PROJECT 基础知识.docx

1、PROJECT 基础知识Project 2000基础知识如果您是刚刚接触项目管理或 Microsoft Project，可能会有很多有关如何创建和管理项目的问题。本教程首先介绍了项目管理和 Microsoft Project 的基本概念，然后在随后的课程中讲解了有关创建计划、跟踪进度和交流工作结果的基本知识。每个有关创建计划、跟踪进度和交流工作结果的课程都包括一组循序渐进式的指导以及一个引导您阅读整个课程的简单导航系统。如果要了解项目管理和 Microsoft Project 的基本知识，请单击“基础知识”下面的课程，或使用下面的超级链接。如果希望立即开始创建项目，请单击左侧菜单中的“创建计划

2、”。1什么是项目管理？项目管理是为完成一个预定的目标，而对任务和资源进行计划、组织和管理的过程，通常需要满足时间、资源或成本方面的限制。项目的计划可以很简单，例如笔记本上列出的任务以及它们的开始和结束日期；也可以很复杂，例如包括成千上万项任务和资源以及上百万元项目预算的项目。大多数项目管理工作都涉及一些相同的活动，其中包括将项目分割成便于管理的多个任务、排定任务的日程、在工作组中交流信息以及跟踪任务的工作进展。所有项目都包括以下三个主要的阶段：1 创建计划2 跟踪和管理项目3 结束项目这三个阶段进行得越成功，成功完成这个项目的可能性就越大。2项目三角形如果能拥有预见项目的未来情况的特异功能，那

3、管理项目可就在某种程度上可以！只要您知道了塑造项目的三个基本要素：时间：反映在项目的日程中的完成项目所需的时间。费用：即项目的预算，它取决于资源的成本，这些资源包括完成任务所需的人员、设备和材料。范围：项目的目标和任务，以及完成这些目标和任务所需的工时。时间、费用和范围这三个因素构成了项目三角形。调整其中任何一个因素都会影响其它两个因素。虽然这三个因素都非常重要，但通常有一个因素会对项目有决定性的影响。这些因素之间的关系随着项目的不同而有所变化，它们决定了会出现的问题，以及可能的解决方案。了解什么地方会有限制、什么地方可以灵活掌握，将有助于规划和管理项目。3Microsoft Project

4、数据库作为项目经理，您有很多事情要做。Microsoft Project 能帮您做些什么呢？首先，它在其数据库中保存了有关项目的详细数据。它还可以利用这些信息计算和维护项目的日程、成本以及其他要素，并创建项目计划。您提供的信息越详细，计划就越精确。与电子表格相似，Microsoft Project 会立即显示它的计算结果。但是只有在您输入了所有任务的关键信息后，它才能最终完成项目计划。这时您才能了解项目完成的时间或者任务日程的具体日期。Microsoft Project 将您输入的和它计算出的各种信息保存在域中。每个域都包括特定类型的信息，例如任务名称或工期。在 Microsoft Proje

5、ct 中，域通常按列显示。4查看所需的数据在某一时间，您关注的可能是完成日期，而在另一时间，您关注的可能是成本。项目数据库中包括了很多信息，但在任何特定时刻，你都只需要其中的一部分。如果要获取所需信息，可以利用下面这些工具：视图能够以便于理解的方式显示部分项目信息。例如，“甘特图”以列表和条形图的形式显示了任务的基本信息。表定义了显示出的列。筛选器有助于将注意力集中在特定的任务或资源上。与电视频道相似，每种视图能显示不同类型的信息。表和筛选器可以用于进一步调整要显示的信息。正如切换频道不会将频道删除一样，改变视图、表或筛选器只会隐藏信息，而不会删除信息。这些信息还保存在数据库中并且会得到更新。

