文书处理5章.ppt

1、文书处理文书处理【5 5章章】第五章第五章 文书处理流程文书处理流程文书处理流程，即通过公文的拟制、办理、管理、提供利用以及对文书处理的监督控制，构成的机关单位信息流的主要运转流程。学习本章需要理解该流程的特性及其对实际工作的指学习本章需要理解该流程的特性及其对实际工作的指导意义。重点掌握收发文办理、管理流程中各工作环导意义。重点掌握收发文办理、管理流程中各工作环节的含义、工作内容、做法与要求（工作规范和实际节的含义、工作内容、做法与要求（工作规范和实际操作方法）等。掌握办毕公文的确定及其处置方式。操作方法）等。掌握办毕公文的确定及其处置方式。在本章中介绍的几种特殊类型公文，规范类公文、会在本

2、章中介绍的几种特殊类型公文，规范类公文、会议文件以及涉密公文的办理和管理也需要深刻理解和议文件以及涉密公文的办理和管理也需要深刻理解和重视。重视。第一节第一节 文书处理流程的特性文书处理流程的特性一、稳定性稳定性设计文书处理流程的基本要求设计文书处理流程的基本要求二、有序性二、有序性符合文书处理流程的客观规律符合文书处理流程的客观规律三、适应性三、适应性要求文书处理流程不断改进和发要求文书处理流程不断改进和发展展四、规范性四、规范性奠定文书处理现代化的坚实基础奠定文书处理现代化的坚实基础第二节第二节 发文发文拟制与办理拟制与办理l发文拟制与办理即机关单位为制发公文所进行的创制、处置和管理活动，

3、是形成公文的重要阶段。l包括文稿的拟制，l发文印制、发出l与公布等工作。一、起草、会商（一（一）起草 即撰写公文文稿的环节。此处从略。（二）会商（二）会商 即撰拟公文过程中，主办部门对涉及其他机关单即撰拟公文过程中，主办部门对涉及其他机关单位、机构职权范围的事项，需要征得其同意和配合，位、机构职权范围的事项，需要征得其同意和配合，与之进行协商办理为会同签发奠定基础的环节。与之进行协商办理为会同签发奠定基础的环节。1 1工作内容工作内容l从行文形式分，分为（从行文形式分，分为（1 1）联合行文的会商；）联合行文的会商；（2 2）非联合行文，但公文内容涉）非联合行文，但公文内容涉及其他机关单位（含

4、单位内部各机构之间）职权范围及其他机关单位（含单位内部各机构之间）职权范围的会商。的会商。l从行文范围分，分为内部会商与外部会商。从行文范围分，分为内部会商与外部会商。2做法与要求（1 1）内部会商。主办机构应主动与有关部门（机构）协商。）内部会商。主办机构应主动与有关部门（机构）协商。（2 2）外部会商。）外部会商。（3 3）明确范围。）明确范围。l 一方面一方面“涉权必会涉权必会”；l 另一方面应该尽量减少协商对象和控制协商范围。另一方面应该尽量减少协商对象和控制协商范围。（4 4）选择方式。选择方式。不同情况分别不同情况分别选用不同方式选用不同方式：书面协商书面协商电话协商电话协商会面协

5、商会面协商二、审核、签发（一）审核 亦称发文核稿，指公文草稿呈送负责人签发前对文亦称发文核稿，指公文草稿呈送负责人签发前对文稿进行全面审查与修正的环节。稿进行全面审查与修正的环节。1 1工作内容工作内容 发文审核内容和要点主要包括发文审核内容和要点主要包括“三关三关”，即：，即：行文关内容关形式关2做法与要求（1）在机关单位中一般是以什么名义行文就由什么部门（人员）审核。具体情况包括：l本单位一般发文稿本单位一般发文稿由综合办公部门统一审核，具体由办公部门负责人、由综合办公部门统一审核，具体由办公部门负责人、业务部门负责人或秘书人员分别负责；业务部门负责人或秘书人员分别负责；l需要发文机关审议

