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1、公文培训讲义公文培训讲义2008年8月一、公文定义一、公文定义 公文公文：是指企业在行政管理过程是指企业在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。工具。今天重点讲的是应用文书，是企业今天重点讲的是应用文书，是企业及个人在处理公务事务中应用的具有一及个人在处理公务事务中应用的具有一定格式的文体的总称。定格式的文体的总称。二、公文种类二、公文种类 GBT9704-1999通用公文有通用公文有13个文种：命令、决个文种：命令、决定、公告、通告、定、公告、通告、通知通知、通报、议案、通报、

2、议案、报告、请报告、请示示、批复、意见、批复、意见、函、会议纪要函、会议纪要。按照行文方向可以分为：下行文、上行文、平行按照行文方向可以分为：下行文、上行文、平行文。文。下行文包括：命令、决定、公告、通告、下行文包括：命令、决定、公告、通告、通知通知、通报、批复通报、批复上行文：议案、上行文：议案、请示、报告请示、报告平行文：平行文：函函意见、意见、会议纪要会议纪要可以用于可以用于“上、下、平上、下、平”三种行三种行文。文。三、公文格式三、公文格式 通用公文采用通用公文采用A4纵向纸型（纵向纸型（22行、行、28个字）个字）标题：宋标加黑标题：宋标加黑2号字，居中。标题一般不号字，居中。标题一

3、般不用标点符号。正文：仿宋体、用标点符号。正文：仿宋体、3号字号字 四、写好公文技巧四、写好公文技巧（一）把握公文两个定位（一）把握公文两个定位1、公文是公务文书，主要受众是各级领导和机公文是公务文书，主要受众是各级领导和机关部门，是一种具有法律效力的工具。关部门，是一种具有法律效力的工具。2、公文不同于宣传报道，更不同于文学作品。、公文不同于宣传报道，更不同于文学作品。四、写好公文技巧四、写好公文技巧（二）写好公文四大要素：主题、结构、（二）写好公文四大要素：主题、结构、材料、语言材料、语言 主题主题-灵魂灵魂 结构结构-骨骼骨骼 材料材料-血肉血肉 语言语言-细胞。细胞。四、写好公文技巧四

4、、写好公文技巧、拟好标题（表达主题）、拟好标题（表达主题）标题的三要素：发文机关名称、事由、文种。标题的三要素：发文机关名称、事由、文种。四、写好公文技巧四、写好公文技巧2、结构完整（遵循格式）、结构完整（遵循格式）结构要求：严谨、完整、统一。结构要求：严谨、完整、统一。四、写好公文技巧四、写好公文技巧3、语言要求、语言要求准确：语言含义清楚，词语内涵外延明确。准确：语言含义清楚，词语内涵外延明确。简洁：语言简明扼要，没有多余的话。简洁：语言简明扼要，没有多余的话。平实：平易、实在、朴素、规范。尽量不要修饰，平实：平易、实在、朴素、规范。尽量不要修饰，减少形容词、比喻句等。减少形容词、比喻句等

5、。公文具有独特的专用语言。包括：开头用语（根公文具有独特的专用语言。包括：开头用语（根据、为了、关于、按照）；承启用语（根据据、为了、关于、按照）；承启用语（根据决决定、现将定、现将报告如下）；称谓用语（我部、贵处、报告如下）；称谓用语（我部、贵处、本部门）；结尾用语（当否，请批准、请审阅、本部门）；结尾用语（当否，请批准、请审阅、特此函复、特此通告）。特此函复、特此通告）。四、写好公文技巧四、写好公文技巧4、材料要求（服务于公文需要）、材料要求（服务于公文需要）把握公文材料四个环节：材料占有、鉴别、把握公文材料四个环节：材料占有、鉴别、选择、使用。选择、使用。五、实例讲解五、实例讲解 1、公

6、文模板介绍公文模板介绍2、公文系统应用公文系统应用公文系统讲解公文系统讲解三大目的三大目的如何主如何主办公文公文 撰写公文撰写公文如何会如何会办公文公文 批办公文批办公文如何如何查询公文公文 文档查阅文档查阅五个五个难点点窗口屏蔽窗口屏蔽问题解决解决串会（并会）；主送（抄送）理解和差异串会（并会）；主送（抄送）理解和差异填加附件操作填加附件操作会会办意意见列表及最新附件列表及最新附件查看操作看操作修改公文，留下修改痕迹操作修改公文，留下修改痕迹操作公文系统讲解内容公文系统讲解内容1.公文管理系统功能模块介绍公文管理系统功能模块介绍2.上线上线10个文种相关知识（术语名词）个文种相关知识（术语名

7、词）3.10个文种流程介绍个文种流程介绍4.重要概念重要概念公文管理系统功能模块公文管理系统功能模块公文系统公文系统待处理作业待处理作业主办作业主办作业会办作会办作 业业总收发作业总收发作业 查询当前待处理作业查询当前待处理作业 收文后进行下一步处收文后进行下一步处 理理公文创稿，呈送出去公文创稿，呈送出去从待处理作业进入处从待处理作业进入处 理理从待处理作业进行收文，从待处理作业进行收文，进行会签、批办，并做进行会签、批办，并做移文或送回等处理移文或送回等处理 收外来文：录入、传送下收外来文：录入、传送下一单位进行处理一单位进行处理发文：发布、存档发文：发布、存档答疑、监控答疑、监控、分析报

