文职人员培训讲义-沟通.ppt

1、文職人員培訓講義文職人員培訓講義 -溝通方法和技巧溝通方法和技巧 主講王小菊小姐一一內外的交往內外的交往一）容易讓上司同事對自己形成好印象的10條方法1）對誰都一視同仁。2）經常面帶笑容主動和人打招呼。3）虛心聽從上司同事的意見。4）對工作不挑剔瑣碎日工作也能認真地完成。5）對工作抱有強烈的責任感。6)有不懂的地方就虛心向人請教。7）即使受到訓斥也晝量保持開朗活躍的工作態度。8）注意同樣的錯誤不要犯兩次。9）經常懷著感激日心情衷心地說“謝謝”。10）不要公私混淆。二二與上司交往的方法與上司交往的方法*在公司里有總經理經理主管等各種職位。在平時工作當中應該注意尊重他們各自不同的立場。無視其中序列

2、的話不僅破壞公司里的秩序更有可能傷害上司的自尊。要特別注意尊重自己的直屬上司。交往的重點v任何時候都要注意說話的口氣和用詞是否客氣。v對于上司最后下達的命令要默默地執行。v受批評時也不要板著臉。v要以經常注意以謹慎保守的態度與上司接觸過度的親密或奉承反容易喪失信賴。拒絕上司的邀請時v鄭重地表示感謝之后具體說明原因穩妥地拒絕。v第二天要再次對上司的邀請表示感謝和歉意。v提醒自己下次盡可能不再拒絕。三三與同事的交往方法與同事的交往方法要向比自己有經驗的同事虛心請教即使對方比自己年紀小。不要因的公司的地位工作內容不同而對某些同事有偏見。同事就是一起工作的伙伴。即使關系密切也不要忘記該有的禮儀。&按照

3、以下問題檢查你與同事之間的關系如何按照以下問題檢查你與同事之間的關系如何1）你對你的同事們有好感嗎2）各位同事的姓名職位是否都知道3）每天上下班時是否會和大家打招呼4）對他們交代的工作是不是很積極地幫忙5）工作或其他方面同事有什么事情要幫忙的自己是不是很主動6）是否背后說過上司或其他同事的壞話四四與異性的交往方法與異性的交往方法&在工作單位相識相愛然后結婚的例子雖然有很多但是公司到底還是工作的地方而且談戀愛完全是私人問題所以這方面要特別注意公私分明。1）在工作場合大家都是一同工作的伙伴不要以異性的眼光去看待同事。2）即使是和同事在熱戀中也不要表現在工作上。3）工作當中不要優先個人感情比如說將沒

4、做完的工作拋開而和戀人一起約會之類的事情不要做。五五對外交往的基本對外交往的基本在工作過程中會有不少的機會和外部各式各樣的人接觸。這種交往不只停留在工作上也會深入到私人生活。既可能給公司帶來很大的益外不注意的話也容易受到誘惑。所以要在嚴格要求自己把握好分寸的前提下與外部建立友好關系。對外交往中的要點對外交往中的要點v要時刻記住自己的行為代表公司的要時刻記住自己的行為代表公司的形象形象注意言行舉止要彬彬有禮。注意言行舉止要彬彬有禮。v寧可等人不可讓人等寧可等人不可讓人等嚴格遵守時嚴格遵守時間間提前提前5分鐘達到指定地點。分鐘達到指定地點。v嚴禁和外單位的人談論本公司的內嚴禁和外單位的人談論本公司

5、的內部典故部典故秘密或傳聞。即使對方是秘密或傳聞。即使對方是自己的親朋好友也必須保守機密。自己的親朋好友也必須保守機密。與上司充分溝通與上司充分溝通對于工作的目標時間分量等都要與上司充分溝通才能合作愉快。雖然我們都非常重視以“以心傳心”認為即使上司不以言表也可以體會出上司的意思而順利地進行工作的人才是能干的部屬。不過欲達此境界絕非朝夕一蹴可及之事。所以于工作進行無論如何一定要與上司“有言在先”。除了作口頭上的溝通外重要事項最好以文件確認為字據。公司文化“簽名時間核對”就充分體現了字據的重要性中國人向來不喜文件之類的契約認為那是一種“見外”的行為但很多時候必須依據“黑紙白紙”才能合作愉快。充分理

