ERP操作手册5第五部分委外业务操作手册.docx

1、ERP操作手册5第五部分委外业务操作手册第五部分 委外业务操作手册委外业务分为售料委外、带料委外、工序委外。售料委外按照销售与采购流程执行；工序委外由财务直接列成本或待分厂管理实施后执行；现在所讨论的委外仅为带料委外。委外业务总体流程：委外订单委外材料出库单及委外入库单委外核销、结算，供应商提供发票后，根据委外入库单生成发票，交财务办理采购结算。涉及单据：委外订单、材料出库单、委外到货单、检验单、委外入库单、委外发票等。 一、物料清单维护由公司带料委托外单位进行加工，必须指定委外的成品件或半成品件所耗用的原材料或毛坯及用量，所以，在执行委外业务之前需要整理相应的物料清单。1物料清单维护菜单路径

2、：生产制造物料清单物料清单维护物料清单资料维护（见图）。双击打开物料清单资料维护。点击菜单增加按钮，打开新的物料清单资料维护表体，逐一输入相应表头内容。输入表头内容列表：字段名称内容说明备注BOM类别系统按规则自动生成母件编码委外完工后的成品或半成品编码母件名称委外完工后的成品或半成品名称系统根据编码自动生成规格型号委外完工后的成品或半成品规格系统根据编码自动生成计量单位系统根据编码自动生成母件损耗率可根据需要填写版本代号建立清单时必输同一母件不同子件时不可重复版本说明必输，与版本日期一致即可版本日期物料清单的生效日期默认为系统时间替代标识建立替代清单时必输一般不输替代说明建立替代清单时的说明

3、一般不输备注可输入必要的注释。输入表体内容列表：字段名称内容说明备注仓库编码加工成成品的原材料仓库编码子件编码加工成成品的原材料编码子件存货代码加工成成品的原料、毛坯代码系统根据编码自动生成子件名称加工成成品的原料、毛坯名称系统根据编码自动生成基本用量加工成一件成品所需原料用量注意：同一母件的子件内容发生变化时，建立的物料清单时采用不同的版本号。在录入委外订单选择该母件时默认是版本日期最新的物料清单，当版本日期相同时默认为版本号最新的物料清单，如需选择旧版本号需要手工选择。2物料清单保存、审核对输入内容确认无误后，点击菜单保存、审核按钮，物料清单正式生效。3物料清单的其它操作物料清单的弃审：当

4、需要弃审物料清单时，点击菜单弃审按钮。物料清单的修改：当需要修改物料清单时，点击菜单修改按钮（如已经审核需先进行弃审）。物料清单的删除：当需要删除物料清单时，点击菜单删除按钮（如已经审核需先进行弃审）。物料清单的停用：当物料清单不再使用，点击菜单停用按钮。物料清单的还原：当需要将已停用的物料清单恢复时，点击菜单还原按钮。二、委外订单业务处理委外订单由委外业务人员输入，经规划部审核生效后作为整个委外业务的源头数据。公司的委外订单是以委外合同作为依据输入系统。1 委外订单输入菜单路径：供应链委外管理委外订货委外订单（见图）。双击打开委外订单。单击增加按钮，出现新委外订单，逐一输入相应表头及表体内容

5、。输入内容列表：字段名称内容说明备注订单编号与纸质合同等文档一致。订单日期应与合同一致。供应商选择委外加工的供应商。部门采购人员所属部门。业务员采购业务员税率默认17%，如有不同须修改。存货编码委外加工的成品或半成品的编码数量如果不正确可以修改。原币含税单价输入委外加工费含税单价。委外订单保存：对输入内容确认无误后，单击菜单保存按钮保存委外订单，委外订单保存过程中，会根据BOM（最近日期）将子项内容带入。 委外订单修改：已经保存但未审核的订单，点击菜单修改按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码”后直接增加或删除，修改确认以后，正式保存，提请审核。委外订单删除：已经保存但未审核的订单

6、，可点击菜单删除按钮直接删除。委外订单子件查询：已保存的委外订单，可以点击子件按钮，进入委外用料单界面，查询委外加工成品所需原材料、毛坯。在弹出的委外用料单中可以查询，其中表头信息是加工成品信息，表体信息为子件信息。如有权限，可点击菜单变更按钮，直接修改子件用量等。2查询、定位委外订单菜单路径：供应链委外管理委外订货委外订单列表（见图）。双击打开“委外订单列表”过滤界面。输入“存货编号”、“订单编号”、“部门编号”等查询条件，单击过滤按钮，系统开始查询，并显示符合过滤条件的委外订单。双击需要的委外订单就可以显示该张单据。然后可以执行“修改、删除、弃审、审核，关闭、打开”等操作。在查询已关闭的委

