应收账款管理制度3.docx

1、应收账款管理制度3应收账款管理制度3应收账款管理制度第一章:总则笫一条:为保证公司资金安全，防范经营风险，并尽可能的缩短应收账款占用 资金的时间，加快资金周转，提高资金的使用效率，特制定本制度。第二条:本制度所称应收账款，主要指发出产品代销或经销合同期内所产生的 应收账款。笫三条:应收账款的管理部门为公司的财务部和销售部，财务部负责数据传递 和信息反馈，销售部负责客户的联系和款项催收，财务部和销售部共同负责客户信 用额度的确定。第二章:客户信用管理制度笫四条:信息管理基础工作的建立山销售部完成，销售部应在收集整理的基础 上建立以下儿个方面的客户信息档案一式两份，由部门经理复核签字后一份保存于

2、公司办公室，一份保存于销售部，客户信息档案包括：A、 客户基础资料:即有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电 话、所有者、经营管理者、法人代表及相关背景，与本公司交往的时间，业务种类 等。这些资料是客户管理的起点和基础，山负责市场产品销售的业务人员对客户的 访问收集来的；B、 业务状况:包括客户的销售金额、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞 争者的关系及与山货公司的业务关系和合作情况；C、 交易现状:主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、 未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、财务状况、信用状况等。笫五条:客户的基础信息资料山负责各系统的业务员负责收集，凡与本公

3、司交 易次数在 两次以上，且单次交易额达到1万元人民币以上的均为资料收集的范 围，时间期限为达到上述交易额第二次交易后的一月内完成并交部门经理汇总建 档。笫六条:客户的信息资料为公司的重要档案，所有经管人员须妥慎保管，确保 不得遗失，如因公司部门岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的主 要部分，凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。第七条:客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况，随 时汇总整理后交部门经理定期予以更新或补充。第八条:实行对客户信用额度的定期确定制，成立由负责各系统的业务员、部 门经理、销售总监和财务经理、在总经理（或主管销售的副总经理）的主持下成

4、立公 司“客户信用管理委员会”，按季度对客户的信用额度、信用期限进行一次确定。第九条：“客户信用管理委员会”对市场客户的资信状况和销售能力在业务人 员跟踪调查、记录相关信息资料的基础上进行分析、研究，确定每个客户可以享有 的信用额度和信用期限，建立信用额度、期限表，山销售部和财务部各备存一 份。笫十条;初期信用额度的确定应遵循保守原则，根据过去与该客户的交往情况 （是否通常按期回款）。凡初次代销信用的新客户信用度通常确定在正常信用额度和 信用期限的50%,如新客户确实资信状况良好，须提高信用额度和延长信用期限的 必须经“客户信用管理委员会”形成一致意见报请总经理批准后方可。第十一条:客户的信用

5、额度和信用期限原则上每季度进行一次复核和调整，公 司客户信用管理委员会应根据反馈的有关客户的经营状况、付款情况随时予以跟踪 调整。笫三章:产品代销的管理第十二条:在市场开拓和产品销售中，凡利用信用额度代销的，必须由经办业 务员先填写代销请批单，由部门经理严格按照预先每个客户评定的信用限额内 签批后运营支持及供应链部方可凭单办理发货手续；第十三条:财务部主管应收账款的会计定期对照信用额度期限表核对应收 账款的回款和结算情况，严格监督每笔账款的回收和结算。超过信用期限10天内 仍未回款的，应及时通知主管的财务部经理，山财务经理汇总并及时通知销售部立 即联系客户清收。第十四条:凡前次销售未在约定时间

6、结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的 资金担保外，一律不再发货。第十五条:业务员在签订合同和组织发货时，都必须参考信用等级和信用额度 来决定销售方式，所有签发代销的销售合同都必须经主管副总经理签字后方可盖章 发出。笫十六条:对信用额度在5万元以上，信用期限在60天以上的客户，部门经理 和销售总监每半年应不少于走访一次。在客户走访中，应重新评估客户信用等级的 合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级。笫四章:应收账款监控制度第十七条:财务部应于每月5日前提供一份当月尚未收款的应收账款帐龄明 细表，提交给销售部、主管销售的副总经理。III相关业务人员核对无误后报经总 经理批准进行账款回

7、收工作。该表山业务员在出门收帐前核对其正确性；笫十八条:销售部应严格对照信用额度表和财务部报来的帐龄明细 表，及时核对、跟踪代销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络和 反馈信息给销售总监。第十九条:业务人员在与客户签订合同或协议书时，应按照信用额度表中 对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相 关账款的催收和联络。如超过信用期限者，按以下规定处理：超过10-30天时，由经办人上报部门经理和销售总监，并电话催收；超过31-60天时，山销售总监上报主管副总经理，派员上门催收，并扣经办人 该票金额20%的相应收入；超过61-90天时，并经催收无效的，山销售总

