管理表格制作基础培训.ppt

1、前前 言言5W1H5W1H的在管理表格中应用的在管理表格中应用PDCAPDCA的在管理表格中应用的在管理表格中应用大日程表格制作大日程表格制作项目改善报告的制作项目改善报告的制作主要内容主要内容一、前 言 在日常工作中，随着办公电脑的应用普及，经常会在日常工作中，随着办公电脑的应用普及，经常会制作各种管理表格，包括制作各种管理表格，包括日常管理表格日常管理表格、周日程周日程项目进度管理表项目进度管理表、项目大日程推进计划项目大日程推进计划、项目项目改善报告改善报告等，了解和掌握制作管理表格基本方法和技等，了解和掌握制作管理表格基本方法和技巧，能有效地推动业务的开展，开拓自己的思维，提高巧，能有

2、效地推动业务的开展，开拓自己的思维，提高工作能力。下面工作能力。下面何为何为5W1H5W1H目的是什么做什么地点参加人员怎样做在什么时间段进行Why Why What What When When Where Where Who Who How to How to 通过使用用通过使用用5W1H5W1H方法制作管理表格，使用表格所描述的内容更全方法制作管理表格，使用表格所描述的内容更全面、更有条理，让人一目了然明白其中的含义。面、更有条理，让人一目了然明白其中的含义。二、5W1H的在管理表格中应用的在管理表格中应用实例：供应商考察计划表第一步、考察的目的。即“Why”Why”第二步、考察的时间。

3、即“WhenWhen”第三步、行程安排。即“How How to”to”第四步、考察的公司和项目。即“What”What”第六步、考察的人员。即“Who”Who”第五步、考察公司地址。即“Where”Where”一、PDCA是什么。n管理循管理循环n持持续改改进模式模式三、PDCA的在管理表格中应用的在管理表格中应用 PDCAPDCA管理活管理活动循循环 PDCAPDCA是一是一种种管理意管理意识 ACTIONACTIONPLANPLANCHECKCHECKDODO计划划 实施施检查 运运作作Plan计划：确定组织的方针、目标。Do实施：按照计划所规定的程序加以实施。Check检查：为确保计划

4、的有效实施，需要对计划实施效果进行检查衡量，并对过程中的关键点和最终结果进行检查；Action改进：针对实践中发现的缺陷、不足变化 的内外部条件，不断对管理活动进行调整、完善。对取得的成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。二、二、PDCAPDCA定义：定义：維持維持 維持維持 改進改進 改進改進 创新创新 绩效提升绩效提升P计划A措施D实施C检查P计划A措施D实施C检查P计划A措施D实施C检查三、三、PDCAPDCA运行模式：运行模式：PDCA是旨在改善的一系列持是旨在改善的一系列持续活活动 比比较 没有远见的公司很少做计划，大多数情况是直接实施，从不检查实施情况，此后对每件事都是如

5、此 P计划D实施REACT重复NGNGP计划D实施C检查 A运作OKOK四、举例：四、举例：世界级的大公司会做非常周详的计划，对每件工作进行世界级的大公司会做非常周详的计划，对每件工作进行跟踪检查以便及时采取纠正措施并按进度表运行跟踪检查以便及时采取纠正措施并按进度表运行五、应用实例：五、应用实例：实例1：周日程进度管PDCA表制作“”是时间结点，项目到此完结，“”表示过程这里是对所属项目现状的描述，力求语言简练，描述准确详尽。这里是对所属项目中所出现的影响项目进度的异常情况的描述，要求语言简练，描述准确详尽。这里是对所出现问题提供的一些可行的解决提案，要针对问题的本质进行分析。这里是对所属项

6、目完成度的描述，是以工程总进度为参照的。这里是对项目内容、完成时间、计划达成目标的把握。日期：不同月份工/休日不同，注意及时更新。项目进度评价标准：=达成率100以上 =达成率80%-100 =达成率60-80 达成率60以下 四、大日程表格制作解析四、大日程表格制作解析项目名称“”表示计划；“”表示项目完成节点。实绩线：若有推迟事项，就用“”表示，反之则用“”表示。基本按计划推进的情况下用直线表示。项目负责人日期：以月为单位。五、项目改善报告的制作五、项目改善报告的制作第一步第一步选定课题第二第二步步 现状把握一、步骤：一、步骤：第三第三步步 目标设定第四步第四步 制定活动计划第五第五步步

7、要因分析第六步第六步 对策拟定与实施第七第七步步效果确认第八第八步步标准化第九步第九步反省和今后课题二、报告格式（二、报告格式（A4A4或或A3A3）：）：一.选题理由：二.现状把握：三、目标设定：五、要因分析：六、对策拟定与实施：四、制定活动计划：九、反省和今后课题：八、标准化：七、效果确认：三、分步说明：三、分步说明：1、选定课题：（1）归纳问题点：（2）选定课题：从重要度、紧急性、经济性、可参与性、可解决性、时间因素等方面来选择。（3）设定课题名称：课题应简洁、明确、直接针对所要解决的问题。例1：2、把握现状1、通过调查要彻底掌握现状 2、对掌握的现状数据分层分析为设定目标提供依据用数据

8、或图表表示找出问题的症结所在4、目标设定：1、设定目标：用柱状图或其它图表示：2、设定目标的依据（1）考核要求（标准要求）；（2）水平对比；（3）通过对分析出并要解决的症结问题预计；能解决的程度进行测算；（4）不要用“虚”的内容来作所谓的论证。现状目标75、要因分析（1）抽出原因 在现场、对现物、用现实的眼光进行观察。反复思考“为什么”、“为什么”，一层一层展开分析原因。选用合适的工具 要全面分析，展示影响因素的全貌，避免遗漏。(4M1E)例：问题人设备材料方法环境6、对策拟定和实施：（1）提出对策：针对每一条要因提出改进的想法 （2）确定采取的对策：从可实现性、经济性、有效性、技术性、难易度

9、等方面考虑。（3）制定对策表：规定由谁、何时、做什么、具体怎么做，期限是何时。（4）实施对策：严格按照对策表列出的改进措施计划加以实施。例：n要按5W1H的要求来设定此表n对策与措施分为两栏7、效果确认：将对策实施后的数据与对策实施前的现状及制定的目标进行比较，明确改善的程度，看是否达到预定的目标。现状目标改进后目标达到！8、标准化：将已被实践证明了的有效措施写进日常工作规定中，防止问题出现反复。抓住工作的重点，将其要点明确形成文字。要让实施的人易于理解和遵守。9、反省和今后课题：（1）回顾改善整个过程，哪些是成功的，还有哪些可改进的地方。通过课题解决过程，在哪些方面得到提高（可从质量意识、QC手法的应用、解决问题的能力等方面进行评估）（2）还有没有遗漏的或尚未解决的问题，下一步准备解决什么问题。四、改善报告制作实例：四、改善报告制作实例：