文员管理公开课.ppt

1、文员管理李团进什么是文员什么是文员文员，即文件管理工作者，是所在部门所有人员的服务员。也就是说文员的主要工作是针对文件。做为一名文员，日常的主要工作就是负责接收各部门文件、复印后分发给各相关人员，本部门所有文件的传送、追踪、回收、整理、归档、保存、销毁等，部门人员所需求的表单制作、打印，协助上司工作，如整理上司工作台面，帮助上司处理一些琐碎、能及的事情，提醒上司有些较为紧急的会议召开时间、急件的签复等。前台文员岗位职责前台文员岗位职责1 接转交换机电话。接转交换机电话。2负责传真收发与登记。负责传真收发与登记。3负责前台接待、登记。负责前台接待、登记。4引见、招待、接送来宾。引见、招待、接送来

2、宾。5负责监督打卡和汇总考勤。负责监督打卡和汇总考勤。6负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。7负责锁门，管理电梯，检查灯光、门窗。负责锁门，管理电梯，检查灯光、门窗。8收发报刊函件及整理保管报纸。收发报刊函件及整理保管报纸。前台文员职责前台文员职责1.负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；3.对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给副总经理；4.负责公司

3、前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净；5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作；认真执行目标卡的管理规定，完成本部门分配的工作和任务 前台文员服务规范前台文员服务规范 程序程序 标准标准 前台前台 造访：造访：1 1客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。问候或欢迎辞。单个人问候标准语如下：单个人问候标准语如下：“先生，您好！先生，您好！”或或“先生，早上好！先生，早上好！”“小姐，您好！小姐，您好！”或或“小姐，早上好！小姐

4、，早上好！”“您好！欢迎来到您好！欢迎来到XXXX公司。公司。”来者是二人，标准问候语则为：来者是二人，标准问候语则为：“二位先生好！二位先生好！”“二位小姐好二位小姐好”“先生、小姐，你们好！先生、小姐，你们好！”来者为三人以上，标准问候语则为：来者为三人以上，标准问候语则为：“各位好！各位好！”或或“各位早上好！各位早上好！”“”“各位下午好各位下午好”“大家好！大家好！”或或“大家早上好！大家早上好！”“”“大家下午好！大家下午好！”对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生好！”“X小姐好！”对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头

5、或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语：“先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！”a)引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人；c)引领客户或来访者接触相关人员，行走引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；示致意；d)进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；进。进入后，

6、回手关门；e)介绍双方，退出。如相关人员抽不开身介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，回应，则安抚客户或来访者稍等，7当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。男性，则着西装，打领带。禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。不穿袜；口腔不卫生。前台文员应该注意什么前台文员应该注意什么那你在接待来访贵公司的人员的时候呢？是坐着还是站起来呢？在别人来到你桌子面前时，至少你应该起个身，毕竟是代表的公司形象啊就象你出去办事情一样，如果接待你的人一直在坐着，并没有起身向你致

7、意，估计你心里对他（她）也不会有什么好感另外，早上见到老总的第一面的时候，应该起身问好如果你不习惯，哪怕你向前微倾下身体，点头问好也是可以的啊慢慢的习惯就好了办公室文员（会议、文书、印信、办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：发）工作职责：1.接听、转接电话；接待来访人员。接听、转接电话；接待来访人员。2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。做好办公室档案收集、整理工作。3.负责总经理办公室的清洁卫生。负责总经理办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。做好会议

8、纪要。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。负责传真件的收发工作。7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。做好公司宣传专栏的组稿。9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16.接受其他临时工作.