文秘讲座(二).ppt

1、文秘讲座（二）文秘讲座（二）安徽大学三级教授安徽大学三级教授 博导博导安徽大学档案馆安徽大学档案馆 馆长馆长马仁杰马仁杰二二O O一四年四月一四年四月 主主 要要 内内 容容一、企业公文范例及公文处理一、企业公文范例及公文处理二、印章管理二、印章管理三、档案管理三、档案管理23印章管理档案管理企业公文的概念企业公文范例及公文处理 企企业业公公文文是是指指企企业业在在日日常常生生产产、经经营营、管管理理过过程程中中所所形形成成并并使使用用的的、具具有有特特定定内内容容和和惯惯用用格格式式的的一一种种应应用用性性文文体体，是是传传达达、贯贯彻彻路路线线方方针针政政策策、贯贯彻彻企企业业发发展展目目

2、标标、开开展展经经营营业业务务、颁颁布布规规章章制制度度、请请示示和和答答复复问问题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。原原国国家家经经贸贸委委主主任任李李荣荣融融认认为为：“管管理理科科学学是是现现代代企企业业制制度度的的重重要要内内容容。加加强强企企业业管管理理是是企企业业增增强强竞竞争争力力的的迫迫切切要要求求，也也是是中中央央企企业业的的一一项项重重要要工工作作。公公文文是是实实施施管管理理的的重重要要工工具具，做做好好公公文文处处理理工工作作，对对于于企企业业优优化化管管理理流流程程，提提高高管管理理效效率率，加加强强内内

3、部部控控制制，促促进进科科学学决决策策都都具具有有十分重要的意义。十分重要的意义。”4印章管理档案管理企业公文的意义企业公文范例及公文处理公文是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公文是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。代表。公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量。公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。5印章管理档案管理企业公文的特点企业公文范例及公文处理权威性权

4、威性 第一，由法定的作者制发；第二，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，企业公文是企业内部各部门开展工作的依据。规范性规范性 第一，公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。第二，公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。政治性政治性 第一，企业公文是随企业的产生而产生的，其基本内容直接反映企业的管理意向和根本利益。第二，企业公文是传达企业的路线、方针、规章、制度，实现对企业的领导、管理的重要工具。6印章管理档案管理企业公文写作的要求企

5、业公文范例及公文处理 企企业业公公文文写写作作虽虽然然不不同同于于党党政政机机关关的的公公文文写写作作，但但是是在在指指导导原原则则上上，与与党党政政机机关关是是一一致致的的，即即必必须须始始终终坚坚持持以以马马克克思思列列宁宁主主义义、毛毛泽泽东东思思想想、邓邓小小平平理理论论、“三三个个代代表表”重重要要思思想想、科科学学发发展展观观为为指指导导思思想想，必必须须坚坚持持解解放放思思想想、实实事事求求是是、求求真真务务实实思思想想理理念念，致致力力于于务务实实创创新新、与与时时俱俱进进。这这些些都都是是保保证证企企业业公公文文写写作作在在政政治治上上立立场场坚坚定定、思思想想上上不不犯犯错

6、错误误的的基基本本原原则则，必必须须贯贯穿穿到到公公文文写写作作的的各各个个方方面面。在在遵遵循循这这些些指指导导原原则则的的前前提下，企业公文写作还要注重以下三个方面的理念坚持：提下，企业公文写作还要注重以下三个方面的理念坚持：7印章管理档案管理企业公文写作的要求企业公文范例及公文处理 （一）始终注重公文写作的实用性（一）始终注重公文写作的实用性 企业公文写作的目的是为了推动企业各项工作高效顺利地开展。如果一篇企业公文写作的目的是为了推动企业各项工作高效顺利地开展。如果一篇公文文稿不能达到这个目的，那么这篇公文就是失败的。因此，实用性是判断公文文稿不能达到这个目的，那么这篇公文就是失败的。因

