合行文，发文机关标识应写明参与发文的单位，上下居中排布，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧t如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文，一般两个以上发文单位，只用主办单位的标识t联合行文的单位应当是同级单位联合行文的标识联合行文中的主要错误发文单位不同级别并列排列发文单位行文单位标识过多使用不规范的机关简称5.发文字号t发文字号的组成：由发文机关代字、年份和序号组成 t发文字号的标注位置：发文机关标识下空2行，t字体：用3号仿宋体字t排列要求：居

5、中排布发文号的位置上报公文的文号机关代字要求t1）反映职权范围t2）反映机关性质t3）反映隶属关系如：成府 成委；川委 川府成委宣 成青委宣t4)联合行文，只用主办机关文号年份和发文序号t1）年份应标全称，（世纪号、年代号）用六角括号“”括入；例如：1998 t2）序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字t年份、序号用阿拉伯数码标识发文号常见错误t机关代字：不简洁未标明机关性质、隶属关系加“字”、“发”t年度号：未标全括号使用错误t发文序号：使用虚位号、使用“第”使用多个机关文号（6）界栏线（间隔线）t在眉首与主体之间，通常使用界栏线隔开，习惯上，党的领导机关使用的界栏线中间有五星，政府

6、系统使用没有五星的连续横线（二）公文的主体格式（二）公文的主体格式1.公文标题公文标题的组成三要素t发文单位：发文机关的全称或规范简称t发文事由：公文的主旨、主题、主要的事项t公文文种：党和国家正式规定的公文种类公文标题的要求t要素齐全(发文机关、事由、文种）命令（令）、部分通告不用事由成都市政府令、成都市公安局通告t事由清楚、明确、简洁t文种使用正确、单一t一般不用标点符号除颁布法规性文件外标题常见错误（发文机关）错误的省略t省略发文机关 t省略事由 t省略文种或使用不规范的文种正常省略的几种情况t个别有正式版头的文件t非重要、极短的通知t特殊公文：“公告”、“主席令”、“布告”t文种在任何

7、情况下均不省略标题常见错误（事由部分）t拟写事由的要求：单一、明确、具体t常见错误：常见错误：事由不单一南江市人事局关于技术和人才开发的若干规定事由概括不准确、具体县人民政府关于粮食问题的通知街道办事处关于开展爱国卫生活动的通知标题事由常见错误提炼不精,标题冗长亚新机器厂关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知多重转发标题常见错误（事由部分）t解决方法：事由概括到具体工作事项在清楚的前提下：惜字如金对重要词语加上限定词对贯彻、批转、转发上级公文：可使用“省略法”、“替代法”、“直转法”标题常见错误（文种部分）t文种错误的几种情况混用文种：请示、报告混用；批复、通知混用；请

8、示报告、的批复通知错用文种：党政系统互不使用的文种错用；没有列为文种的公文种类作为正式公文使用：如“办法”、“总结”、“计划”、调查报告生造文种：的想法、的有关事宜、的几点说明的说明、的情况标题常见错误（滥用符号）t国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。t“县人民政府办公室关于印发同志在会议上讲话的通知 t市公安局转发省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知 t应用文号进标题引用文号作标题2.主送机关t主送指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称 t主送的要求：上行文一般只用一个主送机关只送组织，

9、不送个人下行文可以有两个以上的主送机关，如机关较多，可用统称,例如：区级机关各部门，公司各科室、各街道党工委等主送常见错误及解决办法t1）无主送机关t2）上行文多头主送按谁解决问题主送谁的原则解决t3）主送个人个人采用抄送的办法解决3.正文t以后将结合具体文种说明4.附件t公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，在附件上同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。附件标注的注意事项t位置和标注方法：位置和标注方法：在正文下空一行左空2字标识“附件”，“附件”后标冒号和名称，附件名称后不加标点符号，有两个

10、以上附件的，应用阿拉伯数字标注序号，序号上下对齐。附件标注位置和格式5.成文日期t成文日期是公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准的日期为准。t书写要求：成文日期必须使用汉字小写（政府系列明确规定）完整写出年、月、日 零写为例如：二三年九月五日6.落款和印章t印章是证明行政机关公文效力的表现形式。行政机关的公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。t公文不加盖印章应视为无效。t联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可；t联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。t印章一般要盖在成文日期上，成文日期标注依印章的位置

11、而定 关于“此页无正文”t公文格式国家标准取消了标注“此页无正文”的作法。新规定：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。7.附注t附注的作用：用以说明在公文中的其他区域不便说明的各种事项，如：需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的传达范围，使用方法等 t附注的位置：位于公文生效标识以下，主题词之上（三）版记部分版记部分版记部分包括的要素t主题词t抄送机关t印发机关和印发时间 t印制份数1.主题词t主题词：是进行文献标引、存储、检索等工作的工具t作用：它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一

12、个重要环节t一般3-5个，除类别词外最多不超过7个主题词 主题词图示主题词排列顺序原则t标注顺序1）先标类别词（反映哪个领域工作）2）再标类属词（反映文件内容的词）3）最后标反映文件形式的词 t举例：国务院关于加强水土保持工作的通知，t农业 水土保持 通知主题词的常见错误t使用表外词（自造词）t标注不准、不专无类别词（就业 通知）无属类词（农村 农民 通知）t顺序颠倒（自查 作风建设 通知）t缺少反映文件形式的词 2.抄送 t作用：用于标识与公文有关系的需要了解公文内容，以便协助办理或周知的机关和个人的名称t标注要求：按机关性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关的名称或规范简称。t标

13、注位置：公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽的平行细实线作为界线 抄送图示抄送应注意的问题t1）防止滥抄和漏送t2）如何处理受双重领导单位的主送与抄送关系t3）关于抄送、抄报、抄发的处理3.印发机关和印发日期t印发机关指公文印制的主管部门，一般是办公厅（室）t位置：在抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，t印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识 印制机关和印发日期图示复习思考题t1）公文的文面格式由那几部分构成？t2）拟制公文标题应注意哪些问题？t3）公文对附件的标注有哪些要求？t4）成文时间及其书写要求是什么？t5）如何标注主题词常用公文的写作