j公路工程竣工档案归档与管理.docx

1、j公路工程竣工档案归档与管理公路工程竣工档案归档与管理山东省交通厅二八年九月如何做好公路工程文件材料归档管理工作近年来，为规范公路工程项目文件材料立卷归档工作，保证公路工程专业档案质量，根据中华人民共和国公路法、中华人民共和国档案法及其档案法实施办法，交通部制定了公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法。本办法所称公路工程项目文件材料是指新建和改建公路工程自建设项目立项开始直至竣工验收全过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。公路工程档案的内在质量，直接关系公路工程的质量。作为以路桥建设为主的公路部门来说，最主要的是在公路工程项目的综合管理过程中，认真做好公路工程项目文件材

2、料的收集、整理、归档工作，是公路工程项目管理工作中的一个重要方面。首先，在于它能为单位创造效益，为生产和各项工作及时提供完整、准确的档案材料，作为工作的依据；第二，公路工程的原始记录，记载着工程的每个施工环节和施工方法，是评定工程质量的必备条件之一；第三，完整、准确、系统的竣工文件材料，是工程验收的重要内容之一；第四，工程建成后，档案材料是工程项目投入使用，维修过程中可靠的技术依据。因此，公路工程项目文件材料的归档，无论对施工单位和建设单位都起着至关重要的作用，同时对单位也有可观的经济效益和社会效益。竣工文件材料的形成来源于工程的全过程，施工文件材料的积累，必须按照施工中档案形成的规律，维护其

3、在的历史上固有的来源、时间、内容和形式等方面的有机联系，施工文件材料的原始性、准确性、系统性、完整性就成了保证竣工文件材料质量的前提。所以，作为档案工作者，必须把公路工程项目文件材料的收集、整理、归档工作置于工程施工的全过程之中，自始至终注意施工文件材料的积累，力争施工文件材料的积累与工程同步进行，以保证竣工文件材料的真实性。要做好公路工程项目文件材料的归档管理工作，必须从以下几个阶段入手。 一、 概 述 （ 一） 前 言 （ 二） 工程档案的构成和分类二 、 竣工文件的整理（一）档案案卷构成及质量要求（二）施工文件的编制要求 （ 三） 竣工图纸的编制要求三、公路工程档案的排列、移交和保管 一

4、、 概 述（一） 前 言公路工程文件资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体，是日后公路通车运营管理的重要依据，加强和规范施工阶段的文件资料整理是当前公路工程施工管理的一项重要内容，也是反映公路工程施工管理水平的主要方面。公路工程施工中，文件资料的整理往往滞后于主体工程的进展，这主要原因：一是平时不重视文件资料的管理，普遍存在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；二是工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频繁，如路基工程作业队伍，在进入路面铺筑时已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯错误，逻辑性较差；三是工程管理

5、人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差，且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节，导致文件资料整理中的重复返工现象经常出现。文件资料的管理和工程外业的管理一样，都是工程施工管理的重要组成部分，要真正提高文件管理水平，实现内、外业同步，做到文件资料边整理边归档的目的，就要针对工程文件资料的特点提高重视程度，提高文件管理人员的业务素质，切实做到在文件资料管理中的“全”、“准”、“严”。“全”就是在文件资料齐全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不足等现象；“准”就是在文件资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查；“严”就是在文件资料格式

6、和组卷上，严把审查关，不合格的文件资料不得归档。（二） 档案资料的构成和分类档案资料的构成1、合同文件施工合同协议书（含问题澄清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招标、施工合同有关资料。2、文件资料分类(1)质量控制资料检验、试验，以及有关质量文件。(2)进度控制资料总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整，以及有关计划的文件。(3)费用控制资料工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关费用控制文件。(4)合同管理资料有关工程分包、变更、索赔、延期的往来文件。(5)项目部内部管理资料（廉政建设资料）规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等。(6)安全生产资料包括各种

7、安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。3、竣工文件公路工程文件材料的收集、整理与组卷凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案。公路工程项目竣工文件材料的收集、整理与组卷按下列分工：（一）项目准备阶段工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集组卷。项目建议书、可行性研究及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册、征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议，以及交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告，应分别根据文件材料形

8、成的阶段和内容分类收集、整理、组卷。（二）公路工程设计文件由建设单位负责收集。地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、施工图设计、工程概算等文件材料，按项目、阶段、专业结构分别整理、组卷。变更设计文件和变更图纸，按文件在前，图纸在后顺序组卷。（三）公路工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责收集、整理、组卷。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。凡由建设单位对档案进行汇总并负总责的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，及时向建设单位移交。其中，开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日

9、志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序组卷。单位、分部、分项工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项工程质量评定，按检验顺序组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录等，按单位工程分别单独组卷，并将自检、抽检、送检试验记录按顺序排列，若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录，分别单独组卷。会议纪要和监理文件，按单位（项）工程组卷。（四）公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责收集、整理、组卷。监理工程师与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和费用，以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保

