T6ERP操作说明书.docx

1、T6ERP操作说明书用友普及型ERPT6产品功能说明书2013年12月序前言用友普及型ERP-T6（以下简称T6）是用友软件股份有限公司总结十几年ERP产品的研发经验和几十万家用户的应用实践，研发出来的新一代基于中小型企业信息化管理的ERP产品。它以“突破瓶颈、轻松成长”为核心管理思想，充分体现了“适用、易用、好用”的用户价值标准，完全满足ERP普及时代企业的应用需要。成长型中小企业往往采用最为简炼有效的管理手段，ERP的应用也以加强核心业务运作规范化为第一目标。这一点完全不同于管理基础相对成熟的大中型企业的ERP应用，他们需要解决的是第二层的精细化管理瓶颈。如果拿解决第二层瓶颈的管理工具给第

2、一层瓶颈企业使用，就像给小学生讲中学课程，投入大效果差。所以企业在成长过程的不同阶段，必须使用有针对性的管理软件，达到对症下药的效果。T6使中小型企业可以花较小的代价，轻松地构造一个ERP的核心应用系统，为企业信息化管理打下一个坚实的基础，是中小型企业在步入整体信息化管理起始阶段一个最佳的选择。为配合T6的整体营销，向渠道伙伴提供T6的营销工具，T6普及型ERP事业部制作了T6方案素材库，对T6产品的功能亮点、业务流程、产品价值进行介绍，希望能对渠道伙伴的营销业务提供帮助。T6方案素材库V3.1基于T6V3.1版产品进行组织，覆盖财务管理、供应链、生产管理等模块，目的是让伙伴对T6产品的整体功

3、能及特点有全面了解。使用对象本素材库既可以作为伙伴员工自我学习和方案制作之用，也可以作为伙伴给客户提供产品功能级资料时的素材。 伙伴新员工：学习本素材库，可以对产品功能、功能特点、业务流程、产品接口有全面了解，快速上手。 业务人员：可以通过本素材库学习和掌握各模块的产品介绍、功能特点、业务流程等，便于跟客户进行良好地沟通和介绍产品。 售前人员：项目售前支持时有需要可以根据客户的情况查询一下素材库，作一些必要的产品知识准备。为客户制作方案时，产品介绍部份可以截取素材库中相关的产品介绍、功能亮点、业务流程及产品截图加以利用。素材更新本素材库会基于不同版本的产品进行组织，所以本素材库的版本号将与T6

4、的产品版本号保持一致。第一章 系统管理1.1 企业门户1.1.1 系统概述为使企业能够存储在企业内部和外部的各种信息，使企业员工、用户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息，系统中提供了企业应用平台。通过企业应用平台，企业员工可以通过单一的访问入口访问企业的各种信息，定义自己的业务工作，并设计自己的工作流程。信息的及时沟通，资源的有效利用，与合作伙伴的在线和实时的链接，将提高企业员工的工作效率以及企业处理能力。1.1.2 主要功能特点在用友普及型ERPT6应用中，企业应用平台扮演着很重要的角色。要进入用友普及型ERP-T6应用系统，用户首先要注册进入“企业应用平台”，从而取得无需再次

5、验证而进入任何一个子系统的“通行证”，充分体现数据共享和系统集成的优势；其次，系统的基础档案信息将集中在企业应用平台中进行维护；最后，通过企业应用平台还可实现个性化业务工作与日常办公的协同进行。企业应用平台主要提供了以下几个方面的功能：工作列表、工作中心、个性流程、网上用友、技术支持、配置、风格配置。1.1.3 产品指南一、基础档案一个账套是由若干个子系统构成的，这些子系统共享公用的基础信息，基础信息是系统运行的基石。在启用新账套之始，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息设置的要求，事先作好基础数据的准备工作，这样可使初始建账顺利进行。由于企业基础数据之间存在前后承接关系（如必须在设置客户分

6、类的基础上再设置客户档案），因此，基础档案的设置应遵从一定的顺序，如图1-1所示。明确了基础数据之间的关联，可以使得基础档案的设置顺利进行。图中未列出的项目，不存在先后顺序问题。图1-1 基础档案的设置顺序二、明细权限设置在用友普及型ERP-T6应用系统中可以实现三个层次的权限管理：即功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。其中功能级权限分配已在系统管理中设置完成，在企业应用平台中主要完成数据级权限分配和金额级权限分配。三、单据设置不同的企业各项业务处理中使用的单据可能存在细微的差别，用友普及型ERP-T6应用系统不仅预置了常用单据模板，而且允许用户对各单据类型的多个显示模板和多个打印

