销发系统制度培训.ppt

1、销售发运信息系统管理销售发运信息系统管理办法培训讲义办法培训讲义销售发运信息系统主主界界面面销售发运信息系统“销售发运信息系统销售发运信息系统”（简称销发系统）是集（简称销发系统）是集团自动化所开发的面向公司水泥熟料销售发运团自动化所开发的面向公司水泥熟料销售发运流程管理的应用软件，流程管理的应用软件，0202年年1010月投入运行，获月投入运行，获得国家专利。得国家专利。销售发运信息系统功能学习：功能学习：水泥熟料销售发运管理系统指水泥熟料销售发运管理系统指导书导书 管理制度：管理制度：销售发运信息系统管理办法（第销售发运信息系统管理办法（第3 3次修订稿）次修订稿）销售发运信息系统财务财务

2、三权三权分立分立公司总经理为销发系统运行公司总经理为销发系统运行管理第一责任人管理第一责任人销售销售发运发运相互相互制衡制衡上岗要求 选聘标准选聘标准职业道德良好、业务素质高、坚持原则、制职业道德良好、业务素质高、坚持原则、制度执行能力强，操作人员实行年审制度度执行能力强，操作人员实行年审制度涉及岗位涉及岗位系统管理员、开票人员系统管理员、开票人员 、销售会计、销售会计 、装运、装运人员人员 、门卫、办公室、门卫、办公室互动互动：汽车水泥、熟料发货流程汽车水泥、熟料发货流程是什么？是什么？发货流程发货流程 发货流程发货流程 客户交款客户交款财务录入销发系统账户财务录入销发系统账户开票员开具、财

3、务审核计划单开票员开具、财务审核计划单开票员打印计划单、客户签收开票员打印计划单、客户签收司磅员凭计划单空车记重、开具发货司磅员凭计划单空车记重、开具发货单或装车通知单单或装车通知单上岗要求上岗要求 发货员核对发货单、装车通知单发货员核对发货单、装车通知单劳务人员或发货员发货装车劳务人员或发货员发货装车司磅员重车过磅确认（散装打印发货司磅员重车过磅确认（散装打印发货单）单）门卫核对客户发货、确认放行门卫核对客户发货、确认放行结算开票结算开票资金录入、审核付款方式付款方式 现金现金 、银行汇票、银行承兑汇票、银行本票、银行汇票、银行承兑汇票、银行本票 、支票支票 、电汇、电汇 资金录入、审核资金

4、录入注意事项资金录入注意事项 1 1、销售人员不得直接收取现金。、销售人员不得直接收取现金。2 2、驻外市场部须将所收取银行支票在、驻外市场部须将所收取银行支票在一日一日内内送交子公司财务部门，财务部门必须在收到送交子公司财务部门，财务部门必须在收到支票的支票的一个工作日内一个工作日内将支票将支票送交银行进帐。送交银行进帐。资金录入、审核转账支票送达银行不及时。转账支票送达银行不及时。09年年5月月25日，日，南京海螺南京海螺公司收取收取某客户转公司收取收取某客户转账支票账支票5万元，直至万元，直至27日才送至银行，款项直至日才送至银行，款项直至6月月1日才进公司账户，没有严格执行制度要求，导

5、日才进公司账户，没有严格执行制度要求，导致公司每月未达账项较多，其中致公司每月未达账项较多，其中09年年5月底月底“企业企业已收银行未收余额已收银行未收余额”为为132.09万元，存在空头支票万元，存在空头支票不能被及时发现的风险。不能被及时发现的风险。案例：案例：资金录入、审核资金录入、审核 3、销售人员、销售人员每旬每旬内将票据原件送回公司财务内将票据原件送回公司财务部门。部门。4 4、支票方式支付的货款，要在确认货款到账、支票方式支付的货款，要在确认货款到账后方可在销发系统录入资金。后方可在销发系统录入资金。资金录入、审核 20052005年，年，*海螺市场部业务员收取客户银海螺市场部业