6、5Microsoft Project 如何排定日程Microsoft Project 是如何安排任务的开始和结束时间的？它要考虑很多因素，其中包括任务相关性、限制和节假日等因素引起的中断。最重要的是，Microsoft Project 排定每个任务的日程时都会使用此公式：工期=工时/资源投入，其中：工期是完成任务所需的实际时间。工时是为了完成任务而需要在一段时间内完成的工作量。资源投入是指资源的总工作能力被分配给任务的比例以及他们的分配情况。例如，如果：三名油漆工为一项任务工作了两个工作日，每个工作日的投入为 8 小时，每项资源的工时是 16 小时：（2 个工作日 8 小时）。资源的总投入是每

7、天 24 小时：（3 名油漆工 8 小时）。此任务的总工时为 48 小时：（2 个工作日 8 小时 3 名油漆工）。工期是 2 个工作日：48 小时/（3 名油漆工 8 小时）。理解这个公式对于理解修改任务会如何影响项目日程是很重要的。6综合处理在创建了任务列表并提供了日程信息之后，计划也就完成了。你会看到项目的完整模型，包括项目的完成日期以及各项任务的开始和结束日期。下一步该做什么呢？查看可能出现问题的关键路径。关键路径是一系列相互关联的任务，这些任务按时完成才能保证整个项目按时完成。如果关键路径上的任何一个任务发生了延迟，整个项目的完成日期也会因此而推迟。评估计划并进行优化，直至满意。在项

8、目开始之前以及在项目进行的过程中，都需要定期评估和调整项目的计划。请考虑范围、资源和日程。将任务的进展更新到 Microsoft Project 中。作为回报，它会提供一个经过更新的项目计划。您可以自己更新计划，您的工作组也可以利用 Microsoft Project Central 或电子邮件更新计划。在更新了计划之后，可以查看修改后的效果。项目超出预算了吗？是否有工作组的成员需要加班工作？项目的完成日期会推迟吗？结束项目。评估得到的经验教训，以及做得最好的方面。7获得帮助这个教程会帮助您学习如何开始进行项目管理，但是利用“主页”按钮或“帮助”菜单，您可以找到“帮助”的其他部分。项目地图。逐

9、一单击完成项目的各个阶段可了解项目管理的所有步骤，包括项目管理新增功能。查看“新增功能”有助于了解 Microsoft Project 2000 的新功能。快速预览。概述了 Microsoft Project 2000 的关键组成部分。Office 助手。Office 助手可以回答您提出的特定问题，帮您找到与问题关系最密切的帮助主题。参考。单击“主页”按钮，然单击“参考”部分，便可得到所有视图、表、筛选器、所有域和项目管理概念的说明。目录和索引。选择“帮助”菜单中的“目录和索引”命令，可查看包括所有帮助主题的索引Project 2000项目沟通1. 课程：如何将日程设置成所需格式当任务列表很长

10、时，要聚焦于感兴趣的区域十分困难。如果要突出所需部分，可以自定义任务列表和“甘特图”中的条形图的格式。您可设置信息类别的格式，例如在某个特定日期之前必须结束的所有任务。还可将某些任务设置成加粗显示或使用不同的字体。1.1利用“甘特图向导”来轻松设置格式“甘特图向导”是一系列的交互式对话框，其中包括设置“甘特图”格式的一些选项，例如突出显示关键路径。当您完成所需选项的选择之后，“甘特图向导”会设置“甘特图”的格式。1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。2 单击“甘特图向导”按钮 。3 根据“甘特图向导”的指导进行操作。提示 如果要撤消利用“甘特图向导”所做的格式设置，可以单击“甘特图向导”按钮

11、，在每个步骤中单击“下一步”按钮重新应用默认选项，“甘特图”将恢复到默认设置。1.2设置“甘特图”中某一类条形图的格式如果要重点突出特定类别的所有任务，可更改“甘特图”上代表该类别的“甘特图”中的条形图的格式。例如，某个类别可以包括特定的任务种类，如里程碑或关键任务或已完成的任务。除了人工选择“甘特图”中的条形图并应用格式设置之外，还可创建或修改某个条形图的样式。对该样式的任何更改都会影响到该类别中的所有条形图。1 单击“视图”菜单中的“甘特图”命令。2 单击“格式”菜单中的“条形图样式”命令。3 如果要修改某个已有样式，可以在“名称”域中，选定该条形图样式名称。4 单击“条形图样式”对话框底