7、外订单时，需要在查询条件中，将 “是否关闭”选为“是”，才能查到相应单据。否则，系统默认为“否”，无法查询已关闭单据。委外订单查询、定位也可以通过点击委外订单页面的菜单定位按钮进入采购订单列表过滤窗体，其它操作同上。还可以通过委外订单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3委外订单审核与弃审委外订单审核：订单输入系统以后，规划部审核人员登录系统，查找定位单据，依据纸质委外合同，进入委外订单界面，逐一核对订单内容，确认无误后单击菜单审核按钮。也可在委外订单列表界面，选择多张（行）数据，点击菜单批审按钮，予以批审。委外订单弃审：对于已经审核生效但尚未执行的委外订单，如需进行

8、修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入委外订单页面，点击弃审按钮即可。也可在委外订单列表界面，选择多张（行）数据，点击菜单批弃按钮，予以批弃。弃审操作同样受权限控制，目前由规划部审核人员完成。4审核后委外订单修改菜单路径：供应链委外管理委外订货委外订单（同上）。委外订单弃审：由具备“弃审”权限的人员弃审该订单，见“委外订单弃审”。委外订单修改：采购人员单击修改按钮后，修改订单内容。改后保存：采购人员在修改完成后，单击保存按钮即可。改后审核：单击审核按钮（规划部审核）。5审核后订单变更对于已经审核生效且已执行的委外订单，如需修改，则必须进行“变更”。同样有具有单据变更

9、权限的人员，定位到需要修改的委外订单，单击变更按钮，进行订单修改，确认以后点击保存按钮即可（不需再审核）。订单变更以后，单据尾部的“变更人”即会填写相应的人员姓名。注意事项：只能对表体的数量、计划到货日期、价格、金额、等内容进行修改操作，表头备注内容可修改，其它项目均不可修改。可以增行，未执行的订单行可以删除。已执行的订单行可以修改数量，但变更后的数量（主辅单位数量）不得少于订单累计到货量（到货单保存即被确认）。如拟加工后盖50个,已经累计到货20个，只可将订单内容变更为20个以上，否则，系统拒绝受理。6删除委外订单对于已经审核生效但尚未执行的委外订单，如需删除，可由具有“弃审”权限的人员定位

10、到该订单，并弃审该订单，再由订单输入人员单击删除按钮予以删除。7关闭和打开委外订单对于已经执行完毕或部分执行但不需再执行的委外订单，可以予以关闭。对于已经关闭的订单需要继续执行时，需要打开。系统既支持整张订单的关闭、打开，也支持单据中某一行或数行关闭与打开。订单关闭：定位到需要关闭的委外订单，单击关闭按钮。订单行关闭：定位到需要关闭的委外订单的行，单击右键出现快捷菜单，左键点击“行关闭”。？订单打开：定位到已经关闭的委外订单，单击打开按钮。订单行打开：定位到已经关闭的委外订单的行，单击右键出现快捷菜单，点击“行打开”。8委外订单执行统计表根据查询条件，查看委外订单的执行情况，可以查询某订单或某

11、存货的执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况等。菜单路径：供应链委外管理委外订货委外订单执行统计表。双击打开委外订单执行统计表过滤界面，输入查询条件，单击过滤按钮即可。9委外未完成业务执行明细表未完成业务是指已经委外入库而未进行委外结算。可以根据查询条件，查看未完成业务的明细。菜单路径：供应链委外管理报表委外分析委外未完成业务明细表。双击打开未完成业务明细表过滤界面，输入查询条件，单击过滤按钮即可。三、委外材料出库对于带料委外，务必须首先办理材料出库。由库管员根据委外订单生成对应的材料出库单。委外带料出库同【库存管理】中“限额领料”生单出库操作基本相同。菜单路径：供应链库存管理出库业务材料

12、出库单。双击打开材料出库单。点击菜单生单按钮的，选择委外订单（蓝字），在弹出的“委外发料父项过滤条件”界面中，通过选择“委外订单号”、“部门”、“订单日期”、“委外商”、“业务员”等过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“订单生单列表”。在“委外父项选择”找到对应的订单行在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“委外所属子项”中出现对应的明细，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回材料出库单。补齐、修改表头（出库类别为“委外产品领料”）、表体（类别97、工作号-997、数量）内容，依次点击保存、提交按钮，交管库员审核。四、委外到货

