用科学的工作方法提高您的工作效率.ppt

1、科学的工作方法科学的工作方法 -提高您的工作效率提高您的工作效率基本职业素质培训基本职业素质培训 2009年年10月月26日日捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法2 2第第1章章使你的工作系统化使你的工作系统化 在旁观者看来，不整在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不工作者头脑混乱以外，不再代表其他。再代表其他。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法3 31.1 你的工作需要系统化你的工作需要系统化 办公室的办公室的5S运动：运动：5S起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（SE

2、IRI）、）、整顿（整顿（SEITON）、）、清扫（清扫（SEISO）、）、清洁（清洁（SETKETSU）、）、素养（素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为开头，简称为5S。5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。大程度地提高

3、工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法4 41.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作提醒：提醒：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹

4、、电脑磁盘、还有更多的其他东脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。西。系统化你的工具系统化你的工具 （1）基本工具。）基本工具。（2）电脑。）电脑。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法5 51.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作 系统化你的文件系统化你的文件（1）工作档。）工作档。什么是工作档？什么是工作档？工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档有什么？工作档有什么？A.立即可用的资料。立即可用的资料。B.“待议待议”的项目。的项目。C.固定职务。固定职务。D.目前的专案目前的专

5、案 E.问题档问题档捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法6 61.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作教你一招：教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。清楚地

6、贴上标签。（4）建立问题档，一部分编号）建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个，代表每年的每一个 月；另一部分编号月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。号，代表一个月的每一天。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法7 71.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作 系统化你的文件系统化你的文件（2）资料档。）资料档。列出你的资料档项目清单。列出你的资料档项目清单。建立资料档时需要考虑的两件事：建立资料档时需要考虑的两件事：A.怎样的资料才有保存价值？怎样的资料才有保存价值？B.你的资料档方便查阅吗？你的资料档方便查阅吗？帮助你将自己资料档结构

7、化的做法：帮助你将自己资料档结构化的做法：A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。以成为你资料档的类别。B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。查现存的档案，然后去掉没用的档案。D.一个抽屉存放一个或多个类别。一个抽屉存放一个或多个类别。E.将档案按字母顺序排列。将档案按字母顺序排列。F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归

8、档。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法8 81.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。）为大型的资料建立索引。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法9

9、9本章小结本章小结开始系统化你的工作：开始系统化你的工作：（1）系统化你的工具；）系统化你的工具；（2）系统化你的文件；）系统化你的文件；（3）建立你的工作档。）建立你的工作档。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法1010第第2章章学会用学会用PDCA循环法循环法 P D C A 它是一种很科学的管理它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科程序，同时也是一种很科学的工作程序。学的工作程序。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法11112.1 认识认识PDCA循环法循环法什么是什么是PDCA？这是四个英文字母，分别代表计划（这是

10、四个英文字母，分别代表计划（Plan）、）、执行（执行（Do）、）、检查（检查（Check）、）、修正再执行（修正再执行（Action）。）。计划计划（Plan）修正修正 再执行再执行 执行执行(Action)(Do)检查检查(Check)PCDA循环循环捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法12122.2 PCDA循环法四大要素循环法四大要素计划（计划（Plan）执行（执行（Do）检查（检查（Check）修正再执行（修正再执行（Action）在工作程序在工作程序Plan Do Check Action过程中：过程中：Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做

11、法；即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；Do即执行实施，并加以控制；即执行实施，并加以控制；Check即确认或评估执行状况与目标之差距；即确认或评估执行状况与目标之差距；Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 采取措施。采取措施。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法1313PDCA循环工作步骤表循环工作步骤表阶段阶段步骤步骤计划阶段（计划阶段（P）设定目标设定目标搜索与目标相关的信息搜索与目标相关的信息找出最佳方案找出最佳方案制订计划工作表制订计划工作表执行阶段（执行阶段（D）按计划工作表执行工作按计划工作表执

12、行工作检查阶段（检查阶段（C）检查执行情况检查执行情况修正再执行阶段修正再执行阶段（A）对检查结果做出修正对检查结果做出修正修正后再执行修正后再执行捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法1414PDCA循环工作步骤图循环工作步骤图A PC D修正后再执行修正后再执行对检查结果对检查结果做出修正做出修正设定设定目标目标搜索搜索信息信息拟定方案拟定方案制作计划工作表制作计划工作表检查执行情况检查执行情况按计划工作表按计划工作表执行工作执行工作捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法1515 矿泉水产品市场研究调查实施步骤矿泉水产品市场研

13、究调查实施步骤 Plan:本本阶段你要明确六个段你要明确六个问题。这六个六个问题简称称为5W1H。（1）为何制定此何制定此计划？划？（Why?）（2）计划的目划的目标是什么？是什么？（What?）（3）何何处执行此行此计划？划？（Where?）（4）何何时执行此行此计划？划？（When?）（5）何人何人执行此行此计划？划？（Who?）（6）如何如何执行此行此计划？（划？（How?）Do:计划做好之后，着手将划做好之后，着手将项目一步一步向前推目一步一步向前推进。Check:在在进行市行市场调研研过程中，一定要程中，一定要记得得检查，看，看项目的推目的推进是否按原先的是否按原先的计划划进行？当中

14、有无行？当中有无纰漏和出漏和出现偏差？偏差？Action:针对你的你的检查结果确定你的行果确定你的行动。如果在市如果在市场调研研过程中，程中，发现已已经偏离原先的偏离原先的计划了，或者划了，或者发现原先的原先的计划考划考虑不不够周全，那你就要及周全，那你就要及时弥弥补、调整，以确保整，以确保任任务的的圆满完成。如果当中并无完成。如果当中并无纰漏或出漏或出现偏差，当然是皆大偏差，当然是皆大欢喜，那你可以喜，那你可以继续一如既往地一如既往地进行。行。实例实战实例实战捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法1616本章小结本章小结一切按一切按“PDCA”循环图循环图 P

15、 （Plan）计划计划 D （Do）执行执行 C （Check）检查检查 A （Action）修正再执行修正再执行捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法1717第第3章章计划化你的工作计划化你的工作 他每天早晨都要计划一天的具体事务，他每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就有计划，哪里的时间配置就不合理，混

16、乱就会降临到哪里。会降临到哪里。维克多维克多 雨果雨果捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法18183.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 未了解目的港口的人未了解目的港口的人无法一帆风顺。无法一帆风顺。塞内卡塞内卡捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法19193.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 有效目标的有效目标的“SMART”原则：原则：明确的（明确的（Specific）；）；可量化的（可量化的（Measurable）；）；切实可行的（切实可行的（Achievable）；）；注重结果的（注重结果的（Result-oriented）；）；有时间限制的（有时间限制的（Time-limited）。）。捷通基本职业素质培训捷通基本职业素质培训 科学的工作方法科学的工作方法2020出差目标设定出差目标设定 出差的目的出差的目的明确化。明确化。费用的预算目标费用的预算目标可量化。可量化。时间目标时间目标有时间限制的。有时间限制的。可以实现的目标。可以实现的目标。注重结果的。注重结果的。实例实战实例实战小测试小测试捷通基本职业素质培