第5章(excel在人力资源管理中的应用).ppt

1、第第5章章经典实例：管理人员招聘与录用经典实例：管理人员招聘与录用 5.15.1要点分析要点分析 5.25.2制作招聘流程图制作招聘流程图 创建创建创建创建SmartArtSmartArtSmartArtSmartArt图形图形图形图形 调整招聘流程图的图形布局调整招聘流程图的图形布局调整招聘流程图的图形布局调整招聘流程图的图形布局 更改招聘流程图的图形外观更改招聘流程图的图形外观更改招聘流程图的图形外观更改招聘流程图的图形外观 5.35.3制作招聘费用预算表制作招聘费用预算表 5.45.4统计试用期到期人数统计试用期到期人数 5.55.5发布录用通知发布录用通知 5.15.1要点分析要点分析

2、 本章主要介绍如何使用Excel制作管理人员招聘与录用的工作簿，在制作过程中会用SmartArt图形来创建招聘流程图。下面先来简单介绍下什么是SmartArt图形。SmartArt图形是信息和观点的视觉表示形式。可以通过选择不同的布局来创建SmartArt图形。根据用途和结构的不同，SmartArt图形被分为很多类，例如流程图、层次结构图、关系图等。每一种类别还细化为多个具体的图形类型，这样就为用户提供了广阔的图形制作空间。在创建SmartArt图形时可以根据需要选择一种类别。5.25.2制作招聘流程图制作招聘流程图 5.2.15.2.1创建创建创建创建SmartArtSmartArt图形图形

3、图形图形 创建SmartArt图形的具体步骤如下。步骤1 新建“招聘流程图”工作簿，然后打开“Sheet1”工作表，在“插入”选项卡下的“插图”组中，单击SmartArt按钮。步骤2 在弹出的“选择SmartArt图形”对话框中，选择“流程”，单击“垂直蛇形流程”按钮。单击SmartArt按钮选择垂直蛇形流程 步骤3 单击“确定”按钮，返回工作表，即可看到插入的SmartArt图形。插入SmartArt图形单击“布局”组中的其他按钮选择布局样式 5.2.25.2.2 调整招聘流程图的图形布局调整招聘流程图的图形布局调整招聘流程图的图形布局调整招聘流程图的图形布局 在创建SmartArt图形之后

4、，如果SmartArt图形的布局影响了招聘流程图的整体效果，则可以根据需要调整流程图的布局，操作步骤如下。步骤1 在“SmartArt工具”下的“设计”中，单击“布局”组中的其他按钮，在弹出的下拉列表中选择“其他布局”命令。步骤2 弹出“选择SmartArt图形”对话框，单击“图片”选项，选择需要的布局样式。步骤3 单击“确定”按钮，返回工作表，并输入标题。步骤4 单击SmartArt图形中的图片按钮。步骤5 在弹出的“插入图片”对话框中，选择要插入的图片，然后单击“插入”按钮，在SmartArt指定形状前添加了图片。步骤6 用相同的方法添加其他形状的图片，并在文本框中输入相应内容。选择要插入

5、的图片添加图片后的效果 5.2.35.2.3更改招聘流程图的图形外观更改招聘流程图的图形外观更改招聘流程图的图形外观更改招聘流程图的图形外观 应用预定义的SmartArt样式快速更改图形外观的操作步骤如下。选择SmartArt样式 步骤1 选择SmartArt图形，单击“SmartArt样式”组中的其他按钮，在弹出的下拉列表中单击“三维”选项组中的“优雅”图标。步骤2 单击“SmartArt样式”组中的“更改颜色”按钮，在弹出的下拉列表中单击“彩色-强调文字颜色”选项。更改SmartArt颜色 步骤3 选中SmartArt图形，在“SmartArt工具”选项下的“格式”组中，单击“形状样式”组

6、中的“形状填充”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需颜色。创建“招聘费用预算表”工作表单击“合并后居中”按钮 5.35.3制作招聘费用预算表制作招聘费用预算表 招聘费用预算表包括招聘时间、招聘地点、负责部门、具体负责人、序号、项目、预算金额、广告制作费、场地租用费、会议室租用费、交通费、食宿费等项目。创建招聘费用预算表格式的操作步骤如下。步骤1 在“招聘流程图.xlsx”工作簿中将Sheet3工作表重命名为“招聘费用预算表”，然后在“招聘费用预算表”中输入内容。步骤2 选中A1:E1单元格，在“开始”选项卡下的“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮。步骤3 用同样的方式合并其他单元格。步骤4 选

7、中A2:E16单元格，设置字体为“微软雅黑”、字号为“12”。步骤5 将鼠标指针移至A列右侧的边界处，当鼠标指针变成双向箭头形状时，按下鼠标左键向左拖动，拖至合适大小后释放鼠标。用同样的方法调整其他单元格的列宽和行高。步骤6 选中A2:E15单元格，在“字体”组中单击“下框线”旁的下拉按钮，在下拉列表中单击“所有框线”选项，再选择线型即可。设置字体完整的招聘费用预算表新建“试用期到期人数”工作表“插入函数”对话框 5.45.4统计试用期到期人数统计试用期到期人数 在Excel中统计每个员工试用期到期时间的方法如下。步骤1 假设员工试用期为2个月，新建“试用期到期人数”工作表。步骤2 在工作表中

8、选择要输入函数的单元格，然后在“公式”选项卡下的“函数库”组中单击“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，选定IF函数，再单击“确定”按钮。关闭“函数参数”对话框复制公式统计出所有试用期到期人数 步骤3 弹出“函数参数”对话框，分别在Logicaltest行中输入DATEDIF(E3,TODAY(),“d”)60、valuetrue行中输入“到期”、Valueiffalse行中输入“”，再单击“确定”按钮。步骤4 选择F4单元格，向下拖动填充柄，一直复制公式到F10单元格，此时统计出试用期到期人数。录用通知书选择“邮件合并分布向导”命令 5.55.5发布录用通知发布录用通知 员工通过试用期之

9、后，公司会正式录用他们，可以给他们发送录用通 知，具体操作步骤如下。步骤1 首先在Word文档中制作员工录用通知书内容。步骤2 在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”按钮，从弹出的下拉列表中选择“邮件合并分布向导”命令。选择信函类型单击“选取收件人”按钮 步骤3 弹出“邮件合并”窗格，选择文档类型为“信函”，单击“正在启动文档”按钮。步骤4 选择“使用当前文档”单选按钮，单击“选取收件人”按钮。步骤5 返回Word文档，在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”按钮，在展开的下拉列表中选择“使用现有列表”命令。选择“使用现有列表”命令“选择表格”对话框

10、步骤6 弹出“选择数据源”对话框，选择所需的数据源，再单击“打 开”按钮。步骤7 弹出“选择表格”对话框，选择要录用人员所在的工作表，再单击“确定”按钮。步骤8 返回Word文档，在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中单击“编辑收件人列表”按钮。步骤9 弹出“邮件合并收件人”对话框，选择添加或删除收件人，然后单击“确定”按钮。步骤10 返回Word文档，然后在“邮件”选项卡下的“完成”组中单击 “完成并合并”按钮，在展开的下拉列表中选择“发送电子邮件”命令。步骤11 弹出“合并到电子邮件”对话框，在“收件人”下拉列表框中选择所需要的收件人，再单击“确定”按钮，发送邮件。单击“编辑收件人列表”按钮“邮件合并收件人”对话框选择“发送电子邮件”命令“合并到电子邮件”对话框