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1、采购流程及技巧采购流程及技巧2016年年12月月提提 纲纲一、了解采购一、了解采购二、采购的基本流程二、采购的基本流程三、公司采购管理程序三、公司采购管理程序四、浅谈采购技巧四、浅谈采购技巧一、了解采购一、了解采购从两句名言谈起名言之一n采购人员不是在为公司讨价还价,而是在为顾客讨价还价,我们应该为顾客争取最低的价钱。-山姆山姆 沃尔顿沃尔顿 沃尔玛的创始人沃尔玛的创始人一、了解采购一、了解采购从两句名言谈起名言之二在一个公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门，其他任何部门发生的都是管理费用。-杰克杰克 韦尔奇韦尔奇 通用电气前任通用电气前任CEO一、了解采购一、了解采购采购的定义采

2、购的定义是以合理的价格从最合是以合理的价格从最合适的供应商处适时获得适的供应商处适时获得所需的物品及服务的有所需的物品及服务的有关活动关活动,也称也称“供应管理供应管理”一、了解采购一、了解采购采购的误区采购的误区一、了解采购一、了解采购小小 结结采购发展的历史已近百年，上采购发展的历史已近百年，上表中按时间表介绍了采购管理表中按时间表介绍了采购管理的进展。从表中可见，采购管的进展。从表中可见，采购管理从思想上越来越深入，从方理从思想上越来越深入，从方法上越来越精细。法上越来越精细。采购发展的历史就是从传统采采购发展的历史就是从传统采购走向战略采购的过程，其间购走向战略采购的过程，其间经历了战

3、术采购阶段。经历了战术采购阶段。一、了解采购一、了解采购战略采购的四个关键特征战略采购的四个关键特征从传统采购走向战略采购，是采购发展的趋势，因此要把握战略采购的关键特征。一个采购组织是否具备战备采购的思想，判断依据也是基于这些关键特征。对采购发展的各个阶段特征进行对比归纳，可以发现战略采购区别于传统采购有四个鲜明的特征：特征一：从关注单价到更多地关注总成本。特征二：供应商的数目由多到少甚至到单一。特征三：与供应商的关系由短期交易到长期合作。特征四：采购部门的角色由被动执行到主动参与。一、了解采购一、了解采购采购金额下降对利润的影响采购金额下降对利润的影响是提高销售额？降低采购额？还是降低人工

4、成本？是提高销售额？降低采购额？还是降低人工成本？一、了解采购一、了解采购“一语中的一语中的”采购节约的1元钱所付出的价值远大于生产各环节的1元钱。降低采购成本是提高公司利润水平的另一捷径。一、了解采购一、了解采购采购的五大功能采购的五大功能采购的五大功能最合适时间最合适品质最合适数量最合适供应商最合适价格一、了解采购一、了解采购采购的功能采购的功能短期短期中期中期长期长期应急采购行政手续催促纠纷处理依合同采买咨询询价供应商评估供应商跟踪谈判参与产品定义市场分析寻找供应商新技术跟踪参与价值分析供应供应采购采购市场开发市场开发一、了解采购一、了解采购采采 购购 是是“三三 明明 治治”公 使司

5、用内 部 门采购部门供应商一、了解采购一、了解采购 不良库存发生的原因及不良库存发生的原因及1.库存补充的错估库存补充的错估2.成本意识的不彻底成本意识的不彻底3.销售计划的剧烈变更销售计划的剧烈变更4.安全库存定的过大安全库存定的过大5.保管或出库手续不当保管或出库手续不当6.对市场的预测不准确对市场的预测不准确7.公司各部门联系欠妥公司各部门联系欠妥8.预估进货或生产过多预估进货或生产过多不良库存不良库存1.影响利息负担的升高影响利息负担的升高2.保管费用的增加保管费用的增加3.管理费用的增加管理费用的增加4.陈旧化及过时化导致的损失陈旧化及过时化导致的损失成本增高成本增高利润减少利润减少

6、后果二、采购的基本流程二、采购的基本流程一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：1、需求确定与采购计划的制定需求的确定是采购流程的初始环节。需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程。2、供应商的搜寻与分析这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。二、采购的基本流程二、采购的基本流程3、定价常见的有竞争性报价及谈判两种（1）竞争性报价竞争性报价适用下列特征：采购量足够大，值得进行竞争性报价供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者买方只

7、向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。买方没有优先考虑的供应商二、采购的基本流程二、采购的基本流程（2）谈判谈判下列情况适合：当前述任何竞争性报价的标准都不存在时当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时当买方要求供应商的早期参与时当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：11、以高效率的方式运作、以高效率的方式运作22、保持价格与成本的相关性、保持价格与成本的相关性33、不利用单一供应商的

8、优势、不利用单一供应商的优势44、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整55、愿意考虑采购商的特殊情况、愿意考虑采购商的特殊情况二、采购的基本流程二、采购的基本流程4、拟定并发出订单采购订单的定义：采购订单的定义：采购订单有时也被称为采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址。二、采购的基本流程二、采购的基本流程综合采购订单：综合采购订单：如

9、果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品，采购部门就可以发出综合采购订单。这是一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。综合订单方便了客户，使其不必一有需求就发出采购订单。在买方同供应商订立了综合订单之后，采购一种商品只需发送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了采购合同的条件。综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。二、采购的基本流程二、采购的基本流程采购订单要素：采购订单要素：定单包括的要素有：定单编号、产品的定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、量、交易条件、运输

