长春大学旅游学院校级组织秘书处培训校团委主讲.ppt

1、1长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处秘书处公文写作能力培训主讲人：校团委秘书长主讲人：校团委秘书长 王洋王洋 2长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处3长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处秘书人员的作用秘书人员的作用秘书人员的作用秘书人员的作用秘书人员的职能及工作范围秘书人员的职能及工作范围秘书人员

2、的职能及工作范围秘书人员的职能及工作范围 秘书人员的作用秘书人员的作用秘书人员的作用秘书人员的作用123秘书人员的素质修养能力秘书人员的素质修养能力秘书人员的素质修养能力秘书人员的素质修养能力 4长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处一、秘书人员的职能及工作范围一、秘书人员的职能及工作范围 秘书人员熟悉人事、程序、管理等内部工作；并熟秘书人员熟悉人事、程序、管理等内部工作；并熟悉公关、协调、联络等外部工作。悉公关、协调、联络等外部工作。长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委

3、秘书处 秘书人员的工作性质：秘书人员的工作性质：帮助上级处理一切里里外外帮助上级处理一切里里外外的工作细节。的工作细节。秘书人员的工作意义：秘书人员的工作意义：辅佐（最重要）辅佐（最重要）和管理。和管理。秘书人员可以学到如何去指导、督导、秘书人员可以学到如何去指导、督导、规划及处理问题，并且熟悉组织的政策。规划及处理问题，并且熟悉组织的政策。5长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处一、秘书人员的职能及工作范围一、秘书人员的职能及工作范围 1 1、通讯方面：、通讯方面：下达活动通知、询问事宜等。下达

4、活动通知、询问事宜等。拟定活动策划、总结活动经验拟定活动策划、总结活动经验;归纳并归纳并存档；存档；人员档案管理、财物管理人员档案管理、财物管理做好活动前准备做好活动前准备;负责活动的组织及善后。负责活动的组织及善后。主持会议并做记录。主持会议并做记录。4 4、活动方面：、活动方面：2 2、日常方面：、日常方面：3 3、会议方面：、会议方面：长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处6长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处1 1、助手作用、助手作用二、秘书人员的作用二、秘

5、书人员的作用2 2、参谋作用、参谋作用提供依据提供依据 出谋划策出谋划策长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处7长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处3 3、耳目作用、耳目作用二、秘书人员的作用二、秘书人员的作用5 5、窗口作用、窗口作用有什么样的领导就有什么样的秘书有什么样的领导就有什么样的秘书上情下达上情下达内情外达内情外达下情上达下情上达外情内达外情内达下情上达下情上达外情内达外情内达上情下达上情下达内情外达内情外达4 4、桥梁作用、桥梁作用长春大学旅游学院第十

6、届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处8长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处三、秘书人员的素质修养能力三、秘书人员的素质修养能力秘书人员技术修养秘书人员技术修养相关行业知识修养相关行业知识修养秘秘书书人人员员素质素质思想素质思想素质心理素质心理素质文化素质文化素质身体素质身体素质修养修养理论修养理论修养知识修养知识修养其他社会常识修养其他社会常识修养品质修养品质修养性格修养性格修养艺术修养艺术修养文秘技术能力逻辑思维能力逻辑思维能力执行能力执行能力 能力能力口头表达能力口头表达能力交际

7、能力交际能力 OAINTERNET办事办会办事办会公文写作文档管理文档管理口头口头文字文字学习能力学习能力 长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处9长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处10长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处1234撰写文档的格式要求撰写文档的格式要求撰写文档的格式要求撰写文档的格式要求如何做会议记录如何做会议记录如何做会议记录如何做会议记录如何写计划

8、、简讯及总结如何写计划、简讯及总结如何写计划、简讯及总结如何写计划、简讯及总结常用应用文的写作常用应用文的写作常用应用文的写作常用应用文的写作11长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处1.1 1.1 关于撰写文档的格式要求关于撰写文档的格式要求（黑体（黑体 二号二号 加粗加粗 段后段后0.50.5行）行）一级标题一级标题 1 1、三号，宋体（正式文档一般用宋体）、三号，宋体（正式文档一般用宋体）2 2、顶行起，字体加黑、顶行起，字体加黑 3 3、一级标题一般用一、二、三、一级标题一般用一、二、三、

