麦肯锡咨询方法有效会议的召开.ppt

1、麦肯锡咨询方法麦肯锡咨询方法有效会议的召开有效会议的召开 开会是挺麻烦的事情。有人说所谓开会就是人们大声开会是挺麻烦的事情。有人说所谓开会就是人们大声说话却又说不出什么来，最后所有的人都不同意别人的意说话却又说不出什么来，最后所有的人都不同意别人的意见；也有的人说开会就是你做会议记录的同时，虚掷了几见；也有的人说开会就是你做会议记录的同时，虚掷了几个小时的时光。开会是商界中最昂贵的一种交流活动。许个小时的时光。开会是商界中最昂贵的一种交流活动。许多专业人士发现他们每周有一半时间花在各种会议上。既多专业人士发现他们每周有一半时间花在各种会议上。既然花这么多时间在开会上，人们就希望在这个高科技时代

2、，然花这么多时间在开会上，人们就希望在这个高科技时代，会议过程能够接近完美。然而人们似乎也都下意识认为，会议过程能够接近完美。然而人们似乎也都下意识认为，大多数会议都是浪费时间、效果欠佳、劳而无功。以下图大多数会议都是浪费时间、效果欠佳、劳而无功。以下图标提供了一个有效会议召开的清单，以利于咨询顾问们规标提供了一个有效会议召开的清单，以利于咨询顾问们规划一个良好的计划，积极地推动、发现和解决问题，以便划一个良好的计划，积极地推动、发现和解决问题，以便向好的方向发展，最后经过反思和评估使会议效果不断得向好的方向发展，最后经过反思和评估使会议效果不断得到提高。到提高。1、目的、目的应该说明明为什么

3、需要开会。什么需要开会。请完成以下句子来完成以下句子来说明会明会议的目的：的目的：“会会议的目的是的目的是为了了”2、结果使会果使会议有了中心有了中心议题，因，因为它它预期会上将会共享那些信息、将会期会上将会共享那些信息、将会做出什么决定以及采取什么行做出什么决定以及采取什么行动3、计划指划指实际的会的会议议程，包括程，包括领导人、会人、会议内容、共享信息、会内容、共享信息、会议过程以及会程以及会议时间1.会会议的目的是什么的目的是什么2.会会议预期的期的结果是什么果是什么3.有没有必要通有没有必要通过开会来达到上述目开会来达到上述目的和的和结果果4.有没有开会的替代物存在有没有开会的替代物存

4、在5.谁应该参加会参加会议6.被邀参会者之被邀参会者之间有什么关系有什么关系7.会会议的的计划是什么划是什么8.可能会有什么意想不到的可能会有什么意想不到的问题发生生制定一个制定一个“POP”：目的、：目的、结果、果、计划划会前要会前要问的的问题：会会议计划划分派角色使会分派角色使会议顺利利进行。比如行。比如:1.主持人：客主持人：客观的引的引导会会议2.共同主持：帮助主持人共同主持：帮助主持人3.书记员：用活：用活页挂挂图标出会出会议决决定或行定或行动4.笔笔记员：记录决定或行决定或行动，与，与别人分享人分享5.观察察员：使会：使会议得以持得以持续并作会并作会后后评估估6.计时员：监督会督会

5、议时间，避免，避免议题分散分散7.其他：根据需要决定是否其他：根据需要决定是否让其他其他人参会人参会1.制定程序制定程序规定参会者在会上如何定参会者在会上如何表表现，使会，使会议始始终重点突出。例重点突出。例如：如：2.所有人必所有人必须参加参加3.争争论应对事不事不对人人4.按按时开始和开始和结束束5.一次只有一个一次只有一个话题6.保密性保密性7.对会会议进行行评估估积极推极推动战略略 话几分几分钟进行行签到，到，让参会者参会者一开始就参与一开始就参与进来。来。这是价是价值非凡非凡的交流的交流阶段，段，为整个会整个会议奠定了基奠定了基调。试试下面的方法：下面的方法：1、5分分钟非正式非正式

6、谈话时间2、两人一、两人一组讨论预定定议题3、所有与会者交流、所有与会者交流业务关注点和关注点和好消息好消息 特定区域是特定区域是记录重要重要项目的一目的一个可个可视空空间，但它与当前，但它与当前议题无直无直接关系。接关系。特定区域与停特定区域与停车场中的汽中的汽车一一样，它是它是转移到下一个地点的重要工具，移到下一个地点的重要工具，但它但它对于目前的于目前的场所（或者当前的所（或者当前的会会议目的）没有意目的）没有意义。指定一个。指定一个书记员在活在活页挂挂图上上记录议题。如果没有精心如果没有精心计划，做演示有划，做演示有可能做得可能做得费力不力不讨好。好。请遵循以下遵循以下程序，以确保你的

