高效会议管理技巧-教材.ppt

1、1 1高效會議管理技巧2第一講第一講 當今會議面面觀當今會議面面觀會議的意議會議的意議1.會議是一個集思廣益的渠道2.會議顯示一個組織或一個部門的存在3.會議是一種群體溝通的方式會議的目的會議的目的1.開展有效的溝通2.傳達資訊3.監督員工、協調矛盾3第1講 當今會議面面觀4.達成協議與解決問題5.資源共享6.開發創意7.激勵士氣8.鞏固主管地位會議的種類會議的種類1.按人數分類:u團體會議v一對一會議42.按開會方式分類:u面對面會議v電話會議w視頻會議3.按開會目的分類:u宣布人事安排、講解政策的會議v當眾個揚或批評別人的會議w臨時處理突發事件的會議x固定的團隊會議y集思廣益的會議第1講

2、當今會議面面觀5會議的頻率會議的頻率1.固定的部門會議:至少每月一次2.全體會議:至少每兩月一次3.處理突發事件的會議:隨時4.一對一會議:按需要會議成本的計算會議成本的計算1.會議的時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本第1講 當今會議面面觀6第二講第二講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及解決方案會議會議效率不高的原因及預防性管理效率不高的原因及預防性管理1.會議的通病-效率不高u公司的主管都不知道何時是開會的最好時機v許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見w有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或政 府官員有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很 難進行.72.

3、會議效率不高的原因及具體表現第2講 會議效率不高的原因及解決方案項次項次原因原因具體表現具體表現(1)時間會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會(2)地點會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常進行.(3)開會對象的選 擇必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者.(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達到會議意圖.(5)參會者的技能參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會議失敗.(6)會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效.(7)開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行

4、中忽然發現皆不明確,致使會議毫無意義、宣告失敗.8第2講 會議效率不高的原因及解決方案1.預防性管理會會議議效率不高的原因效率不高的原因預防性管理措施預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之後,避免安排在周一或周五.地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內,而且最好圍著圓桌進行.開會對象的選 擇事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力.會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作.開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通

5、知所有的參會者.9第2講 會議效率不高的原因及解決方案高效會議的八大特征高效會議的八大特征會議規范會議規范1.會議時間安排的規范u上午8-9點之間,正是員工從家到公司,準備開始 一天工作的時候.v上午9-10點之間,員工已經開始進入工作狀態.w上午10-12點或下午1-3點之間,最適合調動員工 集思廣益.x下午3-5點之間,最好不要安排會議.10第2講 會議效率不高的原因及解決方案2.會議規范本身u所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安 排人,以找出最適宜所有參會人的開會時間.v超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關 資料.w所有與會者都要準備在會上發言.x準時開會,準時結束.y各業務單

6、位負責人對決議能否達成負責接責任.z所有與會者應知道維護別人的尊嚴,不在會中羞 辱別人,這條規則最重要,需特別注意.11第2講 會議效率不高的原因及解決方案意見不同是好事,議論才能面面俱到,甚至有人扮 “黑臉”.|會議結束2-3天後,所有與會者應拿到會議記錄.所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責.必要時請第三方監控,以保証會議質量.3.固定的會議流程規范u一個中心v兩個基本點12第三講第三講 開會前的準備工作開會前的準備工作是否要開會是否要開會1.無需開會的“五個如果”已經按慣例每周聚會已經按慣例每周聚會會議成本太大會議成本太大還有比開會更好的方法還有比開會更好的方法沒什麼特別的事情要討

7、論沒什麼特別的事情要討論你是唯一做決策並且知道你是唯一做決策並且知道 該怎麼做的人該怎麼做的人(開會讓他人開會讓他人參與隻能把問題弄糟參與隻能把問題弄糟)如果如果13第3講 開會前的準備工作2.必須開會的“五個如果”準備工作的作用準備工作的作用1.1H5WuWhy:會議的目的必須把信息必須把信息同時傳達給很多人同時傳達給很多人有些事情需要有些事情需要當眾表揚或批評當眾表揚或批評要讓別人參與要讓別人參與決策以集思廣益決策以集思廣益聽取部門匯報工作聽取部門匯報工作如果如果給小組委派任務給小組委派任務14vWhat:討論的話題wWho:參會者(確認與否、事先準備)xWhen:日期及開始、結束時間yW

8、here:地點及設備zHow:規章制度2.特殊提醒會議準備工作核對單會議準備工作核對單1.了解會議的目的;2.是否一定要開會;第3講 開會前的準備工作153.確定會議的形式;4.安排會議的議程;5.決定會議的時間;6.確定會議的主持人;7.決定會議的地點;8.研究會場如何布置;9.確定出席人數;10.安排出席者座位;11.是否準備會議名簽;第3講 開會前的準備工作1612.是否安排交通工具;13.是否安排與會者住宿;14.是否發出了會議通知;15.確定視聽教材;16.確定輔助教材;17.準備會場周邊位置圖;18.是否要求與會者準備資料;19.確定自己人的相關資料;20.是否安排會後娛樂項目並做

9、好事先通知.第3講 開會前的準備工作17主持人的準備工作主持人的準備工作1.主持人的4個準備工作u設定溝通目標v制定行動計劃w預備可能的爭執x進行SWOT分析2.SWOT分析Strength 優勢優勢Weakness 劣勢劣勢Opportunity 機會機會Threat 威脅威脅自身自身環境環境第3講 開會前的準備工作18第四講第四講 成功會議的五種策略成功會議的五種策略如何做開場白如何做開場白1.定義:35分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨.2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.3.程序:u概觀會議進行程序;v提供與討論有關的資訊;w規范議程;x指定會議記錄者;y征求對議程設計

