材料设备采购控制程序.docx

1、西安经发地产有限公司程序文件文件编号：QP/JFDC74001名称： 材料（设备）采购控制程序版本号：A/2编写人：吴锁正页码：第 1 页 共 13 页1.目的保证采购的工程材料（设备）满足目标要求，降低材料（设备）成本和风险。2.适用范围适用于本公司工程项目所需材料及设备的采购和供应控制。3.职责3.1 材料采供部为本公司材料（设备）采购管理归口部门，负责本公司工程项目甲方所供材料（设备）的采购工作，负责乙供材料认质认价的审核工作；3.2 材料采供部负责材料（设备）采购中合格供方的选择与评价；3.3 合同核算部负责提供建设工程主要材料（设备）用量表及材料采购限价；3.4 项目部负责提供工程项

2、目材料（设备）采购总计划、月供应计划及材料（设备）的到场验收工作；3.5 总师办负责提供材料（设备）技术参数。4.控制要求和方法4.1 合格供方的选择和评价4.1.1 合格供方的选择标准4.1.1.1 必须有合法的营业执照和相应的资质要求；4.1.1.2 有优良的市场信誉和经营业绩；4.1.1.3 供应的物资必须能保证符合本公司所需物资的型号、规格、质量要求等；4.1.1.4 本公司与其在以往的采购活动中未发现过重大质量问题及合同履约纠纷。4.1.2 合格供方的选择4.1.2.1 材料采供部通过查询、函调等方式调查、收集供方资料及证据，拟出能符合 4.1.1 要求的供方名单。然后组织项目部对供

3、方进行考察并写出考察报告，经部门经理审核后，报公司总工批准；4.1.2.2 经公司总工批准后的供方进入合格供方名单。4.1.3 合格供方的评价4.1.3.1 材料采供部负责每年对所选择的合格供方评价两次，评价的标准为 4.1.1条款；西安经发地产有限公司程序文件文件编号：QP/JFDC74001名称： 材料（设备）采购控制程序版本号：A/2编写人：吴锁正页码：第 2 页 共 13 页4.1.3.2 评价前，由材料采供部向项目部发放“供方评价信息采集表”收集供方合作质量信息，收集齐后，由材料采供部对各供方进行评价并填写“供方评价表”，形成会议纪要，纪要中应包含合格供方名单和撤销合格供方资格的不合

4、格供方名单，报公司总工批准，批准后形成新的“合格供方名单”；4.1.4 合格供方的动态管理4.1.4.1 材料采供部应建立 “合格供方档案”，并根据每次供货或提供服务情况将供方的合作状况随时记入档案；4.1.4.2 需要新增合格供方时，按照 4.1.2 的步骤进行调查、评价；4.1.4.3 由于供方提供的工程物资和服务质量问题而造成不合格时，由材料采供部按纠正和预防措施控制程序规定的要求处理，必要时以函件方式传递给供方进行原因分析并制定纠正措施限期整改。并对纠正措施实施结果进行验证，对未能在限期内改进的，编写“取消合格供方资格报告”，报公司总工审批，批准后取消其合格供方的资格。4.2 材料（设

5、备）采购计划的报送4.2.1 建设工程施工合同签订后，合同核算部向材料采供部提供建设工程甲供材料（设备）用量表，作为材料采供部采购总量的控制依据；4.2.2 项目部在工程施工计划批准后一个月内，向材料采供部提供工程项目材料（设备）计划供应总表，总表中应明确项目所有甲供材料的数量及计划进场时间；4.2.3 材料采供部根据项目部的材料总计划，制定“年主要材料、设备采供计划”，项目部应按材料（设备）采购计划规定的时间报送招标需要的技术要求及准确数量，技术参数需经总师办审核；4.2.4 项目部根据工程进度情况于每月 10 日前向材料采供部报送下月“材料（设备）采购计划”，采购月计划中应明确材料（设备）

6、名称、规格、型号、数量、到货时间及其它技术参数；4.2.5 对材料（设备）有档次（品牌）或形象要求的，由总师办负责定位，形成书面文件，由项目部负责连同材料计划一起报送材料采供部。4.3 采购实施4.3.1 材料采供部根据各项目部提供的材料（设备）采购月计划，经与材料供应总表西安经发地产有限公司程序文件文件编号：QP/JFDC74001名称： 材料（设备）采购控制程序版本号：A/2编写人：吴锁正页码：第 3 页 共 13 页核对后，分类汇总并填写“月份采购计划”，经公司总工审批后进行采购；4.3.2 因设计变更或其它原因发生的计划外急需采购的材料（设备），由项目部填写“急需物资请购单”，经项目部

7、总经理审核，公司总工审批后由材料前期部按照 4.4.4进行加急采购；4.3.3 工程施工中需要使用的新材料（新设备）需经总师办审核，公司总工审批后实施采购。4.4 材料（设备）采购形式4.4.1 招标采购：单次采购金额在 20 万元以上的材料及单台价值在 5 万元以上的设备，采取招标方式进行采购，总价在 50 万元以上的设备及材料、大型设备或影响表面效果及景观效果的材料由公司总工负责主持招标，其他由材料采供部经理负责主持招标，具体按照工程材料（设备）招标管理办法执行。4.4.2 比价采购：单次采购金额在 20 万元以下的材料及单台价值在 5 万元以下的设备，采取询价、比质、比价的方式进行采购。

8、采购员从 “合格供方名单”中选取三家以上（含三家）合格供货单位进行询价，收到报价书后，对产品价格、质量、供货周期、付款方式、售后服务及其它方面进行综合评价，并填写“比质比价单”，择优选择供应商，经材料采供部经理审批后实施采购。4.4.3 追加采购：对于已通过招标或议标采购过的、近期价格波动幅度较小的同类材料（设备），依据已采购单价选定合格供应商，经公司总工审批后直接签订供货合同，不必进行询价、比质、比价采购程序，但每种材料（设备）的追加采购累计不得超过原合同金额 30%，总金额不超过 10 万元，同一种材料（设备）只能做一次追加采购，追加采购时间和主合同签订时间间隔不能超过 3 个月。4.4.

