合同管理规定标准版.docx

1、合同管理规定标准版合同管理规定合同管理规定一、合同是公司的重要文档，是公司有关业务开展的凭证。根据江苏阿尔法电梯有限公司管理办法及国家有关法规，为规范合同的调研、起草、审查、谈判和签订、合同执行及归档管理的全过程的操作，特制定本规定。二、本办法适用于公司合同事务及管理。三、合同承办人-指具体经办合同有关事宜的人员。统一采办-指将各部门可通用的、消耗类的或其他物资和服务采办，由公司行政部统一组织，形成规模效益的采办。四、销售部负责业务合同的的谈判，并按合同及时催款及安装协调沟通。合同管理员负责合同资料的整理归档、保管，合同管理员须根据合同及时和厂里协调安排生产计划及，保证生产及时，准时供应。财务

2、部合同的审核、合同管理和执行情况的检查监督、考核评审。五、管理内容（一）、合同的调研1、合同的调研由销售人员进行，主要调查了解合同对方，包括但不限于（1）资信能力；（2）履约能力；（3）资质情况；（4）支付能力；2、与合同对方进行初步接触，了解合同相关要素，为起草合同创造条件。（二）、合同的起草1、一般由合同承办人员或合同管理员起草，要求：（1）起草人应参加合同谈判；（2）涉及技术方面的合同，应有相关技术人员参加。2、合同起草要求：（1）各类合同应当采用书面形式；（2）起草合同，要做到内容合法、语言规范、结构严谨；（3）合同起草应参照使用有关合同范本，合同格式及内容应符合有关法律、法规的规定。

3、（4）公司合同文本须按规定编制合同号。合同如若对方起草，也须按本规定合同号编制办法编制公司合同号附在合同文本上，并使用此合同号进行统计、申报、汇总等。（三）合同的谈判1、由销售人员负责合同的谈判，必要时邀公司领导参与。2、销售人员协商洽谈，拟订谈判方案，研究洽谈对策和目的，洽谈中视情况适时进行补充、修正。3、抓住重点，商定合同具体条款，并予以确认。（四）合同的评审与审查1、合同管理员组织合同评审，然后依据合同管理类别报送财务部组织审查；2、未经审查的合同，公司财务部将不办理财务手续。3、具体评审要求根据业务实际状况制定。（五）合同的签订1、合同签订时，签字人出示并与对方交换法人代表证明文件或授

4、权委托书。2、销售人员需要对外签订合同时，必须取得公司法定代表人的批准授权。3、需要办理法定手续的合同，应：（1）法律法规强制或合同双方要求进行合同鉴证或公证的合同，需到有关部门办理鉴证或公证手续；（2）法律法规规定需要办理批准、登记、过户等手续的合同，应在法定时限内办理批准或许可手续。（六）合同的履行1、合同履行的跟踪（1）合同履行实行项目负责制，由销售人员自行负责本人的项目。（2）合同管理员应通过下列方式掌握合同履行情况：1）销售人员就本人的项目合同履行情况向合同管理员报告；2）合同管理员根据合同规定时限对有关人员提醒及对合同履行情况进行检查。2、合同履行中的变更合同签订后，或在合同履行过

5、程中，如果本方或对方要求变更合同内容，应（1）双方要确定变更内容，并签字确认，需要时再按本规定第五条第四款进行审查；（2）对变更事项，销售人员应以书面形式通知合同管理员；3、合同履行中的纠纷其处理按合同约定或按法律程序进行；（七）合同情况统计上报每月第一个工作日合同管理员向西安公司负责人报送下列报表，以便公司及时掌握合同总体情况：1、每月及年终汇总上报合同统计报表；2、每年年终汇总上报合同台帐表。（八）合同的归档1、合同归档（1）合同原件的移交1）合同签订完后，销售人员应在签订完成后5个工作日内（以最后签订者的日期为起点）将交合同管理员保存正本一份，同时分别送财务部保存合同正本一份、工程部保存

6、合同安装部分正本一份。2）在外地签订的合同原件应在回到部门后3个工作日内交合同管理员；3）合同管理员收到合同原件后，应填写合同登记卡；4）合同管理员对合同文本原件进行整理；5）有商业秘密的合同应实行密级管理。（2）合同相关资料的移交1）合同履行过程中的一些文件、信件、电报、电传、传真等书面材料原件，合同承办人应在收到原件之日起10个工作日内交合同管理员；2）合同管理员将其与合同原件装订成册。（3）销售人员对合同及相关资料的使用1）一般使用复印件；2）严格控制再次复印。（4）合同原件及相关资料的保存1）合同管理员应妥善保存合同文本及相关资料；2）履行完毕的合同，应交档案室归档保存，其归档时间和保