7、想法的程序，以确保你的想法的质量和重量和重要性：要性：1.将演示与将演示与讨论分开来分开来2.只有在演示的只有在演示的过程中允程中允许澄清澄清问题3.向与会者提出需要深入思考的向与会者提出需要深入思考的问题你同意你同意/不同意哪些不同意哪些观点点如何改如何改进提提议提出了哪些新提出了哪些新问题 会前任会前任务指的是开会前参会者指的是开会前参会者就要完成的任就要完成的任务。布置任。布置任务时，应遵循以下遵循以下规则：1.解解释会会议的重要性的重要性2.给出足出足够的准的准备时间3.给出清楚的指示（如出清楚的指示（如阅读、分析、分析等）等）4.强强调要在会前完成要在会前完成5.只布置那些你确定会上

8、要用到的只布置那些你确定会上要用到的任任务6.计划好在会上运用划好在会上运用这些已完成任些已完成任务的的过程程 布置会布置会议小小组的工作流程方案：的工作流程方案：1.进行小行小组讨论2.分成任分成任务相同的小相同的小组，包裹，包裹结果果3.分成任分成任务不同的小不同的小组，报告告结果果4.重点突出，重点突出，简短地短地报告告结果果5.为思考留出思考留出时间6.小小组活活动的的过程程7.决策决策过程程 布置会布置会议的工作的工作对十人以上来十人以上来说非常有用，它非常有用，它还可以有效地可以有效地缩短会短会议时间，并达成最，并达成最优结果。果。1.确定会确定会场要求要求2.确定布置小确定布置小

9、组的的规模模3.计划划该小小组的人的人员组成成4.确定布置会确定布置会议小小组的工作流程的工作流程 关于活关于活页挂挂图的建的建议：1.如果可能，将参会者如果可能，将参会者说得得话都都记下来下来2.让不同的人来充当不同的人来充当书记员3.保持所有的信息都可保持所有的信息都可视化（用挂化（用挂图）4.当初加入自己的想法当初加入自己的想法时，要与小，要与小组商量商量5.诠释别人想法人想法时要征得人家同意要征得人家同意6.划出并利用特定区域划出并利用特定区域7.用不同的用不同的颜色色8.打印出来的打印出来的图标要清晰要清晰 活活页挂挂图的重要性表的重要性表现在：在：1.使会使会议重点突出重点突出2.

10、免去参会者免去参会者记笔笔记之苦之苦3.后来者也不会漏掉重要内容后来者也不会漏掉重要内容4.去除人去除人为因素因素5.对笔笔记员有帮助有帮助6.保持会保持会议过程的可程的可视性和人情味性和人情味7.几个彩色笔和一个几个彩色笔和一个书记员就会就会让你你轻松描松描绘出一幅会出一幅会议络脉脉图处理纠纷：处理纠纷：1.承承认人的感情不可能被真正派出在会人的感情不可能被真正派出在会议之外，所以之外，所以应让其公开表达出来。其公开表达出来。2.保持中立。尊重人保持中立。尊重人们表达情感的表达情感的权利利并鼓励他并鼓励他们表达出来。表达出来。3.首先要理解首先要理解别人，然后再人，然后再寻求求别人理人理解。

11、解。4.要在要在这方面做出表率。方面做出表率。5.处理感情可遵循以下方式：理感情可遵循以下方式：遵守沉默遵守沉默规则（沉思默想（沉思默想时间）会会间休息休息就卡片上的就卡片上的问题进行沉默的行沉默的脑袋袋风暴暴充分交流每一人的关注点充分交流每一人的关注点积极极进行小行小组讨论，互通信息，互通信息确确认有争有争议的的领域、共域、共识以及消除以及消除分歧的分歧的办法法回到原先回到原先讨论的的议题或目或目标上上6.再次集中再次集中讨论最初的主最初的主题或目或目标帮助性行为：帮助性行为：1.提建提建议：“怎么怎么样？”2.建建设性：性：“将戴安娜的想法建立在将戴安娜的想法建立在”3.寻找信息：找信息：