6、务员收取客户银行承兑汇票一张，金额行承兑汇票一张，金额5050万元，电话通知财务万元，电话通知财务并将该票据复印后传真至财务，办理了入账。并将该票据复印后传真至财务，办理了入账。票据原件没有及时缴纳存放在市场部，因保管票据原件没有及时缴纳存放在市场部，因保管不善票据丢失。后期通过挂失、公告等一些列不善票据丢失。后期通过挂失、公告等一些列繁琐手续，耗费了大量的人力、物力和财力将繁琐手续，耗费了大量的人力、物力和财力将此事解决，相关人员受到了处理和赔偿。此事解决，相关人员受到了处理和赔偿。案例：案例：5 5、电汇方式支付的货款，确认到账后方可录、电汇方式支付的货款，确认到账后方可录入资金。入资金。

7、特殊情况：特殊情况：连续采购、资信较好的老客户，须连续采购、资信较好的老客户，须要求客户将电汇单传真到销售处；要求客户将电汇单传真到销售处；销售部门负责人、子公司分管领导签字确认后销售部门负责人、子公司分管领导签字确认后方可录入资金方可录入资金 销售会计及时向银行查询货款销售会计及时向银行查询货款进帐情况，并做好进帐情况，并做好相应记录相应记录。资金录入、审核资金录入、审核 6 6、客户以银行承兑汇票支付货款的业务，按照、客户以银行承兑汇票支付货款的业务，按照股份公司财务部、销售部下发的通知要求，以银股份公司财务部、销售部下发的通知要求，以银行承兑汇票开具的计划单价格较以现金方式开具行承兑汇票

8、开具的计划单价格较以现金方式开具计划单价格增加计划单价格增加1.51.5元元/吨吨/月，不足一整月按一个月，不足一整月按一个月处理。月处理。资金录入、审核资金录入、审核 如子公司有银行承兑汇票收取政策的，按政策如子公司有银行承兑汇票收取政策的，按政策约定执行。约定执行。7 7、对采用加价方式开具的计划单，当销售价格、对采用加价方式开具的计划单，当销售价格调整时，调整时，需将原计划单关闭，仍以原加价幅度开需将原计划单关闭，仍以原加价幅度开具新计划单具新计划单,不足整数吨位的货款余额，可视为现不足整数吨位的货款余额，可视为现金处理。金处理。资金录入、审核资金录入、审核资金审核资金审核财务部门须安排

9、人员财务部门须安排人员每日每日对昨日当班销售会计录入对昨日当班销售会计录入资金（含以传真件发货的资金）进行逐笔审核，重资金（含以传真件发货的资金）进行逐笔审核，重点审核资金金额、客户名称、票据类型、付款日期，点审核资金金额、客户名称、票据类型、付款日期，审核工作日清日结。审核工作日清日结。资金录入、审核资金审核注意事项资金审核注意事项1 1、审核工作日清日结，今日资金次日审核完毕；、审核工作日清日结，今日资金次日审核完毕；资金录入、审核3 3、财务部门负责人每周不少于一次对销发系统与、财务部门负责人每周不少于一次对销发系统与财务账务系统有关资金情况的一致性、准确性以及财务账务系统有关资金情况的

10、一致性、准确性以及销发系统资金审核情况进行核查，销发系统资金审核情况进行核查，2 2、银行支票、银行汇票、银行电汇货款，超过、银行支票、银行汇票、银行电汇货款，超过4 4个个工作日内仍未到帐的，财务书面通知销售；工作日内仍未到帐的，财务书面通知销售；案例：案例：1 1、20092009年年7 7月月6 6日日*海螺销售会计将客户海螺销售会计将客户“*绿萌工贸实业有限公司绿萌工贸实业有限公司”2 2万元现金错误录入客户万元现金错误录入客户“*绿海洋工贸实业有限公司绿海洋工贸实业有限公司”，7 7月月1010日才发现。日才发现。资金录入、审核 2 2、避免增值税客户现金交易量大的现象，销售、避免增

11、值税客户现金交易量大的现象，销售部门引导客户通过转账等方式交款。部门引导客户通过转账等方式交款。案例：案例：资金录入、审核 20052005年，年，*海螺客户转款海螺客户转款10,000元，财务销售元，财务销售会计录入销发系统是误录为会计录入销发系统是误录为100,000元，同时因资元，同时因资金审核不及时，未能及时发现，时隔数日后两帐资金审核不及时，未能及时发现，时隔数日后两帐资金核对时才发现资金多录入，但此时客户已经将水金核对时才发现资金多录入，但此时客户已经将水泥全部提完，造成了应收账款。泥全部提完，造成了应收账款。资金审核时间与资金入帐资金审核时间与资金入帐时间相差半月时间相差半月之久