7、管年限按法律、法规和公司有关规定办理。（5）合同资料的借阅1）借阅资料应填写合同资料借阅登记表；2）经合同管理负责人签字批准后才能提供复印件；3）如需使用原件，应经主管部门领导签字批准。六、本办法未尽之处，遵照江苏阿尔法电梯有限公司管理办法执行。七、本办法由行政部根据公司实际状况修订，经总经理批准后执行。合同管理规定第一条为加强公司经济合同管理，保障公司合法权益，预防合同纠纷，促进本公司依法经营管理，根据合同法、民法通则等国家有关法律、法规、制定本制度。第二条本制度适用于本公司内部各部门及独立法人单位（各公司）的公司内部和外部经济合同的管理。第三条合同管理机构的设置与职责一、本公司合同管理实行

8、合同管理部门管理和承办部门管理相结合的原则，由所涉及公司内部相关单位设专人负责合同的管理工作。本公司内部设立经济合同管理委员会。二、成立公司经济合同管理委员会1、组成主任：主管经营副总裁副主任：市场总部总经理成员：市场总部、技术管理部、经营财务部、总裁办办事机构：设在市场总部2、职责：严格遵守国家有关经济合同的各项方针、政策、法律、法规；负责对本公司内部在履行经济合同过程中所发生拖欠的有关资金划拨的裁决（经济合同管理委员会以书面形式发出通知）；负责对本公司内部在履行经济合同纠纷时进行仲裁；负责对合同管理部门进行业务指导；负责处理外部经济合同纠纷；三、合同管理部门职责1、宣传贯彻国家有关合同的法

9、律、法规和规章；2、负责拟定本公司的合同管理制度并组织实施；3、组织制定本公司的标准合同文本；4、参与本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；5、对合同的合法性、有效性进行审查，向本公司法定代表人提出意见；6、监督、检查、考核合同的履行情况；7、参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的协调工作；8、负责合同报表的统计、综合分析和报送工作；9、负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。四、合同承办部门的职责1、负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；2、负责所承办合同的谈判；3、负责按照本公司标准合同文本起草合同文本，保证合同的可行性、合法性和

10、有效性；4、负责合同的履行，解决履行中出现的问题；5、按时按要求向合同管理部门报送合同统计报表及有关资料，反映合同履行中出现的重要问题；6、负责本部门合同档案的管理。五、合同管理人员的职责1、学习、宣传国家有关法律、法规及政策，学习并推广其它单位合同管理工作的先进经验，收集经济合同管理方面的资料，提高经济合同管理水平；2、了解掌握本部门合同签订及履行情况，及时总结经验教训，并向领导提出合理化建议；3、建立合同管理台帐制度；4、负责本部门合同文本和合同专用章的保管及使用。第四条合同的审批一、严格履行合同审批制度，特殊合同和涉外合同文本，应在总裁办、经营财务部、技术管理部等部门进行必要的专业审查后

11、，送合同管理部门审查核定，由主管总裁审批同意，方可签订。二、合同管理部门审查的重点是：1、对方当事人的主体资格和缔约能力；2、合同条款内容的完备性、合法性；3、合同应履行的审查手续。三、总公司财务部门监察、检查对外签订的经济合同。四、“合同评审”是ISO9000系列标准中规定的质量体系要素之关于“合同评审程序”在公司质量体系文件中另行规定。第五条合同的签订一、合同由本公司法人代表签订，或由本公司法定代表人书面委托的本公司有关人员代理签订。签订合同应由签约人签字，注名日期，并加盖合同专用章或本公司公章。代理本公司法定代表人签订合同的，签约人应持本公司法定代表人签发并加盖本公司公章的法定代表人授权

12、委托书，并在授权范围内签订合同。二、必须做好以下各项工作后，方可签订合同。1、对方是否具有法人资格；2、对方是否具有履约能力；3、我方能否承诺对方的要约；4、对市场进行预测和调查；5、合同的可行性和合法性。三、对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与之签约。四、合同签定时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。五、合同文件的各项目要认真填写齐全、明确，特殊要求应在备注中注明，字迹要清楚，形式符合法定要求。六、本公司产品对外销售所签订的合同要一式四份，甲方二份，乙方二份（合同管理部门一份复印件、财务部门一份、归档一份）。七、本公司相关部门和