6、解交流（溝通）思想的重要性充分理解交流（溝通）思想的重要性v每個人都生活在組織中每個組織都會開展各種活動而組織活動的目的在于達到組織的共同目標或共識如何順利達到目標關鍵在于上下同事之間的思想交流和相互理解。v如果是一個單獨工作就沒有交流的必要但是組織目標（共同的目標）只有通過大家的分工合作才得以完成因此工作人員之間的相互交流和相互信任就不可缺了。v交流思想并不是單純的表達思想它是一個雙向溝通的過程。v諸如“因為上司也是這樣認為的所以我也持反對意見”之類的表達是一種單向的表達起不到雙向交流的作用也得不到對方的支持與贊同。所謂溝通要求順利地進行上意下達下意上達交流雙方要相互理解達成共識共同達到目標

7、而努力。甚至可以說工作的成果在很大程度上取決于思想交流的效果。交流技巧交流技巧v恰當地向對方傳達相應的情報意見還應能正確理解對方的感受v創造一種全體成員都能自由表達意見的氣氛。因此在日常工作中就應消除各種上下層之間的壁壘相互之間應互相理解信賴。聽取意見的注意事項聽取意見的注意事項希臘神話認為人之所以有一張嘴兩只耳朵是因為人應該多用兩只耳朵聽少用一張嘴說也就是說聽應該比說多一倍。日本有“聽有三益”之說認真聽取別人的意見有三大好外讓對方體會到自己的熱心和真誠可得到各種情報增長見識。效果顯著的交流效果顯著的交流v預先明確交流目的和所要傳達的內容并把它們向有關人員作充分的解釋說明v研究交流的對象預測其

8、反應這樣可達到更好的交流效果v消除彼此之間的隔閡以對方關心的話題開始談話v不要從一開始就持否定拒絕的態度也不要急于下草率的結論v語言要簡潔并能讓對方理解v對于一些特殊的問題要抓住要點在雙方都理解的基礎上再進行下一步的討論v認真聽取對方的意見充分把握對方的情感和愿望。1)積極的聽聞技巧積極的聽聞技巧要能真正聽懂對方的意見必須注意以下三點聽-聽自然的聲音這是一種被 動的聽傾聽-認真動腦聽取別人的意見這是一種積極主動的聽詢問-一邊聽一邊詢問有關情況直到完全理解為止。2）從一個好的發言者到一個好的聽者）從一個好的發言者到一個好的聽者v向對方表示關心和好意認真聽取對方的意見v在聽的時候適當地附和詢問不可

9、破壞談話的氣氛v在交談的過程中不要隨意批評別人的觀點也不可鑽牛解尖挑字眼兒v不要傷害對方的自尊心對于別人的長處要提出表揚v創造愉快的交流氣氛認真聽取別人意見充分理解別人的意圖同時不要忘記以禮人。案例分析及處理案例分析及處理方便他人方便他人-發電郵處理方式發電郵處理方式v以實際的檔案為例進行分析v講解版面的處理要求v修改檔案的處理方式v選擇正確的對象v做好檢查v追蹤結果確認v強調這樣做的目的忠于忠于職守職守-文件管理事例文件管理事例v從一份受控文件的遺失講起v當時文職人員的處理方式v大家討論v揭開引致的不良后果v強調誠信的重要性恪守信用恪守信用-補工衣單的故事補工衣單的故事v以一份申請補工衣單的

10、故事為引子v大家分析討論當事人心理v跟進過程v處理結果v講解遵守自然規律（制度規矩）的重要性善于善于合作合作-一個文職人員的事故一個文職人員的事故v對自己的工作克盡職守v對份外的工作界線分明v在同事間受歡迎的程度v日常工作的態度和處理方式v不幫他人是理所當然的事v要求你做份外工作時的態度v討論自己對待工作的態度及原因v機會總是垂青于有准備的人機會總是垂青于有准備的人如何做一個好的文職人員如何做一個好的文職人員擔任溝通的橋梁擔任溝通的橋梁活用上司的權限活用上司的權限成為上司的智囊成為上司的智囊清楚上司的個性清楚上司的個性-輔助上司應抱入鄉輔助上司應抱入鄉隨俗的精神隨俗的精神掌握進言的要領掌握進言的要領-懂得上司的心理懂得上司的心理便無往不利便無往不利