西软C7酒店管理软件客房.docx

1、西软C7酒店管理软件客房-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除西软C7酒店管理软件-客房(总30页)客房中心第一节 房态管理客房中心也称房务中心，C7软件客房中心的主要功能有：房态管理、客房入账、查询、报表管理等。1.1 房态管理保证房态的正确，是客房中心工作中非常重要的一项，所以客房中心的操作人员应及时、准确地修改房态，以保证前厅接待处能顺利销售房间。1.1.1 房态管理主窗口执行客房中心房态管理，或按快捷键F4，打开房态管理窗口，如下图所示。图为便于介绍上窗口，将其分为以下几个部分进行说明。左边:客房条件列表。软件

2、将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角，双击即可显示相应列表。同时可使用一些条件缩小查询范围，常用的条件有：楼号、房号、房类、客房特征、起始房号。左下角：显示客房、维修房、临时房态等基本信息，以及在住或已预分客人的信息。中上部：显示符合左边条件的客房列表。要求操作员明确每条记录的信息。右边：房态管理功能按钮。【设置检查房】：设置为检查房；【设置干净房】：设置为干净房；【设置TU】：设置为轻微打扫房；【设置脏房】：设置为脏房；【设置维修房】：设置为维修房；【设置锁定房】：设置为锁定房；【解除】：取消维修房设置；【维修锁定列表】：所有维修房和锁定房一览表；【设置临时态】：客房中心设置的临时

3、态；【解除临时态】：取消设置的临时态；【信息】：显示房间的特征；【统计】：对于当前房态的统计；【日志】：记录房间状态的操作信息；【打印】：打印当前的房态管理列表；【退出】：退出房态管理界面。1.1.2 房态管理操作房态管理用于修改房态，可以单个处理，也可以批量处理。可能设置的房态有：干净房、脏房、检查房、维修房、锁房、临时房态等。设置脏房、干净房的方法类似，下面以设置干净房为例，加以说明。单个处理（设置干净房）操作步骤：（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2）、单击设置干净房，弹出修改房态窗口，核对房号正确后，单击确定即可。 图批量处理（设置干净房）操作步骤：（1）、房态管理窗口下，多

4、选目标客房；注意：选择记录的方式：、连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；、间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。（2）、单击设置干净房，弹出修改房态窗口，核对房号正确后，单击确定即可。注意：也可先选择一间要改的客房，单击设置干净房，弹出修改房态窗口后，直接增加要一起修改的房号，注意格式，单击确定即可。输入方式为：、连选：在修改窗口，输入“-”，表示连续选中多个房间，如“1001-1010”；、间隔多选：在修改窗口，输入“，”，表示间隔的选择多个房间，例如“1001,1003,1006”，注意此处的逗号为英文的逗号。设置维修房、临时

5、态的方法也基本相同，下面以设置维修房为例，加以说明。设置维修房操作步骤：（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2）、单击设置维修房，弹出客房维修设置窗口，选择【开始】、【结束】时间，选择维修【原因】，若有其他需要注意的信息可在【备注】中输入。信息输入完毕后，单击确定，设置完成。图解除维修房操作步骤：（1）、房态管理窗口，双击左上方分类条件“维修房”，使其显示当前维护房列表；图（2）、单击选中目标客房，单击解除，弹出确认窗口；图（3）、单击确定，目标客房由维修房（OO）转化为脏房（DI）。维修房与锁定房操作步骤：（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2）、单击维修锁定列表，弹出维修房

6、与锁定房窗口，选择【新建】、【编辑】、【解除】，进行设置。图注意：维修锁定列表可以进行新建，也可以根据之前设置好的维修房与锁定房状态进行解除。1.2 Q-ROOM饭店房类资源紧张时，可能会出现这样的情况：预订宾客到店了，但是客房还是脏房，这种情况下，接待员就可以使用Q-Room功能，向客房中心传达紧急打扫客房的信息。即Q-Room功能的实现，涉及到前台和客房中心两个部门，软件中关于Q-Room的业务流转图如下：F/O本日预订宾客到店，客房还是脏房F/O安排客人休息等待设置Q-Room，通知客房中心紧急打扫软件开始记录等待时间Housekeeping根据前台提供房号，紧急打扫Housekeepi

