浅谈规范机关档案管理的几点认识和体会.pptx

1、浅谈规范机关档案管理的浅谈规范机关档案管理的几点认识和体会几点认识和体会THESCENERYDESIGN对历史负责为现实服务替未来着想对历史对历史负责，负责，为为现实现实服务，服务，替替未来未来着想。着想。原全国政协主席 李瑞环“分门别类，便于保存和寻找。分门别类，便于保存和寻找。”毛泽东“为党管档，为国守史，为民服务。为党管档，为国守史，为民服务。”新时期档案工作者的神圣职责档案工作具有鲜明的政治性档案工作具有鲜明的政治性.要把牢政治方向，认真履行为党管档、为国要把牢政治方向，认真履行为党管档、为国守史守史、为民服务职责。为民服务职责。（粟战书同志对档案工作提出的具体要求）（粟战书同志对档案

2、工作提出的具体要求）THESCENERYDESIGN对历史负责为现实服务替未来着想让历史说话，用史实发言。让历史说话，用史实发言。深入开展中国人民抗日战争研究深入开展中国人民抗日战争研究,必须坚持正确历史观必须坚持正确历史观 加强规划和力量整合加强规划和力量整合 加强史料收集和整理加强史料收集和整理 加强舆论宣传加强舆论宣传工作工作,让历史说话让历史说话,用史实发言用史实发言 习近平总书记在中央政治习近平总书记在中央政治局第二十五次集体学习时提出要求局第二十五次集体学习时提出要求习近平 档案工作是一项非常重要的档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认工作，经验得以总结，规律得以认

3、识，历史得以延续，各项事业得以识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越小康社会进程中，档案工作显得越来越重要来越重要.索引主题词1关键词2 2着重点3 3突破口准确理解档案管理准确理解档案管理“关键词关键词”1关键词在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，通常是指带有大红字标题和红色印章的文件”的俗称。在公务活动中，非正式的，发文机关没有用红色标识的，用于一般日常性通知之类的文书的俗称。在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式

4、的信息记录。红头文件红头文件白头文件白头文件电子文件电子文件文件形式关键词231、档案的理论涵义：、档案的理论涵义：人类从事社会实践活动中直接形成的有保存价值的、经过立卷归档集中保存起来的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案2、档案法档案法对档案界定对档案界定：是指过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。旅欧中国共产主义青年团章程中国社会主义青年团“旅欧之部”的大部分成员来自留法勤工俭学生，这张年的照片中前左四为周恩来，左六为李富春，左一为聂荣臻；后排右三为邓小平

5、 1922年至1923年，邓小平曾在橡胶工厂木鞋部当工人。当时的档案记录着：邓希贤，进厂编号5370，出生日期1904年7月12日，入厂日期1923年2月2日，离厂日期1923年3月7日，车间：鞋业部。关键词档案特性 档案原始记录性信息属性知识属性文化属性价值属性关键词档案作用凭证作用（如知青、职工退休、学历认证等）资政育人作用（如洞朗对峙、展览、纪念馆）参考作用(如防洪抢险）研究作用（如抗战史研究）档案按照档案的制成材料划分可分为：甲骨、金石、石刻、简牍、缣帛、泥板、纸草、羊皮、纸质、胶片、电子等。现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案关键词文文书书科科技技财财务务声像声像电子

6、电子实物实物专业专业纸质档案是以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文、图纸、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。最早纸质档案为唐开元二年海事档案。关键关键、清代国书：清末，中国与外国逐步建立了近代化的外交关系。遂互派使臣，递交国书文书档案文书档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案现行公文归档后形成的文书档案文书档案是机关、团体、社会组织在行政管理事务活动中产生的，由通用文书归档保存的文件材料关键关键、全市农村土地确权登记颁证工作的指界、勘测、公示科技档案科技档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案全市农村土地确权颁证后形成的科

7、技档案科技档案是在科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表及文字材料。关键关键、杜家台分蓄洪区续建配套工程档案科技档案科技档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案仙桃市草八垸灌排区水利骨干工程档案关键关键、现行机关单位形成的财务档案主要包括凭证、帐薄、报表及其它财务档案财务档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案财务档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。关键关键、1985年全省少儿体操

8、比赛在黄石举行沔阳县获团体冠军。杨威（前排右一），郑李辉（后排右一）声像档案声像档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案沔阳县一九五八年农业生产大跃进实况。图为大伏乡禹王村一组比赛擂台声像档案是以磁性材料或感光材料为载体，以音像为主要反映方式，辅以文字说明的历史记录。包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等关键关键、全市农村土地确权登记颁证工作中形成的电子档案电子档案电子档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。包括磁盘、光盘、硬盘全市重大活动形成的音视频档案关键关键

9、、沔阳第三区第九乡农民协会会员证）实物档案实物档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案湘鄂西办维埃政府发行的银币实物档案是指本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物。关键关键、沔阳县一九五三年土地房产所有证）实物档案实物档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案仙桃市1988年、1999年版房产证样本关键关键、市民政局移交市档案馆的复退军人档案）专业档案专业档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案市民政局移交市档案馆的婚姻登记档案专业档案是指本单位在行使职能活动时，在业务工作中形成具有长远保存利用