9、4 紧急采购4.4.4.1 紧急采购物资范围：因设计变更、工程进度提前或其他原因需在 7 天之内采购的物资；单台金额限制在 5 万以内或总价限制在 20 万元以内；4.4.4.2 紧急采购申请程序：项目部填写“急需物资请购单”经项目部总经理审核，由项目部报公司总工审批后报材料采供部；4.4.4.3 紧急采购采用比质比价采购方式，比质比价单位不少于两家；4.4.4.4 对于垄断或稀缺材料（设备），可不比价，由材料采供部编写情况说明报西安经发地产有限公司程序文件文件编号：QP/JFDC74001名称： 材料（设备）采购控制程序版本号：A/2编写人：吴锁正页码：第 4 页 共 13 页总工批准后直接

10、采购。4.4.5 现款采购4.4.5.1 现款采购范围：总金额低于 1 万元，在半年内没有发生采购或在合格供方所供产品类别中找不到的材料；4.4.5.2 材料采供部直接到市场中询价用现金采购。4.5 采购合同评审及签订4.5.1 合同评审4.5.1.1 采购合同由材料采供部拟稿，原则上所有采购合同均应使用公司已经确认的制式合同；4.5.1.2 合同评审按照公司文件、合同管理规程执行，评审的要点包括采购清单、质量要求、供货周期、付款方式等；4.5.2 合同签订4.5.2.1 合同评审完成后由合同经办人按照评审组意见修改，修改完成后到企管部加盖合同专用章，并将合同副本送办公室一份存档，交财务部门一

11、份作为筹资、付款和收款的依据；4.5.2.2 对有定金和预付款的合同须经总经理审批后方可签订。4.6 乙供材料认质认价4.6.1 施工单位对需要认价的材料（设备）按设计要求出具清单，注明规格、型号、数量及品牌（附上样品），送交项目部。项目部进行审查后交材料采供部进行质量价格确认。4.6.2 材料采供部材料管理员根据所掌握的品牌价格信息进行核价，填写“材料（设备）认质认价表”，经会签、审核后下发。“材料（设备）认质认价表”一式五份，由材料采供部、合同核算部、项目部、监理单位和施工单位分别留存。4.6.3 项目部负责认质、认价材料在施工中进行质量确认。项目施工结束或认质、认价材料到场后，由项目部会

12、同监理单位根据“材料（设备）认质认价表”对实际施工材料进行规格、品牌、质量确认。确认无误后，由项目部和监理单位在“材料（设备）认质认价表”上签章认可，报合同核算部进行工程量确认。如无项目部和监理单位签章认可或是所用材料的规格、品牌或质量低于“材料（设备）认质认价表”确认的材料要求，合同核算部不予确认工程量。西安经发地产有限公司程序文件文件编号：QP/JFDC74001名称： 材料（设备）采购控制程序版本号：A/2编写人：吴锁正页码：第 5 页 共 13 页4.7 材料（设备）到场验收程序：4.7.1 供货商将材料（设备）及相关资料送至项目工地后，由项目部组织监理单位、施工单位根据国家相关规范及

13、供货合同进行现场验收，验收合格后，填写“材料（设备）供货验收清单”，经三方签署验收意见并盖章后各自留存备查。到场材料（设备）因资料不全无法验收时，可暂存工地现场，待供货商补齐资料后再组织验收。除三大材外，其余材料（设备）均需填写“材料（设备）供货验收清单”4.7.2 材料入库调拨程序：材料（设备）到场后，材料采供部根据到场数量、供应商开具的发票、施工单位的收料单以及“材料（设备）供货验收清单”填写“材料验收入库单”，办理入库验收手续。同时根据施工单位的收料单开具“材料调拨单”，将材料调拨给施工单位和项目部。材料调拨单须填写材料名称、规格、数量、单价及调入单位名称，并由材料采供部及施工单位签字确

14、认，以此作为材料结算的最终依据。5.支持性文件5.1建筑材料（设备）采购手册5.2纠正和预防措施控制程序5.3公司文件、合同管理规程6.记录6.1 供方信息评价采集表6.2 供方评价表6.3 合格供方名单6.4 月材料采购计划表6.5 比质比价单6.6 急需物资请购单6.7 材料（设备）认质认价表（QW/JFDC-CLB01）（QP/JFDC85001）（QW/JFDC-QGB10）（QP/JFDC74001-01）（QP/JFDC74001-02）（QP/JFDC74001-03）（QP/JFDC74001-04）（QP/JFDC74001-05）（QP/JFDC74001-09）（QP/JFDC74001-10）6.8年主要材料、设备采供计划（QP/