13、单位在签订采购合同时，要收回一式三份（采购合同管理部门一份、财务部门一份、归档一份）。八、合同盖章时需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章时，需在对方盖章后，并查对无误的情况下我方方可盖章。九、法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。第六条合同的履行公司合同管理制度第一章总则第一条为了促进公司对外经济活动开展，规范公司的经营行为，减少和避免合同纠纷，根据中华人民共和国合同法及相关法律法规的规定结合公司实际，制定本办法。第二条公司各部门及下属分公司、子公司与公司外各类法人、自然人、其它组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章程等均遵守本办法。公司内部

14、签订的各种协议及劳动合同的管理，不适用本办法。第三条合同管理是指合同从准备、谈判、签署、生效、履行、变更、解除直到解决纠纷、救济权利的整个过程中所进行的一系列民商事法律行为，包括：合同管理的部门及其职责、合同的签署、合同的审查、合同的履行、违约情况的处理、合同档案的管理。第四条合同管理实施“依法管理、全程管理、专人管理”的原则。第二章合同管理机构及职责第五条办公室为本公司合同管理的主管部门，其主要职责是：1、负责监督指导公司合同的制定，对合同进行审核，避免出现法律漏洞；2、协助公司顾问律师对合同进行可行性分析，并提出书面报告；3、对公司各类合同的签订及履行情况进行监督、检查；4、对合同履行中出

15、现的纠纷提出处理意见，并向公司领导汇报；5、负责对公司签订的各类合同及其纠纷处理资料的汇总归档保管，调阅登记等日常合同档案管理工作；第六条合同承办部门的职责1、根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜；2、负责初审合同承办人草拟的合同可行性报告，并提出审查意见交办公室备案，供公司领导参考；3、依法履行合同，及时以书面形式向公司通报合同履行中发生的重大问题及其解决方案；4、在顾问律师的指导下及时收集整理出现问题合同所涉及的证据材料，并提交办公室备案；5、负责本部门合同文本管理及归档移交工作。第七条、合同承办人员的职责1、根据授权办理签订、变更、解除合同事宜；2、草拟合同，并向合同承办部门提供

16、合同草稿、可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责；3、认真履行生效合同，随时检查合同履行情况；4、及时向合同承办部门汇报合同履行中出现的问题。第八条财务部门在合同管理中的职责1、对确属我公司签订并合法生效的合同，财务部门应及时结算、报销付款。2、对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订的合同，财务部门可暂不予结算并及时通知顾问律师对合同的有效性进行审查。3、我方先履行付款义务，有预付款或分批付款的合同，未见我方签字、盖章的书面合同原件及合同管理部门的审查意见，财务部门不予付款。4、对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同没有充分证据表明对方已完全

17、履行合同义务的，财务部门不予付款。第三章合同的委托代理第九条下列人员有权代表公司签订合同：1、公司法定代表人；2、公司法定代表人书面授权委托的人。第十条各法人委托人的具体带来权限由法定代表人在签发法人委托书中注明。法人委托人必须严格按照授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。第十一条法人委托人的主要职责1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；3、所签合同应及时上报；4、认真履行已生效的合同，发现问题的及时上报并提出处理意见；5、保管好本人所签订合同的一切资料，并及时上交归档。第十二条授权委托书不得转借他人或涂改，凡

18、调离本单位或改做其它工作失去代理条件的，应主动向合同主管部门缴销授权委托书；不缴销证书者，人事部门不得办理调动手续。第四章合同的签署第十三条公司对外发生经济往来，除标的额较小或能即时清结的外，均须签订书面合同；虽能即时清结但属批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易，也应签订书面合同。第十四条凡有国家或行业示范文本的，应当优先使用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和办公室要重点审查，必要时可以进行修改。无示范文本的合同采用办公室提示的示范文本。第十五条签订合同应当使用主管部门监制的合同统一文本或参照规范文本，具体份数按实际情况确定，但我方至少留存三份

19、，合同主管部门一份、财务一份、承办部门一份。第十六条合同承办人应当参加合同谈判，并做好文字记录。文字记录应当同合同文本一起上交办公室归档备案。第十七条当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部分，应随合同文本一起叫办公室归档备案。第五章合同的审查与审批第十八条合同审查应当在合同正式签订前进行。合同审查包括专业部门审查、财务审查和法律审查，由不同部门分别进行。第十九条公司合同审批的常规流程：1、合同承办人应填写“合同审批表”并连同合同草案上报合同承办部门负责人；2、合同承办部门负责人负责对合同的业务内容进行审查，并签署意见；3、财务部门负责对合同的

