档案管理制度下发正式版.docx

1、档案管理制度下发正式版项目档案管理实施办法第一章 总 则第一条 为进一步规范焦作电厂上大压小异地扩建工程项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成一般要求等规范标准，结合实际，特制定本办法。第二条 本办法对项目档案的组织管理、职责、归档范围、整理分类、档案管理基本规定、资料编码规则、资料用表、竣工档案管理实施细则及档案的借阅、保密、销毁等进行了规定。第三条 项目档案管理纳入合同管理、招投标、项目监理、项目管理程序和项目质量管理体系。形成的项目档案反映项目建设过

2、程及实体质量情况，确保工程建设顺利通过神华国能集团和中央企业档案部门的验收。第四条 本办法适用于焦作电厂上大压小异地扩建工程。第二章 组织管理原则第五条 贯彻统一领导与分级管理的原则，确保项目档案的完整与安全，为项目建设提供有效地服务。第六条 筹建处负责对焦作电厂上大压小异地扩建工程项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等全部文件进行收集、整理、鉴定、分类归档。第七条 综合管理部是筹建处档案管理的归口管理部门，对本制度的有效性进行审查，有权向筹建处领导提出标准体系建设及修订和完善本制度建议的报告，并负责检查执行制度过程中的落实情况，开展项目档案

3、的日常利用及管理工作。第八条 各参建单位均须设置专人负责项目档案资料的管理工作，建立与项目档案资料工作相适应的管理机构，配备符合档案管理要求的档案工作人员，制定档案管理制度和相应的控制措施，做好本项目的档案工作。第九条 成立业主、监理、参建单位项目档案管理领导小组。工程档案管理领导小组对整个基建工程项目档案管理工作负领导责任；负责协调各单位对本项目档案资料的管理，使档案资料完整、规范、统一。第十条 项目档案管理工作坚持“三同步”原则（项目建设开始与建立档案工作同步；项目建设过程中,与竣工资料的积累、整理、审查工作同步；项目竣工验收时，与提交合格的竣工图和竣工资料同步），确保项目档案归档率、完整

4、率、准确率达到三个100%。第三章 职责划分第十一条 筹建处主任职责负责领导、监督筹建处档案管理工作；负责项目档案资料销毁的审批工作。第十二条 筹建处副主任职责负责分管范围监督、检查、指导筹建处项目档案管理工作；负责外单位因工作需要借阅项目档案的审批工作。第十三条 综合管理部职责（一）代表筹建处行使项目档案管理职权。负责组织制定项目档案管理实施办法的编制，并对参建单位档案人员进行业务培训。（二）有权拒绝接收不符合归档的项目档案；有权要求各参建单位按规定提供项目档案份数；有权拒绝未经批准手续而要求借阅项目档案；有权随时收回借出的项目档案。（三）负责按要求认真检查、核对各参建单位编制移交的项目档案

5、，确认准确无误并签字后，方可支付项目质量保证金。（四）负责前期文件、工程管理性文件、会议原始记录，会议纪要，简报，大事记，初步设计、施工设计、施工图纸、项目招、投标资料、出版物原稿、项目的交接、竣工验收文件、生产准备及试生产文件等资料的收集、分发、整理、鉴定、归档。（五）工程建设期间，定期对各参建单位项目文件、资料等档案的形成、积累、整理、编制进行督促、检查、指导和考核工作。（六）负责项目档案的内部验收工作，评价单位工程竣工档案的完整、准确和系统性；负责项目竣工档案专项验收的申报工作；参加工程项目档案的达标考核、专项验收、创优等工作；负责编写竣工档案验收报告。（七）配合有关部门对设备进行开箱验

