采购实务教材.ppt

1、 目目 录录1、采购的含义与范围2、采购部门的建立3、采购部门的职责及人员选用4、采购制度与作业流程及表单5、采购计划与预算6、采购规格说明7、供应商管理8、采购价格与谈判技巧9、交货管理10、品质管理11、采购策略的类别与运作12、国际采购管理13、采购资讯管理14、策略性供应管理15、采购绩效评估与稽核1.采购的含义与范围采购的含义与范围采购的含义(1)狭义的采购 买方将“银钱”转让给“卖方”，而卖方将“货品”转移给“买方”，在买卖双方的交易过程中，一定会发生“所有权”（ownership）的转移及占有。买方一定要先具备支付能力。(2)广义的采购租赁借贷交换征收1.2 采购管理的内涵采购管

2、理的内涵就企业功能而言的内涵 管理是企业为了达成生产或销售计划，从适当的供应厂商，在确保适当品质下，于适当的时期，以适当的价格，购入必需数量的物品或劳务所采取的一切管理活动。即“5R”就管理功能而言的内涵 采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中，统筹兼顾事前的规划、事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。就采购的规划而言，应包括设定目标、建立制度与组织、划分职责与权限、人员的选用、设计作业流程与表单，以及拟订计划与预算。1.3 采购的范围采购的范围有形的物品原料副料机具及设备事务用品无形的物品技术服务工程发包实例1-2 某电脑公司总务主办采购项目表一、杂项用品

3、茶杯、壶、台灯、配锁、衣架、茶叶、咖啡、奶精、糖、纸巾、桌巾、刻印、冲洗照片、识别证制作二、影印及电讯有关耗材 1.影印机、传真机、电报机等所用耗材 2.电话机、电话线路申请等三、文具用品（制式及非制式）四、办公设备购买及维修五、广告（议比价）发包 人事、法务广告、公司形象广告、产品广告、牌楼制作（国内）六、赠品采购 年终纪念品、展示会或业务推广赠品、公开赠品七、印刷品 依公布之印刷作业QVL规定办理八、交际礼品采购 交际送礼、员工婚丧喜幛、挽联订制九、会议筹备 会场洽租、布置、餐饮点心安排十、各种场厅租赁 办公室、仓库、厂房洽租等十一、福利活动 全公司性福利活动：旅行、健行、休闲性、体育性、

4、文艺性活动、日用品采购、交通车安排、代订返乡团体票等十二、展览会场工程发包十三、交通设备购买及维修十四、货品托运十五、厂房设备及工程发包维修 注：该公司另设有采购部，负责生产性物料之采购。2.采购部门的建立采购部门的建立2.1 组织方式2.1.1 分权式的采购组织-即将采购相关的职责与工作，分别授予不同和部门来执行。物料或商品由制造部门或销售部门来拟订 采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管 库存之责任则可能将成（商）品归属销售部门 分权式的组织方式，采购部门只承担整个物料管理中的一部分功能与责任，也就是将有关物料或商品需求计划、采购及库存的主管部门，分属不同的指挥系统，譬如采购部门隶属行政部

5、或管理部、物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售部，仓储部门隶属资材部或厂务部，会产生以下缺点：权责不清目标冲突浪费资源2.1.2 集权式的采购组织-即将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。1、从整体观点处理各项作业，大幅降低物料总成本。2、统筹供需，增强采购能力，提升存量管制绩效。3、指挥系统单一化，各物料部门间的沟通与合作获得改善。4、物料作业系统制度化与合理化，减低了管理费用。可获得利益：集权式的采购组织，正受到与日俱增的欢迎，但在实施之前若能依照下列的步骤来进行，必可克服障碍，奏效立功：1、有计划地推展集权式采购组织；2、把生产计划的功能从制造部门脱离出来；3、配合各行业的特