7、ng打扫完毕，通过取消Q-Room，通知前台客房打扫完毕F/O通知客人，请客人进房查询Q-Room执行客房中心Q-Rooms，打开Q-Room窗口。如下图所示。操作员能查询到当前所有的Q-Room，及等候时间，也能做一些基本的处理：取消Q-Room、查阅主单、调用档案等。图1.3 矛盾房酒店在实际业务过程当中，出于各种原因，会出现总台的房态（即电脑软件中的房态）和客房中心实际查房得出的房态不一致，这种房间一般称为矛盾房。1.3.1 矛盾房窗口矛盾房一般包括两种情况，一是总台房态为住房，客房中心房态为空房，在软件中定义为Skip Only；另一情况是总台房态是空房，客房中心房态是住房，在软件中定

8、义为Sleep Only。执行客房中心矛盾房管理，打开矛盾房管理窗口，如下图所示。图左边：显示为矛盾房的记录，默认为当前记录。右上：对矛盾房记录进行分类选择，如只要查看Skip Only的矛盾房，可选中该选项，则软件自动显示为Skip Only的矛盾房。右下：矛盾房的主要功能，主要有矛盾房的输入和矛盾房的撤销等。1.3.2 矛盾房录入录入矛盾房步骤如下：（1）单击录入，打开客房录入窗口；图（2）在录入之前要先选定录入房号的客房状态，软件默认为空房，在【请输入房号】处输入房号，在【请报告工号】处输入工号，回车，则房号自动跳动左边空白处，可重复输入房号，在输入之前务必选择正确的客房中心房态。其中删

9、除是删除错误输入的房号。图 （3）单击确定，则退回到矛盾房管理窗口，此时可看到之前输入的矛盾房的记录。软件会自动判断类别，并在【差异】处注明。图1.3.3 矛盾房解除矛盾房就意味着该房间状态存在一定的问题，一般客房中心会在某个时间送一份当前的矛盾房给前厅部，由他们去核实，随后由相关部门做相应的更改。比如Skip Only的房间，经核实发现客人的确入住了，但是没有进房间，直接出去办事了，因此客房中心房态是空房；而Sleep Only的房间，经核实是总台没有及时将房间入住，客人已经进房了，因此客房中心房态是住房。相关部门必须及时进行调整，保证房态的正确性。下面着重说明客房中心如何及时调整房态。（1

10、）选中要修改房态的记录，在【检查房情输入】处选择此时的房态（此时的房态指最后查实的房态，即与总台一致的房态），下面的空格处可输入原因等；（2）单击设置，软件提示“确信要进行矛盾房设置吗”，单击是（Y），则软件自动将【HSK房态】改为检查房情输入的房态图 （3）此时两边的房态一致，就不是矛盾房了，再次打开矛盾房管理窗口时软件将自动将该记录显示在“历史记录”中。图第二节 客房帐务根据酒店管理需要，有时客房中心也需要处理一部分客人的帐务，主要包括输入客人的洗衣费用、客房迷你吧以及赔偿等。虽然客房帐务没有前台收银要求复杂，但也要求客房中心的操作人员能准确地处理。2.1 客房入帐客房帐务处理主要包括入帐

11、、错帐处理、结帐等操作。2.1.1 帐务处理窗口执行客房中心客房入帐，打开帐务处理窗口，如下图所示。图左边显示帐务类别，双击某类别，打开一帐务录入单，即可入帐。一般，帐务类别由工程师或电脑管理员事先在前台维护软件中设置。中部上方显示当前已经录入但未结帐的帐务，下方显示当前选中该单据的费用明细。若是入新帐，则用于录入费用明细及折扣、优惠等信息。图右边帐务处理功能按钮。2.1.2 入帐软件允许两种入帐方式：明细、快捷。明细，即入明细帐；快捷，即入一笔汇总费用。入帐方式可通过右上角明细、快捷选择。图如上图所示，表示当前选的是明细方式入帐。明细方式操作步骤:（1）、执行客房中心客房入帐，打开帐务处理窗

12、口；（2）、双击窗口左上角营业项目，打开新单，光标定位于【NO】处。NO:手工单号，便于后面查询。地点：客人的房号。在此处输入消费客人房号，回车，查找客人账号，选中客人账号，点击确定（O）或回车。如果消费是非住店客人发生的，此处不填。 图优惠：优惠理由。如有打折，按F1查找优惠理由。（3）将光标定位于【代码】处，按F2，打开菜谱代码帮助窗口，单击选择费用项目，可选择多条项目。如要取消已选中，再单击该项目即可。选择完成后，单击选定（S）；图（5）、单击存盘，软件提示“当前费用立即入帐吗？”，单击是（Y），直接入帐到客房，单击否（N），帐务将显示在上方列表中，等确定要入帐时，再单击入帐。图注意：