10、存。管理性文件如监理工作指令、开工令、停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志以及与有关单位的来往文件等，监理单位按阶段、问题分类整理组卷。其中，监理日志按时间先后顺序单独组卷。依据性文件如监理规划、监理实施细则等，在文件形成后组卷。工作性文件如工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付、合同管理，要分别单独组卷。监理月报按年度组卷。组卷时过程文件一并归档。没有结论的请示和报告可单独存放，待竣工验收后处理。监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按分项分部工程排序单独组卷。（五）科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。（六）交通安全设施和机电系统项目文件材料由承办单位负

11、责收集和整理。（七）声像（照片）档案由形成单位按时间整理组卷。文件资料管理的注意事项1、明确职责、协调配合。工地项目部应制定资料、文件管理制度，明确文件资料的管理目标要求，设资料、文件管理岗位，配备专职人员，承担全部工程资料档案的管理工作，定期督促检查文件资料的整理，提交工程竣工文件资料。项目部各部门管理职责范围内的资料应独立存档。部门之间资料的借阅应建立记录台帐。2、加强督促检查，规范档案管理。通过检查、考核、交流等办法，加强项目部档案的监督和管理。定期按照文件资料管理的统一要求，对文件资料整理的及时性、准确性、完整性和外观质量等方面进行检查评价，发现问题及时提示和整改，不断规范管理。3、学

12、习业务、提高管理水平。公路工程文件管理是一项专业性较强的技术工作，要组织人员不断学习档案管理的新知识，改进工作方法，以提高管理水平。二 、 竣工文件的整理 （ 一） 档案案卷构成及质量要求1、术语建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。案 卷：由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。立 卷：按照一定的原则和方法，将文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。档 号：档案的编号，其中包括项目代号、案卷分类号和案卷号。建设工程文件：在

13、工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。监理文件：监理单位在工程施工和缺陷责任期监理过程中形成的文件。施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件。竣 工 图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2、案卷组成及其立卷要求案卷由案卷封面和卷脊、案卷内封皮、卷内目录、卷页（包括件封面、件内目录）及卷内备考表组成。案卷封面内容应打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸

14、上，贴在对应位置。立卷要遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。案卷内科技文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容必须真实、准确、齐全、完整，且做到手续完备。3、卷内文件材料的排列（1）管理性文件按问题或重要程度排列；（2）项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列；（3）声像（照片）档案，按照片档案管理规范（GB/T11812-89）的要求组卷。一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明），表示一组照片的内容基本上反映同一组题材。录像材料要将文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人）贴在背面上，并在卷脊处逐件编

15、号，标明带长及年、月、日，并逐张编号，填写卷内目录；（4）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装和运行维修等顺序排列；（5）科研项目文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列；（6）房建项目按依据性文件、地质勘察报告、工程设计、各专业施工文件与图纸（含土建、机电安装、电梯、消防等），依次排列；（7）竣工图按里程、专业、图号排列；（8）卷内文件材料一般文件材料在前，图样在后。4、案卷封面由下列项目组成：（1）档号，依照具体项目规定填写；（2）档案馆号，暂不填写；（3）案卷题名，应包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件

16、名称。案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容，采用3号加粗宋体，具体要求如下：交通土建及安全设施施工、监理单位管理性文件案卷题名的表式形式国道公路段桩号（标合同段项目总桩号）问题名称示例：荣乌线新河至辛庄子高速公路KK10（一合同段项目桩号）关于加强安全生产管理工作的文件材料项目技术文件材料案卷题名的表示形式（施工、监理、设计单位）省道高速公路段桩号工程结构部位名称示例：荣乌线新河至辛庄子高速公路K1K10（一合同段项目桩号）路基工程土石方填筑检测表（4）编制单位，指案卷形成单位（中标通知书中指明的中标单位）；（5）编制日期，指案卷形成日期；（6）保管期限，填写其划定的保管期限；（7

17、）密级，按保密规定填写；（8）卷脊，需填写档号和案卷题名，并与案卷封面对应内容保持一致。档号用4号宋体，分两行横排打印，第一行是分类号到四级类目，第二行是五级类目和五级类目案卷顺序号。案卷题名从右至左竖行排列，首行空二个字，根据卷脊的厚度用3号或4号宋体字打印。卷脊内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，再粘贴在卷脊对应位置。5、案卷内封皮格式同案卷封面6、卷内目录由下列项目组成：（1）件号，填写卷内文件材料的组件顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；（2）文件编号，填写件内首文件材料的原始编号或图号；（3 ) 责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称，要求同编制单位