6、性；4、建立利润中心式的物料组织，着重以行销为出发点来加以检讨，依据销售预测来进行产品、物料、生产等计划；并将采购、外包、制造、加工、仓储、输送等，当作一个体系来运作；5、借重电脑化使效益扩增。2.2 隶属关系隶属关系总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理仓储仓储生管管制生管管制采购采购制造制造品管品管隶 属 于 生 产 部总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理人人事事采采购购财财务务计计算算机机中中心心生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶隶 属属 于于 行行 政政 部部总经理总经理人事人事副总经

7、理副总经理业务业务副总经理副总经理财务财务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理采购采购副总经理副总经理生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶隶 属属 于于 高高 阶阶 管管 理理 阶阶 层层总经理总经理资财部资财部副总经理副总经理生产部生产部副总经理副总经理其他部门其他部门副总经理副总经理采采购购跟跟催催文文书书处处理理储运储运生生产产计计划划生产管制生产管制生生产产日日报报物物料料管管制制仓仓储储运运输输收收发发料料储运储运隶隶 属属 于于 资资 材材 部部采购部采购部经理经理采购课采购课课长课长稽催课稽催课课长课长管理课管理课课长课长研究课研究课课长课长原料组原料组组长组长燃料组燃

8、料组组长组长设备组设备组组长组长办公用品办公用品组长组长维修组维修组组长组长铅铅采购员采购员铅铅采购员采购员化学品化学品采购员采购员电器电器采购员采购员机械机械采购员采购员某金属制造公司组织表某金属制造公司组织表2.3 采购部门的建立方式采购部门的建立方式按物品类别采购部采购三课采购二课采购一课电子零件(包括集成电路、开关、电阻、连接器、变压器、电热调节器、制动器、机黾器等）机械制品(包含塑料胶品、机器设备、模具等）工程发包事务用品维护机械维护水电某电子公司采购部组织表某电子公司采购部组织表按采购地区采购部外购课内购课某水泥公司采购处组织表某水泥公司采购处组织表按采购价值或重要性E部部制制造造

9、工工程程部部制制造造部部品品管管部部生生管管二二部部生生管管一一部部仓仓储储部部内内购购部部厂厂务务部部电电脑脑工工程程部部机机械械工工程程部部视视讯讯工工程程部部安安规规部部软软件件工工程程部部电电源源工工程程部部计计划划管管制制部部业业一一部部业业二二部部外外购购部部资资讯讯部部财财会会部部进进出出品品部部会会计计部部工工业业关关系系部部工工厂厂厂长室厂长室研研究究开开发发处处ID中心中心X-TERMINAL业业务务处处产品产品中心中心财财务务处处总经理室总经理室(内部稽核组内部稽核组)总经理总经理某电脑公司组织表某电脑公司组织表按采购过程供应处供应处内内购购课课外外购购课课接接辖辖课课资

10、资讯讯课课结报组议价组访价组综合组履约组订约组报关组验收组提货组资讯组稽催组物料管理组某国防科技单位采购组织表某国防科技单位采购组织表混合式编组采购处内购课原料课内购课五多及其他机器零件仪表塑胶制品包装材料工程主要原料助剂染料机器零件某人造纤维制造公司采购组织表某人造纤维制造公司采购组织表2.4 采购部门组织方式之优劣比较采购部门组织方式之优劣比较一贯作业的组织方式，有下列优点：1、一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。2、符合规模经济的原则。3、对供应商的关系良好。4、由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。一贯作业的组织方式，也有如下缺点：1、一位采购人员负

11、责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。2、采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。3、采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。分段作业的组织方式，有下列优点：1、每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率。2、一方面是分工合作，另方面则内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则勾串不易。3、采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的品质。分段作业的组织方式，会有如下缺点：1、采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。2、各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多

