秘书三级操作技能.ppt

1、 秘书三级操作技能考试秘书三级操作技能考试辅导辅导 吴瑞林吴瑞林注意事项1.考试时间：120分钟。2.请首先按要求在试卷的标封处填写您的姓名、准考证号和所在单位的名称。3.请仔细阅读各种题目的回答要求，在规定的位置填写您的答案。4.不要在试卷上乱写乱画，不要在标封区填写无关的内容。一、案例分析请看案例分析素材，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，第一段应至少找出10处正误点,第二段应至少找出15处）。案例分析常见问题会议组织、管理（一）例会准备1.会议时间（上午：8:00-11:00，下午2:00-4:00）2.收集议题(秘书在会议前将各位有关人员的议题收集并筛选

2、，确保会议的质量和效率。筛选后的议题按重要程度予以排序，然后交会议主持人签字认可。议题一般1-2个主要和1-2个小议题为宜。)3.会议室的准备（小型，设备齐全；室内清洁、调温设备、茶具、饮水机等；座位安排。）4.通知与会人员5.准备会议需要的文件材料A A主持人座位主持人座位 B B与会者座位与会者座位C C会议桌会议桌D D盆栽植物盆栽植物E E投影投影幕布幕布 F F照片或图画照片或图画 GG展示橱柜展示橱柜 H H饮水机饮水机 I I窗户窗户 J J门门 K K挂钟挂钟（二）例会中工作1.提前到达（开窗通风、调好室内温度、打开饮水机、摆放好茶杯和茶叶。）2.做好会议记录（秘书承担，关于会

3、议记录的方式在录像中不好考查。）（三）会后工作1.撰写会议纪要2.检查、督促会议决定的贯彻情况3.清理会议室，为下次会议做准备办公室日常事务（一）办公室的环境管理1.绿化（会客室、上司办公室）2.空气（新鲜的、气味的调整）3.光线（自然光、灯光）4.声音（安静）5.办公室的安全（二）办公责任区的管理对上司办公区的管理对上司办公区的管理（提前到达，开窗换气、植物浇水和修理、桌面文件整理和用品检查、饮料准备、清洁卫生）公共责任区的管理。公共责任区的管理。1.卫生2.设备管理维修个人办公责任区管理个人办公责任区管理（以桌椅为范围的平台、计算机、档案柜、文件夹、电话、地面、墙壁等一切物品和设备。）1.

4、清洁地面、平台、计算机、电话。2.整理文件夹3.桌面上只摆放目前进行的工作资料4.离开座位时覆盖文件5.下班后桌面上只摆放电脑、电话，文件资料收藏到抽屉或文件柜接打电话（一）接听电话1.“铃响不过三”（特殊情况应主动道歉：“对不起，让你久等了”）2.先行问候3.记录4.及时通报5.涉及上司的工作进入日志（上司参加会议的时间、地点的变动，需上报审批文件的期限，以便随时提醒上司。）（二）拨打电话1.拨打前的准备（拨打时间是否合适、拨打复杂电话要有底稿。）2.铃响七声再放下（电路出现故障，主动再拨打；拨错后主动道歉，并说声再见。）3.先行问候，并通报单位名称4.做好拨打记录总结录像考试情况根据以上梳

5、理，我们可以对工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断：1.办公室内绿色植物（有：对；无：错）2.办公室内环境（自然，能用窗帘遮住强光，对；否则就错）3.将电脑、打印机等用电设备（放置在一起，便于电源接线和管理，对；否则错）4.办公桌、椅（堆放文件，错；整洁是：对）5.电话铃响（三声内接听，用语规范，对；否则错）6.记录（一边接电话一边记录重要信息，对；否则错）7.对上级布置工作落实（能马上落实：对；否则错）8.会议准备（能迅速确定会议议程、时间、地点及人员，并准时通知：对；否则错）9.进入会场时间和设备检查（提前进入会场检查并调试设备，对；否则错；如准备多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错

6、；）10.会议开始时宣布议题，并做好引导（能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；否则错）11.会中出现情况的应对（能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对；否则错）12.会议记录（能在会议中安排秘书做好会议记录，对；否则错）13.会后总结（能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对；否则错）14.会议落实（能否与领导和员工沟通，使员工为共同目标而合作，对；否则错。以面谈的形式与上级进行沟通，尊重对方，有理有节，对；否则错。）（这个问题可分解为两个答案）15.对于一些大型会议处理（在前能对会场进行现场检查，对；否则错）16.处理突发事件

