中电天堃行政人事管理制度.docx

1、中电天堃行政人事管理制度中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司行政人事管理制度（修订版）二0一六年九月 制度汇编目录1. 总则1.1 为健全中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司（以下简称：中电天堃）及相关项目公司的行政管理规范，确保科学、规范地运作，特制定本制度。1.2 公司实行岗位责任制，坚持因事设岗、定岗定编、责权对等、分工协作、统一指挥的原则。2. 行政管理制度2.1 会议管理制度2.1.1 经营决策会议1.由总经理主持，召集副总经理以上人员及总经理指定的列席人员参加。根据工作需要临时召开。2.会议的主要议题：.传达中电天堃相关高层会议、文件精神及高密级会议、文件内容。.商讨、提拟公司发展

2、战略和规划、重大经营决策等。.讨论研究公司组织架构设置、变更和经理级以上人事任免安排、变动。.讨论决定公司各部门、各项目重大工作部署，以及重要决议、决定和制度。.讨论决定其它重要事项。3.会议议题由总经理提拟，讨论决定重大事项时上报董事长审批或提请董事、股东审议。4.由指定人员记录。记录人员整理成总经理办公会议纪要提交行政人事部经理初审后呈送会议主持人签发；涉及重大经营管理决策和制度、流程修订等重大事项的会议纪要，应报董事会会审议批准。5.对会议已决议事项，应在会议记录中标注“决议”字样。2.1.2 部门经理办公会议1.主要会议形式包括公司例会、现场办公会、经营管理会议、专题会议等。2.由总经

3、理或者其委托的副总经理主持，召集本公司经理级以上人员及总经理指定的列席人员参加。3.公司例会每周召开一次，以总结各部门本（上）周工作、安排下（本）周主要工作为议题。4.会议主要议题：.传达和讨论公司重要文件、会议精神，研究商讨各部门贯彻落实方案和措施。.讨论通过公司各项业务工作的决议、决定和制度。.公司例会:由各部门汇报本周工作进展情况，分析未按计划完成的原因，找出问题所在，研究解决问题的办法；现场研究、部署、落实各部门下周工作安排。.专题会议要围绕专题的内容开展讨论、研究、安排部署相关工作并做出决议。相关部门应就专题核心问题认真做好会议准备。.行政秘书有责任跟进每部门工作落实情况，并将会议主

4、题、解决方案、遗留问题、责任人等制表报总经理审阅，做会前议题准备。.讨论决定其他事项。5.部门经理会议由行政秘书负责记录并整理写成会议纪要 2.1.3 部门（或项目）会议1.主要会议形式包括：部门例会、部门业务会议（如：工程技术会议、营销会议、策划会议、业务拓展会议、安全工作会议、行政人事会议）等。2.部门例会:每个部门召开工作例会，会议时间由各部门自行确定，根据公司例会精神，落实本部门本周工作计划完成情况，并有针对性地调整或者改进工作方法，确保计划顺利开展；安排本部门下周工作，责任到人。3.由会议主持人指定专人负责记录，重要内容应将会议纪要报总经办备案。4.会议主持人应在会议开始后将会议议题

5、、议程等进行必要的说明；会议进行中，主持人应根据会议进程对会议进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和终止与主题无关的发言，以确保议程顺利推进和会议效率；属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论或形成决议。2.1.4 会议管理1.中电天堃会议分为普通会议和电话会议。2、行政人事部负责会议制度的执行及监督。3会议召集（主持）人或主办部门有权对违反本制度的行为提请行政人事部按章处罚。4.会议召开一般采用电话通知。如果对会议议题、须准备的会议资料、会务安排需作特别说明的会议，应采取书面通知。5.会议提拟部门应提前做好会议资料（如：会议议程、议题、相关材料、与会人应提交的资料等）的准备工作

6、。6.会议室的使用及电话会议设备的使用由行政部门统筹安排，前台应提前做好会务准备工作，如：布置会场、准备会议器材、茶具茶水等会议所需的设施及用品。6.会议主持人提前10分钟到场，检查会议准备相关情况；参会人员提前5分钟到会，必要时在签到表上签到。如有特殊原因可能出现迟到或缺席，须提前向总经理或者会议主持人说明原因并获得批准，无故迟到或者早退者每人每次罚款100元，凡未请假而无故缺席者每人每次罚款200元。7.会议记录人员应采用实录风格记录会议内容，根据需要在会后24小时内整理成会议纪要；重要会议的纪要以及会议议题、相关文件须归档管理。8.部门经理以上的会议决定办理的事项，由行政人事部督办并向总