13、（1）、原费用（净价）一般是固定的，但也有一些不固定的费用，例如赔偿费，一般软件设置为0价，对于0价的项目，操作员可以修改原费用。（2）、【服务费】、【附加费】、【折扣】有两种收取方式：按比例收取和按金额收取，软件默认是按百分比方式（输入小数）。若选择的是百分比打折，就输入小数，如打九折，就输入0.1；若现金优惠，则输入金额即可快捷方式操作步骤：（1）、客房中心帐务处理窗口，单击快捷；图（2）、双击服务项目，录入【NO】、【地点】、【原费用】、【服务费】等；图（3）、单击存盘，若已确认【地点】，软件将提示“当前费用立即入帐吗？”，单击是（Y），直接入帐到客房；单击否（N），帐务将显示在上方列表

14、中，等确定要入帐时，再单击入帐。2.1.3 结帐结帐有两种方式，转客房帐和现结，一般酒店的客房中心多采用转客房帐的方式，由前台结帐。转客房帐操作步骤：（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；（2）、查看【地点】处是否已有房号，若有，确认后直接单击窗口右边客帐，软件自动将该帐务转至房间。若无，则先补充房号信息，再转帐至房间，步骤如下：单击修改，【地点】处输入房号，回车，软件弹出帐号查询窗口，确认客人信息后,单击确定，退出帐号查询窗口。单击存盘，软件提示“当前费用立即入帐吗？”，单击是（Y），直接入帐到客房。现结操作步骤：（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；（2）、单击结帐，弹出结帐窗口，如下图所示。

15、光标移动至【付款码】处，按F1，打开付款方式帮助，选择相应的付款方式。图（3）、单击收款，单击结帐，若要打印，单击确定，否则单击退出。2.1.4 错帐处理客房中心帐务虽然简单，但有时也会出现这样、那样的错误，如房号输入错误、费用明细输入错误等，这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。修改信息发现【地点】、【NO】、【优惠】信息错误，或漏输费用、多输费用时，可选中该记录，单击修改，回到帐务输入窗口，修改相关信息。漏输费用的处理非常简单，只要在该帐单下继续输入费用就可以了，对于多输费用的情况，需要输入一笔负的费用冲帐，然后再输入正确的费用，或者双击错误记录冲销该笔费用。取消未结的帐即销单销单用于删除

16、帐单，当整个帐单输入错误时，逐个修改非常麻烦，可以先销单，再重新录入帐务。软件将记录销单情况。单击销单，软件提示“确信要删除当前费用单据吗？”,单击是（Y），销单成功。被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。图冲帐冲销已转至前台的帐务，使用该功能。操作步骤：（1）、执行客房中心本日细帐查询，打开帐务查询窗口，输入查询条件；（2）、单击检索,找到目标帐务，双击可打开看明细；图（3）、核实确认后，单击冲账，弹出确认窗口，如下图所示。图（4）、单击是（Y），软件提示“冲账成功”，细帐列表中该帐务状态显示为“冲账”。图2.2 细帐查询2.2.1 本日细帐查询执行客房中心本日细帐查询，打开如下图所示查询界

17、面。图输入相应的查询条件，单击检索，即可查到满足条件的帐单。输入条件越多查询结果越准确。若不输任何条件直接单击检索，软件显示所有本日细帐。对找到的记录，可单击上部的标题栏目进行排序（按升序），再点击一下改为降序排列；也可双击所需菜单，或在该菜单下按打开，查阅具体的明细情况。常用查询条件（1）、NO：手工单号。（2）、地点：房号。（3）、状态：未结、结账、冲账、取消几种状态。（4）、总费用：包含原费用、服务费、附加费、折扣的总费用。（5）、结.冲：结账和冲账人员的工号。2.2.2 历史细帐查询历史细帐查询的界面和使用方法与当日细帐查询一致，请参见上节。日期的格式为：年/月/日，均为两位，如201