8、监报总经理批准后作个案处理， 并扣经办人该票金额50%的相应收入；第二十条:财务部应于月后5日前向销售部、主管销售的副总经理（总经理）提 供一份当月尚未收款的应收账款帐龄明细表，该表山相关业务人员核对后报经 业务主管销售的副总经理（总经理）批准后安排进行账款回收工作。笫二十一条:业务员在外出收帐前要仔细核对客户欠款的正确性，外出询需预 先安排好路线经业务主管同意后才可出去收款;款项收回时业务员需整理已收的账 款，并填写应收账款回款明细表，若有折扣时需在授权范围内执行，并书面陈述原 因，山部门经理签字后及时向财务交纳相关款项并销账。第二十二条:清收账款曲销售部统一安排路线和客户，并确定返回时间，

9、业务 员在外清收账款，每到一处客户，无论是否清结完毕，均需随时向部门经理电话汇 报工作进度和行程。笫二十三条:业务员收帐时应尽量收取银行票据，避免现金，若收取银行票据 时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并 重新办理。若收汇票时需客户背面签名，并查询银行确认汇票的真伪性;如为汇票 背书时要注意背书是否清楚，注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致，背书 印章是否为发票印章。第二十四条:收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题，在业务 权限内时可立即同意，若在权限外时需立即汇报主管，并在不超过3个工作日内给 客户以答复。如属价格调整，回公司应立即填写价格

10、调整表告知相关部门并在相关 资料中做好记录；笫二十五条:业务人员在销售产品和清收账款时不得有下列行为，一经发现，一律予以开除，并限期补正或赔偿。1、 收款不报或积压收款。2、 退货不报或积压退货。第五章:坏账管理制度第二十六条:业务人员全权负责对自己经手代销业务的账款回收，为此，应定 期或不定期地对客户进行访问（电话或上门访问，每月不得少于两次），访问客户 时，如发现客户有异常现象，应自发现问题之日起1日内填写“问题客户报告 单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏帐申请书”呈请批准，由部门经理 审查后提出处理意见，凡确定为坏帐的须报经主管销售的副总经理（总经理）批准后 按相关财务规定处理。

11、第二十七条:业务人员因疏于访问，未能及时掌握客户的情况变化和通知公司，致使公司蒙受损失时，业务人员应负责赔偿该项损失25,以上的金额。（注:疏 于访问意谓未依公司规定的次数，按期访问客户者。）笫二十八条:销售部应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收账款，应山各个经办人将未收款的理由，详细陈述于帐龄分 析表的备注栏上，以供公司参考，对大额的逾期应收账款应特别书面说明，并提出 清收建议，否则此类账款将来因故无法收回形成呆帐时，业务人员应负责赔偿-, 以上的金额。笫二十九条:业务员发现发生坏帐的可能性时应争取时效速报部门经理，及时 采取补救措施，如客户有其他财产可供作

12、抵价时，征得客户同意立即协商抵价物价 值，妥为处理避免更大损失发生。但不得在没有担保的情况下，再次向该客户发 货。否则相关损失III业务员负责全额赔偿。第三十条：“坏帐申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓 名、营业地址、电话号码等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实，不能收回 的原因等，做简明扼要的叙述，经部门经理及销售总监批准后，连同账单或差额票 据转交财务部处理。第三十一条:凡发生坏帐的，应查明原因，如属业务人员责任心不强造成，于 当月份讣算业务人员销售成绩时，应按坏账金额的-%先予扣减业务员的业务提 成。第六章:应收账款交接制度第三十二条:业务人员岗位调换、离职，必须对

13、经手的应收账款进行交接，凡 业务人员调岗，必须先办理包括应收账款在内的工作交接，交接未完的，不得离 岗，交接不清的，责任由交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。第三十三 条:凡主动提出离职的，应提前30日向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办 理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，山此给公司造成损失的，将 依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期 前要交接完成，若交接不清乂离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任；笫三十四条:业务员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款 的承诺担保，若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理

14、离职；第三十五条:离职业务员经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不 影响离职手续的办理，其追诉工作III接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无 效。第三十六条：“离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误 后双方签字，并监交人签字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司档案存留一 份；第三十七条:业务人员接交时，应与客户核对账单，遇有疑问或账LI不清时应 立即向经理反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任；第三十八条:公司各级人员移交时，应与完成移交手续并经上级主管认可后， 方可发放该移交人员最后任职月份的薪金，未经主管同意而自行发放山出纳人员负 责；笫三十九