7、经理汇报工作进展情况。9.参会人员不得在会场接听电话，手机必须关闭或者调整到静音、振动状态，如有要事必须接听，则须离开会场。10.附表1中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司会议室使用申请单一申请使用部门：会议性质：与会人数：使用时间： 月 日 时至 时需提供服务项目：申请人： 负责人：二批准安排会议室：备注：安排人：2.2 公文处理制度2.2.1 总 则1.为使公司的文件处理规范化、制度化、提高行政办公效率，特制定本规范。2公文处理包括公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 3公文处理必须严格执行公司保密制度。 4各部门（项目）的负责人务必高度重视公文处理工作，

8、模范遵守本制度，并加强对本部门公文处理工作的领导和检查，公文处理工作将作为主要负责人管理业绩考核的依据之一。5行政人事部是本公司公文管理和执行机构，负责指定专人接收和传送公司往来公文和公文处理工作。2.2.2 公文种类公文分为正式（红头）文件与工作通联函两大类。其中：正式文件主要包括重要规章制度、重大经营管理决策、行政组织变更、重要人事任免、重大奖惩决定、向政府部门行文的发布等。工作通联函主要用于日常工作中具体事项的沟通与备忘，不具备正式文件的行政效力，但对具体工作有一定的指导性或强制性。 2.2.3 公文格式2.2.3.1 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识（其中正式公文为

9、红头）、发文字号、标题、主送单位（部门）、正文、附件说明、发文单位、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。2.2.3.2 具体要求 1.公文密级分为：普通、秘密（A）、机密（AA）、绝密（AAA），其中机密和绝密等级的公文应当标明份数序号。2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。3.与其他项目联合行文，主办单位排列在前。4.公文发文字号应包括单位（部门）代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位（部门）发文字号，如公文为“中电天堃字201601号”、通联函为“中电天堃函（TK-2016001）”。5.公文标题应当准确简要地概括正式文件的主要内容并标明正式文件的种类，除法规、规章

10、、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。6.主送单位（部门）指正式文件的主要受理单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。 7.正式文件如有附件，应当注明附件顺序和名称。 8.正式文件凡涉及到人事任免时应先任后免，凡涉及规章制度出台的，应明确制度的生效时间和原相关制度、文件（具体到原发文单位、文号、主题）的废止。9.正式文件除会议纪要以外，应当加盖发文印章。联合上报的正式文件，由主办单位（部门）加盖印章；联合下发的正式文件，发文单位（部门）都应当加盖印章。 10.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位（部门）负责人的签发日期为准。11.正式文件如有附注（需要说明的其他事项

11、），应当加括号标注。 12.抄送（报）单位（部门）指除主送单位（部门）外需要执行或知晓正式文件的其他单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。13.文字从左至右横写、横排。 14.正式文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），要求上下页边距统一为2.54cm，左页边距为2.8cm，右左页边距为2.5cm。左侧装订。张贴的正式文件用纸大小，可根据实际需要确定。 15.正式文件中各组成部分的标识规则，参照以下范本标准执行。中电天堃内部工作通联函中电天堃函（TK-20160001）致：各部门报：陈健总经理由：行政人事部主题：关于申请*的函内容：正文（略）特此申请，当否，请批示。行

12、政人事部签发： 二OO七年三月一日主题词：XX XX XX 函主送：XX抄送：XX XX（共印XX份）会议纪要函头格式：中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司会议纪要（编号：中电天堃会议-2016001）会议时间：2016年月日下午地点：xxxx会议主持人：参会人员：整理人：会议内容：签发： 二OO七年三月一日主题词：XX XX XX 函主送：XX分送：XX XX（共印XX份）2.2.4 行文规则1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 2.需多个部门联合处理的工作事宜，相关部门对有关问题未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，上级单位（部门）应当责令纠正或撤销。 3.所

13、有发文，必须由行政部备档。4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位（部门），如需同时送其他单位（部门）的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位（部门）。 2.2.5 发文办理1.凡以公司名义发出的公文，由总经理审查签发。2.重要文件的最后草稿要留存在公司行政部，正式对外发文，行政部要存档一份。 3拟写公文，力求观点明确，表述简洁，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位（部门）的行文关系确定。 4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。5结构层次序数，第一层为“

14、一、”，第二层为“”，第三层为“1.”第四层为“”。6应当正确使用国家法定计量单位（部门）。7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。8公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。9正式（红头）文件审批流程上必须附有“内部签报表”（见附表2）。10所有文件必须统一经文控人员下发，文控人员应建立“发文登记表”（见附表3），将发文时间、文件类别、文件内容、经手人、文号、收文单位（部门）等内容详细列明，文件送交当事人后由收件人签

