1、学会时间管理 导语 人生最宝贵的两项资产,一项是头脑,一项是时间。无论你做什么事情,即使不用脑子,也要花费时间。因此,管理时间的水平高低,会决定你事业和生活的成败。每个星期有168 个小时,其中56 个小时在睡眠中度过,21 个小时在吃饭和休息中度过,剩下的91 个小时则由你来决定做什么每天13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间,是一项重要的技巧。它使你能控制生活,善用时间,朝自己的方向前进,而不致在忙乱中迷失方向。 我们将用7 天的时间,学习时间管理的基本原则,了解怎样才能更有效地安排时间,减轻工作和学习压力。时间管理能帮助你制订出有效的时间表,减轻压力和忧虑,最大限度利用时间。不用
2、担心,时间表不会让你变成机器人,相反,它能使你享受自觉支配时间的自由感。 完成课程以后,你将能: 明确时间管理的五个步骤 了解时间管理中,“价值”和“目标”的含义 确认和区分不同类型的任务 制订有效的日程表 在开始学习之前,请对以下几点多加注意: 勤做练习。时间管理的实践性很强,课程中的每一项练习都对提高我们的时间管理水平有很大帮助,如果不认真地完成它们,学习效果将大打折扣。 学以致用。时间管理的个性化很强,每个人都有自己的时间 管理特色,以便和自己的生活方式及环境相适应。课程中介绍的原则和技巧只有运用到实际中才有效用,光记住它们,对改进我们的时间管理是没有意义的。我们最好一边学,一边运用起来
3、,以便印证它们是否真的有效。 祝你在这一周里学习愉快,学有所成! 第一天 今天是课程的第一天,我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。 请先完成下面这个小练习,在后面我们将以它作为讲解实例。 练 习 假设现在是星期一的晚上,你要计划未来五天的日程,面前是这五天要做的事情: 1你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话 4有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试(19 点以前),估计要花1 小时。 5明晚8 点有个1 小时长的电视节目,与你的工作有密切关系 6明晚有一场演唱会 7你在图
4、书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午2 点到4 点有一个会议 11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议 12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面 14你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗 15你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时 17你身上只有5 块钱,需要取钱 18大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录 20这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好,约需2 小时 21你收到一
5、个朋友的信1 个月了,没有回信,也没有打电话给他 22星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且只能用业余时间 23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有 24下个星期二,你要参加一次业务考试 请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级,按优先级把它们重新排序,然后根据这些事件,制订一个周末的时间安排表。 在这些项目中,有些是互相冲突的,有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢?在制订时间表以前,请: 1把要做的事情全部看一遍 2确定每件事情的重要等级 3根据重要程度把事情重新排序 时间表可以参照下页的格式: 时间 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六
6、 每天上班时间为8 点-18 点(含往来交通时间,中午有1小时休息) 08.00 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 12.30 13.00 13.30 14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18.00 18.30 19.00 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 22.30 23.00 编好时间表以后,请考虑: 哪些事情被放弃不做?为什么? 哪件事情有最高的优先级?为什么? 你会高兴地执行这个计划吗? 请把你的回答写在下面: 哪些事情被放弃不
7、做?为什么? 哪件事情有最高的优先级?为什么? 你会高兴地执行这个计划吗? 为什么? 想要学习更多的知识,请关注我的腾讯微薄 第二天 前一天,我们动笔写了一份为期一周的时间表,对时间管理有了亲身体会。现在,我们来学习有关的知识,以便能做得更好。 任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤: 1 明确你的价值观 2 确定你的目标 3 对你的目标按优先级排序 4 明确你的任务 5 对任务按优先级排序 价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性的基础,也是我们进行时间管理的基础。大多数时候,我们根据自己的价值观采取行动,虽然往往没有意识到这
8、一点。 什么对你而言是最重要的?家庭?工作?金钱?你首先要明确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地,你很可能会到达别的地方。 上一节练习中的事件可以分为几个类别: 健康看牙医,洗澡,等等 家庭给家里打电话,等等 友谊买礼物,回信,参加聚餐,拜访朋友,等等 爱情准备烛光晚餐,等等 工作简报,电视节目,会议,整理材料,考试,等等 金钱夜间兼职的面试,等等 兴趣看演唱会,等等 重看一遍你对这些事件的排序,可以清楚地看出你把哪一项放在首位,把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。 目标是我们的需求和愿望我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则,我们所做的事将无
