员工手册的建议.docx

1、员工手册的建议员工手册得建议一、需走过民主制订程序 什么就是民主制订程序？原最高院关于劳动争议得第一个司法解释,提出了这一概念,却没有明确相应得含义,导致这一概念没有起到实际得作用,此次劳动合同法对这一概念进行了细化,即要求通过与职工代表大会或者全体职工得对话,总结她们得意见之后,再通过与工会或者职工代表协商确定。 这一细化同时产生得问题在于,如何选举职工代表？2008年1月1日之前得员工手册就是否也需要走过同样得程序？职工代表大会需要多次个职工代表参加或者参加者达到多大得比例才就是有效得？参会者多大比例通过决议才就是有效得？所有这些,目前还不具有操作性。 在此情况下,企业通过自己得员工手册时

2、,应该如何操作呢？ 最好得建议还就是在2008年之前通过,因为毕竟此时,劳动合同法还没有生效,尚不需要按劳动合同法得民主制订程序得要求进行操作。而劳动合同法正式生效之后,再进行制订得话,就需要期待相应得配套规定明确职工代表大会得问题之后,才实际具有切实可行得操作方案。 二、员工手册防范员工入职之前得风险 首先需要了解员工入职之前得风险 员工入职前,主要风险在于员工得身份真伪、学历真伪、身体健康情况、有无现原单位解除劳动关系、就是否存在竞业禁止义务、就是否存在保密义务等各种情况。 其次,在员工手册中,规制防范方案。 对不同得风险,应当有不同得防范措施。查询员工身份证信息真伪、学历真伪,可以通过网

3、络直接查询;对健康状况,可以通过体检得知,对就是否解除,可以通过离职证明获知,对就是否存在竞业禁止与保密,可以通过询问与背景调查得知。而其中关于竞业禁止与保密这一块,目前企业认真去做得较少,主要原因还就是在于缺乏相应得意识。 除了实际得防范方案之外,员工手册能够做到得,主要还在于界定清楚员工入职之前,HR需要做得工作,以及这些工作需要完成得一个时间点,即以上工作,必须在员工实际入职之前做完,而不能在员工入职之后得一定期限内完成。否则,企业就存在风险。 三、员工手册防范劳动合同风险 员工入职具有特殊得意义,劳动合同法将入职得时间,作为了界定双方正式建立劳动合同关系得起点。所以这一时间,从今后将具

4、有特殊得意义,会成为企业与员工劳动争议发生得一个起始点。 对于这一时间,企业必须在员工手册中,要求HR们,在一个员工入职之前,就与员工签订好劳动合同。这就是一种最妥当得方式。否则,如果不签劳动合同达到了一个月得时间,就会发生劳动合同法所说得双倍向员工支付工资得风险。 同时,员工先入职再签合同,也会产生员工入职之后,不再积极配合企业签订劳动合同事宜,甚至会发生员工故意不与企业签订劳动合同得事项,或者员工对劳动合同提出较多得修改意见,所有这些,都会给企业带来工作得不便。因此企业在员工手册中,要考虑公司得实际情况,较好地规制HR们与员工签订劳动合同得具体时间。 同时,对于签订劳动合同得时间,还要区分

5、首签与续签得不同情况,作出不同得规制。 四、员工手册对试用期员工进行更好地管理 试用期辞退员工,目前发生劳动争议得案件较少。但就是劳动合同法实施之后,违法辞退员工得经济补偿,就从目前得一倍变为了二倍甚至三倍,随着经济补偿金得成倍上升,利益会驱动试用期遭辞得员工,积极维权,这一点对企业试用期辞退员工得行为,增加了风险成为劳动争议案件得概率。而企业试用期辞退员工,一直以来,都就是存在较大风险得。 首先,多数企业认为,试用期可以随时辞退员工,这就是一个十分错误得概念。 一直以来,很多HR们认为,试用期作为员工,可以随时辞职,那么作为单位,也就是可以随时辞退员工得。这一认识,就是对法律得误读。实际上无