15、名确认。无法直接送交文件的外地，可采取传真方式送达，文控人员应在传真后电话询问文件是否完整收到及收件人姓名，并代为在“发文登记表”上登记。2.2.6 收文办理1.凡送达公司的公文（直接下达公司下属部门的除外），由文控专员签收、登记、分办、传阅、催办。2文控专员收文后需附贴收文专用笺，写清拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，除公文正文本身提出了要求办理的时限外，一般公文办理时限为3个工作日，急件为1个工作日（注明“急件”字样）。对不符合本办法规定的公文，经文控部门负责人批准后，可以退回呈报单位（部门）并说明理由。3承办部门收到交办的公文后应当按时办理，

16、不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以书面说明。对不属于本单位（部门）职权范围或者不宜由本单位（部门）办理的，应当及时退回交办的文控部门并说明理由。4审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人“已阅”视为同意；没有请示事项的，“已阅”表示已阅知。5送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文控人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。6各部门在收到文件后，应根据文件内容张贴或交相关人员传阅（传达），并由文控部门回收存档。文控人员及文件阅知人员必须严格对文件按保密制度保守秘密，集团对任何泄密者都将做

17、出严肃处理。2.2.7 公文管理1.公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 2.归档范围内的公文应当确定保管期限（原则上以1年为期），按照有关规定定期向档案部门移交。3不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经文控部门负责人批准，可以销毁。4销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密（密级：AAA级）公文应当进行登记。5单位（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理。单位（部门）撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定档案部门。6工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移

18、交、清退。2.2.8 印章管理办法2.2.8.1 总则1.印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为维护公司的利益，特制定本办法。2.公司总经理全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用。2.2.8.2 印章的领取和保管1.公司各类印章由总经理安排保管和使用。2.印章保管人必须妥善保管印章，不得转借他人。3.公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。4.印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。5.本公司印章的刻

19、制必须向总经理提出申请并获得批准后方可刻制，由行政人事部统一安排刻制。6. 公章、合同专用章应由行政人事部统一管理；财务专用章、发票专用章和法人章由财务部负责管理。各类印章的管理部门必须设专人妥善保管印章，保管人不得随意将印章转给他人代管。若保管人请假或休假，须经总经理授权临时保管人，并做好交接工作。2.2.8.3 印章的使用1.公司各级人员使用印章时须按要求填写“（借）用印审批单”（见附表4），将其与所需印的文件一并上报总经理或其授权人审批。2.经总经理或其授权人审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。3.印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对

20、，经核对无误的方可盖章。4.在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。5.涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。6.财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。7.“（借）用印审批单”作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后归档。8.印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写“（借）用印审批单”，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。2.2.8.4 责任1.印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向总经理报告。2.任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。3.违反本办

21、法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。2.2.8.5 附则本办法解释权归公司总经理。2.2.9 附表附表2 中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司内部签报呈报日期编号【201 】 号经办人所在部门电话标题正文是否 用章用章名称公章 财务章 法人名章 合同专用章 附件经办部门意见相关部门会签意见财务部会签意见分管领导会签意见总经理审批意见首席执行官审控中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司内部签报及用印审批呈报日期编号【201 】 号经办人所在部门电话标题正文拟用章用途说明是否 用章用章名称公章 财务章 法人名章 合同专用章 序号盖章数量

22、拟用印文件名称送达单位附件经办部门意见相关部门会签意见财务部会签意见分管领导会签意见 总经理审批意见首席执行官审控附表3办公室发文登记表发文（函）时间类别文（函）件内容经手人文（函）号收文单位附表4中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司（借）用印审批单经办人申请日期拟用章用途说明用章类型公章盖章 财务章盖章 合同章盖章 法人章盖章公章外借 财务章外借 合同章外借 法人章外借序号盖章数量拟用印文件名称送达单位1234部门负责人审核行政人事部审核法务审核（仅限于合同类）财务部审核（仅限于付款类文件）分管副总审批总经理审批董事长审批2.3 办公设备管理制度2.3.1 电话的使用及管理办法为加强公司的办

23、公电话管理和监督，特制定本办法。1.接打电话应简短扼要，注意语气平和客气、语态稳重有礼、语调轻柔适度、语言亲切简练。2.来话要及时接听，勿让铃声超过三遍，迟接电话应表示歉意。3.总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。4.前台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，中电天堃”；当对方告知分机电话时，说：“请稍等!”；如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”或者准确记录、转告电话内容，主动帮助解决来电要求，及时转告并督促同事回电；接听内线电话的用语为：“您好，前台!”；其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。5.拨打外线电话时禁止使用免提键，以免影响其他人员办公。6.公务