7、模板进行设置，以定义本企业需要的单据格式。系统提供了对T6系列产品中的采购、存货、库存、销售、应收、应付模块中的各种单据进行格式设计。每一种单据格式设置分为显示单据格式设置和打印单据格式设置。允许设置的单据类型格式将根据当前操作员拥有的权限和系统启用的模块确定。1.2 系统管理1.2.1 系统概述用友普及型ERP-T6为各个产品提供了一个公共平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，如企业账套的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、角色的划分和权限的分配等，其他任何产品的独立运行都必须以此为基础。系统管理模块的设立对于企业的资金流、物流、信息流的统一管理和实时反映提供了有效的方法和工具，企业

8、的信息化管理人员可以进行方便的管理，及时的监控，全面的掌握企业的信息系统状态。1.2.2 主要功能特点系统管理的主要功能是对用友普及型ERP-T6的各个产品进行统一的操作管理和数据维护，具体包括以下几个方面： 账套管理：账套指的是一组相互关联的数据，每一个企业（或每一个核算部门）的数据在系统内都体现为一个账套。换句话讲，在用友普及型ERP-T6应用系统中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，且各账套数据之间相互独立，互不影响，使资源得以最大程度地利用。系统最多允许建立999个账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。 年度账管理：在用友普及型ERP-T6应用系统中，每

9、个账套里都存放有企业不同年度的数据，称为年度账。为方便管理，系统将年度账作为操作的基本单位。年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据。 系统用户及操作权限的集中管理：为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了用户及功能权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。操作权限的集中管理包括定义角色、设定系统用户和设置功能权限。 设立统一的安全机制：对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必须的，为此，用友普及型ERP-T6应用系统设立了强有力的安

10、全保障机制。在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行过程，设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等。1.2.3 产品指南一、账套管理账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出。其中，系统管理员有权进行账套的建立、引入和输出操作；而账套信息的修改则由账套主管负责。图1-2 账套建立图1-3 账套修改图1-4 账套输出图1-5 账套引入二、用户及权限管理 用友普及型ERP-T6中对用户和权限做了精细的管理，根据需求可以进行角色和用户的定义。角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个

11、角色(他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的)。我们在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。图1-6 角色管理用户是指有权限登录系统，对应用系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。每次注册登录应用系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。图1-7 用户管理为了保证系统运行安全、有序，适应企业精细管理的要求，权限管理必须向更细、更深的方向发展。用友普及型ERP-T6系统提供了权限的集中管理功能。除了提供用户对各

12、模块操作权限的管理之外，还相应地提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式使得权限控制更灵活、更有效。在用友普及型ERP-T6应用系统中可以实现三个层次的权限管理：第一， 功能级权限管理。功能级权限管理提供了更为细致的功能级权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。第二， 数据级权限管理。该权限可以通过两个方面进行控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制。例如，设定某操作员只能录入某一种凭证类别的凭证。第三， 金额级权限管理。该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以

13、使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内。例如，设定某操作员只能录入金额在20000元以下的凭证。图1-8 权限管理三、年度账管理在系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。这样一来，系统的结构清晰、含义明确、可操作性强，对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。年度账管理主要包括建立年度账、清空年度数据、引入和输出年度账及结转上年数据等内容。四、系统安全管理用友普及型ERP-T6应用系统中提供了设置自动备份计划的功能，其作用是自动定

14、时对设置的账套进行输出(备份)。利用该功能，可以实现定时、自动输出多个账套的目的，有效减轻了系统管理员的工作量，保障了系统数据安全。图1-9 备份计划系统运行过程中，由于死机、网络阻断等都有可能造成系统异常，针对系统异常，系统管理中提供了“清除单据锁定”和“清除异常任务”两项功能。系统除了提供手动清除异常任务之外，还增加了自动处理异常任务的能力，不用每次必须由系统管理员登录系统管理后手工清除。用户在使用过程中，可在T6服务管理器中设置服务端异常超时和服务端失效超时的时间，提高使用中的安全性和高效性。如果用户服务端超过限制时间未工作或由于不可预见的原因非法退出某系统，则视此为异常任务，在系统管理