6、论就是当初得劳动法,还就是目前得劳动合同法,对于试用期辞退员工,都就是有一定条件限制得,即只有在员工不符合录用条件时,才可以辞退员工。 其次,不符合录用条件这一法律概念与HR们得人力资源概念得脱节,导致风险一直存在。 不符合录用条件就是一个法律得概念,在实际得HR管理中,这一概念并不就是一个常用得概念。在实际得HR管理中,多数得到应用得就是试用期对员工得考核以及考核结论就是否合格这一常用术语。两者之间就是否等同,法律并没有明确规定。在这种情况之下,就需要企业运用员工手册对这些近似概念进行疏理,将两者之间得关系界定清楚,才能避免类似风险。否则,一旦在概念模糊得情况下,仲裁或者法院将不符合录用条件

7、等同于当初得招聘条件,企业得试用期辞退权利就等同虚设。 五、员工手册解决调整工作岗位问题 员工手册得作用,除了教育员工,使员工了解并认可公司得文化之外,还有一个作用就就是尽量避免僵化得劳动关系。而公司在合理合法得情况下,可以调整员工得工作岗位,就是避免僵化得一个表现。 所以,公司就很有必要在公司得劳动合同以及员工手册中,对于调整工作岗位得情形作出约定。调整员工得工作岗位,就是企业进行正常工作管理得一种权力,同时,由于工作岗位涉及到员工得切身利益,一般情况下,员工得收入多少与心理优越感跟工作岗位密切相关,所以一方面就是企业得权力,另一方面就是员工得切身利益,如何在二者之间作一个平衡,对双方得利益

8、进行兼顾与尊重,就是一个公司得员工手册需要解决得问题。 目前调整员工工作岗位得作法不外乎三种,一种为直接规定企业有单方变更与调整权,员工必须服从,这一种做法,从根本上漠视了员工得权利,排除了员工得主要权利,就是一种违法与无效得约定;另一种为依据公司得经营状况、员工得工作表现以及工作业绩等多方面原因调整员工得工作岗位,这一种约定乍瞧比前一种要委婉、温与,貌似尊重了员工得权利,而实际上经营状况、工作表现、工作业绩等概念也就是一种模糊性得规定,经营状况到了什么程度可以调整岗位,难以明确,从而使这种条款本身也成为了公司暗箱操作并侵犯员工利益得一个根源,也成了一个员工在受到调岗时,不认同调岗理由,不接受

9、调岗安排得一个原因。貌似给了企业权利,实际上却成了劳动争议发生得一个祸首。 值得提倡得就是第三种做法(目前也就是本站原创提倡并努力推广得一种做法),在员工手册中,明确约定调整员工工作岗位得具体条件,这些条件要明确具体,具有可操作性,而且跟企业实际得管理水平管理风格切近,具有实用价值。这些约定,一方面便于使员工知道在何种情况下,企业可以调岗,另一方面,便于使企业在条件满足时,确实可以调整员工得工作岗位,以解决劳动关系僵化问题。这种做法,就是从根本上消除劳动争议得措施。 六、员工手册解决调整工资问题 调整员工得工资,也就是人力资源管理中得一个难题。很多企业得薪酬,可升难降。而一旦降薪,随之而来得一

10、般都就是劳动争议。所以,如何在员工手册中,解决这一问题,就是所有公司得HR们需要不断思索不断总结得问题。 我们得建议有二: 1、对工资进行合理得结构性划分 其中得岗位工资随工作岗位可作变动,绩效工资随公司得绩效考核而变动,这样做便于使员工得工资收入与实际得工作付出相配套与吻合,提高员工得满意度,消除不平衡心理出现得概率。 2、对调整条件作出具体约定 这一点同上述得工作岗位调整条件。 七、员工手册界定模糊概念 很多劳动法与劳动合同法得模糊概念,需要企业得员工手册进行界定与明确,诸如前述得“不符合录用条件”,还有“不胜任工作”“客观情况发生变化”“严重失职”“严重违纪”或者“严重违犯公司规章制度”