9、法满足自己的需要。 目标往往不能由单个行动达到,需要花费相当长的时间,并需要采取若干步骤。 例如,周末有一对矛盾:要么去外地拜访朋友,要么准备星期天的报告。 如果你决定去外地访问朋友,而不为报告做准备,你的目标很可能是:保持友谊,哪怕自己做出某些牺牲。 如果你不去访问朋友,而是准备报告,你的目标很可能是:尽最大努力完成工作。 当然,保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。 把友谊放在前一位的价值观可能是:你对生活的真正满足源于你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的价值观可能是:你对生活的真正满足来自于追求卓越。 再如,任务表中还有一对矛盾:星期二和星期三晚上,在公司
10、开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样,舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣,对它们如何排序,也完全取决于你的价值观和目标。 一旦明确了自己的价值观和目标,接下来制订日程表的过程就很简单了。 下面是一套时间管理能力的自测题,请为每一项选择最适合你的修饰语:是“总是”,还是“经常”,或是“很少”? 总是 经常 很少 1 我觉得我可以工作得更努力 2 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时 3 我常常把事情留到最后一分钟才做 4 对我来说,开始一项工作很难 5 我对下一步要做什么不很确定 6 我要开始做某件事之前,要拖延很长时间 7 我不知道我做的是否足够多 8 我在不同的任务之间频繁
11、地换来换去 9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 11 我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 12 我不可能完成我想做的全部事情 13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 14 到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底 15 我工作时没有任何计划 请把你的答案和后面的解释互相对照。 1. 我觉得我可以工作得更努力 你总是觉得你可以做得更好一些吗?如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用,这说明你的时间管理技巧有问题,你要学会善用时间。 2. 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时 很多人对自己的工作时间只有个
12、大致的印象:我好象一直在工作。这样是不行的。人们的感觉往往和实际并不相符。研究人员用录像机摄下实验者的工作情况,把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照,发现两者之间的差距相当大。如果你对自己的工作时间没有明确的认识,最好花一天至一星期的时间,逐小时记录自己的工作时间,结果说不定会使你大吃一惊。 3. 我常常把事情留到最后一分钟才做 如果总是出现这种情况,有两种可能原因:一是你忽视时间管理,不使用时间表,二是在制订时间表时,没有依照合理的顺序。 4. 对我来说,开始一项工作很难 哪怕订好了计划,要开始做这件工作,仍是件头疼的事如果常常出现这种情况,那么,症结不在制订计划的环节,而在于
13、“行动”这一环。你要有意识地增强自己的行动意识,并学会一些克服拖延的技巧。 5. 我对下一步要做什么不很确定 如果总是对下一步要做什么不很确定,则是缺乏整体计划的表现。 6. 我要开始做某件事之前,要拖延很长时间 请参见对第4 项的解释 7. 我不知道我做的是否足够多 请参见对第1 项的解释 8. 我在不同的任务之间频繁地换来换去 怎样确定分配给不同任务的时间段长度,是一项重要的技巧,过长或过短都会降低你的效率,你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。 9. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 没有人能完成排除外界影响,不同的地点对人的工作效率有不同的影响,只不过人们往往没有留意这一点
14、。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高,说明你对自己很了解。这有助于你进行时间管理。 10. 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 请参见对第9 项的解释。 11. 我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 这也是缺乏整体计划的表现。 12. 我不可能完成我想做的所有事情 人不可能完成所有想做的事情,在制订时间表时必须有所取舍。但如果连时间表上的事情也总是不能完成,那么不是时间表不切实际,就是执行的过程出现问题。 13. 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 先明确价值观,再确定目标,就能容易地为各种事情确定优先级,优先处理重要的事情。如果总是对此感到迷惘,则说明
15、对自己的价值观不很明确,不能清楚地表述自己真正需要的是什么。 14. 到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底如果因为缺乏计划和执行能力,常常不能完成想做的事情,就会对自己失去信心,做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。 15. 我工作时没有任何计划 这是你对自己的计划性的评价,请对照上面各项的解释,看你 对自己的评价是否适当。 第三天 经过两天的学习,你是不是感到自己对时间管理有了更深的了解,管理起时间来更轻松了呢?时间管理的精髓远不止此,今天,我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响,还将学习更多内容:任务的类型。 请在脑海中想象一棵大树,树根是你的价值观,树干是你的目标,树