10、方式、交货期限、交货地址、发票单位等。交货地址、发票单位等。二、采购的基本流程二、采购的基本流程采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪二、采购的基本流程二、采购的基本流程二、采购的基本流程二、采购的基本流程5、定单的跟踪和跟催6、验货和收货（1 1）货物检验的几个步骤：）货物检验的几个步骤：确定检验时间和地点确定检验时间和地点确定检验部门及人员确定检验部门及人员货物检验货物检验不合格货物处理不合格货物处理对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。品验收报告。（2 2）接收的几个步骤：）接收的几个步骤：协商

11、送货事宜协商送货事宜货物接收入库货物接收入库货物接收过程中的问题货物接收过程中的问题二、采购的基本流程二、采购的基本流程7、开票和支付货款付款操作的具体过程是：付款操作的具体过程是：（1 1）查询物料入库信息）查询物料入库信息（2 2）准备付款申请单据）准备付款申请单据（3 3）付款审批）付款审批（4 4）向供应商付款）向供应商付款（5 5）供应商收款）供应商收款8、记录维护一些必须要保存的记录有以下几种：一些必须要保存的记录有以下几种：（1 1）采购定单目录）采购定单目录（2 2）采购定单卷宗）采购定单卷宗（3 3）商品文件）商品文件（4 4）供应商历史文件）供应商历史文件二、采购的基本流程

12、二、采购的基本流程采购作业流程采购作业流程购买决策阶段购买决策阶段购买阶段购买阶段购后反思阶段购后反思阶段二、采购的基本流程二、采购的基本流程购买决策阶段购买决策阶段购买阶段购买阶段购后反思阶段购后反思阶段1、确定需求、确定需求2、选择采购途径、选择采购途径内外环境和可行性分析内外环境和可行性分析3、编制采购计划、编制采购计划确定采购品种、规格、质量、确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间数量和购买时间采购作业流程采购作业流程二、采购的基本流程二、采购的基本流程采购作业流程采购作业流程购买阶段购买阶段购买决策阶段购买决策阶段购后反思阶段购后反思阶段1、物色供应商、物色供应商2、精选供应商、精

13、选供应商3、确定供应商、确定供应商4、签订合同、签订合同（详细购买计划（详细购买计划和需求信息）和需求信息）5、履行合同（运输、入库验收、履行合同（运输、入库验收、支付货款）支付货款）二、采购的基本流程二、采购的基本流程采购作业流程采购作业流程购后反思阶段购后反思阶段购买阶段购买阶段购买决策阶段购买决策阶段1、检查合同履行情况、检查合同履行情况（不合格品退货）（不合格品退货）2、产、销对供货商的反馈、产、销对供货商的反馈3、采购经济效益总评、采购经济效益总评二、采购的基本流程二、采购的基本流程采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程

14、中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善采购作业流程的七大注意点三、公司采购管理程序三、公司采购管理程序为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。管理程序适用于公司所有的物料及耗材品。物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料。采购人员：采购部执行采购业务人员。需求人员：各部门开具请购申请之人员。三、公司采购管理程序三、公司采购管理程序严格执行物资采购的标准严格执行物资采购的标准1、单位金额较大、数量较多的大宗物品，或者生产耗用物资，应上报公司高管，经过会议商定之后，

15、进行采购；2、技术上有特殊要求的采购项目，应当咨询技术部门，了解标准之后，再进行采购；或者邀请技术部门配合协同采购，相应的技术指标的文件或者图纸必须有技术人员签字后方可执行采购计划。三、公司采购管理程序三、公司采购管理程序采购物品入库的办理制度采购物品入库的办理制度1、物品采购回来后首先办理入库手续，由采购人员向库房管理员逐件交接。库房管理员要根据采购计划单的项目认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字；2、库房管理员需按所购物品的名称、供应商、数量、质量、规格、品种、价格等做好入库登记；3、库房管理员要对所有库存

16、物品进行登记建账，并定期核实情况；4、入库物品，要按照不同材质、规格、功能分类存储。三、公司采购管理程序三、公司采购管理程序采购退货管理制度采购退货管理制度1、采购员依据企业的相关规定、经常采购货物的性质、特点及常见的供应商供货问题等上报采购部经理审核和监管采购的总裁助理审批后贯彻执行；2、采购员根据各相关部门生产、经营的需要，进行采购工作。若供应商按时发货，到货后各分厂的库管对货物进行清点核对，数量无误后组织相关部门进行质量检验；3、若检验过程中发现货物存在质量问题，质检部反馈书面的质检报告到采购部，采购部提出具体解决方案上报监管采购的总裁助理审批；若供应商不能及时发货，按照合同规定，采购部亦应视具体情况及时提出解决办法，以免影响企业的正常生产、经营秩序；4、解决方案经领导审批后，由采购部组织实施。具体有两种方案：一是采购部根据检验结果开具退货单，并与供应商交涉退回、赔偿事宜，供应商核对信息后，取回不合格的货物并进行赔偿，采购部视情况重新进行市场采购程序或是进行替代品采购审批程序；另一种方案是由采购部开具退货单，双方协商后，由供应商取回不合格货物后，重新发货，并赔偿由此给企业造成的损