6、收,并将相关资料收集、印制发放，及时整理、归档。（八）负责项目开、竣工仪式，上级领导视察、检查、指导工作，精神文明建设等文字、声像等档案的形成、积累、整理、归档。（九）负责项目档案资料的科学管理和借阅。（十）负责对失去保存价值的档案进行鉴定、上报和销毁工作。（十一）建立符合国家要求的项目档案保管库房,配备必要的装具和设备设施。第十四条 工程管理部职责（一）负责项目设计依据及原始技术文件材料，选厂定点报告、勘测记录、地质、水文、气象、地震、煤质报告、煤样分析、社会调查、经济技术分析、项目评估、环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复等，按项目档案归档要求收集、整理、提交归档。（二）负责设计单位项

7、目初步（扩大）设计图、技术设计图、施工图设计及有关技术文件的提交工作。（三）负责环境保护专项验收、水土保持专项验收的审批文件、移交生产签证书等资料的形成整理、提交归档。（四）负责将项目竣工验收报告，项目设计总结、项目施工总结、项目质量评审文件、竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件、项目评优报奖申报材料、批准文件及证书、最新技术的推广应用总结等资料按项目档案归档要求进行整理，提交归档。（五）负责项目动迁前的原貌、项目建设过程中各重要部位、关键工序等的施工和隐蔽过程，设备开箱等声像档案的形成、积累、提交归档。（六）负责提供设备命名、主系统启动及倒送厂用方案继电保护整定单等

8、提交归档。第十五条 计划物资部职责（一）负责项目管理文件，如项目用地征租土地报告和批复文件、土地使用证、征租土地红线图、征租土地协议、拆迁补偿、规划许可证等文件的收集、整理、提交归档。（二）负责项目所有合同、协议及招投标过程中所产生的文件，按项目档案归档要求收集、整理、提交归档。（三）负责与设计、施工、监理等单位签订合同时，明确移交项目档案的内容、质量、数量、时间和违约等方面的合同责任条款。（四）负责项目设计、施工、监理、项目设备、服务等合同（正本1套、副本1套）的收集、整理、提交归档。（五）负责全项目的投资、概算、预算、决算和经济分析以及月报、季报、年报等文件的收集、整理、提交归档。（六）负

9、责督促设备制造商提交出厂资料，保证设备资料的完整性和准确性，并提交归档。第十六条 安全监察部职责（一）负责将项目安全专项验收，职业卫生专项验收的审批文件按项目档案归档要求收集、整理、提交归档。（二）负责将各施工单位项目安全施工的有关文件提交归档。（三）负责将项目建设中的重要安全活动、重大事件、重大自然灾害及其他异常情况和现象的文件资料的收集、整理、提交归档。第十七条 财务资产部职责（一）负责项目竣工决算报告的审批文件，按项目档案归档要求整理提交归档。（二）负责项目财务档案的形成，整理、提交归档。第十八条 生产准备部职责（一）负责收集、整理生产准备文件、包括技术标准（现场运行规程、操作及事故处理

10、规程、管理制度与措施等）提交归档。（二）负责提供试生产期间文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论）提交归档。（三）负责将机组生产准备及试生产总结提交归档。第十九条 勘察、设计单位职责（一）负责收集、积累、整理、归档和移交工程项目设计有关的文件、资料，主要有项目可行性研究阶段资料、设计基础文件材料、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件，并编制施工图总清册等。（二）工程竣工验收后，必须在60天内完成竣工图的编制、出版、归档和移交三套竣工图。（三）按专业提交全部设计变更通知单（设计修改通知单必须是签字完善规范的原件）。（四）负责提交工程质量检查报告和设计总结。第二十条 监理职

11、责（一）设专人负责监理文件、资料的形成、整理和提交归档工作。（二）负责提交监理过程中形成的有关工程质量、安全、进度、投资等方面的全部文件；提交监理大纲、监理规划、监理细则、项目通知（联系）单、整改记录、监理日志、施工阶段质量评估报告、总体工程质量评估报告、监理工作总结、全部施工调度（协调）会议纪要、专业会议纪要、主要建（构）筑物隐蔽部位等声像材料等。并按项目档案归档要求立卷、整理、装盒、编目、移交。（三）负责对各设计、施工、调试等有关单位在项目施工过程中档案的形成、积累进行检查和指导。（四）负责审核并督促各参建单位在项目竣工验收后45天内提交项目施工文件及竣工（草）图，确保真实性、完整性和准确