13、业务处理1委外到货单生成在委外加工物料返回以后，采购人员应根据实际到货生成委外到货单，整体操作与办理采购到货单相似。菜单路径：供应链委外管理委外到货到货单。双击打开委外到货单。单击增加按钮，点击菜单生单按钮的，选择委外订单，出现委外订单列表过滤窗体，通过选择“订单号”、“存货编码”、“供应商编码”、“业务员编码”、“订货日期”、“部门编码”等过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合条件的“到货单拷贝订单表头、表体列表”。找到对应的订单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“到货单拷贝订单表体列表”中出现对应的明细，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点

14、击确定，返回到货单。注意：ERP系统本可允许选择多个订单生成到货单，但为统一、规范，公司规定到货单只能由一张订单生成。输入内容：仅需修改或确认本次到货数量，其中单据显示的订货数量和已到货数量差为最大可到货数量，不允许超出。输入数量并确认无误后，单击保存。公司存货中存在“一物多库”现象，而到货单表体中初始显示的仓库名称为系统默认仓库，生成到货单以后如有不符应予修改。2查询、定位委外到货单菜单路径：供应链委外管理委外到货到货单列表双击打开“委外到货单”过滤界面。输入“单据号”、“存货代码”、“供应商编号”、“部门编号”、“业务员编号”等查询条件，单击过滤按钮。显示到货单列表。双击任意一条记录，可以

15、打开对应的到货单。然后可以执行“修改、删除、关闭、打开”等操作（已审核的到货单在修改、删除之前需要先弃审）。委外到货单也可以通过点击委外到货单页面菜单的定位按钮进入委外到货单列表的过滤界面，其它操作同上。还可以通过委外到货单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3到货单审核与弃审到货单审核：对已经保存到货单确认无误后，单击菜单审核按钮，订单生效。到货单弃审：对于已经审核生效但尚未执行的到货单，如需进行修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入委外（采购）到货单页面，点击弃审按钮即可。弃审操作同样受权限控制。4到货单报检到货单中如果有货物是需要检验

16、，那么在审核到货单以后需要点击报检按钮。系统会自动选择需要检验的项目生成报检单，点击报检后弹出以下窗口提示报检成功，点击确定后完成操作。5修改到货单已经保存但未审核的到货单，如需修改或增删表体内容，须点击菜单修改按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码”后直接增加或删除，修改确认以后，保存、审核。已经审核的到货单，必须先弃审再修改。如果已经生成对应的委外入库单，需要先删除委外入库单（如果可能）并将到货单弃审后才能修改。6删除到货单已经保存但未审核的到货单，可以直接单击删除按钮予以删除；对于已经审核生效但尚未执行的采购订单，如需删除，需先弃审到货单，再单击删除按钮予以删除；如果该到货单

17、已经生成对应的采购入库单需要先删除采购入库单并将到货单弃审后才能删除。7委外退货单生成、审核当需要退库或进行业务调整时，必须通过委外退货业务来办理，退货单相当于“红字”到货单。菜单路径：供应链委外管理委外到货委外退货单（见图）。双击打开委外退货单。单击增加按钮，点击菜单生单按钮的，选择委外订单或委外到货单。出现委外订单或到货单列表过滤窗体，通过选择“单据号”、“存货编码”、“供应商编码”、“业务员编码”、“订货日期”、“部门编码”等过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合条件的“到货单拷贝订单表头、表体列表”。后续操作同生成到货单，不在赘述。退货单原则上应由已入库（入库单保存）的委外到货单或委外订单

18、生成。对于委外到货单而言，只能对已经入库部分退货，对未入库的部分，必须由委外订单退货。例如委外到货单中某货物的数量为10项，生成的入库单数量同样为10项，可以通过委外订单、委外到货单生单退货。但是如果此时生成的入库单数量仅为5项，即还有部分没有入库，这种情况下可以通过委外订单或委外到货单将已经入库的部分退库，而对于未入库部分，必须通过委外订单退货。五、委外入库业务处理当委外采购人员组织物料到货并生成委外到货单，如需入厂检验需检验合格后，将物料交管库员，由管库员检查、清点，并经ERP系统办理入库手续。1委外入库单生成菜单路径：供应链库存管理入库业务采购入库单（见图，同采购入库操作）。双击进入委外