9、4 4、段后、段后0.50.5行行二级标题二级标题 1 1、小三号，宋体、小三号，宋体 2 2、首行缩进、首行缩进2 2字符，加黑字符，加黑 3 3、二级标题一般用（一）、（二）、（三）、二级标题一般用（一）、（二）、（三）、一、撰写文档的格式要求一、撰写文档的格式要求长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处12长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处三级标题三级标题 1 1、四号，宋体、四号，宋体 2 2、首行缩进、首行缩进2 2字符，加黑字符，加黑 3 3、三级标题一

10、般用、三级标题一般用1 1、2 2、3 3、正正 文文 1 1、四号，宋体、四号，宋体 2 2、首行缩进、首行缩进2 2字符字符（“格式格式”菜单下菜单下“段落段落”里进行修改）里进行修改）一、撰写文档的格式要求一、撰写文档的格式要求长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处13长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处1.2 1.2 设设 置置页面设置页面设置（“文件文件”菜单下）菜单下）（一）页边距（一）页边距 1、上、下、右、上、下、右2.2厘米厘米 2、左、左2.5厘

11、米厘米（二）段落、间距（二）段落、间距 1、1.5倍行距倍行距 2、固定值、固定值20或或24磅磅 3、可根据页面整体美观自行设置、可根据页面整体美观自行设置（三）装订（三）装订 1、打印装订时请于左侧装订、打印装订时请于左侧装订 2、正式上交文本需要用拉口报告夹、正式上交文本需要用拉口报告夹一、撰写文档的格式要求一、撰写文档的格式要求长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处14长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处二、如何做好会议记录二、如何做好会议记录 会议记录：简

12、单的说就是在会议过程会议记录：简单的说就是在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记具体内容记录下来，就形成了会议记录。录。长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处15长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处2.1 2.1 会议记录的要求会议记录的要求 l会议记录要求：会议记录要求：准确、真实、清楚、完整准确、真实、清楚、完整。l记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态

13、度忠实记录发言人的的态度忠实记录发言人的原意原意，重要的意思，重要的意思应记原话，应记原话，不得任意取舍增删。不得任意取舍增删。l会议的主要情况，发言的主要内容和意见，会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。必须记录完整，不要遗漏。l记录记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。要使用自造的简称或文字。长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处二、如何做好会议记录二、如何做好会议记录16长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大

14、学旅游学院第十届校团委秘书处2.2 2.2 会议记录的会议记录的格式格式l会议组织情况：要写明会议会议组织情况：要写明会议名称、次数、名称、次数、时间、地点、时间、地点、出席人、缺席人（包括缺席出席人、缺席人（包括缺席原因）、原因）、主持人、记录人等。主持人、记录人等。l会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾写明结尾写明主持人、记录人、散会时间及本主持人、记录人、散会时间及本会议记录共几页会议记录共几页。长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处二、如何做

15、好会议记录二、如何做好会议记录17长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处2.3 2.3 会议记录的整理会议记录的整理 l原则：原则：忠实于讲话人、发言人的原意，保持忠实于讲话人、发言人的原意，保持讲话人的风格。讲话人的风格。l要求：要求：1 1、要整理得完整、全面，不仅会议内、要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏。容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏。2 2、要做到层次分明，段落清楚，语句、要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。通顺，标点

16、符号、字迹清晰，避免错别字。3 3、作为我们学生干部来说要及时的整、作为我们学生干部来说要及时的整理会议的内容，分清主次。理会议的内容，分清主次。长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处二、如何做好会议记录二、如何做好会议记录18长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团委秘书处2.4 2.4 会议记录例文会议记录例文 第一次主席团会议第一次主席团会议时时 间：间：2011年7月3日 19：00地地 点：点：学生会办公室出席人员：出席人员：校级组织主席团成员 共34人缺席人员：缺席人员：无主主 持持 人：人：校团委副书记 郝 爽记记 录录 人：人：校团委秘书长 王 洋中心内容：中心内容：1 1、第十届校级组织主席团成员自我介绍。学工处贾老师建议各组织之间应加强联系，、第十届校级组织主席团成员自我介绍。学工处贾老师建议各组织之间应加强联系，提高工作效率。提高工作效率。2 2、各组织网站进行更新。、各组织网站进行更新。长春大学旅游学院第十届校团委秘书处长春大学旅游学院第十届校团