OA办公系统文件办理流程.docx

1、OA办公系统文件办理流程第三节 发文流程本节主要介绍学院发文的各种规范化操作，包括发文拟稿、发文审批、文件印发、领导签阅、文件拟办、文件归档、文件分发等几个步骤。2.1 发文拟稿发文程序第一步是要进行发文拟稿，可以通过“左边工具栏”“公文管理”“发文管理”“发文拟稿”进行发文拟稿的操作。如图3-1所示。注：如果上述操作后看不到“文字输入区”，出现“请安装OFFICE控件”的提示，请参考说明第一节1.4小节操作即可。进入法文拟稿后就可以对文件进行拟稿操作，一般来说最好严格按照顺序要求进行填写相应的内容，特别是必须先填写“发文类型”和“模板”选择后再进行其他的操作，否则会造成拟好的文件消失的错误，

2、请特别注意。如图3-2所示。发文类型：两办、教务处、科研设备处选择自己的发文类型，其他部门都选择“其他部门发文”。模 板：每个发文类型只对应一个的模板，选择即可。秘密等级：如果为“非密级”就选择“非密级”，也可以不选。但是不选的话任何人都可以到档案管理看到这份文件，而不需要任何审批手续。选择了“非密级”的话必须经过档案室审批才能借阅该份文件。因此最好选择“非密级”。紧急程度：可以不填，如果紧急或者特级才填写。发文机关：输入部门名称，注意：部门名称不要加“院”。如“院办公室”就是错误的。主送机关：主送机关就是表示这份文件是给哪个部门看哪个部门就是主送机关，主送机关不能写个人姓名，必须是机构名称。

3、例如你这份文件是主送给“XX院长”的，你就不能直接把院长的姓名写在主送机关上，而应该写“学院领导”。一般来说，主送机关就是公文正文中的抬头，如图3-3所示，学院领导就是主送机关。 抄送机关：除了主送机关外还需要抄送的其他单位。没有可以不填。附件名称：填写附件的标题，没有可以不填。主题词：根据公文主题词表填写文件的主题词，每个词中间空2个格。发文字号：选择发文字号，然后核对序号是否正确，一般来说，OA系统具有记忆功能。上次如果通过OA系统发了42号文，这次会自动生成43号，请注意核对。共印几份：可以不填。档案室：必须选择“档案室”。 输入完上述内容后，就可以进行正文部分的排版了。一般来说，OA系

4、统会根据用户前面所输入的内容自动生成文件模板，只需少许改动就可以生成一份规范的公文了。如图3-4所示。 “下载”按钮：可以把拟稿的文稿下载到电脑指定位置。 查询设置：设置文件归档后有权查阅该文件的用户范围。不选即默认为全体用户。 注意：在输入正文和调整文件内容的时候，必须只能保留这一个窗口。例如当你拟稿的时候如有人用网络寻呼你，千万不能选择“回复”按钮，否则，所有的拟稿内容都要重新输入。如果拟稿中途实在有重要事情要用OA系统进行其他操作，也应该点击上方的“暂存”按钮，保存成功后再进行其他的操作。如果要再次编辑该文件，可以在OA系统首页的“待批事项”里打开文件进行编辑。如图3-5所示。文件拟稿完

5、毕后点击“转部门领导”按钮转部门领导审批。如图3-6所示。 选择提交领导后，可以在“办理提示”栏输入需要注意的问题。单击“确定”按钮。2.2 部门领导审批当拟稿人选择好部门领导点击“部门领导审批”后，发文程序进入“部门领导审批程序”。部门领导会在首页弹出该文件办理提示窗口，同时在“待批事项”里显示该文件名称。如图3-7所示。单击文件名称就可以进入审批程序了，进入审批程序后应该对文件的各项内容进行仔细的校对检查，然后填写办理意见，最后选择相应当办理流程。如图3-8所示。在看完文件的各项内容后并作出相应修改后（可以修改包括文号、标题、主送机关、主题词、正文、日期等各项内容），可以根据需要作出三种选