6、的重要公文文稿需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）初核；，审议前由发文机关办公厅（室）初核；l重要文稿或上级负责人直接交办的文稿重要文稿或上级负责人直接交办的文稿，可由本单位负责人亲自参与审核；，可由本单位负责人亲自参与审核；l必要时必要时可以传批或会议形式，请其他相关负责人分别或共同审核并批示修改可以传批或会议形式，请其他相关负责人分别或共同审核并批示修改意见，其中主批人应明确签署意见、姓名和完整日期，其他审批人圈阅或者签意见，其中主批人应明确签署意见、姓名和完整日期，其他审批人圈阅或者签名的，视为同意；名的，视为同意；l例行事务性公文稿例行事务性公文稿、填写而成的模

7、版式标准公文稿可径由拟稿人自行检查修、填写而成的模版式标准公文稿可径由拟稿人自行检查修改后送有关负责人核准签发。改后送有关负责人核准签发。（2 2）发文审核者要站在大局的角度和发）发文审核者要站在大局的角度和发文机关的位置对文稿进行把关，审核文机关的位置对文稿进行把关，审核应该先管宏观，后理微观。应该先管宏观，后理微观。（3 3）修改审核文稿的不同做法：）修改审核文稿的不同做法：l直接修改。退回修改。会稿修改。直接修改。退回修改。会稿修改。l审核完毕，审核者应在审核完毕，审核者应在发文稿纸发文稿纸相应栏目内签注姓名和日期，以示负相应栏目内签注姓名和日期，以示负责。责。（二）签发l即由机关单位负

8、责人或被授予专门权限的部门负责人对审核后的文稿进行终审，签署核准意见、姓名和完整日期的环节。l签发是公文法定的生效流程之一，具有决策性质。l公文草稿一经签发即成定稿，具备正式效力，成为缮印复制正式公文的标准稿本。1工作内容 是负责人履职的工作环节，必须依法、依职进行。_针对不同发文的内容与性质，_根据签发人身份、职责分工，_确定签发类型，以使公文通过法定的生效流程。2签发类型l正签：指签发人在自身法定职权范围内签发公文。l代签：指根据授权代他人签发公文。l会签：一是指联合行文的各单位或部门负责人共同签发公文；二是指由一个单位或部门制发公文时，将内容涉及其他单位或部门的公文稿送有关部门会商、会稿

9、，签批发文意见。会签可由主办单位负责组织各协办单位同时集中签发；也可由主办机关首先会签可由主办单位负责组织各协办单位同时集中签发；也可由主办机关首先签署意见，协办机关依次会签。签署意见，协办机关依次会签。一般不用向各方分送复印件副本会签的形式。一般不用向各方分送复印件副本会签的形式。根据会签文稿印发的正式公文应该抄送会签部门知晓该文并存档备查。根据会签文稿印发的正式公文应该抄送会签部门知晓该文并存档备查。会签遇到分歧，应由主办单位主要负责人出面协调，仍不能取得一致时，有会签遇到分歧，应由主办单位主要负责人出面协调，仍不能取得一致时，有关单位可以列出各方的理据和建设性意见，形成会议纪要会签后报请

10、上级协调关单位可以列出各方的理据和建设性意见，形成会议纪要会签后报请上级协调或裁定。或裁定。l核签：又称加签，指上级机关负责人对下级机关或部核签：又称加签，指上级机关负责人对下级机关或部门所制发公文的核准签发。有的授权行文按规定需要门所制发公文的核准签发。有的授权行文按规定需要授权机关核签（加签）时，需在核签后的文稿中注明授权机关核签（加签）时，需在核签后的文稿中注明“经经（上级）同意（上级）同意”。l草签：指承办部门负责人对公文草案、代拟稿的签发。草签：指承办部门负责人对公文草案、代拟稿的签发。草签后的文稿仍属于草稿。草签后的文稿仍属于草稿。核签过多，容易造成下级对上级的依赖性或核签过多，容

11、易造成下级对上级的依赖性或推卸责任；同时也使上级陷入部门分管的具推卸责任；同时也使上级陷入部门分管的具体事务，所以应尽量控制公文核签的范围和体事务，所以应尽量控制公文核签的范围和数量；凡已明确授权下属代签的例行业务公数量；凡已明确授权下属代签的例行业务公文，可不再核签。文，可不再核签。3做法与要求l分层签发，明确权限。（1）以机关名义发文，由本机关单位负责人审批签发；其中重要公文和上行文由机关单位主要负责人签发；（2）授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发；（3）以内设机构名义对内发文可由该机构负责人签发，其中重要公文可由机关有关负责人核签并在文稿中注明“经同意（批准）”