7、此，实用性是判断公文是否成功的最终标准。企业公文的实用性主要体现在以下几个方面。第一，公文是否成功的最终标准。企业公文的实用性主要体现在以下几个方面。第一，有效部署工作、利于解决问题。大量的企业公文都是根据企业高层会议决定的有效部署工作、利于解决问题。大量的企业公文都是根据企业高层会议决定的事项拟定的文件，比如五年发展规划、年度工作计划等，这些文件是实施一项事项拟定的文件，比如五年发展规划、年度工作计划等，这些文件是实施一项重要工作的规范性强制性文件。第二，提供决策参考，服务企业发展。一些公重要工作的规范性强制性文件。第二，提供决策参考，服务企业发展。一些公文比如调研报告、市场调查报告、财务审

8、计报告等，这些文稿具有很强的决策文比如调研报告、市场调查报告、财务审计报告等，这些文稿具有很强的决策参考价值，是总结经验、吸取教训、纠正错误并提出更为科学合理的解决之策参考价值，是总结经验、吸取教训、纠正错误并提出更为科学合理的解决之策的重要参考依据。第三，改进人事管理，提升工作效率。企业人力资源管理，的重要参考依据。第三，改进人事管理，提升工作效率。企业人力资源管理，各种规章制度，以及人才引进、培训等，涉及这些方面的文件文稿都是致力提各种规章制度，以及人才引进、培训等，涉及这些方面的文件文稿都是致力提升企业经济管理水平，最大限度整合企业人力物力财力的重要手段。升企业经济管理水平，最大限度整合

9、企业人力物力财力的重要手段。8印章管理档案管理企业公文写作的要求企业公文范例及公文处理 （二）始终注重公文写作的时效性（二）始终注重公文写作的时效性 市场经济时代，企业的生存发展与外界的各种市场信息和经济信息息息相市场经济时代，企业的生存发展与外界的各种市场信息和经济信息息息相关。一定程度上讲，一家企业对市场信息的捕捉和挖掘是决定企业成败的重要关。一定程度上讲，一家企业对市场信息的捕捉和挖掘是决定企业成败的重要因素。公文在及时发现、传递各种市场信息方面承担着不可或缺的重要作用。因素。公文在及时发现、传递各种市场信息方面承担着不可或缺的重要作用。尤其是大量的文件文稿都需要有第一手真实资料和素材，

10、如何没有掌握好，就尤其是大量的文件文稿都需要有第一手真实资料和素材，如何没有掌握好，就难以撰写出具有指导价值的文章。信息的搜集和素材的整理，要根据工作需要，难以撰写出具有指导价值的文章。信息的搜集和素材的整理，要根据工作需要，有针对性地加强，充分利用现代媒体工具，多渠道、全方面地搜集某一方面或有针对性地加强，充分利用现代媒体工具，多渠道、全方面地搜集某一方面或某一领域的最新情况、最新进展、最新态势以及相关的政府政策法规等。信息某一领域的最新情况、最新进展、最新态势以及相关的政府政策法规等。信息的搜集不能泛泛而做，要学会筛选、提炼和总结，有重要参考价值的信息要第的搜集不能泛泛而做，要学会筛选、提

11、炼和总结，有重要参考价值的信息要第一时间编成信息简报呈送给企业领导。同时，在撰写大型的企业文件时，要善一时间编成信息简报呈送给企业领导。同时，在撰写大型的企业文件时，要善于将平时掌握的有用的信息素材融入进去，提升信息的转化利用价值。于将平时掌握的有用的信息素材融入进去，提升信息的转化利用价值。9印章管理档案管理企业公文写作的要求企业公文范例及公文处理 （三（三)始终注重公文写作的法制性始终注重公文写作的法制性 公文写作涉及大量的法律法规、政策规定，稍有不慎，就很有可能公文写作涉及大量的法律法规、政策规定，稍有不慎，就很有可能违法违纪违规，这是公文写作的大忌，会给企业带来很大的负面作用。违法违纪

