项目沟通管理(高级).pptx

1、项目沟通管理信息系统项目管理师项目沟通管理4个过程一、沟通计划编制-（计划过程组）二、信息分发-（执行过程组）三、绩效报告-（监控过程组）四、项目干系人管理-（监控过程组）项目管理中的沟通模型表明想法、观点或信息是如何在发送者和接收者两者间收发的，这个模型的关键因素包括：编码-把想法和观点翻译成其他人不能看懂的语言。通信-发送编码传播媒介-运送信息的途径噪声-影响信息传输和读取的因素（例如距离）解码-把信息翻译成原来的想法和观点噪声（包括距离、语言、沟通风格、文化、习俗的影响）传播媒介反馈编码发送者解码接收者了解含义信息 发送信息 接收信息理解检查一、沟通计划编制确定项目干系人的信息和沟通需求

2、：哪些人是项目干系人，他们对该项目的收益水平和影响程度如何，谁需要什么样的信息，何时需要，以及应怎样分发给他们。输入工具与技术输出l组织过程资产l项目章程l项目管理计划l项目范围说明书l项目干系人分析l沟通需求分析l沟通技术l沟通管理计划沟通管理计划沟通管理计划应该包括以下内容：l项目干系人的需求和预期l用于沟通的信息，包括格式、内容、细节水平l个体对沟通信息的响应l将接收信息的个体或小组l传输信息的方法和技术，如果备忘录、电子邮件、新闻稿等l沟通频率，如每周一次l一个增级过程，区分时间框架和管理链条，把低层职员不能解决的问题提高级别l一种方法，当项目推进和发展时，能够更新和完善沟通管理计划l

3、通用术语词汇表沟通管理计划文件名称频率接收人格式/媒介细节水平交付时间发送人签收月进度报告每月主管副总裁电子邮件每月3日期项目经理邮件回执项目组全体成员内部服务器共享每月3日前客户代表书面每月3日前月例会每月项目组全体成员会议每月5日主持：项目经理会议签到会议纪要签收客户代表每月5日主管副总裁每月5日沟通需求列表沟通管理计划沟通管理计划编制过程一般包括以下几个步骤：1）确定干系人的沟通信息需求，即哪些人需要沟通，谁需要什么信息，什么时候需要以及如何把信息发送出去。2）描述信息收集和文件归档的结构。3）信息交流的形式和方式，主要指创建信息发送的档案：获得信息的访问方法。二、信息分发以合适的方式及

4、时向项目干系人提供所需信息。输入工具与技术输出l工作绩效信息l沟通管理计划l沟通技术l信息收集和检索系统l信息分发方法l取得的经验教训l更新的项目管理计划l组织过程资产二、信息分发常用的沟通方式的有缺点或特点沟通方式特点书面与口头、听与说书面形式优点是清晰，二义性少以及可以作为备忘录，也可以作为双方沟通证据；而缺点是缺乏人性化内部的与外部的（对内与对外）对内（项目团队内）和对外（对顾客、媒体和公众等）的沟通。对内沟通讲求的是效率和准确度，对外沟通强调的是信息的充分和准确。对内沟通可以是非正式的，对外的沟通要求项目经理以正式的方式进行正式与非正式通常情况下，正式（如报告、情况介绍会等）的沟通是在

5、项目会议时进行的，而非正式如备忘录、即兴谈话等）项目沟通属于大多数场合的方式纵向与横向(垂直与水平)垂直方向(从下到上或者从上到下)沟通的特点是：沟通信息传播速度快，准确程度高；水平方向沟通的特点是：复制程度高，往往不受当事人控制三、绩效报告收集并分发有关绩效的信息，报告状态报告、进展报告和预测。输入工具与技术输出l工作绩效信息l项目管理计划l预测l已批准的变更请求l可交付物l信息表示工具l绩效信息收集和编辑l状态评审会议l绩效报告l预测l需求变更l更新的项目管理计划l建议的纠正措施l组织过程资产三、绩效报告绩效报告需要包含的内容：1）项目的进展和调整情况2）项目的完成情况3）项目总投入、资金

6、到位情况4）项目资金实际支出情况5）项目主要效益情况6）财务制度执行情况7）项目团队各职能团队的绩效8）项目执行中存在的问题及改进措施9）预测随着项目的进展，根据获得的工作绩效信息对以前的预测进行更新并重新签发10）变更请求对项目绩效进行分析后，通常需要对项目的某些方面进行更改11）其他需要说明的问题四、项目干系人管理项目干系人管理就是对项目沟通进行管理，以满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题。积极地管理项目干系人，提高了项目因为项目干系人之间存在未解决的问题而偏离的可能性，提高操作人员的能力，避免他们在项目进行期间分崩离析。项目经理通常负责项目干系人管理。四、项目干系人管理对项目沟

7、通进行管理，以满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题输入工具与技术输出l项目管理计划l沟通管理计划l组织过程资产l沟通方法l问题日志l问题解决l更新的项目沟通管理计划l组织过程资产项目干系人管理的方法1）通过调查项目干系人需求和期望可以了解项目干系人的目标、目的和沟通层次。在沟通管理计划中，对这些需求和期望进行识别、分析和记录；2）在进行干系人沟通时，项目经理需要充分理解干系人的需求以便充分与干系人合作，已达成项目的目标；3）在进行干系人管理中，应使用沟通管理计划中为每个项目干系人确定的沟通方法；4）对干系人管理的主要目标是促进干系人对项目的理解与支持，使干系人了解项目的进展和有可能带来的影响。沟通的原则1）沟通内外有别2）非正式的沟通有利于关于融洽3）采用对方能接受的沟通风格4）沟通的升级原则5）清扫沟通障碍分析型实践型表现型分析型以事为主内敛以人为主果断人际关系沟通风格示意图ADBC如何召开一个高效的会议1.事先制定一个例会制度2.放弃可开可不开的会议3.明确会议的目的和期望结果4.发布会议通知5.在会议之前将会议资料发到参会人员6.可以借助视频设备7.明确会议规则8.会议后要总结，提炼结论9.会议要有纪要10.做好会议的后勤保障