档案管理制度.ppt

1、 档案档案管理制度管理制度 公司档案管理制度科技档案管理制度文书档案管理制度声像档案管理制度档案库房管理制度档案借阅制度档案鉴定销毁制度档案应急预案档案奖惩制度 科技档案分类大纲（新）科技档案分类大纲（旧）档案管理制度档案管理制度1/15 公司档案管理制度公司档案管理制度什么是档案国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。公司制度中对档案定义是指公司成立以来在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以科学技术、文书档案为主体，包括计划、统计、经营、物资、财务、教育、工程建设、科研、生产和党政工团工作等方面形成的、对本企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等

2、不同形式的原始记录。2/15 归档文件必须的三个特征本企业活动中形成的原始记录具有保存价值的公司档案管理制度公司档案管理制度3/15 档案管理原则档案管理原则统一领导，分级管理形式4/15董事长总经理技术部档案室行政部负责人财务部负责人技术部负责人生产管理部负责人工程部负责人商务部负责人市场经营部负责人宝安项目部负责人河源项目部负责人专兼职档案员专兼职档案员专兼职档案员专兼职档案员专兼职档案员专兼职档案员专兼职档案员专兼职档案员专兼职档案员 1各厂、项目应成立专门的档案管理机构，并配有专职档案管理人员。2各项目部在项目开始时须制定适合本项目的档案管理制度和实施细则。如:XX垃圾发电项目档案管理

3、实施细则3制度和细则发布前一定要与监理、专工作充分地沟通和协商。公司档案管理制度公司档案管理制度5/15 公司档案管理制度公司档案管理制度公公司司档档案案归归档档时时间间1、文书档案（主要为公司行政收发文）每年归档一次，应在次年3月底前归档。2、工程建设项目、大小修及科研课题文件材料，应在项目完工验收后3个月内由项目档案室或负责此项工作的专工根据合同要求填写移交清单移交至公司档案室或项目档案室。3、其它文件材料办理完毕及时归档。6/15 科技档案管理制度科技档案管理制度项目前期文件的收集1、立项、选址、特许协议、可研、项目评估（环评、水保、安全性、地质等）及批复；初设、土地规划许可、土地证、施

4、工许可等。2、此阶段易造成归档缺失的东西主要有经办人亲自去政府相关部门办理的批文以及评审的会议纪要，所以事情一旦办理完，有了成果文件，可以立即归档，经办人为备忘可以保留复印件。还须要强调的是：请示和批复要形成闭环。尤其是项目部的请示，常常寄出后本部没有留存，以至于收到批复时无法对应至相应的内容。7/15 科技档案管理制度科技档案管理制度（1）对于移交公司或者项目档案室的文件资料，移交人和接收人应做好移交记录，形成移交清单，移交人和接收人各留一份，密级可在备注栏体现。并同时移交满足要求的电子版。（2）归档的档案文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式应符合规范要求，书写材料应便于长期保存，禁止使

5、用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。（3）各类文件材料一般归档一式一份，重要的和使用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（4）档案的存放地原则是：项目档案室保留从前期到竣工（含设备）、生产的整个过程所有档案，公司档案室保留项目前期文件原件及公司相关部门参与设计的档案。一切以方便存放及利用为准则。归档要求8/15 文书档案管理制度文书档案管理制度归档时间：次年三月底前不归档范围：1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发

6、的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；5、其他不需归档的文件材料。9/15 声像档案管理制度声像档案管理制度声像档案资料的收集1、公司各部门利用声像摄录工具，在工作活动中反映本单位主要职能活动工作成果形成的声像资料。2、在工作活动中有各级领导人和著名人物参加的与本单位有关的重

7、大活动的声像资料。3、与建设工程过程有关的及竣工落成典礼等活动中形成的声像资料。4、本单位组织的或参加的重要会议的声像资料。5、其它单位形成的与本单位有关的重要声像资料。10/15 声像档案管理制度声像档案管理制度其中工程项目部的声像档案重点：在基建初期就要将声像归档要求纳入工程管理制度，规定工程建设过程中必须拍摄照片和录像录音的活动和事件内容，如：工程建设的重要阶段、里程碑节点、重大活动、重大事件、新工艺、新技术、工程亮点等，明确拍摄要求和整理归档的职责。在基建过程中，再根据基建工程的实际情况扩充和丰富内容。11/15 档案借阅制度档案借阅制度涉及密级的档案，按其保密程度办理相应的审批手续方可查借阅。借阅绝密、机密档案需经分管领导及董事长或者总经理批准，借阅秘密档案至少需经分管领导批准，借阅内部档案需部门主管批准。13/15 档案库房管理制度档案库房管理制度防光防水防潮防有害气体防虫防盗温度应控制在1424湿度应控制在45%60%档案六防15/15 档案库房管理制度档案库房管理制度档案库房承重要求：15/15 使用密集架时，档案库楼面均布活荷载不小于12KN/平米。16Thanks!Thanks!