时间管理操作培训.docx

1、时间管理操作培训时间管理操作手册T&A Operation Manual建立日期: 2003-08-18更新日期: 2004-06-11序言本手册主要介绍HR/PAYROLL系统中时间管理的业务流程，可用作最终用户的操作手册。手册以流程图的形式逐层指导用户使用时间管理模块的各种功能。 时间管理模块的特点：后台计算复杂，用户需在处理考勤前做大量的设置工作。其中企业日历、员工具体排班、员工出勤数据将做为扫描出勤数据的数据来源。考勤公式的定义、企业日历、扫描过的出勤数据将做为转换出勤数据的数据来源。在进行处理前应保证基础设置完整。另外，使用本系统的公司或单位应规范化打卡制度。防止出现频繁漏刷卡现象，

2、即尽量避免有出勤事实，但无出勤记录的情况。系统虽然在处理时，会自动判断异常，但如果异常太多，用户需花大量精力处理异常数据，最终将影响到考勤处理的进程，以下将具体描述操作过程。1 时间管理操作流程图 Y 出勤数据是否正常 N N N录入加班申请单直接传入考勤1.设置基础数据1 设置考勤主数据2 定义企业日历3 查询企业日历4 班次设定5 定义考勤公式6 定义缺勤项目7维护不进行考勤计算的员工组1.1 设定考勤主数据1.1.1 功能描述：用来定义考勤处理中常用的参数路径：时间管理 设置基础信息 设置TNA主数据PIC11.1.2 具体设置库存保留刷卡期限-可以设定刷卡数据在数据库中存储的期限,超过

3、期限可以设定报警 注意：在库存保留期限内的刷卡数据是不能通过清理刷卡数据删除的 出勤数据来源方式-可供选择的出勤来源方式有两种。 一个是从考勤机装入； 另一种方式是缺省为员工班次时间。 如果选择来源方式为缺省为员工班次时间可通过 员工出勤数据 生成默认出勤数据生成员工全勤的刷卡数据。常用的是第一种方式，将考勤机的结果导入到本系统。 企业日历同社会日历-可选择Y或N ，用于定义企业日历 当选择Y时，表示时间管理系统所用企业日历的星期制等同于社会日历。 具体的日历需在定义企业日历中实现. 刷卡时间格式包含(:)-刷卡时间格式可为包含:8位时间串或不包含:6位时间串在FORM修改出勤数据中，可选中刷

4、卡时间格式转换标志对时间数据格式进行自动转换。分段控制方式-指的是如果要采用段内计算方式，而且考勤刷卡时间跨班次段时，对于刷卡时间的分段控制方式。此处优先级低于定义考勤计算公式=段内计算限制条件中的分段控制方式缺勤考勤项目-主要用于员工缺勤处理的一种控制方式。eg：在此设旷工做为缺勤考勤项目。某员工某一天应出勤而没来上班，即没有出勤数据时，可对该员工这一天进行缺勤处理，处理后系统会自动为该员工增加一条旷工的考勤记录。扫描异常处理项：指的是扫描过程中出现异常时，将异常考勤数据同意赋予该考勤项目，然后手工进行判断处理。班次刷卡起始范围（小时）-用于处理刷卡数据中有漏刷的情况。忽略间隔错误-如果选中

5、，则在扫描某员工的出勤数据时，当出现漏刷的情况系统会继续往下扫描。这样不会影响正常出勤数据的扫描。eg：设置班次刷卡起始范围为2小时。某员工的刷卡记录有漏刷的情况：正常上下班时间为08:30-17:302003-01-01 8:102003-01-02 8:102003-01-02 17:30因为2003-01-01 8:10与2003-01-02 8:10与班次起始时间（08：30）的间隔均小于2小时，因此都判断为I（假设忽略间隔错误），从而系统可判断2003-01-01这一天的出勤数据是不正常的。如果不忽略间隔错误则扫描后的结果是：扫描将停在有间隔错误的记录上2003-01-01 8:10

6、:00 I 12003-01-02 8:30:00 2003-01-02 17:30:00 如果选中忽略间隔错误扫描后的结果是：2003-01-01 8:10:00 I 12003-01-02 8:30:00 I 12003-01-02 17:30:00 O 2刷卡数据去重-用于处理刷卡数据中有重复刷卡的情况。可在出勤数据去重 FORM进行去重处理，把重复的垃圾数据打上标记。扫描和计算时，对这些数据不进行处理。eg 去重时间设置为15分钟某员工的刷卡记录如下：2003-01-01 8:10:00 2003-01-01 8:11:00 2003-01-01 8:12:00 做去重处理后，后两条记