12、，徒增联系上的困难。3、采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。3.采购部门的职责及人员选用采购部门的职责及人员选用3.1采购部的职责3.1.1以整体公司而言请购单位：1、非存量管制物料之申请；2、拟订请购物料之规格及其他需求条件，包括数量、用途及交货日期等；3、采购物料规格之确认与验收；4、重大请购物料预算之编订或估价。物料管制单位：1、根据生产计划拟订物料需求计划；2、制定公司主要物料存量管制水准；3、物料交货进度之管制；4、缺料之稽核。仓储单位：1、请购单位之处理（收件、登记、转送等）。2、物料之验收、存储与发主。3、呆料、废料之处理。4、存量管制物料之申请。采购

13、单位：1、审查请购单之内容，包括是否有采购之必要以及请购单之规格与数量等是否恰当；2、与技术、品质管制等部门人员，共同参与合格厂部之甄选；3、执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购；4、交货之稽催与协调；5、物料之退货与索赔；采购单位：6、物料来源之开发与价格调查；7、采购计划与预算之编订；8、国外采购之进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务之处理；9、供应商之管理；10、采购制度、流程、表单等之设计与改善。财务单位：1、物料采购预算之审核；2、各处物料与劳务付款方式的规定；3、物料付款凭证之审查与支付；4、供应商违约赔偿、扣款等之执行。3.1.2 以采购部门内部而言作业层面1.品

14、质：(1)能够明确说明规格；(2)提供客观的验收标准给供应商；(3)参与品质问题的解决；(4)协助供应商建立品管制度；(5)尊重供应商的专业技术。2.交货：(1)给供应商正确而能达到的交货期；(2)提供长期的需求计划给供应商；(3)使供应商同意馐及运输方式；(4)协助供应商处理交货问题。3.价格：(1)给供应商公平的价格；(2)让供应商分享共同推行价值分析的成果；(3)尽速付款。4.其他：(1)对供应商的问题及报怨尽快回应；(2)提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品；(3)使供应商尽早参与产品的设计。管理阶层1.采购经理：（1）拟订采购部门工作方针与目标；（2）负责主要原料或物料之采购；（

15、3）编制年度采购计划与预算；（4）签核订购单与合约；（5）采购制度之建立与改善；（6）撰写部门周报或月报；（7）主持采购人员教育训练；（8）建立与供应商的良好关系；（9）督导采购部门全盘业务及人员考核；（10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。2.采购课长：（1）分派采购人员及助理的日常工作；（2）负责次要原料或物料之采购；（3）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；（4）采购进度之追踪；（5）保险、公证、索赔之督导；（6）审核一般物料采购案；（7）市场调查；（8）供应商之考核。3.采购员：（1）经办一般性物料采购；（2）查访厂商；（3）与供应商谈判价格、付款

16、方式、交货日期等；（4）要求供应商执行价值工程的工作；（5）确认交货日期等；（6）一般索赔案件之处理；（7）处理退货；（8）收集价格情报及替代品资料。4.助理：（1）请购单、验收单之登记；（2）订购单与合约之缮打；（3）交货记录及稽催；（4）访客之安排与接待；（5）采购费用之申请与报支；（6）进出口文件及手续之申请；（7）电脑作业与档案管理；（8）承办保险、公证事宜。3.2 采购人员的选用3.2.1 才能方面价值分析能力预测能力表达能力专业知识3.2.2 品德方面临财不苟得敬业精神虚心与耐心采购人员的能力与训练3.3 采购授权 为了圆满执行工作并达成目标，一个企业或机构会授与采购部门下列四种决策权。1、供应商之选择；2、交易价格及条件之决定；3、采购规范之确认；4、与潜在供应商之接触联系。某卫浴器材公司采购职务权限表授权金额大小，通常取决于：1、企业规模愈大，授权金额愈高；2、对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高；3、经营者心态愈开放，授权金额愈高；4、企业内部控制制度愈完备，授权金额愈高。3.4 采购人员之管理3.4.1 人员招募内部招募外部招募面谈及选用3.4.2 人员轮调 轮调之