20、财务条款进行审查，并签署意见；4、公司顾问律师对合同的法律条款进行审查，并签署意见；5、如该合同牵涉其他业务部门，由办公室分送该业务部门负责人进行审查，并签署意见；6、由办公室将以上意见汇总后报分管副总进行审查，决定批准与否。第二十条、专业部门对合同审核的内容主要包括：1、合同的技术性（技术可行性分析、技术措施是否合理、技术难题和风险）2、合同的安全性（对公司的商业秘密和知识产权是否采取保密措施、不得损害公司的商业信誉和其它利益）3、业务部门认为必须审核的其它内容。第二十一条、财务审查内容包括1、资金、资产的合法性（资金来源合法，资产的所有权明确、资金使用和资产动用的审批手续齐备、.资金、资产

21、的用途及使用方式合法）2、价款、酬金和支付方式合法（价款、酬金的数额符合市场价格、价款、酬金的支付方式符合财务纪律、与资金、资产有关的其它事项）3、财务风险控制（合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司资产负债率指标要求。该指标是经国家电力公司批准的考核指标或者公司制定的预算指标、合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司发展战略中企业信用等级要求。合同货款结算方式的合理选用）4、保函内容的合理性及风险性；5、索赔条款的合理性；6、资金财务部认为需要审核的其它内容。第二十二条法律审查应当由办公室将合同文本及其相关材料交由公司顾问律师进行审查。第二十三条公司法定代表人根据各审核部门的审核意见决

22、定是否签约。决定签约时，应当在合同文本上签字，并加盖公司法人印章。第七章合同的履行第二十四条合同依法生效后，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务。第二十五条合同执行部门应负责记录和监督对方的履约情况，保存好相关单据、信函、会议纪要、鉴定报告、检测结果等资料。对于出现问题的产品还要进行保存、拍照。第二十六条合同执行部门还应按月填写“对方合同执行情况监控说明”，其中必须列明和验证对方各项履约行为和承诺（如质量、进度等），并将该说明报办公室备案。第二十七条合同履行过程中发现对方履约能力及资信程度下降应及时通知办公室并向分管副总和汇报，及时想对方出具不安抗辩书，维护公

23、司合法权益。第二十八条在合同履行过程中如遇法律规定或合同约定的变更解除事由，可以变更或解除合同。变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。第七章违约及纠纷处理第二十九条、发生合同纠纷后，承办部门应首先及时与对方协商解决。协商不成时，应在规定的期限内以书面形式上报主管领导和合同主管部门。第三十条对于需要应诉或起诉的案件，经公司领导批准后，由办公室协助公司顾问律师进行证据收集、谈判、参加调解和出庭。第八章合同的登记、备案与归档第三十一条合同文本必须至少一式四份，其中二份交给对方，其余原件必须在合同签订之后三个工作日内报送办公室和财务部。合同签订部门、合同履行部门因工作需要使用

24、原件时，向办公室办理暂借手续。第三十二条合同的档案管理是合同管理的基础工作，办公室应根据实际情况建立合同台帐、报表，并按时填报。第三十三条办公室应对公司内所有合同文本以及与合同相关的往返法律文件进行汇总，并编号登记，制作月度合同签订情况一览表，反映公司合同的签订以及由合同引起的诉讼情况。第三十四条合同签订部门的负责人对已生效的合同应当编号登记，分类归档，并建立合同台帐。合同的统计报表实行季报制，各部门于每季度第一个月前三个工作日内填报上季度报表报送办公室。办公室应于每季度的前十个工作日内汇总，并报公司主管领导。第三十五条合同签订后三个工作日内，合同承办部门应将合同档案原件整理装订送交办公室存档

25、。合同档案的范围包括：信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件（合同签订后取得的资料，应在取得资料后三个工作日内归档）。第三十六条合同履行完毕后，合同承办部门的应于五个工作日内将合同文本以及合同执行期间所有的往来信件、变更协议、收（付）款记录、请示报告等有关资料交办公室归档。第十一章附则第三十七条本制度有关条款若与国家法律、法规和上级合同管理机关有关规定相抵触的，从其规定。第三十八条本制度由办

26、公室指定并负责解释。江苏阿尔法电梯有限公司西安分公司合同管理规定一、合同是公司的重要文档，是公司有关业务开展的凭证。根据江苏阿尔法电梯有限公司管理办法及国家有关法规，为规范合同的调研、起草、审查、谈判和签订、合同执行及归档管理的全过程的操作，特制定本规定。二、本办法适用于公司合同事务及管理。三、合同承办人-指具体经办合同有关事宜的人员。统一采办-指将各部门可通用的、消耗类的或其他物资和服务采办，由公司行政部统一组织，形成规模效益的采办。四、销售部负责业务合同的的谈判，并按合同及时催款及安装协调沟通。合同管理员负责合同资料的整理归档、保管，合同管理员须根据合同及时和厂里协调安排生产计划及，保证生