12、性，对施工单位编制的竣工图进行核对，并盖章签字。第二十一条 设备监造单位职责负责按归档要求收集工程设备监造过程中形成的监造大纲、监造计划、监造细则、质量见证文件、监造报告及监造工作总结等。第二十二条 施工单位职责（一）负责施工文件资料的全过程管理，并设专人对施工文件资料进行收集、整理、立卷。（二）按照合同规定或综合管理部下发的档案要求，负责提交施工、安装全部施工文件，即单位工程文件、单体调试的方案、措施、记录，移交试生产前的消缺记录及建设期间的全部设计变更通知单、工程联系单、设计变更、材料代用单和施工总结等。（三）工程竣工后，施工单位应及时对竣工文件进行系统地整理、组卷，归档的竣工档案文件须经

13、监理单位、工程管理部、安全监察部、综合管理部审核签字，符合竣工文件编制要求后再进行装订。并办理正式审核移交手续。第二十三条 调试单位职责（一）负责调试文件资料的管理工作，并设专人对调试文件进行收集、整理和归档。（二）负责编制整套启动调试大纲、调试方案、措施、调试报告；调试过程中设备缺陷处理记录；调试试运质量验评表、性能试验、环保试验、环保测试方案、方法、仪器、测点布置、结果及计算分析；调试过程中变更设计资料、试运阶段的缺陷、故障分析记录与事故处理意见及调试工作总结。（三）调试工作结束后，调试单位应及时将调试文件进行系统地整理、组卷，归档的调试文件须经监理单位、工程管理部、安全监察部、综合管理部

14、审核签字，符合竣工文件编制要求后再进行装订。第二十四条 设备厂家职责（一）在设备到货时，必须按照合同要求提供符合归档要求的产品合格证、安装说明书、使用说明书、维护手册、质量证明书、图纸（包括零部件）、试验报告、检测及探伤报告、商检记录、装箱清单、开箱记录等文件材料。（二）设备厂家的说明书、维护手册、合格证必须加盖单位有效公章。（三）设备检测报告应有齐全的检测单位印章、签名，必须提供一份原件。第二十五条 质量监督站职责负责收集项目各阶段形成的项目质量监督检查记录、纪要、报告的结论意见等文件材料。第四章 项目文件的整理排列第二十六条 整理原则遵循火电建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持案卷内项

15、目文件的有机联系；分类科学，组卷合理；案卷整齐美观，便于保管和利用。第二十七条 整理方法（一）项目前期、设计基础材料、工程管理性、竣工验收、生产准备及试运行文件，类别按“问题 时间”法分类：1.项目前期文件：按项目建议书及批复、可行性研究、项目评估、环境预测及调查报告、设计任务书及计划任务书排序；按文件形成日期排列。2.设计基础材料文件：按地质材料、地形材料、水文气象地震材料、水质及水源材料、燃料分析材料排序；按文件形成日期排列。3.工程管理性文件：按征租地文件、与参建单位的合同协议、招投标文件、环卫、消防、工业安全协议文件、工程费用及物资管理文件、与参建单位的往来文件、工程会议文件、工程监理

16、及质量监督、工程统计报表排序号；按文件形成日期排列。4.竣工验收文件：按竣工验收文件、工程遗留问题、竣工验收决议及交接证书、工程决算排序；按文件形成日期排列。5.生产准备及试运文件：按启动试运文件、操作规程及事故处理规程、试运行记录、生产准备及人员培训、其它排序；按文件形成日期排列。（二）设计文件类别按“设计种类 专业 机组”法分类：设计种类：按初步设计、技术设计、施工图设计、施工组织设计排序；专业：按燃料、锅炉、汽机、电气、热工、化学、水工、土建及其他排序；机组：按公用部分、机组顺序排序。（三）项目竣工图、项目设备文件按“机组 专业” 法分类：机组：公用部分、机组顺序排序；专业：按燃料、锅炉

