会议管理与会议室使用管理制度附8个会议管理表格模板.docx

1、会议管理与会议室使用管理制度附8个会议管理表格模板会议管理与会议室使用管理制度（附：8个会议管理表格模板）一、会议管理规定1、总则为加强对会议时间的控制，提高会议质量，特制定本制度。2、范围本会议管理制度适用于公司主办的各种行政办公会议。3、会议分类及组织(1)公司级会议：参加人员为公司领导班子成员，每周召开一次。会议由公司总经理或总经理指定的副总经理主持。（2）部门会议：系公司各部门、各所属企业组织召开的工作例会，每周一召开。会议由部门负责人或企业经理主持。（3）专业会议：系公司内部的技术、销售业务及业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术会、生产调度会和安全工作会等），根据需要不

2、定期召开。总部由分管副总经理或总工程师主持，所属企业由分管副总经理或总工程师主持。（4）临时会议：根据工作需要，为解决某些重要问题而临时召开的会议（如公司职工大会和公司党、团员大会，以及各种代表大会等）。（5）定期汇报：公司各部门和各所属企业负责人，每月以书面形式向主管副经理或总经理汇报一次工作。4、例会执行与安排公司原则上每周召开工作例会一次。工作例会是各部门沟通信息的主要渠道之一，也是公司管理决策和实施工作指导的重要形式。为增强公司各部门管理人员的管理角色意识，发展管理人员的交流、沟通能力，每两周工作例会实行“轮值主席制”，即每次工作例会由公司各部门负责人轮流出任会议主席，负责会议召集和主

3、持。会议主席制要求轮值主席在会前做好充分的准备，了解本次会议各部门需要汇报或讨论的重要问题，形成书面的主持提纲。5、会议主持人职责会议主持人应预先将会议内容通知与会者使会议讨论有的放矢。会议开始后就议题的要旨必须做简洁说明。引导讨论并在预定时间内作出结论。就会议讨论整理出的结论交全体与会人员确认，需表决的应通过表决确认。确定专人做好会议记录，及时整理会议纪要、编号、下发及归档管理。6、会议纪要管理规定1）会议纪要的形式与签发：公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文。行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。

4、会议纪要发放前应填写（会议纪要发放审批单）。审批单内容包括纪要编号=发放范围、主管领导（主持会议的领导）审批意见。会议纪要应有发文号，发放时应填写文件签收记录表，并由接收人签收。会议纪要应分类存档，并按重要程度确保保存期限。2）会议纪要的备忘：会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议全体人员，以便对照核查落实。7、会议注意事项要求参加会议人员提前5分钟到场。实行会议人员签到制度。做好会议内容准备，并做好会议记录。会议期间会议人员注意力集中，禁止打瞌睡或做与会议无关的事情。会议期间将通讯器材设定在静音状态或关机，非紧急事件应尽量避免接电话。附表1：会议计划表 会议名称开会次

5、数开会日期开会时间会议目的及宗旨与会人员司仪主席会议召集单位会议记录总务与会者应备资料会场标示资料日前或事前的分发资料附表2：会议审核表 注意要点查核栏开会的目的本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法？）开会的目的是否正确？设定要项方面开会的时机、时间是否妥当？开会的场所是否恰当？所邀请的与会人员是否恰当？开会通知方面是否对于与会人员确实通知妥当了？对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？是否通知与会人员事先备妥有关资料呢？会议的准备方面是否事先拟就议题进行顺序及时间的分配呢？事前是否应当分发参考资料呢？是

6、否已经做了应变的准备呢？是否安排好会议记录呢？是否必须用到幻灯机或录象机等的机械设备呢？附表3：会议议程表 XXX会议议程 年 月 日序号程序主持人时间分配备注1234567附表4：会议通知单 被通知人 发 文文号附件日期议题开始时间开会地点主持人联络人（或单位）电话拟聘请出（列）席单位及人员备注发文单位回执X月 X日寄来关于 X月 X日召开XXXXX 会议的通知单收悉，本人届时将到会。 拟出席人： 月 日附表5：会议记录表 年 月 日 编号 时间 月 日 时 至 月 日 时地点主持人记录人会议名称参加会议议题实施要点 期限负责人追踪情况（时间）审核 附表6：会议发言要点记录表会议时间 月 日

7、会议名称 会议地点 发言者 主旨发言要点重要程度主要反对意见检讨事项二、会议室使用管理制度会议室是公司举行会议、接待外宾和客户的场所，为加强其使用管理，特制定本制度。会议室由行政部归口管理。各部门需要使用会议室须事先向行政办公室提出使用申请。会议室拘役申请方法如下：各部门有重要会议需要使用大会议室时，需由会议主管部门事先填写会议申请单经行政办公室主管批准方可使用。审核之后的申请单需贴于会议室门口，会议完毕后由行政办公室人员将此单收走。其他部门如有重要会议与此预约相冲突时，由行政办公室协调解决。会议室只限公司内部各部门和子公司使用，外单位借用会议室需经公司领导批准，并到行政办公室办理借用手续。任何部门和子公司无权将会议室借给外单位使用。各部门和子公司使用会议室需经行政办公室同意，领取会议室钥匙。会议室布置前必须考虑周详，根据布置任务来确定执行人员，并做好明确分工。会议现场要做好清洁保护工作。会议室一切公物未经行政办公室主管许可，不得随意搬离办公室。爱护会议室的设施，保持会议室清洁。附表1：会议室使用申请表 年 月 日 日期时间会议名称主持人地点人数备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人事务科长副经理附表2：会议室使用登记簿时刻日期7891011121314151617181920备注1日2日3日4日5日