12、“请描述描述”4.寻求不同方案：求不同方案：“肯尼，你肯尼，你认为怎么怎么样”5.提供信息：提供信息：“这是我的是我的报告告”6.给出意出意见：“我我认为”7.不同意不同意见：“我不同意我不同意罗恩的意恩的意见，因，因为”8.总结：“概括以下概括以下这个个问题”9.尝试理解：理解：“我听到你我听到你说”10.尝试达成共达成共识：“有多少人同意有多少人同意”11.鼓励：鼓励：“说说关于关于这个个问题的更多想法的更多想法”12.协调：“我我们同意什么同意什么”13.检查表表现：“我我们团结的程度如何的程度如何”14.设定定标准：准：“我我们需要做出决定，通需要做出决定，通过”15.消除消除紧张：“

13、之所以幽默是因之所以幽默是因为”16.诠释：“我听到你我听到你说的是的是”解决解决问题如何如何对付付违规行行为：1、问题出出现以前就制定以前就制定规则，并，并不不时提到它提到它们。2、对抗抗违规行行为。3、希望所有参会者都、希望所有参会者都对会会议进程程负起起责任。任。4、利用非、利用非语言交流手段。言交流手段。5、认同帮助性行同帮助性行为。6、对屡次屡次违规的人的人进行行单独独谈话。7、对违规行行为有大家有大家认同的反同的反对方式（如敲三下桌子、方式（如敲三下桌子、阶段性段性检查会会议进程等）。程等）。有害的行有害的行为与与对策策1.迟到。会到。会议要按要按时开始，不要改开始，不要改时间。2

14、.无关无关闲聊。停止开会，看着聊。停止开会，看着闲聊聊的人，的人，问他他们是否要将是否要将谈话内容于内容于大家分享。大家分享。3.支配欲支配欲强强的人。的人。让他他们去当去当书记员；利用；利用规章；章；寻求所有参会者的求所有参会者的努力。努力。4.沉默的参会者。隔一段沉默的参会者。隔一段时间就将就将他他们拉近拉近讨论中来，但又不中来，但又不让他他们难堪。堪。5.散漫。始散漫。始终使会使会议重点与日程表重点与日程表保持一致；利用特定区域保持一致；利用特定区域记录与回与回忆相关的相关的议题。6.否定。否定。让小小组对否定的意否定的意见进行行评述。看大家是否同意述。看大家是否同意/不同意不同意该意意

15、见。1.想法想法还没有被充分没有被充分阐述就遭到攻述就遭到攻击2.人身攻人身攻击3.建建议对于先前的方案无建于先前的方案无建设性可性可言言4.有有输赢的的压力力5.有受害者心理有受害者心理6.与会者有偏袒与会者有偏袒现象象7.解决争解决争议的的办法法认识到争到争议是是团队工作中自然工作中自然而然不可避免的一个方面而然不可避免的一个方面互相同意决互相同意决议是人是人们想看到的想看到的结果果领会会对方的方的观点点从从认识问题转移到解决移到解决问题就一个就一个问题提出几个方案提出几个方案倾听听1.共共识。就是。就是对经小小组同意做出的同意做出的决策或将采取的行决策或将采取的行动表示支持的表示支持的一

16、种心理状一种心理状态。2.公式公式C=A+S（共（共识=协议+支持）支持）3.如何如何检验是否达成共是否达成共识。通。通过口口头民意民意调查或或书面投票形式。面投票形式。4.运用达成的公式来决定运用达成的公式来决定团队职能能（比如开会（比如开会频率、会率、会议程序、角程序、角色等）；在色等）；在项目及目及项目目执行要点行要点方面达成方面达成协议。5.达成共达成共识的方法：的方法：我已听到并理解你的立我已听到并理解你的立场你已听到并理解我的立你已听到并理解我的立场决定并没有决定并没有牺牲我的价牲我的价值观和和道德道德我能支持被提我能支持被提议的决定的决定认识争争议的的现象象共共识的达成的达成事后建事后建议是提高会是提高会议效率的唯一途效率的唯一途径，径，强强化那些作用化那些作用显著的部分，著的部分，消除或改消除或改变无用的部分。无用的部分。下面是一些建下面是一些建议：1.采取行采取行动。会。会议最后要最后要处理特定理特定区域内区域内记录的的问题。2.审视会会议结果、所作的决定及采果、所作的决定及采取的行取的行动。3.突出下次会突出下次会议日程中的日程中的议题。4.评论部分公开的部分公开的