文件材料立卷归档业务培训.ppt

1、文件材料立卷归档业务培训西华大学档案馆西华大学档案馆文件材料立卷归档业务培训文件材料立卷归档业务培训立卷归档基本业务知识立卷归档基本业务知识1文档一体化立卷归档流程文档一体化立卷归档流程2文档一体化立卷归档培训文档一体化立卷归档培训3第一部分立卷归档基本业务知识v立卷归档制度立卷归档制度v部门立卷制度部门立卷制度v考核评定说明考核评定说明立卷归档制度立卷归档制度立卷归档制度：立卷制度和归档制度立卷归档制度：立卷制度和归档制度立卷制度：将立卷制度：将办理完毕但仍具有查考利用价值办理完毕但仍具有查考利用价值的文件材料的文件材料整理编立成案卷的规定。整理编立成案卷的规定。归档制度：将归档制度：将整理

2、立卷整理立卷的文件移交档案机构或档案专门的文件移交档案机构或档案专门人员保存的规定。人员保存的规定。归档制度：归档范围、归档时间、归档要求、归档手续归档制度：归档范围、归档时间、归档要求、归档手续“归档归档”：文书处理工作：文书处理工作 档案工作档案工作立卷归档制度立卷归档制度归档制度归档制度已成为我国明文规定的一项制度：已成为我国明文规定的一项制度：中华人民共和国档案法第十条规定第十条规定：“对国家规定的对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据机构或者档案工作人员移交，集

3、中管理，任何个人不得据为己有。为己有。”国家教育委员会令（第27号）规定规定：对国家规定的应当立对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。立卷归档制度立卷归档制度应归档范围应归档范围凡是本单位活动过程中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档，集中统一管理。归档范围归档范围不应归档范围不应归档范围1.重份文件2.无查考、

4、利用价值的事务性文件材料，如节假日放假通知、临时性事务性的通知等；3.未成文的草稿及一般文件的历次修改稿；4.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；5.同本单位主管业务无关的文件；6.本单位领导兼任其他单位职务形成的文件材料。.立卷归档制度立卷归档制度应归档的文件应归档的文件(一一)本单位形成的文件材料本单位形成的文件材料 包括：包括：本单位形成的制度、规章等有查考利用价值的文件；本单位形成的制度、规章等有查考利用价值的文件；处理重要问题形成的文件材料；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、总结、综合报表等。重要的请示、报

5、告、总结、综合报表等。（二）上级来文（二）上级来文 包括：包括：直属上级机关颁发的直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件材料的文件材料 非直属上级机关非直属上级机关针对本单位主管业务针对本单位主管业务并并要贯彻执行要贯彻执行的重要文件材料；的重要文件材料；上级机关和同级机关颁发的非本单位主管业务但要上级机关和同级机关颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行贯彻执行的文件材料；的文件材料；（三）平级或不相隶属单位的来文（三）平级或不相隶属单位的来文 包括：凡与本单位业务工作相关的，具有查考利用价值的文件材料。包括：凡与本单位业务工作相关的，具有查考利用价值

6、的文件材料。立卷归档制度立卷归档制度特别注意：“帐外文件”的收集归档“帐外文件帐外文件”，指，指未经本单位收发文登记未经本单位收发文登记的文件材料。的文件材料。会议文件：会议文件：本单位召开的各种重要会议所形成的文件，包括会议记录、领导人讲话本单位召开的各种重要会议所形成的文件，包括会议记录、领导人讲话 稿，会议所形成的照片、录音和录像材料等；稿，会议所形成的照片、录音和录像材料等；本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、各种载体的文件材料。本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、各种载体的文件材料。本单位的各种规章制度：本单位的各种规章制度：本单位及内部机构制定的重要的规章制度、

7、办法等。本单位及内部机构制定的重要的规章制度、办法等。各种声像材料：各种声像材料：国家及上级机关领导人来单位视察、处理工作，本单位领导在公务国家及上级机关领导人来单位视察、处理工作，本单位领导在公务活动中形成的各种声像材料等。活动中形成的各种声像材料等。重要获奖材料重要获奖材料：学校教职工、学生获得省级以上奖励的文件、奖状、证书等的材料。学校教职工、学生获得省级以上奖励的文件、奖状、证书等的材料。新闻材料：新闻材料：单位向电视台、电台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿单位向电视台、电台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿或复制件、翻录件等。或复制件、翻录件等。大型活动：大型活

8、动：一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的大型活动等，在活动结束一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的大型活动等，在活动结束时，应及时收集有关文件材料。时，应及时收集有关文件材料。非非OAOA系统电子文件：系统电子文件：本单位管理信息系统中应归档的电子文件；本单位管理信息系统中应归档的电子文件；立卷归档制度立卷归档制度归档时间归档时间:(一一)党政部门和能按年度归档的部门应当在次学年六月底前归档；党政部门和能按年度归档的部门应当在次学年六月底前归档；(二二)教学部门和能按教学年度归档的部门应当在次学年寒假前归档；教学部门和能按教学年度归档的部门应当在次学年寒假前归档；(三三)科研类档案和专