12、部的“条形图”选项卡。5 如果要创建新样式，可单击“任务种类”列，然后单击在选择的类别旁边的箭头来选定一个新类别（如“关键”或“已完成”）。6 如果正在创建新样式，那么在“名称”域中键入样式名，然后单击“条形图”选项卡。7 在“头部形状”、“中部形状”和“尾部形状”区域选定该条形图的形状、图案或类型以及颜色。8 单击“确定”按钮。提示 如果要更改单个“甘特图”中的条形图的格式，请选定该任务，然后单击“格式”菜单中的“条形图”命令。单击“条形图形状”选项卡并设置“甘特图”中的条形图的格式。1.3设置任务列表中某个任务类别的格式如果要将某个任务类别，如关键任务，和项目中的其他任务加以区分，则可通过

13、修改文本样式来更改该类别中所有任务的文本格式。还可以更改行列标题、时间刻度和“甘特图”中的条形图文本的外观。可以在除“网络图”视图和窗体视图之外的任何视图中更改文本样式（不过，在某些视图中并非所有格式选项都可用）。您所做的更改仅适用于当前视图。如果需要重点突出视图的特定信息，如某个进度落后任务的完成日期，那么可以单独地设置该信息格式来引起注意。1 单击“视图”菜单中的某个工作表视图，如“甘特图”视图。2 单击“格式”菜单中的“文本样式”命令。3 在“要更改的项”框中，单击要更改的信息类型，然后选定该信息的格式选项。4 如果要在不关闭对话框的情况下更改另一信息类型的格式，请单击“要更改的项”框中

14、的新类型，然后选定该信息的格式选项。5 单击“确定”按钮。提示 l 如果要更改单个任务的格式，请选定该任务，单击“格式”菜单中的“字体”命令，然后选定该文本的格式选项。l 如果要快速地将某任务的文本格式复制到另外的任务，请选定要复制格式的任务，单击“格式刷”按钮 ，然后选定要应用该格式的任务。1.4设置文本格式如果需要重点突出视图的特定信息，如某个进度落后任务的完成日期，那么可以单独地设置该信息格式来引起注意。在多数视图中，可以更改文本的字体、字体样式、颜色和大小。l 要更改字体、字体样式、颜色和文字大小，请选定要更改的文本，单击“格式”菜单中的“字体”命令，然后选择要应用的格式。l 可利用“

15、格式”工具栏快速应用一些字符格式，如加粗、倾斜或下划线。选定要设置格式的文本，然后单击“加粗”按钮 、“倾斜”按钮 或“下划线”按钮 。l 要更改文本的对齐方式，请单击“左对齐”按钮 、“居中”按钮 或“右对齐”按钮 。注释 如果以后更改数据，这种格式设置也不会发生变化。您将需要的是单独地更改添加的格式设置。2. 课程：如何打印项目信息输入项目的基本信息之后，可能要打印并检查该计划。如果要对项目进行简单的标识，可以添加页眉、页脚和页码。如果要检查计划的特定区域，可以更改到另一个视图，自定义只显示所需信息的视图并打印。当您完成本课程后，您将学会如何打印所需信息。2.1添加标题、页码或其他项目信息