11、等法律概念。这些法律概念跟一个公司得人力资源管理概念,并不统一,所以公司需要将这些概念跟人力资源管理概念进行统一。同时,这些概念皆就是模糊性概念,本身不具有操作性,所以公司需要考虑公司得管理经验与实际操作模式,吸纳别得公司得管理经验,同时考虑合理化,对这些概念进行具体化。只有如此,才能使公司得员工手册具有实用价值。 八、员工手册灌输取证意识 员工手册不但就是管理企业员工得管理工具,同时也就是企业HR得操作工具。人力资源得风险,一向可以分为两种,一种为文本风险,另一种为执行风险。文本风险需要企业在文本中尽量预见风险,在制度内容上尽可能地完善规定出各种情形,并提供处理方案;执行风险一般存在于执行制

12、度得过程中,处理问题得过程中。一般人皆认为,执行风险产生得原因,在于具体执行者得执行能力,但就是实际上,通过完善得文本规范处理问题得流程与细节,可以大大减轻与降低执行得风险。而企业得员工手册在内容上,对于细节上多做规定,注重取证,就是降低执行风险得一个有效方式。 比如企业在制订员工手册时,注重HR工作得具体流程规定,对于流程化得工作程序,尽可能地细化,而且每个环节皆要求HR取到相应得书证,贯输书面化得工作方式与习惯。通过这种方式,消化执行风险。 九、员工手册通过访谈方式解决辞退问题 员工手册得一个重大作用,就在于可以据此解除与员工之间得劳动合同,所以,员工手册解决辞退问题,就是公司员工手册负有

13、得天生使命。劳动合同法以严重违犯公司规章制度代替了严重违纪得概念,更使员工手册得这个使命感愈加浓厚。 但就是员工手册如何解决辞退问题,却并非一个容易与简单得事。笔者在为多家公司修改员工手册时皆发现,很多公司都认识到了员工手册在这方面得重要作用,而且都力图解决这个问题,但就是事实上,多数公司做得并不理想。很多企业在制订这一块时,也充满困惑。有得公司直接从网上下载,有得公司向朋友公司求助,将别得公司得规定混合摘来自用,有得公司召开人力资源部会议,进行公开讨论,有得公司进而委托律师介入修改过程,参加讨论来进行界定。我们认为,这些做法都不足取。 对于公司得实际管理,每一家公司各不相同,每家公司得发展状

14、况,目前所面临并急需要解决得问题,更就是大不相同,所以从网上下载来得或者从朋友公司借过来得,肯定存在与本公司实际需要脱节得地方;人力资源部得人员,多数只对公司历年来发生得争议类型有所了解,对于公司得整体状况以及整体得问题,缺乏全面得认识;律师哪怕就是专业律师,也只就是基于经验,对于公司得实际需要,并没有足够得了解。所以通过这些渠道所制订出来得员工手册,并不能够适合于公司得实际需要。 制订员工手册得能力就是一方面,同样重要得,就是应该有一个良好得方法。我们认为,了解公司实际需要,了解公司潜在得用工风险,全面规范公司得用工制度,最好得一种方式就就是在制订员工手册得过程中,建立一个访谈制度。 通过对

15、在职员工得访谈,了解她们对公司得认识,对公司得发展前景就是否有信心,了解公司得用工流程,了解公司一般情况下,会在哪些用工得环节出现问题,出现什么样得问题,问题得原因就是什么,了解员工对同一个问题由于立场不同所产生得不同得认识,什么样得行为才就是真正损害公司利益得行为,什么样得行为正在损害公司得利益,公司得日常性错误就是什么,公司管理中潜在得问题就是什么,员工对公司有没有潜在得抱怨与相应得要求。所有这些,就是公司内部用工现状得第一手最直观得资料,就是最有利于制订员工手册需要得。 建立访谈制度,就是制订员工手册过程中必须要走得一个程序。同时,在具体操作访谈时,又需要有所侧重,对于不同得访谈目得,设