16、的主枝是你的主要任务,树的细枝和叶子是你的次要任务。 你所做的一切应源于你的价值观,它是树根。 你的目标支撑着各种各样的任务,它们都是为实现你的目标服务的。 树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来,同样,你通过主要任务来实现你的目标。 树叶为树的生长提供养份,你通过完成各种次要任务,保持你现有的生活。 拿出一张白纸,画出一棵树,如下: 在树根处写上你认为最重要的价值,在树干处写上你的目标,在几个主枝中写上你的主要任务,在叶子和细枝旁写上各种次要任务,完成这幅图。 你可以按照下面的步骤进行: 1树根。写上你认为最重要的价值。如果你对这一点比较模糊,不能清楚地说出自己最想要的是什么,请试一试这个办法
17、 重新拿一张纸,写下所有想要的东西,如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定 写完之后,划去你认为最不重要的一项,再在剩下的项目中划去一个最不重要的,一直划下去,直到只剩下一项,它就是你最重视的东西。 2树干。写上你的人生目标。注意,你的人生目标应与你的价值观是一致的,如果不一致,你写下的树根确实是你最珍视的东西吗?或者,你写下的人生目标真的是你最大的希望吗? 3主枝。写上几个主要任务。这些主要任务应是直接为你的 目标服务的,实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样,请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。 4树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手段,有些次
18、要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的,没有树叶的树无法生长,但它们不应占据你的主要精力。 进行时间管理时,这幅图是重要的参考。 面对纷繁复杂的任务,如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要,从而对它们进行选择和排序呢?按不同的标准,任务可以分为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务,在此基础上,你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务,哪些是次要任务了。 紧急任务指:如果不能按期完成,它对你或别人的价值会减少甚至消失。 重要任务指:如果它成功地完成,你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高,这项任务的重要程度越高。 紧急任务和重要任务有四种不同的组合: 1 紧急并且重要的任务 这些任务应
19、具有最高的优先级,应该从现在就开始做。 2 紧急但不重要的任务 这些任务现在需要时间,但优先级比紧急且重要的任务要低。 3 重要但不紧急的任务 它们的优先级不是最高的,但应该在你的时间表中占重要位置。 4 既不紧急又不重要的任务 你真的需要做这些事情吗? 发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。 发展任务指:如果成功完成此项任务,你现在的情况会得到改善。例如,你搬进一套更好的住房。 维持任务指:完成这些任务可维持你现在的情况。例如,你每个月缴纳房租和水电费。 发展任务和维持任务有很大区别,发展任务具有如下特点: 通常由你的目标衍生出来 可以作为一项挑战 需要多加考虑 下面是第一
20、天的例子,请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类,再按发展任务和维持任务分类,然后把它们按重要程度排序。 对比现在的排序和在第一天的排序,两者有什么区别吗? 第一天的例子 1你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话 4有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试 5明晚8 点有个电视节目,与你的工作有密切关系 6明晚有一场演唱会 7你在图书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午2 点到4 点有一个会议 11你欠某人
21、200 元钱-他明天也将参加那个会议 12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面 14你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗 15你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时 17你身上只有5 块钱,需要取钱 18大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录 20这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好 21你收到一个朋友的信1 个月了,没有回信,也没有打电话给他 22星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且只能用业余时间 23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家
22、里什么吃的也没有 24三个星期后,你要参加一次业务考试 相信你在了解任务的分类以后,对划分任务的重要程度会更得心应手。 想要学习更多的知识,请关注我的腾讯微薄 第四天 大家可能会希望有一种通用的时间管理方法,学会以后,无论何人何时何地,都能畅通无阻地运用。不过,可惜的是,并没有通用的时间管理方法,就像买衣服一样,我们得根据自己的特点选择 合适的样式和尺码,有时还得量身定做,不同的人需要采用不同的时间管理方法,有时甚至得自己创造出新方法来。 有的人喜欢列出详细的清单,把时间精确地划分为一小块一小块,严格地按日程表行动;有的人则相反,喜欢把握整体,形象地思考问题,抗拒“机械的”日程表,传统的时间管
23、理方法只会使他们感到不舒服。对于后一种人而言,他们只愿把事情简单地排序,然后设定最后期限,而不愿把它们分割成小块,填入时间表。 无论你属于哪一种,都要找出适合你自己的方法,只有这样,才能保证时间管理是在帮助你组织时间,而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法,以便创造出自己的时间管理体系。在继续这节课时,请注重考虑你的需要和偏好,按你的想法修改课程中的建议和方法。 不管你偏好使用哪种风格管理你的时间,下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。 1积极积级意味着采取主动,而不是坐等别人先行动,然而消极地回应。与主动相反的是被动,被动的人习惯于对周围的事情做出反应,这使他们耗费掉更多