7、录将被标志上红色。相关工资计算期间-若选中此标记。则与工资计算期间挂勾。若某月工资期间关闭，或工资已计算过。则此月不能进行考勤计算。考勤计算应在工资计算之前。另：如果某月考勤期间关闭，同样不能进行考勤计算。1.2 定义企业日历1.2.1 功能描述：定义企业日历，可自动生成缺省企业日历定义日期类型：允许用户自定义日历中每一天的类型如:工作日/节假日定义时间段类型：可将日历按照时间段进行划分 如:夏季时段，冬季时段定义法定节假日类型：按照年度, 定义公司的节假日清单1.2.2 具体操作菜单路径：时间管理-设置基础数据-定义企业日历1.2.2.1 定义企业日历PIC2注意：用户必须要先设定考勤主数据

8、中企业日历等同于社会日历这一项，否则系统会提示设定信息。此功能可满足不同企业作息的各种要求来生成真正的企业日历。起始公休日用于指定企业休息日从哪一天开始。可以同社会日历，从星期六开始休息，也可根据企业的不同作息来指定休息起始日。休息天数也不限于2天，可根据实际情况指定。起始公休日，休息天数等条件用来自动生成企业日历，如果企业日历同社会日历，即企业日历的星期制同社会日历，企业星期一为社会星期一。如果企业日历与社会日历不同，则企业星期一为：休息日+休息天数，以后日历星期顺延。下面举三个例子帮助理解企业日历的定义。如下图，是一个企业日历等同于工作日历，并且休息起始日，休息天数也等同社会日历的例子。从

9、图中可以查到2003年03月01日是企业星期三，也是社会星期三 PIC3下图还是一个企业日历等同于社会日历的例子。即两种日历采用一样的星期制。2004-01-01这一天企业日历同社会日历都是星期四。不同的是可以指定休息天数为3天。从星期五开始休息，休息3天。PIC4下图为一个企业日历不等同于社会日历的例子。即两种日历采用不一样的星期制。如图所示2004-01-01这一天是企业日历的星期一，但却是社会日历的星期四。并且可以指定休息天数为3天。PIC51.2.2.2 日历公司组PIC6企业日历是按公司组来控制的，公司组的概念即是把企业日历定义规则相同的公司组合在一起，即通过标识号来定义公司组标识号

10、。1.2.2.3 企业日历PIC7生成完的企业日历可以通过企业日历进行查询1.2.2.4 日期类型PIC8日期类型中可以设定各种日期类型,比例系数可与以后的工资计算挂钩。可以设定如工作日，公休日等日期类型，在所定义的日期类型后可以设定该日期类型是否为工作日。1.2.2.5 定义时间段类型PIC9时间段类型的定义主要用于定义班次的班次时间适用条件中，用于区分一个班次在不同时间段的具体定义。在这里需要定义时间段所对应的起止日期。时间段的定义主要考虑到有些班次时间安排是根据时间段来划分的，注意时间的连贯性。比如：同一个班次在夏季和冬季时的时间安排不同。定义班次时，可分两个时间段来分别定义。1.2.2

11、.6 法定节假日PIC10法定节假日主要定义与企业考勤有关的各种节假日，这里包括各种社会节假日，企业内部的定义的企业节日。这里的日期类型即前面所定义的。另外该菜单还提供了拷贝历史数据的功能， 系统会按要求拷贝已经定义的节假日，生成指定年份的节假日。注意法定节假日的定义最好在生成企业日历与自动生成班次之前定义完整。1.3 查询企业日历1.3.1 功能描述： 以两种格式显示所生成的企业日历(日历格式L1，网格显示L2)1.3.2 前提条件：企业日历已经定义完毕1.3.3 操作指引：菜单路径：时间管理-查询企业日历 PIC11查询结果可参考图PIC3-PIC51.4 定义班次1.4.1 功能描述：设

12、定班次类型:用在定义班次中，便于今后对不同班次类型的统计。定义班次时间：用于定义班次的具体的时间段，用于定义班次中班次时间适用条件定义班次：根据定义班次时间适用条件，自动生成每个班次的实际时间班次定义完毕/修改完毕后, 自动生成每天具体的班次时间调整班次：调整/修改 班次的时间段1.4.2 具体操作1.4.2.1 定义班次类型菜单路径：时间管理-设置基础数据-定义班次类型PIC12定义班次类型使用简单，只做增加和删除处理，定义的班次类型将在定义班次时直接引用。1.4.2.2 定义班次时间菜单路径：时间管理-设置基础数据-定义班次时间PIC13班次时间类型-定义班次的具体上下班时间段，用于定义班

