高效会议组织.ppt

1、高效会议组织P2团队学习公约积极参与积极参与 积极回应积极回应空杯心态空杯心态 延迟评判延迟评判相互信赖相互信赖 积极参加互动积极参加互动保持秩序保持秩序 准时集合准时集合 快速安静快速安静如何落实?P3举例老跑题；老跑题；领导一言堂；领导一言堂；有人胡侃，哗众取宠；有人胡侃，哗众取宠；议题太敏感，不便深说；议题太敏感，不便深说；本位严重，相互推委；本位严重，相互推委；效率不高，经常延时；效率不高，经常延时；迟到、早退严重；迟到、早退严重；等等等等P4课程主要内容前言前言会议管理会议管理有效会议操作有效会议操作会议中的主要角色会议中的主要角色会议中的常见问题会议中的常见问题有效解决问题的技巧有

2、效解决问题的技巧P54小时小时/周周 *52周周 =208小时小时/年年 208小时小时/年年*45年年 =9360小时小时9360小时小时 /24 =390天天 超过一年的时间在开会！超过一年的时间在开会！前言前言前言前言_会议成本会议成本会议成本会议成本个人的开会时间计算个人的开会时间计算个人的开会时间计算个人的开会时间计算:前惠普公司总裁格拉特前惠普公司总裁格拉特前惠普公司总裁格拉特前惠普公司总裁格拉特 20%20%与与与与客户沟通、客户沟通、客户沟通、客户沟通、35%35%会议、会议、会议、会议、10%10%电话、电话、电话、电话、5%5%看文件、其他看文件、其他看文件、其他看文件、其

3、他n n 35%=1435%=14小时小时小时小时 =1365 =1365 =4 4年年年年参考统计数据：参考统计数据：参考统计数据：参考统计数据：美国经理人美国经理人美国经理人美国经理人“开会开会开会开会”效率调查效率调查效率调查效率调查:n n美国上班族每周平均参加美国上班族每周平均参加美国上班族每周平均参加美国上班族每周平均参加10101010个会议个会议个会议个会议;n n约占每周工作时间约占每周工作时间约占每周工作时间约占每周工作时间1-1.51-1.51-1.51-1.5天天天天;n n经理人每周有经理人每周有经理人每周有经理人每周有50%50%50%50%的时间在开会的时间在开会

4、的时间在开会的时间在开会;n n57%57%57%57%的上班族开会前心情紧张的上班族开会前心情紧张的上班族开会前心情紧张的上班族开会前心情紧张;n n普遍认为普遍认为普遍认为普遍认为50%50%50%50%的会议时间是浪费的的会议时间是浪费的的会议时间是浪费的的会议时间是浪费的.P6 正常人正常人1-20岁和岁和60-80岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有只有40年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的 以下是一个正常以下是一个正常人的时间帐目表人的时间帐目表项目每天耗时项目每天耗时40年耗时结

5、余年耗时结余睡眠睡眠 8小时小时13.3年年 26.7年年一日三餐一日三餐 2.5小时小时 4.2年年 22.5年年交通交通 1.5小时小时 2.5年年 20年年电话电话 1小时小时 1.7年年 18.3年年看电视上网看电视上网 3小时小时 5年年 13.3年年看报、聊天看报、聊天 3小时小时 5年年8.3年年刷牙、洗脸、洗澡刷牙、洗脸、洗澡 1小时小时 1.7年年6.6年年白日梦、闹情绪、白日梦、闹情绪、2小时小时 3.3年年3.3年年身体不适身体不适真正工作的时间只有真正工作的时间只有3.3年！年！超过一年的时间在开会！超过一年的时间在开会！一个人一生的时间分配一个人一生的时间分配一个人一

6、生的时间分配一个人一生的时间分配:前言前言前言前言_会议成本会议成本会议成本会议成本P7培训前调查结果培训前调查结果:问卷问卷 份份:总平均分：总平均分：（6070总体低效；总体低效；4050比较低效；比较低效；3040尚可；尚可；1520高效高效）最高得分：最高得分：（说明团队会议低效主要原因。）（说明团队会议低效主要原因。）最低得分：最低得分：（说明团队会议高效主要原因。）（说明团队会议高效主要原因。）最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的低效因素）低效因素）最最高高分数项目所占分数项目所占 数量数量 和和 比例比例：权

7、力会议权力会议 0%利益会议利益会议 0%观念会议观念会议 0%性格会议性格会议 0%心情会议心情会议 0%临时会议临时会议 0%失控会议失控会议 0%前言前言_我们身边的会议我们身边的会议：P8前言前言_会议低效的原因会议低效的原因项 次次原因原因具体表具体表现（1 1）时间会会议安排在即将午餐的安排在即将午餐的时间，每个人都，每个人都饥肠辘辘，无心开会。，无心开会。（2 2）地点地点会会议地点地点设在在经理理办公室，致使会公室，致使会议被被频繁打繁打断，无法正常断，无法正常进行。行。（3 3）开会开会对象的象的选择必必须出席会出席会议的人未到，通知来的是一些可有可的人未到，通知来的是一些可

8、有可无的参加者。无的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会会议主持人缺乏影响力、主持人缺乏影响力、说服力，被参会者服力，被参会者牵着着鼻子跑，无法达到会鼻子跑，无法达到会议意意图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会引退，致使会议失失败。（6 6）会会议的准的准备工作工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓拖沓而无成效。而无成效。（7 7）开会的原因、目开会的原因、目的和的和结果果开会的原因、目的和开会的原因、目的和结果在会果在会议进行中忽然行中忽然发现皆