16、可以将项目信息添加到视图的页眉、页脚或图例中。项目信息可以是输入的数据（如公司名称或经理姓名）或由 Microsoft Project 提供的数据（如页码或项目完成日期）。可以选择能为打印视图带来最好效果的项目信息。1 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令。2 单击“页眉”、“页脚”或“图例”选项卡。3 单击“左”、“居中”或“右”选项卡。4 在文本框中，在要添加项目信息的地方设置插入点。5 在“通用信息”和“项目域”框中，单击所需信息的每一种类型，然后单击“添加”按钮。6 Microsoft Project 将使用您键入到“项目信息”和“属性”对话框中的信息来填充每一种类型的信息。注释 如果

17、要设置项目信息的格式，需要选中信息前的“&”符号或者选中整行，然后单击“设置字体格式”按钮 。选择所需字体、字体样式、大小和颜色，如果需要可以选中“下划线”复选框，然后单击“确定”按钮。2.2预览要打印的日程打印视图之前，查看信息的真实打印效果十分有用。可以调整页面的方向和大小，可以编辑页眉、页脚和图例，还可设置打印选项。要查看项目视图的打印效果，可以单击“打印预览”按钮 。2.3打印屏幕上的视图绝大多数时候使用“打印”命令时，打印视图只包括屏幕上显示的信息。如果要打印屏幕上的内容，则请打印视图。可以打印工作表视图、图形视图和大多数图表视图，即除了窗体视图和“关系图”视图之外的任何视图。如果要

18、使用默认设置打印视图，可以单击“打印”按钮 。提示 l 如果要更改选项，例如打印注释或特定的几列，可单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，单击“视图”选项卡，然后选择所需选项。l 如果预览视图后决定更改视图页面的外观，请单击“打印预览”窗口中的“页面设置”按钮，然后根据需要进行更改。如果要返回“打印预览”窗口，可单击“页面设置”对话框中的“打印预览”按钮。注释 如果要更改默认打印设置，可单击“文件”菜单中的“打印”命令，然后指定打印机和打印机属性、打印范围、副本份数和日期范围。如果要立刻查看更改结果，可以单击“打印”对话框中的“预览”按钮。2.4打印标准报表报表是有关计划的特定部分的一套预定义

19、详细信息。Microsoft Project 提供的预定义报表超过 20 种。例如，“谁在做什么”报表将自动包括每个资源的任务分配状况，以及工时、延迟和每个工作分配的开始日期和完成日期。1 单击“视图”菜单中的“报表”命令。2 单击所需报表类型，然后单击“选定”按钮。3 单击要打印的特定报表，然后单击“选定”按钮。4 单击“打印”按钮。提示 l 可以更改报表页面的外观并在打印前查看结果。单击“打印预览”窗口中的“页面设置”按钮，根据需要进行更改，然后单击“打印预览”返回到“打印预览”窗口。在打印报表之前，可以根据需要在“打印预览”和“页面设置”之间多次来回切换。l 可以不使用“打印预览”打印任

20、何报表。单击“视图”菜单中的“报表”命令，单击“自定义”图标，然后单击“确定”按钮。在“报表”列表中，单击要打印的报表，然后单击“打印”按钮。对打印选项做些必要的更改，然后单击“确定”按钮。3. 课程：如何联机发布项目信息Microsoft Project 通过 Internet 和 intranet 的一些特性，可以方便地利用万维网的通讯潜力。通过 Microsoft Project 可以利用 Web 的以下强大功能：通知项目计划和从项目组成员中收集项目信息。将信息复制为静态图片并将该图片保存为 Web 兼容的文件格式。在 Web 上发布与项目相关的文档。当您完成本课程后，就拥有了计划的一套

21、发布版本。3.1创建工作组系统工作组系统允许用电子方式链接结合紧密的工作组中的项目组成员，以便在组员之间交换项目信息。Microsoft Project 中提供两种方法来创建工作组系统：通过 Microsoft Project Central 使用 Web 或者利用电子邮件来通知任务基本信息并更新任务。使用 Web：Microsoft Project Central 是 Microsoft Project 的附属产品，可以在工作组成员、项目经理和其他投资者中实施深入的合作计划。Microsoft Project Central 相对于基于电子邮件的工作组系统，提供了更多的好处和灵活性：l 工作