7、（对会议中的突发事件有应对能力，对；否则错）17.着装（符合职业要求为对，否则错）18.阳光直射电脑屏幕。操作题写作题：写作题：情况通报、计划、请示、请柬、通报、会议筹备方案、意向书、备忘录、函。回答问题：回答问题：新闻发布会准备工作的要点、列出会前、会中、会后需检查的主要的项目、会议的筹备方案、提供参加会议活动的着装建议、提供会议应急方案主要内容、如何检查会议筹备工作、远程会议筹备方案与一般会议的特点、开展档案利用工作的方式和利用工作的要求、检查的主要内容和原则、编制采购预算的一般程序、拟定商务活动的礼宾次序方案；不同的工作模式及优势（办公模式的类型及管理方法）、选择办公设备和易耗品供应商时

8、须考虑的因素、办公设备采购方式的优缺点和采购步骤、设计办公用品的库存记录卡及其记录内容、如何为领导出访做准备工作、处理保密文件时应注意什么、秘密（文电、会议、宣传、科技涉外、通讯、经济、金融、企业、组织人事）存在形式、信息开发工作意义及信息开发工作中应当注意的事项、访问法与问卷调查法及其优劣（调查研究）、准备待签文本的要求、预防紧急情况的措施和应对方法、如何做好库存监督工作、剪报的含义、特点及剪报的步骤、庆典准备工作的要点。操作题范例一、问答题首先提供一个背景，然后提出问题如：背景：您是宏运公司行政部秘书，下面是行政经理需要您完成的几项任务。1.公司生产的红木家具一直很畅销，但近期销售出现下降

9、趋势，客户服务部建议使用询访法或问卷来进行市场调查，请告诉我询访法以及问卷法的优劣势所在。行政经理2003年5月20日二、写作题高叶：你好。请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见(依据员工管理条例，给予除名处理)。行政经理苏明年月日我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于年月日，现年岁。夏明在年月日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。夏明不知所措，没有及时打电话报火警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大

10、火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约万元。(考生可根据试题内容自定日期)问答题答题法询问法：是调查人员对调查对象进行分别访问、交谈以了解或核实情况。1.优点：面对面交谈，可追问、可讨论，了解情况全面深入，且能随时察言观色，易辨别情况的真伪程度。2.缺点：费时费力，难以作大规模的调查，而且问题难有统一、科学的标准，所以情况不易作定量分析。问卷法：是把了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。优点：用数字或符号表示答案，便于计算机统计；缺点：答案有限，只有几种大体类型，无法调查特殊及深层的情况。1.利用工作方式（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本（4

11、）出具档案证明（5）提供咨询服务（6）印发目录（7）举办档案展览2.利用工作的要求（1）依法开展（2）主动、及时开展（3）完善服务方式评分标准：1.本题满分20分；2.每答出1点2分；3.若阐述符合情理,可酌情给分,但满分不能超过20分；4.在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。写作题注意事项公文要按其格式写作事务文书、礼仪文书的写作及其他方案也要根据其要求书写，充分体现应用文的写作特点。1.着装符合职业要求。（）2.能提前到会场做准备。（）3.会前要求调节会议室温度，注意通风。（）4.热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（）5.能提醒领导准点开会。（）6.能事先通知与会

12、人员开会的主题，做好准备。（）7.问卷没有综合，没有给每人一份。（）8.对会议的评估基本到位。（）9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。（）10.对于会后暂留人员能做妥善安置。（）11.会前资料准备不足。（）12.对会议服务人员环境培训没有到位。（）13.能控制会议经费的使用。（）14.能马上收拾会议室。（）15.能请领导在会议记录上签字。（）着装规范。（）2、阳光直射电脑屏幕。（）3、办公桌整洁，文件分类清楚。（）4、简报报头缺少期号。（）5、简报日期数字写法错误。（）6、会使用图表进行简单描述。（）7、档案管理规范，分类清楚。（）8、会使用跟踪卡了解信息的去向。（）9、能够主动上门为其他部门同事服务。（）10、能够对借阅的档案建立记录。（）11、没有及时接电话。（）12、电话接应用语不规范。（）13、没有提前准备充足简报用纸，影响工作效率。（）14、能够及时进行纵向信息的反馈。（）15、能主动提出建议，制定档案有关制度。（）16、明确起草的制度须领导审批把关。（）17、纵向沟通正确。（）