24、长途，前台接待人员应注意收集电信相关优惠政策，并及时打印、张贴在公司告示板上，以控制长话成本，如提示打长途“加拨17909”。7.公司不允许员工在公司拨打私人长途电话，拨打户口所在地或者家乡公务长途电话应特别说明，否则按私人电话处理，将按该话费金额双倍罚款。2.3.2 网络的管理规定为规范公司网络管理，确保网络资源高效安全的使用，特制定本办法。1.公司办公区网络资源只能用于工作。任何员工均不得在网络上从事与工作无关的事项，也不允许将任何与工作无关的信息投放在本公司内部网络上。严禁利用公司网络进行任何与工作无关的内容，如网络游戏、浏览图片、欣赏音乐、网络聊天、抄股、抄基金、买卖外汇黄金等内容。2

25、.严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。3.任何部门和个人应高度重视保护公司的技术秘密和商业秘密，对于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。4.网络及计算机的使用，要严格遵照相关说明和操作规程。定期进行杀毒软件的升级，保证网络使用安全。5.处罚规定：.对于蓄意破坏网络正常运行，蓄意窃取网上秘密信息的个人，予以辞退处理，并依法追究法律责任。.对于在公司网上散布淫秽的、破坏社会秩序的言论或政治性评论内容的个人，作辞退处理，情节严重者将移交司法机关。.对于利用公司网络玩网络游戏的个人，依情节轻重处于降薪、降职、辞退等处理。.对于由管理不善引起公司秘密泄

26、露的责任人，予以罚款、降薪、降职等处理；对于私自更改网络结构 ，予以罚款、降薪等处理。2.3.3 电脑、打印机、复印机、传真机的管理措施1.操作电脑时要规范，禁止猛敲猛打，注意开关机顺序和间隔时间，勿在开机后随意插拨设备连接线。2.每天下班前必须关闭主机和显示器及插座全部电源，一次未关闭的将处以50元罚款，造成事故的追究本人及部门负责人责任。3.禁止私自安装与工作无关的软件，严格控制外来软盘的使用，严禁在微机中播放非工作用光盘，避免计算机感染病毒。4.严禁非本单位操作人员（包括家属、子女）使用电脑（工作需要除外），否则引发事故由准许人员负责。5.保持电脑设备的完整、清洁，勿将口杯、抹布、录音机

27、等靠近电脑放置。6.配备打印机、复印机、传真机的部门应指定专人负责，禁止他人随便使用。2.3.4 用品管理制度2.3.4.1 用品领用的基本规定1.按公司采购制度的规定，办公用品由行政部安排专人统一采购、设专人保管，各部门按需领用、分摊费用。2.各部门可直接向保管人登记领用消耗性办公用品。消耗性办公用品包括：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、橡皮筋、橡皮擦、笔记本、复写纸、复印纸、便条纸、大小信纸、夹子、印油、圆珠笔、针书针、水笔芯及报销单、借款单、出差申请单表格等。以上办公用品以外的属管制性消耗品和管制品。每月20-25日期间由各部门按需填写“管制性用品领用申请单”（附表5），部门负责

28、人签字同意后交行政人事部用品保管人员办理申请和采购手续。管制品包括：剪刀、美工刀、订书机、削笔刀、钢笔、计算器、各型号尺、印台、文件框、笔筒、移动存储硬盘、U盘等。管制品如有损坏，可以旧换新，如遗失，由领用人自购赔偿。3.行政人事部用品保管人员每月底根据各部门“管制性用品领用申请单”和用品实际库存情况做出“采购计划”（附表6）报行政人事经理审批；采购专员按公司“采购管理办法”相关规定，根据批复的“采购计划”安排用品的采购和印刷。4.所有用品的领用必须由领用人亲自登记“用品出入库存登记簿”，其他人代领的必须注明物品使用人，领用时注明领用数量并亲笔签名。5. 凡公司印刷品一律由行政人事部按公司VI

29、系统设计版样印制，但印刷厂家须三方报价选质优价廉者合作。6严禁将办公用品带出公司私用。7物品报废：资产设备和管制品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出“资产设备和管制品报废申请表”（附表7），经部门负责人审核，并报行政和财务负责人签字同意后，到用品保管员处办理报废注销手续。10、各种用品应酌量库存。库存量可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）设定，尽量以不积压、不浪费为原则。2.3.4.2 附表附表5中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司 管制性用品领用申请单物 品金 额备 注类别名称规格数量单位单价总价合 计部 门： 年 月 日行政负责人： 部门负责人： 领用人：附表6中电天堃（三亚）投资管理有限责任公司采购申请 日期：品名型号规格历史价库存量单价数量金额备注用品保管人： 行政人事部：财务部： 项目总经理：附表