27、产及时，准时供应。财务部合同的审核、合同管理和执行情况的检查监督、考核评审。五、管理内容（一）、合同的调研1、合同的调研由销售人员进行，主要调查了解合同对方，包括但不限于（1）资信能力；（2）履约能力；（3）资质情况；（4）支付能力；2、与合同对方进行初步接触，了解合同相关要素，为起草合同创造条件。（二）、合同的起草1、一般由合同承办人员或合同管理员起草，要求：（1）起草人应参加合同谈判；（2）涉及技术方面的合同，应有相关技术人员参加。2、合同起草要求：（1）各类合同应当采用书面形式；（2）起草合同，要做到内容合法、语言规范、结构严谨；（3）合同起草应参照使用有关合同范本，合同格式及内容应符合

28、有关法律、法规的规定。（4）公司合同文本须按规定编制合同号。合同如若对方起草，也须按本规定合同号编制办法编制公司合同号附在合同文本上，并使用此合同号进行统计、申报、汇总等。（三）合同的谈判1、由销售人员负责合同的谈判，必要时邀公司领导参与。2、销售人员协商洽谈，拟订谈判方案，研究洽谈对策和目的，洽谈中视情况适时进行补充、修正。3、抓住重点，商定合同具体条款，并予以确认。（四）合同的评审与审查1、合同管理员组织合同评审，然后依据合同管理类别报送财务部组织审查；2、未经审查的合同，公司财务部将不办理财务手续。3、具体评审要求根据业务实际状况制定。（五）合同的签订1、合同签订时，签字人出示并与对方交

29、换法人代表证明文件或授权委托书。2、销售人员需要对外签订合同时，必须取得公司法定代表人的批准授权。3、需要办理法定手续的合同，应：（1）法律法规强制或合同双方要求进行合同鉴证或公证的合同，需到有关部门办理鉴证或公证手续；（2）法律法规规定需要办理批准、登记、过户等手续的合同，应在法定时限内办理批准或许可手续。（六）合同的履行1、合同履行的跟踪（1）合同履行实行项目负责制，由销售人员自行负责本人的项目。（2）合同管理员应通过下列方式掌握合同履行情况：1）销售人员就本人的项目合同履行情况向合同管理员报告；2）合同管理员根据合同规定时限对有关人员提醒及对合同履行情况进行检查。2、合同履行中的变更合同

30、签订后，或在合同履行过程中，如果本方或对方要求变更合同内容，应（1）双方要确定变更内容，并签字确认，需要时再按本规定第五条第四款进行审查；（2）对变更事项，销售人员应以书面形式通知合同管理员；3、合同履行中的纠纷其处理按合同约定或按法律程序进行；（七）合同情况统计上报每月第一个工作日合同管理员向西安公司负责人报送下列报表，以便公司及时掌握合同总体情况：1、每月及年终汇总上报合同统计报表；2、每年年终汇总上报合同台帐表。（八）合同的归档1、合同归档（1）合同原件的移交1）合同签订完后，销售人员应在签订完成后5个工作日内（以最后签订者的日期为起点）将交合同管理员保存正本一份，同时分别送财务部保存合

31、同正本一份、工程部保存合同安装部分正本一份。2）在外地签订的合同原件应在回到部门后3个工作日内交合同管理员；3）合同管理员收到合同原件后，应填写合同登记卡；4）合同管理员对合同文本原件进行整理；5）有商业秘密的合同应实行密级管理。（2）合同相关资料的移交1）合同履行过程中的一些文件、信件、电报、电传、传真等书面材料原件，合同承办人应在收到原件之日起10个工作日内交合同管理员；2）合同管理员将其与合同原件装订成册。（3）销售人员对合同及相关资料的使用1）一般使用复印件；2）严格控制再次复印。（4）合同原件及相关资料的保存1）合同管理员应妥善保存合同文本及相关资料；2）履行完毕的合同，应交档案室归档保存，其归档时间和保管年限按法律、法规和公司有关规定办理。（5）合同资料的借阅1）借阅资料应填写合同资料借阅登记表；2）经合同管理负责人签字批准后才能提供复印件；3）如需使用原件，应经主管部门领导签字批准。六、本办法未尽之处，遵照江苏阿尔法电梯有限公司管理办法