9、不明确，致使会皆不明确，致使会议毫无意毫无意义、宣告失、宣告失败。P9会议管理会议管理前言前言会议管理会议管理有效会议操作有效会议操作会议中的主要角色会议中的主要角色会议中的常见问题会议中的常见问题有效解决问题的技巧有效解决问题的技巧开会普遍六种抱怨：开会普遍六种抱怨：开会普遍六种抱怨：开会普遍六种抱怨：1.1.1.1.临时会多、突发会多临时会多、突发会多临时会多、突发会多临时会多、突发会多2.2.2.2.议事缺乏规则议事缺乏规则议事缺乏规则议事缺乏规则3.3.3.3.会议层次不清楚会议层次不清楚会议层次不清楚会议层次不清楚4.4.4.4.会前准备不足会前准备不足会前准备不足会前准备不足5.5

10、.5.5.会后执行不力会后执行不力会后执行不力会后执行不力6.6.6.6.会议纪律淡漠会议纪律淡漠会议纪律淡漠会议纪律淡漠1.1.召开时机选择召开时机选择召开时机选择召开时机选择2.2.会议类型选择会议类型选择会议类型选择会议类型选择3.3.参加人员选择参加人员选择参加人员选择参加人员选择4.4.人员数量安排人员数量安排人员数量安排人员数量安排5.5.会议角色安排会议角色安排会议角色安排会议角色安排6.6.会议室选择和布置会议室选择和布置会议室选择和布置会议室选择和布置7.7.计划及议程准备计划及议程准备计划及议程准备计划及议程准备P101 1、时间安排、时间安排会议的时机选择会议的时机选择P

11、11开会的时机选择开会的时机选择适于开会的情况适于开会的情况发起人想从参会者那里获取信息或建议发起人想从参会者那里获取信息或建议发起人想想让下属参与解决问题或制定决策发起人想想让下属参与解决问题或制定决策发起人有问题需向下属澄清发起人有问题需向下属澄清发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达大家自己要开会大家自己要开会有问题涉及多个部门而需协调解决有问题涉及多个部门而需协调解决有问题情况不明或责任厘定不清。有问题情况不明或责任厘定不清。2 2 2 2、时机选择、时机选择、时机选择、时机选择P12开会的时机选择开会的时机选择不适于开会的情况不适于开会的情况

12、对会议的目标和主题没有考虑清晰对会议的目标和主题没有考虑清晰会议所需资料不全或会议准备不充分会议所需资料不全或会议准备不充分所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好方式解决起来更好所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围发起人对要解决的问题已经作出决定发起人对要解决的问题已经作出决定大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前需要时间平静需要时间平静2 2 2 2、时机选择、时机选择、时机选择、时机选择P13会议类型的选择会议类型的选择问题解决会问题解决会决策会决策会计划会计

13、划会情况报告会情况报告会反映评估会反映评估会其他类型其他类型n n参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况参加会议的人能够（并且想）改变某种现象或状况（即解决问题）而且知道如何着手去做（即解决问题）而且知道如何着手去做（即解决问题）而且知道如何着手去做（即解决问题）而且知道如何着手去做n n要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案，从而做最后决策。做最后决策。做最后决策。做最

14、后决策。n n解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。解决未来的问题。取得大家对组织目标的认同。（统一思想，统一步调）（统一思想，统一步调）（统一思想，统一步调）（统一思想，统一步调）信息交流会信息交流会信息交流会信息交流会n n很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议，很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议，很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议，很多人向同一个人（或几个人）提出意见或建议，被提意见者通常为主管人员或公关人员被提意见者通常为主管人员或公关人员被提意见者通常为主管人员或公关人员被提意

15、见者通常为主管人员或公关人员n n综合类型会议，无人主导会议综合类型会议，无人主导会议综合类型会议，无人主导会议综合类型会议，无人主导会议P14会议参加人员选择会议参加人员选择n n请有权作决定的人参加请有权作决定的人参加请有权作决定的人参加请有权作决定的人参加n n请最有经验和才能的人参加请最有经验和才能的人参加请最有经验和才能的人参加请最有经验和才能的人参加n n请了解实际情况的人参加请了解实际情况的人参加请了解实际情况的人参加请了解实际情况的人参加n n参会人员对决议能否达成负直接责任。参会人员对决议能否达成负直接责任。参会人员对决议能否达成负直接责任。参会人员对决议能否达成负直接责任。

16、n n所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发表意见的人尽可能不要安排与会。表意见的人尽可能不要安排与会。表意见的人尽可能不要安排与会。表意见的人尽可能不要安排与会。n n请与所涉及问题有重大关系的人参加请与所涉及问题有重大关系的人参加请与所涉及问题有重大关系的人参加请与所涉及问题有重大关系的人参加P15参会人员数量安排参会人员数量安排参会人员数量参会人员数量参会人员数量参会人员数量会议规模越大，会议情况越复杂会议规模越大，会议情况越复杂会议规模越大，会议情况越复杂会议规模越大，会议情况越复杂n n2-72-7人会议：人会议：人会议：人会议：一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问一般为部门工作会，召集容易、灵活性强、具体问题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大题效率高、易于控制。但决策质量不高、影响不大题效率高