13、次中班次时间适用条件。如:常日班的上下班起止时间是08:3017:30，定义好班次时间类型.后在具体定义常日班次时，可直接引用此时间段。注意：1时间段跨度时间不得超过24小时，否则系统会提示。 2对同一时间段类型，可定义多条时间段,两条记录间的时间不允许交叉.即：后一条记录定义的上班时间不允许大于前一条记录的下班时间。 1.4.2.3 定义班次：菜单路径：时间管理-设置基础数据-定义班次PIC14操作指导：1。定义班次-指定班次类型、中英文名称、班次生效日期；2。定义公司组-班次是按公司组控制的，概念同企业日历中定义的公司组。 在此定义组标识号、起止生效日期。 其中组标识号是唯一关键字，在定义

14、公司组时，标识号不允许重复。3。定义班次间适用条件-是将班次与具体日期、上下班时间进行匹配的过程。 其中：日期类型-从列值中选择企业日历中定义的日期类型。 可以是工作日，公休日，节假日. 可不选，表示对所有日期类型都适用。如果此处选工作日，是指当前定义的班次只适用于工作日。 在排班时，公休日，节假日将不会排这个班次。时间段类型-从列值中直接选择在企业日历中定义的时间段类型 班次时间性类型-选择班次对应的上下班时间。 日历起止时间-确定定义班次的日期段。点定义班次按钮后， 将自动在指定的日期范围内生成相应的班次及具体时间。 注意：日历起止时间的定义受所选的时间段类型的影响。 日历起止时间必须在时

15、间段中定义的日期范围内。 班次类型-定义班次时间条件时，如没有定义班次类型，则取班次定义中的班次类型。班次时间适用条件举例：在夏季时间段中当日期类型是工作日时上夏季常日班。4定义班次按钮的使用 PIC151组标识号前的两个小框分别表示，选中当前组；重新定义。 注意：只有两个复框同时选中时，点定义班次按钮才有效。2点中定义班次按钮时，系统会根据已定义的企业日历、班次时间适用条件自动生成有效日期范围内的当前班次的具体班次时间，起止日期。3用户可以在调整班次时间对生成结果中进行个别调整。注意：班次定义不等同于排班。定义排班计划是为员工安排具体的班次计划：员工班次；而班次定义是为了确定班次具体的起止日

16、期和上下班时间。排班的过程自动将员工、班次、班次起止时间，班次起止日期对应起来。可通过查询员工班次进行查询。1.4.2.4 调整班次菜单路径：时间管理-设置基础数据-调整班次PIC16用于个别调整班次时间。可以进行增加、删除、修改起止日期、班次类型，班次时间类型 1.5 维护考勤公式员工组 菜单路径：时间管理-设置基础数据-维护考勤公式员工组1.5.1 功能描述： 按照员工类别、职务、岗位等字段设置员工组，以便定义考勤计算公式； 利用生效日期及标识号的大小维护考勤公式员工组。PIC171.6 定义考勤计算公式 菜单路径：时间管理-设置基础数据-定义考勤计算公式1.6.1 功能描述： 可以控制是

17、否进入段内计算模式； 定义将刷卡记录转换到考勤记录的转换公式 可以按员工组定义不同的考勤公式；对相同的考勤项目定义不同的考勤公式。 可通过考勤项目反查公式PIC17 字段名字段功能说明备注行号记录保存时由系统自动产生备注性字段计算序号指定考勤计算处理时的先后顺序用于对考勤项目结果的调用考勤项目指定此处定义哪个考勤项目的计算公式考勤额度直接给该考勤项目赋予常数值优先级高于公式员工组通过员工组将员工与考勤计算公式对应相关假期指定计算考勤时是否与该员工的请假状态匹配计算属性N 普通项：正常的考勤项目，与其他项目对应T 临时项：是计算普通项或清算项的过渡项目，本次计算完成后将立刻清空；X 缺勤处理项：

18、取代过去单独的缺勤处理，可以利用更强大的公式。R 清算项：指的是某天无论是否有刷卡记录都强制进行考勤计算RT 清算项（临时）：清算项与临时项含义的整合生效日期计算公式的生效日期段内计算限制条件字段名字段功能说明备注行号指定系统计算判断取值的先后顺序班次类型这三个字段是用于判断（内置IF条件）是否进入段内计算控制的条件，三者之间是并且的关系。若已经定义行号，此三个字段为空表示所有员工的该考勤项目计算都将进入段内计算控制班次日期类型段内计算方式统计后折算：指将每一段按照定义计算公式计算之后的结果首先自动相加，然后将结果按照算符一，系数一及函数中定义的公式进行折算折算后再统计：首先将每一段按照定义计