12、；（4）根据法定会议决定事项起草的公文，视其内容分别由会议主持人签发或授权办公厅（室）主任签发；（5）联合发文径由所有联署机关级别对等的负责人会签。l先核后签，规范操作。即先审核，后签发，遂成定稿，具有正式公文效力；定稿未经原签发人同意，一般不再改动。签发意见须完整周全、书写规范，应当签署意见、姓名和完整时间（年、月、日），书写在发文稿纸相应栏目内，代签应标明.使用符合归档要求的书写材料.对于重要的或需要办理的签发意见应当重视并办理，并将办理结果反馈签发人。签发时圈阅或者签名的，视为同意。三、复核、注发、印制 属于发文办理的流程。即在定稿形成后，通过各种技术手段和后续环节最后制成发文正本的环节

13、。（一）复核l复核即对已经签发后的公文文稿在印发前再次进行技术性审核修订的环节。l复核重点：审批签发手续是否完备；公文内容是否准确；附件材料是否齐全；格式是否统一规范等。l属于文书工作机构或人员的专项工作职责，可以直接由其负责；但如果需要对文稿进行实质性修改的，应当报原签批人复审和重新签发。（二）注发 即在形成公文定稿后批注制发要求的环节。旨在使签发意见进一步具体化和技术化，为制作公文正本规定具体流程与标准，以利操作。1注发内容 （1）注明对于公文具体发授范围、级别的限制；确定文稿的紧急程度、秘密等级；确定印发份数、印刷和发出时间，缮印方式与发送方式。（2）编写并注明发文字号。（3）确定公文版

14、面要求或格式。（4）向交办、催办部门或人员销办。2做法与要求l注发由发文单位综合办公部门（文书工作机构）、文书人员负责；如果注发内容在办文中已由起草者、审核者填写，文书人员仅履行检查手续即可。l一般中小机关和基层单位对发文的注发相对简化；在大机关或领导机关，重要发文的注发叫批注，是成文定稿后发文前的一个重要环节，即依据领导批示、发文意图、机关例行规定等操作。l注发项目全面、详尽，并逐一填写专门设计的“公文批注单”，或填写在发文稿纸相应栏目中。（三）印制（三）印制 主要包括印制、校对、盖印（签署）。1.印制印制方式包括：（1）手工缮写（2）机械印制，（3）印刷，2校对l校对要求。（1）忠于定稿，

15、对定稿负责。（2）纠正公文印制中的错漏；（3）笔误或文字技术方面的错漏校对人员可以径直纠正；无把握的需请示领导或与拟稿部门联系后妥善解决；内容方面的问题校对人员切不可擅自改动，应交给秘书部门或拟稿部门处理。（4）按照国家标准GB/T14706校对符号及其用法操作。l校对方法。比较适合公文校对的是对校法、折校法和读校法。3用印（签署）是制发公文时在正式公文文面上形成生效标志的环节。(1)用印的含义与操作l用印即在公文落款处加盖发文机关印章证实其法定或特定效力的环节。适用于以机关单位名义制发的公文。以印章作为发文的生效标志在我国内地最为普遍。l用印要求：一是印章应与版头上的发文机关标志、落款处的发

16、文机关署名相符；必要时上级单位可为下级单位或临时机构的发文代章，并标明“代章”字样；除纪要以及签署生效的公文外，机关单位正式公文有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章后方可有效。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。二是专人妥善保管和使用，用印前应履行批准签发和登记手续。三是用印监管。四是盖印位置和要求按有关规定操作。五是电子印章或电子签名的使用按照有关规定操作。(2）签署的含义与操作l签署即由负责人在公文正本落款处标注签发人职务、姓名或加盖签发人签名章以证实其法定效力的环节。一般适用于以机关单位主要负责人、法定代表人名义制发的公文。l海外很多国家和地区以及我国内地一些企事业单位以签署作为公文生效标志。l签署权一般由正职负责人专有，副职不必联署（特殊情况下副职签署应出具授权书），公布性公文尤其如此.l有的专用文书如合同、证书等，需要既用印又签署。第三节 收文办理l收文办理即机关单位对来自外部或内部的公文进行接收、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。l包括收文的接收、承办、传阅、催办等工作。一、签收、初审、分办（一）签收 即机关单位的文书工作机构、专（兼）职