18、；（4）文件材料题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的（如会议纪要、通知等），应自拟标题，自拟标题应加中括号。填写时开头空格两个字，以段落式填写，横格内不能超过三行字；（5）日期，指文件材料的形成日期。填写时可省略“年、月、日”，单月单日可用零补充。如2006年6月6日可填写为“20060606”；（6）页数，填写组成案卷的每件文件材料的页数，附件较长的应注明该附件的起止页码。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中注明合计件数的总页数。页号用铅笔编写在文件右下角。双面书写的文件材料的页号，正面在

19、右下角、反面在左、右下角均应编写；卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，不编页码。7、件封皮8、文件目录：（1）序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；（2）文件编号，填写文件材料的原始编号或图号；（3）责任者、文件材料题名、日期填写要求同卷内目录；（4）页次，填写每件文件材料的始页码，最后一份文件填写题名起始页号至最后页号，其他要求详见卷内目录部分；文件目录排列在件文件材料的首页之前，不编页码。9、卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，也可印刷在卷盒内的右侧。其内容应标明卷内文件材料的件数、总页数及在组卷和案卷使用过程中需说明的问题，卷内备考表不编页码。总页数填写卷内文件件

20、数的页数总和。立卷人，即档案整理组卷人签名。审核人，由组卷单位档案管理负责人审查签名。立卷时间，填写完成立卷的日期。审核时间，审核案卷完成的日期。10、借卷守则均打印在卷盒内左侧。11、立卷中有关注意事项（1）归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订线距左边10mm。装订前去掉金属物，用白色档案专用线装订；文件材料装订边和下边一定取齐；横表格的文件材料，应把表头向左装订。对批示、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠。文件处理单及拟稿纸等不再一并装订。图纸可以装订或不装订，不装订的图纸需逐张加盖件号章。件号章内容包括案卷顺序号（或档号）、件号和页数，用4号

21、仿宋体，采用手写体，要求字迹清晰、工整，件号章盖在卷内每件资料首页（即件封皮）的左上角，距上边沿1公分，左边沿2公分的位置，见下页图：（2）同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级；（3）案卷不宜过厚，一般不超过40mm，每件资料不的超过20mm，每盒内最多可放4件资料，若文件材料较多，可分成若干册。案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别组卷；（4）归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），竣工档案资料用纸统一规格（A4纸70g），禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不易长久保

22、存的书写工具书写。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（复写纸、传真纸）应复印保存；（5）档案盒内各件文件资料单独装订，卷内封面及卷内目录统一采用胶装。12、案卷质量标准：（1）归档文件，齐全完整；（2）分类清楚，保持联系；（3）题名确切，容易查找；（4）卷内排列，系统条理；（5）保管期限准确；（6）密级划分恰当；（7）案卷装订整齐美观；（8）声像资料清楚清晰。13、案卷卷皮、卷内表格的规格要求案卷卷皮、卷内表格规格按照交通文件材料立卷归档办法中所规定的科技档案卷皮和卷内表格样式及尺寸执行。14、照片、音像档案（1）照片、音像档案应收集齐全，做到文字材料与音像材料相符。（2）归档的照片、音像档案要

23、经过系统整理，每册相集和每盘音像磁带或盘上应工整确切的标明：责任者、录制、（摄制）时间、地点、内容（题名）、顺序号保管期限等项目。保管期限可根据科技文件材料中相关的内容来确定。（3）照片、录音和录像档案，要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。（二） 施工文件的组卷要求1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要本册指项目、合同段、单位工程级的开工报告、有关工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要等内容的资料均按完成顺序编入该册。2、施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会议纪要本册包括总体施工设计、总体施工方案及总体施工进度计划，也包括单位工程级的施工组织设计、施工方案及施工进度计划，还包括

24、有关计划调整及重要会议纪要等内容，该册按完成顺序排列。3、分项工程开工申请单及附件分项工程开工报告及中间工程开工报告按分项、分部、单位工程的顺序编制，对分项工程要明确划分，各分项工程要与其他案卷编制内容的同一分项一一对应，分项工程开工报告附件应完整无缺。具体单位、分部、分项工程的划分详见公路工程质量检验评定标准（JTG F80/1-2004）。4、原材料及出场证明、质量鉴定报告该项先按单位工程，再按时间顺序排列。5、原材料试验报告（1 )砼及砂浆配合比试验报告（2 )砼及砂浆强度试验报告（3 )击实试验报告（4 )稳定土配合比试验报告（5 )石灰（水泥）剂量试验报告（6 )油石比试验报告（7