19、算公式进行计算，然后将得到的结果相加。从此以后的字段都属于内置THEN分段控制方式对于跨段的打卡数据进行划分方法的约定，此处优先级高于主数据的设置定义计算公式字段名字段功能说明备注行号指定系统计算判断取值的先后顺序数据来源基准时间：只需设置基准时间1班次时间段序号：可以对班次中具体每一段定义计算公式，段序号直接写在项目值字段考勤项目：可以取到已经计算出来的考勤结果参与本项目的计算员工加班单：可以取到填写加班申请单的结果参与公式判断计算其它：目前用于判断是否本期间最后一天基准时间上班时间、下班时间、第一次刷卡时间和最后一次刷卡时间：如果不满足段内计算控制条件，此四项的含义不变；但如果进入段内计算

20、控制，那么此四项指的是具体每一段分别对应的上班、下班、第一次刷卡和最后一次刷卡时间一/时间二如果数据来源为基准时间，此处的小数可以代表时间。如12:30应表示成12.30，时间跨度最大从前一天（减24）到第二天（加24）1.6.2 具体使用1定义员工组、标识号、生效日期。计算考勤的第一步是通过所在员工组找到相应的公式。检索顺序：生效起始日期越大则优先级越高，如生效起始日期相同则标识号越小则优先级越高。计算某员工的考勤时，满足条件的公式有三套（A,B,C），A的优先级最高，那么即使A员工组对应的公式中，该员工没有满足的条件。系统不会继续判断B，会直接赋予该考勤项目为空。2一个公式是以第一个 IF

21、开始,最后一个THEN为公式的结尾。3对于公式中如要定义无班次安排又有出勤数据的情况（如某员工某一天排班计划无班次安排，但临时加班刷卡）要计算此种情况考勤，可在班次类型中输入*。4公式中的考勤项目可以在PAYROLL设定考勤项目中定义，公式中的函数可在PAYROLL员工管理中的设定计算比率中进行设定。函数可对每一行的计算结果进行进一步的处理。5公式中的基准时间1和基准时间2可以选择上班时间，下班时间，第一次刷卡时间，最后一次刷卡时间，它们都是针对每一个班次而言，用户可以进行选择。以上列值在进行计算时系统会根据已经分析过的员工刷卡数据，找到所对应的 实际值。如基准时间 1选择了第一次刷卡时间基准

22、时间2选择了上班时间，因为公式每一行的计算处理为基准时间1减去基准时间2，所以这里即为第一次刷卡时间 减去上班时间。注：上班时间、下班时间指的是计划上下班时间。是相应班次正常的上下班时间。第一次刷卡时间，最后一次刷卡时间指的是实际的上下班时间，即出勤时间。6当输入公式IF行时，系统还允许用户对本行的计算结果进行逻辑运算比较。对于有多个IF行的公式，它们之间是通过行（逻辑）运算符来对每一行的运算结果进行逻辑运算的。只有当它们的运算结果为TRUE时，公式的THEN行才开始计算，公式中的函数也只有在THEN行才起作用。7特殊处理项-可对个别出勤数据做特殊处理。首先在员工排班计划FORM中指定对哪一天

23、的班次需特殊处理。计算考勤时只执行那些打上特殊处理标记的公式。如：指定A员工2003-01-01这一天需特殊处理。公式中可单独对员工A这一天的出勤数据进行处理。8行间运算符，行内运算符（包括比较、逻辑运算符）；求模基数处定义除数，计算结果是将基准时间1减去基准时间2的差值与求模基数相除得到的余数赋给考勤项；统计次数为Y时等同于常系数1；系数（即常数）：可将一个常数直接赋给考勤项。时间点：指具体的时间，如8:00,输入时，系统会自动转换成时间格式。做为一个逻辑条件，如果在此定义一个时间,计算时会判断出勤记录中实际的上下班时间是否包含这一时间点,如果结果不为真,则不会执行这条公式。举例：设置一条计

24、算节假日加班的公式如下条件 日期类型 班次类型 基准时间1 基准时间2 时间1 行运算 系数 考勤项目IF 法定假期 * 最后一次刷卡时间 第一次刷卡时间 60 & 节假日加班TN 法定假期 * 最后一次刷卡时间 第一次刷卡时间 / 节假日加班TN 法定假期 * 最后一次刷卡时间 第一次刷卡时间 + 60 节假日加班条件描述：是节假日、无班次安排，但有刷卡数据，并且加班时间大于1小时。结果：那么将加班时间分钟/60后的小时数赋给节假日加班如：2003-01-01是元旦，员工A这一天没有上班安排。 但有刷卡数据： A 2003-01-01 10:00:00 I 1 A 2003-01-01 15