6、择，如上图所示：“退回修改”、“转印发”、“删除”操作：退回修改：如果拟稿人所拟稿件存在多处错误，没有达到发文要求，可以选择“退回修改”，把文件返回给拟稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件会出现在拟稿人首页的“待批事项”内。转印发：如果文件没有什么错误达到发文要求，同意印发文件可以单击“转印发”，然后选取一个“印发人”，单击确定。如下图所示：删除：如果文件不需要印发了，也无需再退回拟稿人，可以点击“删除”按钮删除该文件。打印：可以把文件的正文部分打印出来校对。印发前，部门领导可以对文件各项内容进行修改，每次修改都会在OA系统中留下“修改痕迹”，可以进行修改前后的对比，如果不需要看修改痕迹，可

7、以选择“隐藏痕迹”按钮，如下图所示：2.3 印发文件当部门领导审批同意转印发后，指定印发文件的用户便可以收到系统办理提示的寻呼并在首页的“待批事项”中显示文件的名称。如图3-7所示。注意：印发文件的用户无权更改任何文件内容的信息。所以上一步部门领导审批的操作务必检查校对好文件。印发文件这一步骤是整个发问流程中最复杂的一步操作。因此建议各部门指定一名专人负责此项操作，以免出错。 印发文件操作之前必须搞清楚文件印发的几个类型：1、发文需要院领导签阅意见2、发文需要其他中层部门领导签阅3、发文属于部门内部事务，不再需要任何人签阅4、发文只需要部分人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见单击首页“待批事

8、项”中的文件名后，以上4种类型的操作分别如下：（1）需要院领导签约意见的发文选择“转院领导意见”，根据学院公文处理规定，单击“转院领导意见”后文件发送到院办，院办根据文件内容转院领导签署意见。如图3-11所示。（2）发文只需要其他中层干部或其他部门人员签阅意见可以单击“其他部门阅办”，然后在弹出的对话框中选择需要签阅该文件的用户的姓名，同时还可以填写“办理提示”（也可以不填写），最后单击确定按钮提交。注意：不能在该对话框中选择提交给院领导。如图3-12所示。图3-12 当单击确定按钮提交后，文件就会提交到所选用户的系统中，当所选用户看完文件或已经签署意见后，印发文件的用户可以通过“部门阅办情况

9、”查看你所提交用户签署的意见。如图3-13所示。注意：一般情况下要等所有需要签阅意见的其他用户都签阅意见后才能点击“完成归档”，如果提前点击“完成归档”，那其他用户就不能再签署意见了。 当提交的所有用户都阅办完以后，点击“完成归档”进行存档。存档以后的文件可以在个人的“发文管理”中查阅、打印，也可以在“档案管理”中查阅、打印。 （3）发文是属于部门内部的日常事务，无需其他部门和院领导签阅意见。这时可以直接完成归档操作，单击“完成归档”。如图3-14所示。 (4)分发文件：发文需要他人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见，只是阅读的过程，这就是分发。分发文件在印发文件过程点击“完成归档”（上述第

10、三点的操作）归档后，弹出的对话框中单击“分发”，选择分发范围，单击确定。如图3-15所示。分发文件不会影响文件的存档过程。注意：即使文件已经存档，如果发现还需要其他人阅读该文件，也可以在“左边工具栏”“公文管理”“发文管理”中选择该文件打开，然后选择上方的“内部分发”，选择分发范围即可。如图3-16所示。 以上是发文的基本操作流程，也是行政部门常用的操作流程。下面介绍下办公室拟办和院领导签阅意见的操作。2.4 办公室意见如果部分发文时选择了“转院领导意见”提交后，文件即转到院办办理，院办根据文件内容单击上方的“转学院领导”，选择一名领导后提交即可。如果文件不符合要求，或者没有办理的必要性也可以

11、选择上方的“退回”按钮，把文件退回到“文件印发”的流程重新办理。2.4 学院领导意见 院办公室提交文件后转到学院领导办理，院领导阅读文件签署意见后单击“转办公室拟办”提交即可。也可以点击“打印”把文件输出。2.5 办公室拟办办公室接到院领导签阅意见后开始拟办领导意见，在窗口上方选择“部门拟办”，选择拟办部门名称后单击“拟办确定”即可。2.6 各部门办理文件 各部门中层干部如果接到院办拟办的文件，可以查阅文件后签署意见，并单击“拟办完成”即可。注意：如果拟办完成不能点击的时候才能点击“最后归档”按钮。 2.7 查阅文件 如果用户想查阅学院各部门的发文，可以到“左边工具栏”公文管理档案管理中选择文件的分类进行借阅查询。