17、、汽机、电气、热工、化学、水工、土建及其他排序。（四）项目土建、水工施工文件类别按“系统 机组 单位工程”法分类：1.系统：按桩基工程、热力系统建筑、燃料供应系统建筑、除灰系统建筑、水处理、供水系统建筑、电气系统建筑、交通、运输系统，生产辅助、生活福利建筑排序；机组：公用部分、机组排序；单位工程：按项目建设单位编制的单位工程编号的先后顺序排列。两台机组相同的或公用系统的可直接编入一台机组；不同的单独编入另一台机组。2.原材料证书、设计变更及工程联系单、观测记录分别单独组织案卷。（五）项目设备管线施工安装文件类别按“设备 机组 单位工程”法分类：1.设备：按燃料设备管线、锅炉设备管线、汽机设备管

18、线、化水设备管线、暖通及其它系统设备管线排序；机组：公用部分、单机排序；单位工程：按项目建设单位编制的单位工程编号的先后顺序排列。2.焊接记录文件按焊接工程的六个类别（A、B、C、D、E、F）分别组织案卷。3.试验报告文件、材料出厂证书、设计变更与工程变更及材料代用单分别单独组织案卷。（六）电气、热控安装调试文件类别按“设备 机组 单位工程”法分类：1.设备：按电气系统、热控系统设备排序；机组：公用部分、单机排序；单位工程：按项目建设单位编制的单位工程编号的先后顺序排列。2.电气装置交接试验记录、电气仪表调校记录、热控仪表调校记录、通道校验记录、调试方案与报告、其它分别单独组织案卷。（七）设计

19、变更单应由项目设计单位在工程完工后，编制“设计变更单总清册”，并分专业组织完整的、编号连续（若有断号，必须加以文字说明）的“设计变更单”案卷。第二十八条 案卷整理单位（一）项目文件通常以“卷”或以“件”为整理单位，即一个卷盒文件为一个案卷。（二）案卷组合厚度一般不得大于5公分。第二十九条 案卷内项目文件的排列（一）项目前期、工程管理性、竣工文件、生产准备文件：重要文件在前，一般文件在后；一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；影印件在前，定（草）稿在后。（二）同一问题，按文件形成日期的先后顺序排列。（三）项目设计基础文件：同一问题，按比例尺大小、地区

20、特征、时间顺序排列。（四）项目设计文件：总体性、全局性、系统性的图纸在前，局部性的图纸在后，细部性的、大样性的图纸排最后，即：总布置图系统图平面图（立面图、剖面图）大样图。（五）单位项目文件，应按单位项目综合管理文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件顺序排列。（六）单位项目管理文件，应按审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及技术交底、设计更改、设备与原材料质量证明、计量器具登记表、竣工验收报告依次排列。（七）施工记录，应按施工工序（程序）排列。强制性条文执行记录可排列在相应的施工记录之后。（八）施工质量验收文件，应按单位项目质量验收划分表、单位项目、分部项目、分项项目、检验批质

21、量验收排列。质量验收记录应报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后。（九）机组调试、试验文件，应分专业按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列。（十）监理文件，应按管理文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议文件、监理总结顺序排列。卷内文件按问题、时间排列。（十一）原材料质量证明文件，应分专业按材料种类排列。卷内文件按质量跟踪记录，原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。（十二）设计更改文件，应分专业按流水编号顺序排列。卷内文件应按设计更改执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列。（十三）设备文件，应分专业、系统、台件按质量证明文件、开箱验

22、收、设备技术文件及随机图纸、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。卷内文件应遵循文字在前，图纸在后的规律排列。（十四）竣工图、施工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。第五章 项目档案归档管理第三十条 归档范围与案卷编号分类（一）凡直接记述和反映工程项目建设活动的，具有现实和长远参考价值的项目文件，均应列入归档范围（详见附件1）。（二）声像档案收集范围和要求1.凡反映本项目主要职能活动的照片、录像带、录音带均为归档范围。声像资料包括录像、照片等资料。录像资料由录音带和盒内目录两部分组成。盒内目录包括：内容、时间、地点、摄像者等。照片资料由照片和文字说明两部分组成。文字说明要求简短