9、题性、成套性档案应当在项目完成后两个月内归科研类档案和专题性、成套性档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；(四四)重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。立卷归档制度立卷归档制度归档文件质量要求归档文件质量要求归档文件质量要求归档文件质量要求电子文件电子文件电子文件电子文件齐全齐全 与纸质文件配套的电子文件挂接齐全与纸质文件配套的电子文件挂接齐全v挂接电子文件 准确准确 挂接电子文件原文要求准确，避免张冠李戴；挂接电子文件原文要求准确，避免张冠李戴；电子文件应为最后的定稿

10、。电子文件应为最后的定稿。v双备份：办公自动化文件材料打印成红头纸质文件。办公自动化文件材料打印成红头纸质文件。v手续完毕：打印的纸质文件应加盖发文机关的公章打印的纸质文件应加盖发文机关的公章v录入信息准备：手工录入的案卷目录、卷内文件目准确无误手工录入的案卷目录、卷内文件目准确无误题名、文号、页题名、文号、页码、保管期限、时间等；码、保管期限、时间等；纸质文件材料要求纸质文件材料要求纸质文件材料要求纸质文件材料要求 卷内文件材料手续完备卷内文件材料手续完备 制作和书写材料利于长期保存，不能有红色、圆珠笔和纯蓝墨水书写。制作和书写材料利于长期保存，不能有红色、圆珠笔和纯蓝墨水书写。不能使用复印

11、件归档。不能使用复印件归档。立卷归档制度立卷归档制度文件材料的鉴定文件材料的鉴定文件材料的鉴定文件材料的鉴定剔除无保存价值的文件材料剔除无保存价值的文件材料：应归档的文件材料（含纸质和电子文件）应归档的文件材料（含纸质和电子文件）归档齐全完整，剔除不属于归档的文件材料；归档齐全完整，剔除不属于归档的文件材料；确定文件材料的保存价值确定文件材料的保存价值：根据学校工作需要和为国家积累历史文根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：化财富的需要，准确进行判断：永久：永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建

12、设、历史研究有长远利用价值；历史研究有长远利用价值；长期：长期：凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的；价值的；短期：短期：凡在短时期内对学校工作有查考价值的。凡在短时期内对学校工作有查考价值的。注注:具体文件的保管期限参见具体文件的保管期限参见西华大学部门归档范围及保管期限表西华大学部门归档范围及保管期限表立卷归档制度立卷归档制度文件材料的整理要求文件材料的整理要求文件材料的整理要求文件材料的整理要求1 1、密不可分的文件材料：、密不可分的文件材料：放在一起归档放在一起归档请示与批复：批复在前，请示在后；请示与批

13、复：批复在前，请示在后；排列顺序正件与附件：正件在前，附件在后；排列顺序正件与附件：正件在前，附件在后；结论与依据材料：结论性材料在前，依据性材料在后。结论与依据材料：结论性材料在前，依据性材料在后。2 2、不同年度的文件材料：、不同年度的文件材料：一般分年度立卷。一般分年度立卷。跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；集中年度立卷跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；集中年度立卷跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；跨年度会议文件放在开幕年度立卷。跨年度会议文件放在开幕年度立卷。3 3、专题性、成套性文件、专题性、成套性文件（教

14、学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按工作阶段、内容等分别组卷。案）按工作阶段、内容等分别组卷。4 4、编号：、编号：在有文字的页面非装订边的右下方编写页号在有文字的页面非装订边的右下方编写页号5 5、写备考表：、写备考表：填写卷内情况说明，无说明的也要填写立卷人姓名、检查人姓名、立填写卷内情况说明，无说明的也要填写立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作分管负责人。卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作分管负责人。6 6、超规格纸张、超规格纸张：超过超过A4A4的图纸、图表等文件材料应进行规范折叠

15、。的图纸、图表等文件材料应进行规范折叠。部门立卷归档制度部门立卷归档制度 教育部、国家档案局教育部、国家档案局高等学校档案管理办高等学校档案管理办法法第十六条规定第十六条规定：“高等学校实行高等学校实行档案材料档案材料形成单位、课题组立卷形成单位、课题组立卷的归档制度。立卷人应当的归档制度。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行整理组卷，编制页号或件号，律，对文件材料进行整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。查合格后向高校

16、档案机构移交。”部门立卷归档制度部门立卷归档制度（一）做好文件平时归卷工作（一）做好文件平时归卷工作“平时归卷平时归卷”：文件材料的平时管理文件材料的平时管理 集中、统一、分类管理。集中、统一、分类管理。具体做法：具体做法：每年初为本单位将要形成的文件分类分别准备一个卷盒；每年初为本单位将要形成的文件分类分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。好处：好处：方便平时文件的管理和利用方便平时文件的管理和利用 便于第二年文件整理归档便于第二年文件整理归档 内部科室少的单位，由兼职档案员集中进行平时归卷工作；内部科室少的单位，由兼职档案员集中进行平时归卷工作；不同规模单位的操作不同规模单位的操作内部科室多、规模较大的单位，可以分科室分别做好本科室内部科室多、规模较大的单位，可以分科室分别做好本科室 文件材料的平时归卷工作，第二年统一由兼职档案员立卷文件材料的平时归卷工作，第二年统一由兼职档案员立卷 归档。归档。部门立卷归档制度部门立卷归档制度（二）文件立卷归档流程（二）文件立卷归档流程1 1文件材