22、组成员可以立刻查看所有项目的任务。工作组成员可以在“甘特图”中查看自己的任务，可以对任务进行分组、排序和筛选操作。l 工作组成员可以查看整个项目的最新信息，而不只是分配给他们的任务。l 工作组成员可以创建新任务并发送任务以使其合并到该项目文件中，也可以将任务委派给其他工作组成员。l 项目经理可以申请、接收和合并状态报表。l 项目经理可以建立消息规则来自动从工作组成员中接受更新的信息。使用 Microsoft Project Central 需要 Microsoft Project Central 许可证，不过只有项目经理/管理员在维护 Microsoft Project Central 数据库

23、时才需要 Microsoft Project 2000 许可证。所有用户必须适时地使用 Microsoft Project 2000 或 Microsoft Project Central 的许可副本。使用电子邮件：一旦以电子方式进行连接并链接上，工作组就可以利用特殊的电子邮件来做以下事情：分配任务。l 接受或拒绝任务分配。l 申请和提交状态报表。l 发送和接收任务更新。随着需求发生变化，如果要在电子邮件系统上进行通讯，项目经理和所有工作组成员必须：l 连接到网络上。l 使用与 MAPI 兼容的、32 位电子邮件系统。l 在计算机上安装 WGsetup.exe。有关在工作组中使用 Micros

24、oft Project Central 或电子邮件的详细内容，请参阅 Microsoft Project Central 详解或者工作组消息详解。3.2以 Web 格式发布信息可以在万维网的 HTML 文档中包括 Microsoft Project 日程的信息。Microsoft Project 利用导入/导出映射来决定哪些域导出为 HTML 格式，并利用模板来决定该 HTML 文件中显示信息的方式和位置。可以创建或者编辑 HTML 导入/导出映射和 HTML 模板。1 单击“文件”菜单中的“另存为 Web 页”命令。2 如果有必要，请在“文件名”框中键入导出文件的名称，然后单击“保存”按钮。

25、3 在“导入/导出映射”列表中，单击用于导出数据的映射名称，如“使用标准模板导出为 HTML”。注释 单击“新映射”按钮可以定义新映射或者编辑已有映射。4 单击“保存”按钮。注释 可以编辑 Microsoft Project 用来从导出数据中创建 HTML 文件的模板示例或者可以创建自己的模板。有关利用 HTML 模板示例的详细内容，请参阅 HTML 导出模板和标签。3.3用图形来发布信息可以将活动 Microsoft Project 视图中的信息复制为静态图片并在能够显示图形信息的程序中粘贴为图像。还可以将图片保存为 Web 上使用的 Web 兼容的文件格式。在许多视图中，可以复制整个视图的

26、图片或者选定并复制视图的部分区域。1 选定项目中要复制的行或在屏幕上显示要复制的区域。2 单击“编辑”菜单中的“复制图片”命令。3 在“表现图像”部分指定表现图像的方式：l 如果要复制屏幕显示的信息，例如用于 Microsoft PowerPoint 幻灯片，请单击“按屏幕显示”单选按钮。l 如果要按打印方式复制信息，请单击“按打印格式”单选按钮。l 如果要将信息复制为 GIF 图像文件，以便在 Web 页或其他程序中使用，请单击“到 GIF 图像文件”单选按钮，然后指定复制到的路径和文件名。4 在“复制”部分中，如果要复制计划的所有可见部分，请单击“屏幕上的行”单选按钮；如果要仅复制选定行，