18、1年9月4日为“11/09/04”。2.3 交班报表执行客房中心交班报表，打开交班报表窗口。客房中心的报表分为日报和区间报表。软件默认打印本日本班该员工的日报。客房中心员工每个班次下班时，选择打印日报，可以核对本班次录入的帐务。如果需要查询一段时间内的客房收入，则选择打印区间报表。在【营业日期】中输入区间的起止日期，在【用户名】项输入工号则查询指定员工输入的客房收入，删除工号，则查询所有的客房收入。图第三节 其他3.1 客房清洁工作量分配用于协助管理人员按照当班员工人数，分配客房清洁工作量分配。分配时，软件结合每个客房的打扫积分（不同房间状态打扫有不同的积分，如大部分酒店设置退房脏房清洁工作量

19、大于在住脏房的清洁工作量）、客房数量、清洁员人数，进行平均分配。操作步骤：（1）、执行客房中心客房清洁工作量分配，打开客房中心清洁工作管理窗口，如下图所示。图窗口上方显示当前有的清洁员数量及其已经分配的房间；下方显示未分配房间，单击蓝色块（已分配工作）和灰色块（未分配工作）中的房间，则右下角两数据窗分别显示当前点击的房间信息和住客信息；按ctrl和shift键多选房间。通过拖放可以将选中的房间在各员工以及未分配之间移动；在房间上右键单击将弹出菜单选择相应的选项，如设置多人打扫某个房间等。说明1： 该员工姓名是小张 ，其技能等级为高，数字18代表当前分配给他的工作量为18；下面一行是主要负责的楼

20、号、楼层，最后右下角的低表示其外语等级为低。说明2：房间部分则显示了4个信息。依次是：房号、房态、住客是否VIP（红色五角星为贵宾）、是否外宾（蓝色五角星为外宾）。（2）、房态选择：单击下排房态选择，打开选择打扫的房间窗口，如下图所示。图窗口上部是按房态分类复选钮，下部是是否保留已分配信息的单选钮。通过点击相应的复选钮将需要的房态勾上，确定后窗口中就看到选中的几个类房。下部选保留已分配时，则已分配房间信息不会被删除，即蓝色块不会发生变化，只是灰色块中根据选择发生了变化；选择不保留时，则已分配的信息将去除，结果是所有选中房态的房间都出现在未分配中。(3)、刷新。 将最新的需打扫房刷新到未分配（灰

21、色块）中。（4）、自动分配功能。图窗口中间部分统计了已经分配和待分配的房数和工作量、以及已经选择的员工数。窗口上部显示所有的员工，以供选择；左下部选择是否全部重新分配；右下部提供必要的信息。已分配房数是窗口中已经分配的房间数。待分配房数依据左边“已分配房处理”的选择，若选择了“全部重新分配”，则“待分配房数”包括先前已经分配的房数（假如先前已经分配过）和窗口灰色块未分配房数；若选择了“保留已分配信息”，则只是客房中心清洁工作管理灰色块未分配中的房数。待分工作量与待分房对应。建议员工是根据一定的工作量标准计算的人数参考值；已选择是目前已选定的员工数。如果选择全部重新分配，则原先已分配的房也将全部

22、重新分配；如果选保留分配，则只对未分配房自动分配，已分配房不变。（5）、确定分配完毕后单击打印，可打印派工单。图（6）、统计工作量。单击完成，打开选择已完成工作窗口，如下图所示。图选择已经检查确认的房间，输入备注信息，点确定。软件将自动记录检查员、操作时间、修改时间；同时修改房态。通过点击左边的员工使右边只显示你要看到的几个员工；按钮反选用于选中剩下的其他员工。（7）、查看统计列表。单击工作列表，打开客房中心清洁工作统计列表窗口，如下图所示。图可以根据清洁员、房态、客人、房号等组合条件检索。输入条件，按回车或者搜索，即可进行检索。执行客房中心客房清洁工作量统计，选择统计范围后，单击确定，则打开

23、“工作量统计报告”，如下图所示。图（8）、员工编辑-录入、修改和删除员工信息。图员工外语等级：分高、中、低三种，只有中或高可以打扫外宾住房。员工技能：分高、中、低、新员工四级，分别对应房间技能的4、3、2、1。技能为高的员工可以打扫所有的房间，中级的员工能打扫技能要求3以及以下的房间，依次类推。员工的状态默认都是有效状态，若把某员工设置为无效，则分配、选择员工等窗口将不出现无效员工；本窗口将以特殊颜色显示无效员工，同时可以将无效员工恢复成有效员工。（9）、设置房间对应积分、房间对应技能。单击其他代码，打开其他代码设置窗口。 在本窗口设置积分和打扫要求的最低技能值。通过设置积分可控制员工打扫各房