19、（采购）入库单。委外（采购）入库单必须通过生单来建立，根据不同的情况选择不同的单据来源生成入库单，包括委外到货单（蓝字）、委外到货单（红字）或检验单等。通过委外到货单（蓝字）或委外到货单（红字）生成单击生单下委外到货单（蓝字）或委外到货单（红字）按钮，出现选择到货单的过滤窗体，在此通过选择“供应商”、“业务员”、采购“部门”、“存货编码”、“仓库”等过滤条件来筛选采购到货单。确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“到货单生单表头”列表。找到对应的到货单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该到货单已经选中，在下面“到货单生单表体”中选择相应的明细存货，同样在表体前端“选择”处出现

20、“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回采购入库单。管库员修改、确认入库数量以后，点击菜单保存、审核按钮。注意：单据审核以后才正式生效，系统据此修改库存数量，并可被参照进行下游单据（业务）处理。目前存货中存在一物多库现象，而“到货单生单表体”中显示的“仓库”、“仓库编码”为系统默认仓库，生成入库单以后可以修改，但在由到货单生成入库单时在“到货单生单表体”中选择的仓库必须唯一，如有不同仓库必须对应生成多个入库单。通过检验单生成如果到货单中有存货需要检验，采购入库单必须根据检验单生成。当质量保证部填制、审核检验单后，管库员点击采购入库单菜单生单按钮，再选择其下的检验单，出现“来料检验单”的过滤

21、窗体，在此通过选择“检验单号”、“检验日期”、“检验员”、“到货单号”、“供应商”、采购“部门”等过滤条件筛选检验单，确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“来料检验单生单列表”。找到对应的检验单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回采购入库单。同样由管库员修改、确认入库数量以后，点击菜单保存、审核按钮，完成入库作业。在由检验单生成入库单时在“列表”中选择的仓库必须唯一，如有不同仓库必须对应生成多个入库单。注意：为便于核对委外订单、委外到货单执行情况，入库单应由同一委外到货单或完全入库的数张委外到货单生成，但其委外订单必须唯一。其它有关入库单的操

22、作同采购流程的采购入库单操作。（如入库单的查询、定位、修改和删除等操作）六、委外核销业务处理委外核销是对委外入库单（业务类型为委外加工的采购入库单）及所耗用材料进行确认的过程。通过委外加工件与材料的核销，确定委外件的材料成本。1委外核销单生成系统提供两种委外核销方式：手工核销和批量核销。现在财务人员核销均采用手工核销方式。菜单路径：供应链委外管理委外核销手工核销（见图）。双击 “手工核销”，在弹出的过滤界面中输入 “委外订单号”、“入库单号”等相应查询条件，单击过滤按钮。显示委外核销处理界面。其中，上表为委外成品入库内容，下表为对应的出库内容。在上面的表体中选择对应的入库单号，点击自动按钮，系

23、统会根据入库单中的成品编码自动在下面的表体中匹配成品对应的原材料、毛坯，此时点击核销按钮，就会自动生成核销单。表体中的原材料、毛坯是该委外供应商对应我公司所有委外订单中涉及的原材料、毛坯，财务人员选择核销的已经入库的委外成品件对应只是其中的一种或几种，并不一定是所有内容，需要自动匹配。2委外核销单查询、定位菜单路径：供应链委外管理委外核销委外核销单或核销单列表（见图）。双击“核销单列表”在弹出的过滤界面中输入“核销单号”、“存货编码”、“供应商”、“部门”等查询条件，单击过滤按钮，显示委外核销单列表。在其中任意双击一条记录即可进入委外核销单。通过点击委外核销单页面菜单的定位按钮进入委外核销单列

24、表的过滤界面，其它操作同上。还可以通过委外核销单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3删除委外核销单委外核销单只能进行删除不能进行修改。要删除某一张委外核销单，查询到该单据，在菜单栏上方点击删除按钮即可。七、委外结算业务处理当采购人员接到委外供应商的委外发票（专用和普通）、运杂费发票后，在交财务部结算前，需要在系统中录入发票，包括专用委外发票、普通委外发票，运费发票由财务结算时录入。1委外发票（含红字发票）生成或录入菜单路径：供应链委外管理委外发票专用委外发票、普通委外发票或运（杂）费发票（见图）。 专用委外发票、普通委外发票采购人员双击打开专用、普通采购（实际是委外