25、:00:00 0 2条件符合上面的公式。所以计算后，将会生成一条考勤记录 :员工A 2003-01-01节假日加班5小时。1.7 定义非考勤计算员工组1.7.1 功能描述把不需要计算考勤的员工，定义为非计算考勤员工组。这些员工将不参与出勤数据扫描、考勤计算以及缺勤处理。非考勤计算员工组的类型号为AT。 1.7.2 操作指引：菜单路径：时间管理-设置基础数据-维护员工组PIC19员工班次管理员工班次管理模块使用灵活，可处理各种复杂的排班情况。对人员众多，班次多样，排班复杂，变换频繁等情况都能处理。1.8 按员工组排班1.8.1 功能描述： 把具有相同排班定义属性的员工用员工组的概念进行划分，即通

26、过定义员工所属公司，部门，岗位，职称等来对员工分组；根据条件自动生成员工组排班计划，这些条件包括：排班时间范围、排班周期天数、休息日(即不排班日)、周期班次等；提供拷贝历史时间段的排班计划；根据员工组排班计划自动生成员工排班计划, 当员工组排班计划修改时, 提示用户是否修改相应的员工的排班计划。1.8.2 操作指引：菜单路径：时间管理-员工班次管理-按员工组排班1.8.2.1 生成缺省排班计划I日期范围指定本次排班的起止时间。排班周期天数-指定几天为一个排班周期，这里的天数应等于周期班次中指定的班次数。起始休息日-指定企业休息日从哪天开始。可以是星期一至星期天任意一天。休息天数-休息天数范围为

27、1-2 天顺序排班-此处不打勾，排班时会受企业休息日的影响，如果在休息日的前一天没有排完一个周期的班次，则从下一个工作日起将开始新的一轮班次周期；如果此处打勾，将不受企业休息日的影响，排班时会把周期班次里定义的所有班次排完后再开始下一个班次周期。下面举例说明，如上图定义：顺序排班处没有打勾；班次周期定义为 01*2 02*2 03*2 早班2天，中班2天，夜班2天。 2003-01-01, 2003-01-02 排了两天早班后，2003-01-04和2003-01-05休息，从 2003-01-06开始新的一个班次周期。反之，如果定义为顺序排班 2003-01-06，2003-01-07应该排

28、中班，8、9号排夜班周期班次-此处定义具体的班次安排。输入格式是: 前一个班次与后一个班次之间用空格分割;可通过*指定班次的天数。如上例01*2表示上两个01班次。系统提供弹出窗口方便选择班次。生成排班计划-以上条件定义好以后，就可以点击此按钮，系统将根据条件自动生成员工组排班计划，生成员工组排班计划后系统会提示生成相应的员工排班计划。41.8.2.2 生成缺省排班计划II排班计划II比排班计划I定义更灵活，不同处在于休息日的定义需在周期班次定义中完成。 法定节假日排班-打钩选中，意味着法定节假日也会排班，否则法定节假日不排班。 周期班次-班次间用空格分割;通过*指定班次的天数；通过|指定休息

29、日。 如上图 00*5|2: 表示上5个00班次,休息2天。1.8.2.3 排班计划生成排班计划操作完成后，可在排班计划中查看和调整结果。特殊处理-是一个标记字段，计算时可对打上此标记的班次所对应的出勤数据做特殊处理。拷贝历史数据-拷贝历史时间段的排班计划；可选择来源年、月；指定生成年、月。 另：生成员工组排班计划采取 JOB方式运行，系统将自动生成作业号，用户可在查询作业日志中查看本此作业运行情况。1.9 按员工排班1.9.1 功能描述：可通过输入公司、部门、员工编号、班次、日期范围等条件迅速定位到所需查询和维护的员工。员工排班计划可由按员工组排班来自动生成，此FORM主要用于查询和个别调整员工班次。提供拷贝历史时间段排班计划功能。1.9.2 操作指引：菜单路径：时间管理-员工班次管理-按员工排班特殊处理-属于标记字段，标记某人某一天的班次可做特殊处理。拷贝历史数据-拷贝历史时间段的排班计划；可选择来源年、月；指定生成年、月。排班日期-标明该员工的本班次的开始及结束时间，进行考勤计算时系统将直接取此处的信息；班次时间类型-指明该员工本班次的具体