24、间时能得到的工作量积分值。比如根据房态、房类、客房布置的不同，来设置不同的分值。在本软件中总共有12种房态，其中按占用状态分为两大类：空（V）和住房（O）。每类又都有D、T、I、O、R、S六种，分别代表脏房、TOUCH-UP（轻微打扫房）、检查房、维修房、净房、锁定房。通过设置各房间的最低技能要求来控制房间的分配，比如某豪华房的最低技能设为4，则表示只有员工技能等级相应为高的员工才能打扫。3.2 失物拾物失物拾物处理可以分为两类：拾物登记和遗失报告登记。执行客房中心拾物遗失列表，打开如下列表窗口，软件分类显示拾物登记单和遗失报告单。图窗口默认显示当前所有登记的拾到的物品。双击选中记录，打开拾物

25、登记单，操作者可查看或修改相关信息。图新建用于创建新的拾物登记单；修改用于修改该登记单；叫号选择打开其他拾物登记单；删除用于删除当前登记单；领取用于物品还给失主时，填写领取人相关信息。3.2.1 拾物登记拾物登记用于对服务员或客人拣到的物品进行登记管理，以便将来归还给失主。操作步骤：（1）、单击新建按钮，打开拾物登记单，如下图所示。图（2）、根据物品实际情况，选择【等级】，输入【单据号】、【失物】，选择【类别】，输入【估价】、【表述】、【拣到人】、【地点】、【报告人】、【时间】等已知信息。单击存盘，登记成功。注意：如果获知失主的姓名，并且该失主曾经住过本酒店，则可以在【失主】中输入失主的姓名，

26、软件会自动将遗留物品的信息与客人的档案关联。当客人再次来入住时，软件会自动提示该客人有遗留物品在酒店。3.2.2 遗失报告用于登记管理客人的遗失物品。执行客房中心拾物遗失列表，单击“遗失报告单”标签页，打开失物拾物列表，显示当前所有登记的遗失记录。双击某记录，打开“遗失报告单”。失物管理与拾物管理显示界面、操作方法基本一致，不再细述。图3.2.3 领取操作步骤：（1）、双击打开目标拾物登记单；图（2）、单击领取，弹出失物领取确认窗口；图（3）、录入领取信息，输入【领取人】，选择【证件】，输入【证件号码】等相关信息。注意：若该遗失物品曾填写过遗失报告单，则【报失关联】处，按F1，打开窗口，选择关

27、联记录，当物品领取后，遗物报告单的状态会自动变为领取状态。若没有遗失关联单，则不需要录入该信息。（4）、单击确认（O），软件提示“领取完成！”。图注意：客房中心做的遗失报告单在前台也是可以同步显现的。具体操作为客户档案其他，选择失物即可。3.3 报房与查房报房与查房功能的正确使用涉及到三个部门：预订接待、前台收银、客房中心，只有这三个部门协调配合，一起使用，才能真正起作用。单击查询，打开下拉菜单，单击报房与查房，打开报房与查房窗口，如下图所示。图该窗口主要分为“查房流水记录”和“入住流水记录”两个部分，软件默认“实时刷新”、“声音提示”。左上部显示查房记录，左下部显示入住开房记录，右上部显示房

28、间和客人的信息。入住流水记录显示的是酒店当前的入住情况，当前台登记客人入住时，客房中心的报房与查房窗口“入住流水记录”增加一条信息，并且自动发出提示声音，提示客房中心某房间有人入住。客房中心在开房时，点击开房（C），房间开完后，点击开毕(B)，提示声自动停止。图查房流水记录显示的是客房中心的查房情况，当前台有客人退房时，收银员使用软件报查房后，客房中心报房与查房窗口“查房流水记录”增加一条信息，并且软件有声音提示。客房中心中在查房时，点击查房，查完房后点击查毕，此时软件弹出提示框，输入相应的备注。如不输入，软件默认为查房结果正常，点击确定(O)。图注意： （1）、如果使用软件来进行报开房与报查房，要求客房中心不能关闭报房与查房窗口，不用时只能最小化该窗口。（2）、在查房与报房窗口右下输入框直接输入房号查房，而不需要在左边选择。（3）、利用散客、成员切换标签页，可以分类查看散客和团队成员报查房信息。