25、发票，包括红字）发票界面后，首先点击增加按钮，再点击生单下委外入库单按钮。出现选择入库单过滤窗体，在此通过选择“供应商编码”、“业务员编码”、“存货编码”、“委外订单号”、“入库单号”、等条件来筛选采购采购入库单。确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“发票拷贝入库单表头列表”。找到对应的入库单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该单据已被选中，在表头中选择入库单必须为同一供应商。在下面“发票拷贝入库单生单表体列表”中选择相应的明细存货，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回委外（采购）专用发票，录入表头、表体数据并确认后单击保存按钮，发票生效

26、。注意事项：一般情况下，不建议使用红字发票。当确有红字入库单时，可将红字入库单、对应蓝字入库单共同生成发票（结算时相当于冲抵）。当有红字、蓝字入库单共同生成发票，合计金额大于0，使用蓝字发票，小于0，使用红字发票，仅由红字入库单生成发票，金额小于0，使用红字发票。系统发票金额和税额一定要和实际发票一致，发票日期是实际发票上的日期，录票日期是录入发票时的日期，发票号为实际发票号。由于系统对应入库单中的物料是选取的，多张入库单对应一张发票如有同一物料将会多次出现，但一张入库单的同一物料不允许多次出现。建议一张入库单对应一张系统发票，必要时也可以一张发票对应多张入库单，但入库单中的全部内容必须全部包

27、含在内，不得将一张入库单分多次报销，且一张发票对应的入库单也必须是一个订单的内容。禁止多张入库单交叉对应多张系统发票，甚至将一张入库单的部分内容与发票办理结算。另外，发票的审核由财务人员在应付模块中完成。运杂费发票由于运杂费发票可能在委外发票结算后到达，或在一定期间后累计开具，存在与委外发票不同步的问题，因此，由财务人员输入系统，并合理分摊给（有待结算的）委外物料。双击打开委外（采购）运费发票界面，在表头部分选择填入“采购类型（委托加工）”、“供应商”、“采购部门”、“发票日期”、“录票日期”等信息。在表体中存货编码项下选择相应编码，（99990101对应运费，99990201对应杂费，999

28、90202对应委外加工费），输入相应的金额，点击保存。运费也有红字发票，一般不建议使用。如确有退费或需要调整，则必须使用红字发票。2委外发票查询菜单路径：供应链委外管理委外发票委外发票列表（见图）。双击打开委外发票列表过滤界面，输入或选择“发票号”、“发票日期”、“管库员”、“采购部门”、“存货编码”、“供应商”等查询条件，单击过滤按钮，显示委外发票列表。双击任意一条即可打开对应的委外发票。委外发票查询也可以通过点击发票页面的菜单定位按钮进入发票过滤窗体，其它操作同上。还可以通过发票页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3委外发票修改和删除如果要修改或删除委外发票，首先

29、查看该发票是否已结算，如果已经结算要先删除结算单；如果已经生成凭证则需要先删除凭证，再删除结算单。发票修改：查询到对应的委外发票，单击修改按钮，再单击保存按钮。发票删除：查询到对应的委外发票，单击删除按钮。4. 委外结算财务人员根据委外入库单、委外发票、运费发票核算委外入库成本。委外结算的结果是委外结算单，它是委外入库单与委外发票对应关系的结算对照表。委外发票与委外入库单结算由入库单生成的委外发票（含红字），如没有运杂费需要摊销，查找定位到委外发票，在专用、普通委外（采购）发票界面中，点击结算按钮即完成委外结算。 委外发票、运费发票与入库单同时结算采购结算时如有运费发票，需要将这些费用分摊计入采购成本。ERP系统中有两种分摊模式，一种是按照金额分摊，另外一种是按照数量分摊。现在公司财务采用的是按照金额来分摊。这时需要使用采购结算模块下的手工结算来进行操作。菜单路径：供应链委外管理委外结算手工结算（见上图）双击进入手工结算界面，点击选单。进入结算选单界面点击过滤项下的入库单选单过滤或发票选单过滤，分别根据“供应商”、“部门”、“存货编码”等信息过滤“结算选入库单”和“结算选发票”。也可直接点击过滤按钮将发票和入库单同时过滤出来。选择对应的委外（采购）发票、运费发票和入库单后点击确定。返回手工结算界面后点击分摊，系统计算完成后点击结算。