12、违规，这是公文写作的大忌，会给企业带来很大的负面作用。公文写作者要认真学习掌握各种政策法规，尤其是要学精学透与经济经公文写作者要认真学习掌握各种政策法规，尤其是要学精学透与经济经营管理密切相关的法律法规，并在公文写作中，严格加以贯彻落实，以营管理密切相关的法律法规，并在公文写作中，严格加以贯彻落实，以保证公文写作合法合规。保证公文写作合法合规。10印章管理档案管理企业常用公文的种类及用途企业公文范例及公文处理 通知（通报）通知（通报）请示请示 报告报告 函函 会议纪要会议纪要将公司执行的方针政策、开展的工作活动、采取的具体措将公司执行的方针政策、开展的工作活动、采取的具体措施或上级文件告知、传

13、达至相关部门或个人。施或上级文件告知、传达至相关部门或个人。部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）征求部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）征求决定性决定性意见意见。必须为。必须为“一事一请一事一请”，不得多头或越级请示。，不得多头或越级请示。部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）汇报工作开部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）汇报工作开展或者完成情况。展或者完成情况。文体文体用途用途向平行和不隶属单位商洽工作、询问事情、征求意见、答向平行和不隶属单位商洽工作、询问事情、征求意见、答复问题、请求帮助或进行告知等。必须为复问题、请求帮助或进行告知等。必须为“一事一函一事一函”。记载和传达

14、公司会议主要内容和议定事项。记载和传达公司会议主要内容和议定事项。“向下指导，向下指导，平行交流平行交流”。11印章管理档案管理企业常用公文的种类及用途企业公文范例及公文处理通知（通报）通知（通报）事由事由主干主干结尾结尾表明发文缘由、目的。表明发文缘由、目的。例：“为了”、“根据文件精神”。陈述通知的具体事项，分类分条讲明内容。陈述通知的具体事项，分类分条讲明内容。例：一、活动开展时间；二、活动开展地点；三、活动开展方案；（一）参与人数：（二）具体步骤：明确要求，强调意义，提醒告知。明确要求，强调意义，提醒告知。例：“希望相关部门、区（县）分公司。特此通知。”12印章管理档案管理企业常用公文

15、的种类及用途企业公文范例及公文处理事由事由主干主干结尾结尾提出请示依据，直叙请示要求。提出请示依据，直叙请示要求。例：“为了，根据文件精神，我部门拟实行计划（开展活动）。”陈述请示的具体事项，讲明其他部门配合要求、陈述请示的具体事项，讲明其他部门配合要求、所需资源（金）、所需授权、预期效果等。所需资源（金）、所需授权、预期效果等。例：一、内容1：费用为；二、内容2：授权签定合同；三、内容3：活动开展方案为；四、内容4：预计产生效果。简单结尾。简单结尾。例：“（以上请示）当否，请批示。”请示请示13印章管理档案管理企业常用公文的种类及用途企业公文范例及公文处理情况情况结论结论建议建议提出事件由来

16、，叙述发展经过，分析针对性提出事件由来，叙述发展经过，分析针对性问题。问题。例：“根据文件精神，我部门自起开展活动。首先，精心组织，广泛动员。；其次，扎实开展，层层推进。；最后，取得实效，。”得出明确结论，总结经验教训。得出明确结论，总结经验教训。例：“经过为期三天的实地检测，专家组一致认为设备可以投入使用。”可以省略，直接结尾。可以省略，直接结尾。例：“特此报告”也可以提出改进措施、建议意见等。也可以提出改进措施、建议意见等。例：“为了彻底解决调查中出现的问题，我们建议：一、；二、。”报告报告14印章管理档案管理企业常用公文的种类及用途企业公文范例及公文处理情况情况要求要求结尾结尾简单介绍背景情况，表明来意。简单介绍背景情况，表明来意。例：“我公司是企业，因近期业务拓展，特向贵公司征求关于产品的意见”商洽、咨询、答复的事项和问题，提出希望商洽、咨询、答复的事项和问题，提出希望和要求。和要求。例：“请贵公司就事件做出合理解释”，“请贵公司尽快传真报价”。表明敬意、谢意或诚意，紧接结束语。表明敬意、谢意或诚意，紧接结束语。例：“对于贵公司的配合我方将万分感谢”，“特此函达”。若需回复，则