8、告、分析报告 上线公文相关知识上线公文相关知识名名 词词说说 明明公文流水号公文流水号 公文流水号是公务系统按照公文主办人所在部门、时间年份和公文流水号是公务系统按照公文主办人所在部门、时间年份和公文种类自动产生的流水号码，用来在信息系统内标记当前文公文种类自动产生的流水号码，用来在信息系统内标记当前文稿的号码稿的号码,并作为电子存档编号。如（并作为电子存档编号。如（QS-001-A100-2005-0001)表示人事行政部表示人事行政部2005年第一份请示。（注意：该号码不是年第一份请示。（注意：该号码不是文件、制度的发文编号，但作为纪要发文号及电子存档号码文件、制度的发文编号，但作为纪要发

9、文号及电子存档号码）主办人员主办人员 公文创稿人员公文创稿人员，即公文的最初启动人员，一般也是最终结存人，即公文的最初启动人员，一般也是最终结存人员员会办人员会办人员 公文流转过程中除主办人员外涉及的批办人员公文流转过程中除主办人员外涉及的批办人员 总总收发人员收发人员发布文件、制度及日常管理公文系统人员（办公室文秘及超级发布文件、制度及日常管理公文系统人员（办公室文秘及超级用户）用户）模糊查询模糊查询 功能按钮，进行多项条件查询的设定功能按钮，进行多项条件查询的设定 页签页签 将不同的操作单独放在一个页签中供用户操作将不同的操作单独放在一个页签中供用户操作 讯息讯息 许多重要操作用红色文字提

10、示用户操作是否成功还是失败许多重要操作用红色文字提示用户操作是否成功还是失败 10个文种对应简码及流水号编个文种对应简码及流水号编码规则码规则序号序号公文种类公文种类对应简码对应简码1公司文件WJ2规章制度ZD3会议纪要JY4请示报告QS5工作联系函LX6介绍信申请JX7印章申请YJ8外来文WL9合同协议HT10授权委托书SQ编码规则：公文种类简码+公司编码专业编码年号流水编码举例：WJ-001-A120-2005-0012?QS-500-A110-2005-00096、网上公文流转流程及异常流程介绍（控股公司）公司文件：公司文件：主办创稿主办创稿部长审核部长审核送人事行政部长送人事行政部长（

11、送会办单位会签）（送会办单位会签）（送董事长审核）（送董事长审核）批示或会签后送回主办批示或会签后送回主办主办定稿送总发文主办定稿送总发文总发总发文结存并将文件发布到内部网。文结存并将文件发布到内部网。规章制度：规章制度：主办创稿主办创稿部长审核部长审核送相关单位征求意见或会审送相关单位征求意见或会审企划部长企划部长审核审核（送董事长审核）（送董事长审核）制度管控人制度管控人送回主办结存送回主办结存 制度管控人发制度管控人发布于内网布于内网会议纪要：会议纪要：主办创稿主办创稿部长审核部长审核（送相关单位会审）（送相关单位会审）（送董事长审（送董事长审核）核）送回主办结存送回主办结存发布人在内网

12、发布发布人在内网发布请示及报告：请示及报告：主办创稿主办创稿主管审核主管审核（送董事长审核）（送董事长审核）返回主办结存返回主办结存工作联系函：工作联系函：主办创稿主办创稿主管审核主管审核送会办单位会签送会办单位会签会签后送回主办会签后送回主办主办结存主办结存介绍信申请：介绍信申请：主办主办创稿创稿主管审核主管审核送文秘人员送文秘人员送出差所在地文秘人员送出差所在地文秘人员送回主办结存。送回主办结存。印章申请：印章申请：主办主办创稿创稿部长审核部长审核(公司领导审核公司领导审核)送印章管理人用印送印章管理人用印主办结存。主办结存。外来文处理：外来文处理：扫描扫描主办创稿主办创稿主管审核主管审核

13、(公司领导审核公司领导审核)主办结存。主办结存。合同协议：合同协议：主办主办创稿创稿主管审核主管审核律师审核律师审核(公司领导审核公司领导审核)主办定稿主办定稿（送印章管理人用印）（送印章管理人用印）主办结存。主办结存。需明确关键概念需明确关键概念串会串会一次一个依次传送给参与流程审批和办理人员，根据主办意一次一个依次传送给参与流程审批和办理人员，根据主办意见或根据流程参与者的意见往下传递见或根据流程参与者的意见往下传递并会并会一次同时发送给多个参与流程审批和办理人员，审批和办理一次同时发送给多个参与流程审批和办理人员，审批和办理后只能送回发出人，由发出人确定下一步后只能送回发出人，由发出人确

14、定下一步主送主送主送接收人必须处理并回复，特点是流转图中直接显示主送接收人必须处理并回复，特点是流转图中直接显示 抄送抄送接收人只需要查看，不必处理，特点是流转图中不直接显示，接收人只需要查看，不必处理，特点是流转图中不直接显示，显示画面没有会办权限显示画面没有会办权限呈送呈送从主办发出公文从主办发出公文移文移文会办人员将公文送出（不是主办）的操作会办人员将公文送出（不是主办）的操作送总送总发文发文主办将公文直接送总发文（文件）主办将公文直接送总发文（文件）送回送回串会中送回主办即拟稿人（定稿、结存串会中送回主办即拟稿人（定稿、结存、承办、承办)并会中只有送回一个按钮，返回上一级发出者并会中只有送回一个按钮，返回上一级发出者