10、的意見.19第4講 成功會議的五種策略如何分配發言時間如何分配發言時間1.會議主持人的會議中所佔的發言時間較多,主要 有以下原因:原因一,對議題較熟 原因二,地位高,聲音大 原因三,負擔較多的行政責任2.主持人的發言時間應掌握的20/80;要盡量保証每 個人發言機會均等;盡量開成一種互動的會議氛 圍.20第4講 成功會議的五種策略如何掌握議事進度如何掌握議事進度1.語言方式 語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話 語來控制會議的議事進度.2.非語言方式 更有效的掌控議事進度的方式是用非語言 性的方式,即通過眼神、手勢等面部表情告訴發 言人說多了或者別說了,或者是說得不夠接著說 等.21第4講

11、成功會議的五種策略如何達成決議如何達成決議-決策方式決策方式1.彼德。德魯克決議法用“足夠多”的時間檢視困難所在,並使參會者達成 共識.列舉或圖示各提案並開始討論之.客觀比較各提案的優劣,避免意氣之爭.估計各提案之獲益率.評估有無採集更多參考資料的需要.征求反對意見.22以中立角度檢視正反意見.尋求與會者對各提案之認同.對提案做適當的修整與妥協.確認議事結果.組成或指定議案執行的監督單位.2.四種群體決策u權威決策v少數服從多數決策w共識決策x無異議決策第4講 成功會議的五種策略233.四種團隊決策法u頭腦風暴法v德爾菲法-專家群體決策法特點w易地思考法x思路轉換法如何圓滿結束會議如何圓滿結束

12、會議1.預留57分鐘做總結2.確定工作分配妥當3.準時結束會議第4講 成功會議的五種策略24第五講第五講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通會議中的溝通1.3種溝通圖畫u溝通漏鬥你心裡想的你心裡想的 100%別人行動的別人行動的 20%別人聽懂的別人聽懂的 40%別人聽到的別人聽到的 60%你嘴上說的你嘴上說的 80%溝通漏鬥25第5講 會議中的溝通與反饋技巧v溝通金三角w溝通的冰山模式自已自已對方對方設身處地設身處地話題環境5%20%工作層面80%95%關系層面工作層面-說出的內容 事實,信息個人關系層面-如何說 過程,感覺26第5講 會議中的溝通與反饋技巧2.有效溝通

13、原則u有明確的溝通目標v有明確的時間約束w重視每一個細節x積極傾聽y努力達成目標3.造成溝通困難的因素缺乏自信,主要因為知識和信息掌握不夠.重點強調不足或條理不清.27第5講 會議中的溝通與反饋技巧不能積極聆聽,有偏見,先入為主,判斷錯誤.按自己的思路思考,忽略他人的需求.失去耐心,造成爭執.準備不充分,沒有慎重思考就發表意見.時間不充分.情緒不好.語言不通.大腦過濾.記憶力差.28第5講 會議中的溝通與反饋技巧4.如何建立信任u找共同點.v在別人困難時給予幫助.w別人出錯時給予善意的提醒.x適當表達自己對別人的關心.y適當展示自己的能力和水平.z實事求是,不夸大,不說慌.暴露自己一定的脆弱之

14、處|保持適合自己的優雅儀表和風度29第5講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的反饋技巧會議中的反饋技巧1.反饋的兩種方式.u團隊反饋,即一個人給大家反饋.v一對一反饋,即一個人給另一人反饋,這種反饋方 式比較困難.2.反饋的兩種類型u正面指導反饋-積極的反饋是一種正面的強化指 導,即一般意義上的表揚.v建設性反饋是一鐘勸告指導,即一般意義上的批評.303.反饋時的特征.u要描述,不要判斷.v側重表現,而非性格.w要有所特指.4.如何接受反饋.u仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題.v弄清所有的問題以確定你的理解.w承認你聽到的和懂得的而不去爭論.x整理你聽到的,然後決定你同意什麼.第5講 會議中的溝

15、通與反饋技巧31y要開明,不要防衛性太強.z要包容,不要獨斷專橫.要平等,不要有優越感.第5講 會議中的溝通與反饋技巧32第六講第六講 主持人的會議管理技巧主持人的會議管理技巧傾聽的技巧傾聽的技巧1.傾聽的禮節u聽聽別人的故事.v聽聽別人完整的故事.w先聽聽別人完整的故事.2.傾聽的具體方法uNod&smile(點頭且微笑)vEye contact(眼神接觸)wListening voice(傾聽的“聲音”)33第6講 主持人的會議管理技巧xLean forward(身體前傾)yRepeat/summarize(重復/總結)zMake notes(做記錄)3.傾聽的誤區u別人說話時,你在想自己

16、的事.v邊聽邊與自己的不同觀點對照.w經常打斷別人的談話.x為演講者結束他的演講.y忽略過程隻要結果.34第6講 主持人的會議管理技巧z僅聽自己想聽或願聽的東西.精力不集中,易被其它東西幹擾.4.“傾聽”小總結u我也有相同的經歷!v如果我是你的話!會議中的說話技巧會議中的說話技巧u展示(Presenting)v探詢(Probing)w評論(Commenting)35第6講 主持人的會議管理技巧x建立(Buiding)y測試理解情況(Testing)z總結(Summarizing)排除(Shutting out)|引進(Brining in)就程序提出建議(Proposing)36第七講第七講 如何對待會議中的意外情況如何對待會議中的意外情況與與“Cicada蟬蟬”相遇相遇與與“Shark鯊魚鯊魚”相遇相遇 “蟬”癥狀:講故事(和討論的主題無關)講了很長才進入主題講得太模糊,沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策:面對這樣的發言者,要-非語言性暗示探詢、總結、測試其理解程度善意提醒關於程序及時間限制帶入別人發言 “鯊魚”癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對策:面