15、主界面显示提示信息“运行状态异常”，系统会在到达服务端失效时间时，自动清除异常任务。为了保证系统的安全运行，系统随时对各个产品或模块的每个操作员的上下机时间、操作的具体功能等情况都进行登记，形成上机日志，以便使所有的操作都有所记录、有迹可寻。第二章 财务管理财务管理是企业管理的重要组成部分，是企业各类信息的交汇点，也是支撑企业经营决策的基础。用友普及型ERP财务会计主要完成企业日常的财务核算，并对外提供会计信息，主要由总账、报表、应收账管理、应付款管理、固定资产、工资、出纳管理、网上银行、财务分析等子系统组成。其中总账是财务系统中最核心的部分，所有的核算最终在总账中体现。T6财务会计可与业务管

16、理完全高度集成，可以为企业提供先进实用的财务信息管理平台及财务管理解决方案。帮助企业加强资金的管理和监督，进行成本的核算与控制，有效地管理企业的资产，建立健全财务内部管理制度，从而确保企业财务报告的真实完整，并在各个子系统从不同角度提供了多种统计分析功能，有效支持企业管理层的决策。另外，T6产品整体架构是建立在平台基础之上的，T6专门开发了会计平台，可以灵活、开放、实时地实现与其它系统（包括用友其它产品、其它软件厂商的各类业务系统）的信息传递，从而实现动态的业务财务一体化，实现业务信息与财务信息的高度一致性、同步性和完整性，实现财务预算、财务控制和财务分析的完全动态化。2.1 总账2.1.1

17、系统概述 【总账】系统是适用于各类企事业单位，主要用来进行凭证处理、账簿管理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等等。【总账】是用友财务系统的核心模块，可与多个系统集成应用，包括应付款管理、应收款管理、工资管理、固定资产、存货核算、UFO报表、财务分析、网上银行。【总账】面向财务总监、财务主管、总账会计、应收会计、应付会计、固定资产会计。2.1.2 主要功能特点 由用户根据自己的需要建立财务应用环境，设置适合本单位实际需要的专用模块。 自由定义科目代码长度、科目级次。根据需要增加、删除或修改会计科目或选取行业标准会计科目。 用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。 可

18、自定义凭证类别、凭证格式。 提供辅助核算功能，包括对部门、个人、客户、供应商和项目的核算。 提供严密的制单控制，保证制单的正确性。制单时提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制，以加强对发生的业务进行及时的控制。 总账管理中加强对操作员的权限控制功能。有部门辅助核算的制单、查询权限；凭证类别制单、查询权限；客户、供应商、项目、个人的制单、查询权限，同时增加了凭证制单的金额权限。 制单时提供查看科目最新余额功能，加强对资金的管理。 制单时提供快捷键“=”自动计算借贷方差额，以最快速度使凭证借贷平衡。 可按凭证摘要汇总一定查询期间内的科目汇总情况。 辅助管理提供内部人员往来账管理、部

19、门费用收支核算管理、项目管理及针对客户供应商的往来账款管理。 提供限制制单和审核不能同为一人的报警功能。 提供批量审核和单张审核功能。 提供凭证审核标错功能，方便制单人快速定位对凭证进行修改。 提供出纳管理平台，加强出纳对现金银行存款的管理。 提供明细账、总账、凭证、原始单据联查功能。 提供查询账簿功能，并可查询包含未记账凭证的各种账表。 提供对辅助明细账的跨年度查询功能，同时可自定义账表的格式和可自定义查询条件。 提供引导式记账功能，用户可选择记账范围，使记账过程更加明确。 自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告

20、。 灵活的自定义转账功能可满足各类业务的转账需要。 实时核销：凭证录入时，可核销含有客户、供应商或个人往业核算的科目。2.1.3 应用流程一、产品接口图图2-1 总账产品接口图总账产品在整个T6中占有绝对重要的地位，与其他产品的关系如图2-1。二、业务操作流程图图2-2 业务流程操作图2.1.4 产品指南按总账的操作主流程，应用如下：1、截止系统启用月份时,将手工作业状态下的期末数据进行录入，并试算平衡，如图2-3：图2-3 期初余额2、填制当月所发生的业务凭证，如图2-4：图2-4 填制凭证3、 系统为确保凭证的准确性，避免对后续工作造成不必要的错误，因此要求更换操作人员审核凭证，如图2-5