15、条:业务人员办交接时由部门经理监督;移交时发现有贪污公款、短缺 物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追诉民、刑事责 任；笫四十条:应收账款交接后一个月内应全部逐一核对，无异议的账款由接交人 负责接手清收，（财务部可随时与客户联系核对账II,以确定业务人员手中账单的 真实性。）；交接前应核对全部账目报表，有关交接项日概以交接清单为准，交接清单若经交接、接收、监督三方签署即视为完成交接，日后若发现 账LI不符时由接收人负责。第四十二条:本制度未尽事宜，曲销售部和财务部另行协商后补充。应收帐款管理制度为保证公司能最大可能的拓展市场以利于销售，同时乂要以最小的坏帐损失代 价来保证

16、公司资金安全，防范经营风险;并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时 间，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，规范应收帐款的日常管理和健 全客户的信用管理体系，对应收帐款在售前、售中、售后进行有效控制，特制定本 制度。一、销售、财务的监管（一） 、在销售合同中明确各项条款在与客户签订销售合同时，要注意以下事项，以避免日后处理应收帐款时与客 户产生分歧而带来经营风险：1、要严格检查以杜绝无效合同的出现。签订合同要符合“三性”（合法性、真 实性、可行性）和“五审查”（对方主体是否合格、授权代理是否合法、资信是否 保证、经营范围是否超出、合同结算方法和法定程序是否符合规定）。2、明确各 项交易条件，

17、如:价格、付款方式、付款日期（特别交待付款日期，如收款期到期时 能批复付款的决定人一定要注明，以防对方互相推托而推迟付款期）、发票的开具 事项、技术要求、运输情况等；3、 明确双方的权利和违约责任；4、 确定合同期限，合同结束后视情况再行签订；5、 加盖客户的合同专用章（避免个体行为的私章或签字）；（二） 、定期的财务对帐财务要形成定期的对帐制度，每个月必须同客户核对一次帐目，以免造成单 据、金额等方面的误差，给应收帐款的管理带来困难，避免双方财务上的差距像滚 雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象。同时，对帐之后要形成具有法律效应的 文书，如客户加盖公章回传等，而不是口头承诺。（三） 、减少赊

18、销运作方式销售人员为了迅速占领市场，或为了完成销售LI标而采取赊销结账的运作模 式。这种销售模式是客户拖欠应收货款的土壤，并极易造成呆、死帐的出现。我们 已制订了相应的销售奖励政策，鼓励销售人员采取现款现货等方式合作，尽量减少 赊销的方式。（四） 、建立信用评定、审核制度在实际工作中，真正能够做到现款现货的客户很少，我们要建立信用评定、审核制度，对不同的客户给予不同的信用额度和期限。对客户的信用管理要采 取动态的管理办法，即每月根据前期合作情况，对客户的信用情况重新评定。二、客户资信管理制度（一）、信息管理基础工作的建立信息管理基础匸作的建立山业务部门完成，公司业务部应在收集整理的基础上 建立

19、以下儿个方面的客户信息档案，一式两份，由业务经理复核签字后，一份保存 于公司总经理办公室，一份保存于公司业务部，业务经理为该档案的最终责任人。1、客户信息档案包括：A、客户基础资料:即有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电 话、所有者、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学 历、年龄、能力、经历背景，与本公司交往的时间，业务种类等。这些资料是客户 管理的起点和基础，由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问收集而来；B、 客户特征:主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营 政策、经营特点等；C、 业务状况:包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞

20、争力和市场地位、与竞 争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况；D、 交易现状:主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、 未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、账务状况、信用状况等。2、公司根据 用户信息档案、历史交易记录、年交易额等，对客户实行分类管理，划分为A、B、C、D四类。具体分类标准如下：A类用户：商业信誉良好，严格执行供销合同，货款及时归还。B类用户：商业信誉一般，无不良商业信用记录，资产质量欠佳，现金支付能力 不稳定，基本能按合同执行，偶有拖欠货款记录，经催收能归还。C类用户：业务量占公司总业务量比例很小，但乂必须保持业务往来关系之客 户，必须采取款到发货。D类用

21、户:产生遗留拖欠货款，必须及时清欠之客户。3、签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容， 都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。（二）、客户发生欠款的危险信号：在日常经营、管理中，客户出现的一些信息，对应收货款的安全性是有警示作 用的。如：1.办公地点111高档向低档搬迁；2.频繁转换管理层、业务人员，公司离职人员增加；3.受到其他公司的法律诉讼；4.公司财务人员经常性的回避；5.付款比过去延迟;经常超出最后期限；6.多次破坏付款承诺；7.经常找不到公司负责人；8.公司负责人发生意外；9.公司决策层存在较严重的内部矛盾，未来发展方向不明确；