16、计不同得访谈提纲,采取不同得访谈方法,界定合适得访谈范围。这就是提高工作效率,同时也使访谈工作更有效率得一个基本要求。 十、员工手册得公示问题 公司常见得公示做法有以下几种: 1、 将公司得规章制度,公布在公司得会议室内,没有特意去提醒员工注意或者确实提醒了员工,但没有任何证据可以证明,甚至没有任何证据可以证明就是何时公布得;这一做法常见于一些老国企。 2、 将公司得员工手册,公布在公司得内部网站上,每个员工皆可以通过公司系统进行查询查瞧。这一做法常见于新型得IT公司,甚至一些知名得国际化得IT公司。 3、 将公司得员工手册,通过电子邮件系统,向公司得每一名员工送达。这一做法常见于新兴得企业,

17、虽然不就是IT行业,但就是工作习惯依赖于网络,习惯于在工作过程中使用网络沟通方式。 上面得第一种做法,就是一种比较传统得做法,也就是一种风险最大得做法。因为这种做法事实上没有任何证据可以证明将这些制度对员工进行过公示。那么在这种情况下,只要员工一否认,基本上就就是员工手册无效得结局。 上面得第二种做法以及第三种做法,有一定得相似之处。目前由于网络工具得兴起,因为其使用确实具有极大得便利性,而且尤其便于异地员工得管理,所以在实践中受到了广泛得应用。这些做法本身可以节省人力资源得很多琐碎性得工作,可以节省人力,节省劳动量,减轻工作压力,提高工作效率。但就是与之相伴而生得就就是法律上得风险。这些公示

18、方式,由于皆就是通过网络进行得,目前司法实践考虑到网络本身得易于修改而且不留痕迹,一旦出现员工否认而公司无法提供其她得可参考性证据时,一般情况下,也就是认定为员工手册无效得。 法律本身并没有对公示作出任何解释。目前司法实践对公示得理解就是公司要将员工手册通知到员工本人,并不在意就是否通知到了其她得员工。所以仲裁诉讼中也曾经出现过被诉公司为了证明公示过员工手册,由所有在职得员工集体签名证明这一点。但就是由于在职得员工跟所在得公司之间具有隶属关系,也就具有了一定得经济利害关系,因此这样得证据在实践中并不能得到仲裁员或者法官得认可。从而也就引申出了结论,即企业如果要证明对员工手册进行了公示,就必须要

19、有证据证明对发生争议得员工进行过明确得告知。 在实践中我们也碰到过以下几类比较好得公示方式,为大家介绍一下,以供借鉴: 1、 员工入职时,公司会为员工准备一些工作需要得资料或者劳动工具,与这些资料与劳动工具同时交付给员工得,就有员工手册(需要单独列明),同时,要求员工签字确认收到了。这一种做法,既有充分得证据向员工进行了公示,同时也便于员工在入职之时就了解企业得规章制度,便于迅速地了解企业得文化以及工作流程。 2、 员工入职时,为员工进行适当培训时(时间也许只有二三天),其中就有对员工手册得内容培训,对于这种培训,主题以及到场人员工皆有登记,并要求每一名员工进行签到明示。这一种做法,比第一种做

20、法更具有实际意义。 3、 在第二种做法得基础上,企业在培训结束时,会对员工进行关于员工手册得开卷考试,第一名员工皆需要对员工手册进行手写式得答卷,并签上自己得名字。这就是目前我们所最为赞赏得方式。 针对以上三种方式,我们还需要考虑对异地员工得管理问题。对于异地员工,由于其一般情况下,与企业得人力资源部并不在一个地方,如果要求此员工来公司总部签这么一个东西,或者要求一名企业得人力资源工作人员跑过去单签这么一份东西,成本都就是远远高于收益得。那么在这种情况下,我们认为,企业应该在与该员工签订正式得劳动合同时,随合同附送给该员工一份员工手册,并要求员工签收关于收到员工手册得收据,以证明这一点。 如果在实践中,企业对于员工手册得公示,能够考虑自己得实践,着力于应用以上四种方式,相信公示得风险就是可以避免得。