21、：图2-5 审核凭证4、系统自动完成凭证登账工作，整个过程轻松简单，毫不费力，达到省时省力，为您的工作提高效率，如图2-6：图2-6 凭证记账5、月末防止数据进行修改，要将当月数据进行结账，并把数据转入下个月，如图2-7：图2-7 月末结账6、 系统提供丰富的账表，以便及时查询所需资料。常用账表有余额表、明细账、综合多栏账、各类辅助账表及分析表（注：均包含未记账凭证），如图2-8：图2-8 账表查询2.2 UFO报表2.2.1 系统概述UFO报表是一个灵活的报表生成工具，用户可以自由定义各种财务报表、管理汇总表、统计分析表。它可以通过取数公式从数据库中挖掘数据，也可以定义表页与表页以及不同表格

22、之间的数据勾稽运算、制作图文混排的报表，是广大会计工作者不可多得的报表工具。主要功能特点 UFO与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。 提供了21个行业的财务报表模板，可轻松生成复杂报表，提供自定义模板的功能。 组合单元给不规则报表的制作提供极大方便。 数据采集、汇总及独有的数据透视功能，可将几百张报表数据按条件取到同一页面显示，以方便数据对比分析。 强大的二次开发功能，可以开发出本单位的专用报表系统。 支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形窗口多达40个，并有拆分窗口的功能，可以将报表拆分为多个窗口

23、，便于同时显示报表的不同部分。 强大的数据处理功能：一个报表能同时容纳99，999张表页，每张表页可容纳9999行和255列。 根据行业可一次生成多张报表，支持联查明细账功能。 采用图文混排，可以很方便的进行图文数据组织。 UFO报表系统开放性强，可直接打开和保存成多种格式的文件，如文本文件、DBASE、Access数据库、Excel和Lotus 1-2-3电子表格文件，并提供同其它财务软件报表引入和引出的接口。同时提供丰富的打印控制功能。 报表数据接口：提供与其报表的接口：符合财政部统计评价司要求的数据接口软件，它可以独立运行，也可以内嵌其它软件中运行，它按照您定义的指标从用友账务中取数。

24、UFO报表采用OLE技术使UFO报表数据可以和微软office进行数据交流（例如，微软word和excel制作的文档表格、sql数据库文件，dbase数据库文件可以直接插入到UFO报表中处理，UFO报表也可以直接嵌入到其他程序中）。2.2.2 应用流程一、产品接口图图3-1 UFO产品接口图UFO报表可以从总账、应收应付、固定资产、工资、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算中提取数据，从而形成自定义报表，以及为财务分析、经理综合查询提供数据，如图3-1。二、业务操作流程图3-2 业务操作流程2.2.3 产品指南按UFO报表的操作主流程，应用如下：1、 系统提供大量行业模版，并按行业预置申税报

25、表，如图3-3：图3-3 按行业报表预置2、 在数据状态下，录入关键字，系统自动取数，完整、准确的报表呈现在您的眼前。（公式要正确），如图3-4：图3-4 报表公式设置3、 提供自定义报表，丰富的函数取数功能，如图3-5：图3-5 自定义报表函数取数2.7 应收款管理2.7.1 系统概述【应收款管理】系统主要用于核算和管理企业与客户之间的往来款项，一方面，对销售业务、其他的应收业务产生的应收款项以及对这些应收款项的收回进行处理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料；另一方面，应收账款系统还提供各种分析报表，如账龄分析表、欠款分析、周转分析、回款情况分析等，通过各种分析数据，为企业制订销售政策

26、提供依据，从而提高企业财务管理能力。【应收款管理】着重实现工商企业对应收款所进行的核算与管理。它以发票、费用单、其他应收单等原始单据为依据，记录销售业务以及其他业务所形成的应收款项，处理应收款项的收回与坏账、转账等业务，同时提供票据处理功能，实现对承兑汇票的管理。本系统可以与总账、销售系统集成使用。应收管理可以和总账、销售、应付、财务分析、UFO、网上银行集成使用。应收款管理面向应收会计。2.7.2 主要功能特点 发票和应收单的录入、客户信用的控制、客户收款的处理、现金折扣的处理、单据核销的处理、坏账的处理、客户利息的处理等业务处理功能。 提供应收账龄分析、欠款分析、回款分析等统计分析，提供资