10、价值的各类专门文件材料。关键关键、全市党的群众路线活动教育档案）专业档案专业档案关键词现行机关常见的七大门类档案现行机关常见的七大门类档案市国税局移交市档案馆的出口退税档案关键词1.2.将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室保存的过程。归档归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。归档时间：实行定期归档。就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料都归档质量要求：尽量是原件，做到齐全、完整，保持文件之间有机联系。3.4.（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）关键词1.档案具有较可靠的凭证性和参考

11、性，图书资料等是经过二次、三次加工的产品。2.档案具有界定性，基本能真实反映历史面貌。而图书是一种精神产品和艺术作品，不能还原历史真实面貌3.档案具有区域性，有明显的地域限制。而图书流通广泛，不受地域的限制。单击编辑标题档案图书资料与联系和区别联系联系区别1.4.2.3.5.档案具有一定的保密性，只能在确定的范围内利用，而公共图书则可以公开出版发行。，档案具有特定的服务性，不便于普遍利用。而图书内容的广泛性和其商品属性决定其服务的广泛性，是公众的精神食粮。除原始记录性外，其它属性基本上都共有；管理方法基本相同；现代化手段基本相同。把握归档材料收集把握归档材料收集“着重点着重点”2 2档案法对立

12、卷归档材料的收集和档案法对立卷归档材料的收集和移交作出规定：移交作出规定：着着重重点点23一、文书文件材料收集重点红头文件：本级发文、上行文、下行文、平行文，包括其阅文签、发文签、正文、底稿、附件等1白头文件：包括工作计划、工作总结、领导讲话、经验材料、情况汇报材料、调研报告等机关管理方面文件材料：包括各种会议记录本、规章制度等。着着重重点点一、文书文件材料收集重点契约性文件材料：包括合同、协议书、意向书等。456重大活动方面文件材料：主要有以下几类：1.机关党建工作类2.机关文明创建类3.参与全市中心工作类4.重大业务活动类证明类文件材料：如介绍信、土地证、房产证等。7记载性文件材料：包括通

13、讯报道、年鉴、志稿、大事记、组织沿革、工作笔记、日记等。着着重重点点23二、科技文件材料收集重点基建工程：办公楼、宿舍楼等基建工程的基础设计、招投标、施工、监理、竣工验收等方面材料。科研项目：开展各类科研项目的立项资料，进展情况和验收材料。设备仪器：办公设备、交通车辆、网络通讯设施、电教仪器设备等购置合同、开箱说明书、调试记录、售后合同等。1着着重重点点三、财务文件材料收集重点在财务活动中应归于文书档案类的材料主要有：1.单位经费预算、收支计划、财务管理文件的文件材料；2.工资介绍信、变动工资通知单、工资审批汇总表等；3.会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。主要指会计核算过程中产生的凭证、帐

14、薄、报表等方面专业文件材料。着着重重点点23四、声像材料收集重点照片1录音录像收集主要内容有收集主要内容有：1.人物类：本单位历任领导班子照片（单人照）2.会议类：各种重要会议的声像信息材料3.参观视察类：上级机关领导或社会知名人士来本单位视察、检查工作的声像信息材料4.业务活动类：本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的声像信息材料5.荣誉类：被评为市级以上先进集体及各种奖项、称号的荣誉实物的声像信息材料(将实体拍成的照片)6.文体活动类：本单位组织的各项文娱体育活动的声像信息材料着着重重点点23五、电子材料收集重点原生电子原生电子材料材料：各类公文的电子版、统计数据电子版、办公自动化系统下

15、电子文档、各类系统软件下数据备份及元数据。1数字化加工数字化加工副本副本：档案室存量档案数字化加工备份材料音视频音视频材料材料：单位开展或参加的重要会议、重大活动，或发生重大事件的音频、视频资料：着着重重点点23六、实物材料收集重点奖品1字画印章45赠品其它归档范围主要有归档范围主要有：1.本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等。2.本单位在公务活动中获赠的纪念品。3.本单位组织的各种重大活动形成的纪念品和宣传品。4.本单位成立以来使用过的牌、匾、印章。5.上级领导和知名人士的题词和字画。6.其他有保存价值的实物。着着重重点点123七、专业文件材料收集重点（以市委组织

16、部为例）干部人事档案全市干部统计年度报表全市干部花名册45（一）干部类（一）干部类全市干部年度考核备案表全市干部调动介绍信存根全市公务员招录材料全市干部履职尽责材料67着着重重点点123七、专业文件材料收集重点历届党组织换届材料全市党员统计年度报表全市党员花名册4（二）组织类（二）组织类市属各单位党组织关系转移介绍信存根着着重重点点123七、专业文件材料收集重点市级各类人才项目库材料仙桃市各类人才数量统计表市级人才选拔、教育专项材料（三）人才类（三）人才类（四）信访案件类（四）信访案件类找准档案规范管理找准档案规范管理“突破口突破口”3 3突突破破口口基础设施配置到位实体档案规范到位数据信息录入到位检索工具编制到位机关档案规范化建设“四到位”突突破破口口注重档案法规学习，增强档案法制意识注重公务文件生成，确保归档材料质量注重档案规范管理，提升档案管理水平注重电子文件归档，推进数字管理升级14352注重档案开发利用，实现信息资源共享突突破破口口档案法湖北省档案管理条例档案管理违法违纪行为处分规定（国家档案局30号令）党政机关公文处理工作条例注重档案法规学习，增强档案法制意识1刑法三百二十