27、请单击“选定行”单选按钮。5 如果要复制时间刻度上某段日期范围内而不是当前显示日期的信息，请在“时间刻度”部分的“从”和“到”框中键入开始日期和结束日期。6 单击“确定”按钮。7 切换到要粘贴 Microsoft Project 信息的程序，然后利用该程序的“粘贴”命令粘贴该图Project 2000 域的使用您可以使用 Microsoft Project 域自定义视图中的列、筛选出特定类型的信息以及以不同的信息顺序安排任务或资源。l 自定义视图和报表l 快速重新定义表中的列l 向表中添加列l 在工作表视图中应用筛选器l 筛选器的创建或修改l 使用自定义域l 列举域的种类l 列举域的类型l 自

28、定义视图和报表l 更改打印选项l 更改页面外观l 创建视图l 创建自定义报表更改打印选项当准备打印视图或报表时，可以指定打印机和打印属性、打印范围、复本份数和日期范围。Microsoft Project 将保留某些选项（例如，打印机名等），这样，下次打印时就不必再重设。有些选项（例如，时间刻度范围：“全部”或“日期从”/“日期到”、只打印页左侧数据栏设置、人工分页符设置等）将与项目文件一起保存。1. 单击“文件”菜单中的“打印”命令。2. 选取所需的打印选项，然后单击“确定”按钮。注释 Microsoft Project 不会保留打印范围和副本份数的设置。这些设置需每次打印时调整。更改页面外观

29、可以选取以下几种方法来更改视图或报表中页面的外观：通过更改表、应用筛选器或更改排序顺序，可以更改视图或报表中显示的信息。在视图中，可以通过分组来改变显示的信息。可以添加注释以提供详细信息，或增加列总数以提供摘要信息。通过调整页边距、设置文本格式、更改页面方向、缩放页面大小或设置为适合页面的大小，以及添加页眉、页脚或图例等方法，可以更改视图和报表的页面设置要素和页面版式。还可以指定每页打印的列数，并使用页分隔符来指定页的开始位置和结束位置。可以更改打印页的数量。可以使用页码或日期范围来打印全部项目或部分项目，或打印项目的多个副本。可用筛选器可用表可用分组页面设置调整视图和报表的比例自定义视图和报

30、表更改打印选项创建视图如果现有的视图都不能符合您的需求，则可以新建视图。单击“视图栏”中的“其他视图” 。如果要基于现有视图创建新视图，请选取“视图”列表中视图，然后单击“复制”按钮。如果要创建一个全新的视图，请单击“新建”按钮，再选取“单一视图”或“复合视图”选项，然后单击“确定”按钮。在“名称”框中，键入视图名称，并为新建视图选取屏幕类型、表和筛选器，并指定是否突出显示筛选结果。如果要新建复合视图，请在“上方”框中选取要显示在上方窗格的视图名称，在“下方”框中选取要显示在下方窗格的视图名称。如果需要将新建的视图显示在“视图栏”或“视图”菜单中，请选中“显示在菜单中”复选框。单击“确定”按钮

31、。如果要显示新建的视图，请单击“应用”按钮。注释 可以将新建的或更改过的视图复制到另一项目中，或者通过使用“管理器”使这些视图在所有项目中均可用。操作方法创建自定义报表Microsoft Project 包含 29 种预定义的任务、资源和交叉分析报表，但没有预定义的月历报表，这必须由您自己创建。如果没有适合所选信息的预定义报表，则可以创建自定义报表。创建自定义报表和编辑预定义报表相类似。二者的唯一不同之处在于，创建自定义报表时，您使用的是四种报表模板中的一种，而不是预定义报表。此处所说的四种报表模板分别是“任务”、“资源”、“月历”和“交叉分析”模板。也可以通过制作现有报表的副本，然后进行编辑，来创建自定义报表。请选择：创建自定义的任务报表创建自定义的资源报表创建自定义的月历报表创建自定义的交叉分析报表复制报表快速重新定义表列可以在工作表视图或“甘特图”视图中快速更改表中列的定义方式。双击要更改的列的标题。在“列定义”对话框中，更改列的域名称、标题、标题对齐方式、数据对齐方式和宽度。如果希望将列宽设置为所含内容最长的列的宽度，请单击