22、10.公司有其他的不明确赢利的投资（投机）如:股票、期货等；11.不正常的不回复电话；12.开出大量的期票；13.银行退票（理由：余款不足）；14.应收帐款过多，资金回笼困难；15.转换银行过于频繁；16.以低价抛售商品（低于供货商底价）17.突然下过大的定单（远远超出所在区域的销售能力）；18.发展过快（管理、经营不能同步发展）。当客户岀现以上危险信息时，我们应采取果断、迅速的应变措施，可以降低应 收帐款的回收风险。三、销售人员的监管（一） 、加强销售人员的原则性：在实际的销售管理过程中，我们会感觉到销售人员总是帮助客户向公司索要更 多的利益。销售人员如何处理公司与客户的关系是一个重要的问题

23、。我们经常听 到：“双方要达到共赢”，可是要真正做到这一点谈何容易所以销售人员在同客 户维持良好的客情关系的同时，一定要加强他们的原则性，也就是销售人员的同情 心和职业道德之间的关系，不折不扣的执行公司制定的销售政策（应收帐款管理制 度）。（二） 、加强销售人员的回款意识：我们应该让销售人员培养成良好的习惯:货款回收期限前一周，电话通知或拜 访负责人，预知其结款日期;期限前三天确定结款日期，如自己不能如约，应通知 对方自己的某一位同事会前往处理，如对方不能如约，应建议对方授权其他人跟进 此款;在结款日一定按时前往拜访。1、 因为时间是欠款者的保护伞，时间越长，追收成功率越低:拖欠时间（月）1

24、2 3 6 9 12 24成功率（紛 93 85 73 57 42 25 132、 最后收款期限a、客户拖欠之日数，不应超过回款期限的1/3;如超过，应马上采取行动追讨;b、如期限是30夭,最后收款期限不能超过40天；C、如期限是60天,最后收款期限不能超过80天；d、如果不马上追讨，相当于将回款的机会让给别的公司，同时本公司的经营 风险就相应的提高。（三） 、加强销售人员终端管理、维护能力：建立一套行之有效的终端维护的管理办法，不仅可以降低经销商的经营风险， 确保应收货款的安全；同时也可以提升销售业绩，提高公司形象、产品形象在客户 心LI中的地位，这对及时清欠应收帐款都是有益的。（四） 、提

25、高销售人员追款技巧：销售人员在成功追收帐款中扮演着很重要的角色，在日常工作中要加强销售人 员在这方面的培训：1.运用常识；2.追讨函件；3.丰富、完善的客户资料档案；4.让对方写下支付欠款的承诺函件，并加盖公章；5.与负责人直接接触；6.录音；7.向警方求助；8.谨慎从事；9.丰富自己财务、银行等方面的知识，如:支票、电汇、汇票、承兑汇票、退 票等。四、成功追收应收帐款（一）、应收帐款的处理方法1.销售资料（收货单据、发票等）是否齐备，内容是否准确无误，2.准时给予文件;其实越早给客户发票，货款回收可能越早，同时要确认对方 收到发票，并在往来文件签收单上签字盖章；3.完善客户跟进制度:客户接触

26、率与成功回收率是成正比的，越早与客户接 触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会越低；4.定期探访:如客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收;即使是过期一 天，也应马上追收，不应有等待的心理；5.建立形象:客户是需要教育的，一定要给予客户一个正确的观念:我们对所 有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的；6.服务精神:认同及理解客户的困难和投诉，同时可以利用自身的优势帮助客 户解决困难；7.技巧训练:追收欠款是需要技巧的，如：电话技巧、上门拜访技巧；同时应了 解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料；（二） 、已被拖欠款项的处理方法1.文件:检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；2.收集资料:

27、要求客户提供拖欠款项的原因，并收集资料以证明其正确性；3.追讨文件:建立帐款催收制度。根据情况发展的不同，建立三种不同程度的 追讨文件一一预告、警告、律师信，按情况及时发出；4.最后期限:要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户了解最后期限的含 义；5.行动升级:将欠款交予较高级的管理人员处理，将压力提升；6.假起诉:成立公司内部的法律部，以法律部的名义发出追讨函件，警告容忍 已经到最后期限；7.调节:使用分期付款、罚息、停止供货等手段分期收回欠款；8.要求协助:使用法律维护自己的利益。（三） 、对于呆/死帐的处理方法：1.折让2.收回货物3.处理抵押品4.寻求法律协助5.诉讼保全式五、 应收账款交接制度业务人员岗位调换、离职，凡离职的，应在提前30日向公司提出申请，必须 对经手的应收帐款进行交接，并填制应收账款交接单由交接人、接手人、经理等人 签字。未办理交接手续而自行离开者其薪资不予发放，由此给公司造成损失的，将 依法追究法律责任。六、 本制度自发布之日起执行。*有限公司2007年8月