23、、完整、明了，一般不超过200个字。其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。要求每个单位工程有4-6张工程照片、并附有底片（如用数码像机，应移交对应电子光盘2份）。2.声像档案收集范围（1）反应施工工艺、施工质量类：保温（汽机本体、压力容器、管道）、反映工艺水平的小管道排列、阀门布置等照片（锅炉、汽机、热工等）、大模板施工效果、反映施工工艺的混凝土表面处理、外墙面砖粘贴效果、内墙装饰效果、吊顶、地面砖效果等、柜内接线工艺、电缆敷设情况（垂直段、水平段、弯头段）、电缆桥架（汽机房、锅炉房、电缆夹层）、管型母线、架空线、热工仪表管道（不锈钢管、紫铜管）、就地执行机构（气动、电动）

24、、气源分配器布置、反应施工质量的焊缝（钢结构、受热面密排管、管道、铝母线自动焊、钛管）、接地扁铁、接地网施工、电缆封堵工艺、反应工艺水平的平台、扶梯、栏杆的照片等。（2）反应安全文明施工、环境保护类：成品保护措施（如现场仪表的保护、地坪采用地毯、墙面采用薄膜保护等）、施工临时中断的标识及保护（如管道敞口的临时封闭等）、施工设施布置、设备堆放场景（如汽机平台上工具房、料架、定置化堆放的设备等）、反映安全文明、环保的设施（如各专业施工挂牌、安全警示牌、移动式厕所、垃圾通道、安全围栏、孔洞盖板、安全网、消防设备的布置、废铁堆放区等）、搭设好的脚手架及挂牌等。（3）反应重大施工方案类：炉汽包吊装、锅炉

25、吊装机具布置、干煤棚机械化施工、烟囱基础大体积混凝土施工、汽轮发电机基础施工、主厂房大开挖、深基坑支护等、烟囱筒身滑模施工、沉井、顶管施工、发电机定子吊装就位（机具及吊装过程）、发电机穿转子、凝汽器就位、除氧器就位（吊装、拖运、机具布置等）、汽机油循环（包括大流量装置、临时管道等）、变压器拖运、吊装、封闭母线吊装就位、汽机房行车吊装就位等。（4）反应施工范围、施工能级类：已竣工工程厂区全景、锅炉安装结束后整体照片、汽机平台、集控大厅建筑效果、主厂房、干煤棚、煤桥、升压站构架等整体效果、施工生活区、施工生产区全景、控制室全景、BTG盘全景、DCS机柜外观、已竣工的循泵房设备全景、机组继电保护柜全

26、景、中低压开关室全景、通讯设备安装场景、已建成的化水室全景及室内设备全景、变电站施工场景、已竣工的变电站全景、已竣工的管道（高压、中低压、垂直段、水平段、弯头段等）、已建成的机组全景（包括小机）、高压管道组合（组合场全景、坡口机等设备、工作场景）、高压管道焊接工作场景、代表施工能力的新设备（如热工试验仪器、焊接及热处理设备、主要施工机械等）。（5）反应施工节点、施工过程类：厂房第一罐混凝土（工程正式开工）、主厂房基础出零米、主厂房楼面结构及屋面封顶、集控楼交付安装、锅炉钢架吊装开始、锅炉大板梁就位、验收、锅炉水压试验完成、锅炉风压试验完成、锅炉酸洗完成、锅炉吹管完成、汽机台板就位、汽机扣盖完成

27、、汽机油循环开始、机组DCS受电、机组厂用电受电完成、机组脱硫系统开工、机组脱硫系统具备投运条件、化学出合格水、启动锅炉投用、燃油系统投用、烟囱外筒到顶、烟囱内筒施工结束、烟囱内筒防腐结束、输煤系统具备上煤条件、除灰系统具备投用条件、机组整套启动开始、机组首次并网完成、机组168小时试运完成。（6）反应设备缺陷、工程事故类：设备缺陷记录（如锈蚀、裂纹、损坏等）、重要设备消缺过程中的照片、重要设备消缺后的照片（包括已消除的及不能消除的）、施工质量事故记录、安全事故现场照片。第三十一条 归档要求（一）项目档案必须经过系统整理及审核后方可向综合管理部归档。（二）项目档案必须准确反映工程建设全过程的真