24、时间。想一想,然后写下一些能使你采取主动的具体方法,以便能对你的时间有更多控制权。 2通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情,然后详细计划。写下你的目标,然后从目标出发,逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间,然后列出整体计划。 3按顺序做事对任务进行分类,舍弃不需要的任务,然后把剩下的任务排序,以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。 因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。 4提前准备保
25、持主动的要诀是事先计划,例如每月制订一份计划表,在上面标出重要的日期和繁忙的时间,据此来安排其他的事情。 许多人讨厌日程表,认为它们夺走了自己的自由。按日程表行事的确会降低一定的灵活性,但如果认为日程表把人变成奴隶,那就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。 事实上,有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由,就会出现上面所说的误解。 首先,人们提到自由时,往往指的是选择的自由。我们按自己的意愿,做这件事,而不做那件事。反过来讲,一个自由的人不会被迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。 第二种更重要的自由,是实现自己、控制自己行为的自由。它是一种积极的自由,因为它通向人的目标。它可以表达为“
26、自由的意愿”,这是更加高级的自由,也就是“成为自己想要成为的人”的自由。 不过,如果只是肤浅地理解这种自由,很可能会认为它和第一种自由是相对的,甚至无自由可言。导致这种想法产生的原因是,现实生活中,为了实现更美好大的目标,我们常常需要放弃当前的欲望。例如,在阳光明媚的星期天上午,你也许很想出去好好地玩一场,不去参加培训班。从第一种意义上来说,你当然可以自由选择是否出去玩。但是,不上课很可能会导致你考试不合格,或者学不到该学的东西。学习能使人获得更大的自由,新知识可以使人更好的完成人生的目标。 所说的这些是为了开阔我们的视野。我们不要把自己限制在“自由”狭窄的定义内:“自由就是想做什么就做什么”
27、。而应把自由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。如果不约束和控制自己的行为,使之符合目标,我们就无法达到人生的目标。正是因为如此,日程表非常重要:它使我们能有计划地运用时间,以达到自己最终的目的,实现更高层次的自由。 要写一份日程表,没有固定的方式,只需遵循一些基本原则。 在开始前,找到合适的工具。你可以使用一张纸、日程计划簿或电脑来记录你的日程表。首先,你把一天的时间分为几块,如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。 写日程表时,要现实一点。日程表是帮助你安排时间、达到目标的工具。不要把日程表写成做不到的愿望列表,那样只会使你被自己不切实际的计划挫败并失去信心。 灵
28、活地执行日程表。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时,事情总会发生这样或那样的变化,使你不得不偏离定好的计划,如果时间表定得过于精确,反而会失去机动性和实用性。 每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期,重新审视一遍日程表,看它起了多大作用,是否订得过高或过低,可以怎样改进它。 然后,进行必要的修改。 如果你以前从未好好计划过你的时间,从头开始会有点困难。不过,时间管理和其他事情一样,你做得越多,就会做得越好。关键是要坚持大约30 天,以养成逐日管理时间的习惯,并看到它的效果,增强信心。 你不需要实施课程中提出的每一种方法,
29、就像在超市中购物一样,选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。 用一整天的时间观察你自己,尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。 观察自己使用时间的情况时,一定要找出并记住以下几点: 1你通常用哪些方式浪费时间 2你在什么情况下效率最高 3你效率最佳的时间是什么时候要完成某个目标,我们往往反复地计划、实施、修订,形成这样的循环圈: 我们可以从圈中的任何一点进入循环。 下面是一份用于每日计划的表格,每天在固定的时段(如睡觉前)填写,第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”,坚持一个星期,提高管理时间的能力。今天要做的事 日期:_ 必须做的事情 1 2
30、3 4 5 6 7 8 应该做的事情 1 2 3 4 5 6 7 8 能够做的事情 1 2 3 4 5 6 7 8 第五天 自从第一天动手制订过一份时间计划后,我们已有好几天没进行实战演练了。在这一节中,我们将进行具体的时间管理规划,为自己(而不是练习题中的人物)制订一份完整的时间表。正如前一节所说的,不同的人适合不同的时间管理类型,因此,本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序,你可以选择适合自己的细化程度。 找出第三节中绘制的树图,以它为参考,开始规划。 你也许会说,我只是想订一个如何应付下个月考试的计划,并不想做出关于整整一生的宏伟计划。整体计划就像一座大厦,各段时间的计划则像大厦中的一间间房子,如果你对整体目标不明确,大厦的框架没有搭好,房间的位置也无法确定。 不愿思考整体计划有两个原因:一是一切都由别人代为设计妥当;二是从来没有考虑过这个问题。一旦你开始考虑,就会发现有必要从大框架开始。例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段: 20-30岁是由求知到收益的过渡;30-40岁是储备时期;40-50岁应正视现实,调整财务状况;50-60岁则
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