12、之久货款到账较销发货款到账较销发系统入账时间滞系统入账时间滞后三个工作日；后三个工作日；入账手续未经公入账手续未经公司相关领导审批，司相关领导审批，易带来资金风险。易带来资金风险。客客户户录录入入资资金金为为零零，销销售售会会计计录录错错客客户户名名称称或或资资金金金额原因所致金额原因所致。7-11月月该该具具备备开开具具增增值值税税发发票票客客户户现现金金流流量较大。量较大。4 4、当票据原件到达的日期较发运日期滞后、当票据原件到达的日期较发运日期滞后资金录入、审核 财务部门应做好相关记录；财务部门应做好相关记录；在银行承兑汇票原件到达后或银行汇票进帐后在银行承兑汇票原件到达后或银行汇票进帐

13、后不晚于一个工作日内录入财务帐务系统。不晚于一个工作日内录入财务帐务系统。凭相关证明材料将客户支付资金情况在发运当凭相关证明材料将客户支付资金情况在发运当日录入销发系统；日录入销发系统；转（退）款应注意事项转（退）款应注意事项转（退）款应注意事项转（退）款应注意事项资金录入、审核处理流程：处理流程：处理流程：处理流程：先在销发系统处理，再在财务用友系统处理；先在销发系统处理，再在财务用友系统处理；先在销发系统处理，再在财务用友系统处理；先在销发系统处理，再在财务用友系统处理；要求：要求：要求：要求：客户提供转出人申请客户提供转出人申请客户提供转出人申请客户提供转出人申请涉及客户同时加盖公章、法

14、人章涉及客户同时加盖公章、法人章涉及客户同时加盖公章、法人章涉及客户同时加盖公章、法人章明确的开户行、账号、金额等信息明确的开户行、账号、金额等信息明确的开户行、账号、金额等信息明确的开户行、账号、金额等信息资金录入、审核委托函件应委托函件应由委托人及由委托人及受托人共同受托人共同签章确认，签章确认，此函仅有受此函仅有受托人确认，托人确认，手续不齐，手续不齐，存在资金、存在资金、税务风险。税务风险。销售计划单开具、审核销销售计划单的开具售计划单的开具 1 1、开具销售计划单时，要认真、仔细地输入客、开具销售计划单时，要认真、仔细地输入客户申请提货的数量、价格、品种信息，录入完成后户申请提货的数

15、量、价格、品种信息，录入完成后必须进行复核，检查计划单的准确性。必须进行复核，检查计划单的准确性。2 2、对做到位价、离岸价等（含中转业务），开、对做到位价、离岸价等（含中转业务），开具计划单须将出厂价和中间费用具计划单须将出厂价和中间费用分开录入销发系统分开录入销发系统销售计划单审核销售计划单审核 1 1、销售处负责人、销售处负责人 次日进行检查，重点检查品种、数量、价格等情次日进行检查，重点检查品种、数量、价格等情况，确保计划单准确。况，确保计划单准确。销售计划单开具、审核 2 2、财务销售会计、财务销售会计 对照公司的价格执行通知及合同，认真审核品种对照公司的价格执行通知及合同，认真审核

16、品种、价格、数量、资金。、价格、数量、资金。销售计划单审核销售计划单审核销售计划单开具、审核 3 3、经财务审核盖章的销售计划单，须及时交于、经财务审核盖章的销售计划单，须及时交于客户，在传递至客户或其指定经办人时，须让客客户，在传递至客户或其指定经办人时，须让客户或其指定经办人签收（客户委托函）户或其指定经办人签收（客户委托函）案例案例 20092009年年1111月月7 7日日 南京海螺南京海螺 开票员将销售价格错录为开票员将销售价格错录为242元元/吨（实际应为吨（实际应为262元元/吨）；吨）；财务销售会计在审核计划单时未能发现，将错误财务销售会计在审核计划单时未能发现，将错误的计划单审核通过；的计划单审核通过；客户发了货。客户发了货。销售计划单开具、销售计划单开具、审核审核价格错录为价格错录为242242元元/吨，实吨，实为为262262元元/吨。吨。合同价为合同价为275元元/吨，直接以结算价吨，直接以结算价266元元/吨开具计划单。吨开具计划单。签收人与授权人不一致签收人与授权人不一致签签收收与与授授权权字样不一致字样不一致计划单领取：必计划单领取：必须是客户本人或须是客