28、实情况，案卷内项目文件必须配套、呼应。（三）文字表达应准确、简明，图表要清晰、整洁，签字手续完备，避免产生不易理解和不同理解的可能性；适用文字的用文字，适用图表的用图表。（四）案卷及卷内文件不得重份；同一案卷内不同保管期限的文件，该案卷的保管期限从长。（五）项目文件归档要求1.项目招、投标文件、合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交生产交接书等重要文件均必须正本（即必须有各代表方符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。2.图纸会审、施工交底等会议纪要原件必须要有与会者双方（或多方）主要人员的亲笔签名，且签字页必须与正文在同一页，

29、重要文件的每一页需与会各方代表小签。3.建设过程中形成的技术文件、施工记录、工程签证单、质量验评、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表式和数据均应用合格的书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格书写材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签全名，不能以盖章或打印代替签名）归档。4.材质证明、外委试验报告、工程联系（洽商）单、设备缺陷处理单，索赔、咨询、材料、设备代用单，凡签发单位必须原件归档，参建单位在项目施工文件中如为复印件，应在备考表中注明原件所在案卷。5.若材质证明无原件，则由采购该材料的单位盖上本单位采购部门的公章即可作为原件。6.主送和抄送

30、本单位的文件均应以红头文件（不能用复印件）归档。7.项目建设单位签发的文件，必须与原稿或手稿同时归档，且文件签发人签名处必须手签。8.项目往来文件必须原件归档。9.计算机打印件加盖签发单位公章或签字人亲笔签字即可作为原件。10.归档文件中所盖单位的印章应完整无缺。11.原件必须干净、清楚，凡是模糊不清或有涂改的文件，要退回重新处理。原件后面空格不需填写时，应在内容栏下方盖“以下空白”章，如本栏表格不需填写时应根据有关表格填写规定处理，查不到规定的，应在此栏划“一”。（六）对归档文件字迹材料及特殊载体文件的要求1.必须采用不褪色的蓝黑墨水或黑色签字笔等不易褪色的书写工具书写。2.归档项目文件必须

31、使用激光（或彩色激光）打印机打印。3.归档文件不得使用热敏感纸作载体归档。4.归档项目文件不得涂改和涂抹，不得有用小刀刮改的现象。5.特殊载体的项目文件存储：特殊载体的项目文件应保证载体的有效性。项目电子文件应采用不可擦除型光盘（建议用容量为4.7GB的DVD光盘），扫描型文件采用PDF、RTF、TXT格式，扫描型图像采用JPEG格式，视频和多媒体电子文件采用MPEG、AVI格式，音频电子文件采用WAV、MP3格式。（七）项目文件用纸技术指标1.纸张定量为70g/以上的胶版印刷纸或复印纸。2.项目文件用纸幅面及版面尺寸：采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。大于A4幅度的应折叠

32、至幅面为A4规格，小于A4幅面的要托裱在70克A4规格的白纸上；若项目文件破损、局部残缺，需进行修裱后归档。3.所有文件字体格式。题目：宋体小二号字，加粗，格式居中；编号：宋体五号字；正文：宋体小四号字；页边距：上2cm；下2cm；左3cm；右2cm。段落：行距为固定值24磅。（八）案卷盒格式使用无酸牛皮纸档案盒（展开式），其规格为310mm220mm，厚度为20、30、40、50mm四种规格，特殊情况可使用厚度为60mm的档案盒。第三十二条 归档份数（一）招、投标文件，合同文件提交正副本各一套。（二）各参建单位向业主移交的竣工资料，纸质原件3套，电子版光盘2套。施工单位向监理报验的资料，纸质原件1套，电子版光盘1套。（三）