27、金流入预测功能。 提供应收票据的管理，处理应收票据的核算与追踪功能。 完善的同一客户既是客户又是供应商的往来单位处理。 系统提供两种核算模型，“详细核算”和“简单核算”，满足用户不同管理之需要。 系统提供了各种预警，帮助您及时进行到期账款的催收，以防止发生坏账，信用额度的控制有助于您随时了解客户的信用情况。 系统提供功能权限的控制、数据权限的控制来提高系统应用的准确性和安全性。 提供票据的跟踪管理，你可以随时对票据的计息、背书、贴现、转出等操作进行监控。 提供结算单的批量审核、自动核销功能，并能与网上银行进行数据的交互。 系统提供总公司和分销处之间数据的导入、导出及其服务功能，为企业提供完整的

28、远程数据通讯方案。2.7.3 应用流程根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了“详细核算”和“简单核算” 两种应用方案。不同的应用方案，其系统功能、产品接口、操作流程等均不相同。一、“详细核算”应用方案如果在企业销售业务中应收款核算与管理内容比较复杂，需要追踪每一笔业务的应收款、收款等情况，并希望对应收款项进行各种分析；或者需要将应收款核算到产品一级；那么可以选择该方案。采用“详细核算”应用方案，系统能提供以下功能：记录应收款项的形成。包括由于商品交易和非商品交易所形成的所有应收项目。处理应收项目的收款及转账情况。对应收票据进行记录和管理。随应收项目的处理过程自动生成凭证,向总账系统

29、进行传递。对外币业务及汇兑损益进行处理。提供针对多种条件的各种查询及分析。二、“简单核算”应用方案如果销售业务中应收账款业务并不十分复杂，或者现销业务很多，则可以选择“简单核算”应用方案。在该方案中，应收系统只是连接总账与业务系统的一座桥梁，即只是对销售系统生成的发票进行审核并生成凭证传递到总账，而不能对发票进行其他的处理，也不能对往来明细进行实时查询、分析。此时，往来明细只能在总账中进行简单的查询。在该方案下，其主要功能包括： 接收销售系统的发票，对其进行审核。 对销售发票进行制单处理，传递给总账。具体选择哪一种方案，可以在应收款管理系统的选项中通过设置“应收账款核算模型”来设置。三、应收款

30、管理系统与其他系统的主要关系应用“详细核算”方案时应收款管理系统与其他系统的关系如图8-1所示。凭证导入导出应用函数分析数据转账收款结算情况销售发票销售调拨单应收款管理应付款管理财务分析销售管理总账UFO报表网上银行图8-1 应用“详细核算”方案时应收款管理系统与其他系统的关系销售管理系统向应收款管理系统提供已复核的销售发票、销售调拨单以及代垫费用单，在应收款管理系统对发票进行审核并据以进行收款结算处理，生成凭证。应收款管理系统为销售系统提供销售发票、销售调拨单的收款结算情况以及代垫费用的核销情况。应收款管理系统向总账系统传递凭证，并能够查询其所生成的凭证。应收款管理系统与应付款管理系统之间可

31、以进行转账处理，如应收冲应付；同时对于既是客户又是供应商的往来业务对象，可以同时查询应收和应付往来明细。应收款管理系统可以向财务分析系统提供各种分析的数据。应收款管理系统向UFO提供应用函数。应收款管理与网上银行进行付款单的导入导出。应用“详细核算”操作流程如图8-2所示图8-2 “详细核算” 操作流程应用“简单核算”方案时应收款管理系统与其他系统的关系如图8-3所示。图8-3 应用“简单核算”方案时应收款管理系统与其他系统的关系 应收系统接收从销售管理系统传递过来的发票进行制单； 应收款管理系统将凭证传递到总账。 应用“简单核算”操作流程如图8-4所示 图8-4 “简单核算” 操作流程2.7.4 产品指南一、应收单处理销售发票与应收单是应收款管理系统日常核算的原始单据。如果应收款管理系统与销售管理系统集成使用，销售发票和代垫费用在销售管理系统中录入，在应收系统中可对这些单据进行查询、核销、制单等操作。此时应收系统需要录入的只限于应收单。如果没