25、)筛分试验报告（8 )其他各种试验报告上述资料按单位工程分类，按线路统一的里程桩号由小到大排列。6、设计变更（1）技术变更及有关文件：变更原因及依据，变更费用计算及说明，变更设计计算书，工程变更一览表，变更令。以分项工程为单位，按时间顺序依次排列。（2）合同变更：变更原因，变更费用计算及说明，变更一览表，变更令。按时间顺序依次排列。（3）工程数量变更：变更原因，变更前后工程数量增减速度情况及详细计算。监理工程师审批意见。变更一览表，变更令，以分项工程为单位，按时间顺序依次排列。（4）工程价格的各项变更，应详细的填写工程价格计算说明和依据，并应注明变更原因和工程价格增减数量。（5）计量支付：按支

26、付证书编号整理，工程量确认单附后按期装订成册。7、施工原始资料（1）施工日志（2）开、完工记录（3）天气、温度及自然灾害等记录（4 )各工序施工原始记录（5 )各工点、各工序测量原始记录8、试验材料汇总表包括下列5种质量文件表格，该项应由施工单位搜集整理，汇总成卷后归档。具体如下：（1）原材料试验结果汇总表（2）砼及砂浆抗压强度试验汇总表（3）路面含灰量(水泥用量)检测结果汇总表（4）灰土、水泥稳定土强度试验汇总表（5）油石比、检测结果汇总表注：上述资料按单位工程分类，按路线统一的里程桩号，由小到大排列。9、隐蔽工程验收记录（1）路基工程路基土石方工程：按照分部工程13km路段的划分段落，沿路

27、线前进方向自下而上分层整理检测资料。排水工程：按照路线前进方向13km路段整理分项工程检测资料，各分部工程应清楚地反映在卷册目录中。小桥（含符合小桥标准的通道、人行天桥和渡槽）：每座为一分部工程，各分项工程分别整理资料，符合小桥标准的通道并入该部整理。涵洞：每道涵洞作为一个分项工程。涵洞混凝土构件的预制应作为一个独立的分项工程。各分项工程分别整理资料，并按13km路段划分分部工程单元，不再按类型划分，符合涵洞标准的通道并入该项。砌筑防护工程：按各分项工程13km路段沿路线前进方向分别整理检测资料。大型挡土墙、组合式挡土墙：每处为一个分部工程，各分项工程分别整理资料。（2）路面工程按照分部工程1

28、3km路段的划分段落，沿路线前进方向自下而上分层整理检测资料，先左幅后右幅进行装订。（3）桥梁工程大桥（特大桥）基础及下部构造：以每墩台为单元，按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料，在每分项工程的资料整理中里程要按从小到大、位置按从左到右、从下到上的顺序排列，各桩柱编号要与图纸一致。上部构造：按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料，整座桥划分为上部构造预制和安装（或现场浇筑），总体、桥面系和附属工程两个分部工程单元。防护工程：按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料。中桥基础及下部构造以每座桥为一个分部工程，其它构造资料整理同大桥部分。属中桥跨径的分离式立交桥按中桥整理检测资

29、料。（3）互通立交工程桥梁工程：每座为一分部工程单元，如立交中的独立标段包含主线路基路面，则主线路基路面单独作为一个分部工程，分离式立交属桥梁工程，各分项工程分别整理检测资料。匝道工程：每条匝道为一分部单元，各分项工程分别整理资料。（4）环保工程声屏障：每处为一分部工程单元收集整理检测资料。绿化工程：按照13km路段或每处作为一个分部工程，沿路线前进方向自下而上分层整理检测资料，先左幅后右幅进行装订。（5）交通安全设施标志： 510km路段为一分部工程。标线、突起路标：510km路段为一分部工程。护栏、轮廓标：510km路段为一分部工程，按分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料。防眩设施：51

30、0km路段为一分部工程。隔离栅、防落网：510km路段为一分部工程。10、工程记录及测试、沉降观测记录及事故处理报告11、单位、分部、分项质量检验评定报告（本册包括各项目工程质量检验评定表）总目录 本册目录建设项目质量检验评定表单位工程质量检验评定表分部工程质量检验评定表分项工程质量检验评定表工程评定成果汇总表12、机电安装及调试记录13、专项检测及监控材料桥梁竣工验收荷载试验报告14、施工总结，技术总结15、声像资料（三）竣工图纸的编制要求竣工图归档应符合下列要求：1、竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、涵洞、路基防护、互通立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。2、施

31、工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过图纸35的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。4、重新绘制的竣工图应保留原设计图图标的内容，图纸标题栏上还应增加一栏“编制人”、“技术负责人”、“监理工程师”等栏目，并加盖竣工图章。5、竣工图章应使用不褪色的红印泥，盖在竣工图纸的右下方、设计图标栏上方，或盖在不压图形和文字的空白处（见下图）。注：图章字体用4号仿宋刻制，图表单位为mm。6、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。7、图纸按297mm420mm（A3）规格装订成册对折入盒；大于A3规格的图纸应折叠成297mm210mm（A4）规格或297mm420mm规格对折入盒，图标外露；图纸目录中图号与页号对应的不编页