教育行政执法文书制作及归档的暂行规定.docx

1、教育行政执法文书制作及归档的暂行规定教育行政执法文书制作及归档的暂行规定第一章 总 则第一条 为加强教育违法行为的依法治理，提高办案质量和行政执法文书的制作水平，规范执法案卷的归档管理工作,根据行政处罚法档案法实施办法和教育行政处罚暂行实施办法等法律法规的规定，结合我县教育行政执法工作的实际，制定本规定。第二条 本规定适用于全县教育行政部门在教育行政执法工作中，对行政执法文书的制作和案件材料的立卷归档管理。第三条 教育行政执法文书（以下简称“文书”）的制作，必须符合有关法律法规的规定，做到内容完整、表述准确、说理充分、用语规范。案件材料的立卷归档，应当纳入到执法工作中依法进行管理。第四条 文书

2、分为内部文书和外部文书。内部文书是指在教育行政部门执法活动中内部使用，主要记录内部工作流程，规范执法工作程序的文书。外部文书是指教育行政部门执法活动中对外使用，具有法律效力的文书。第二章 制作文书的具体要求第五条 教育局各部门在制作文书时，应当按照规定的格式，统一用 A4 白纸打印或者填写。文书填写应当使用蓝黑色或黑色签字笔或钢笔，做到字迹清晰、文面整洁，无修改现象。第六条 文书设定的栏目，应当逐项打印或填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用划线标注。文书中除案号、编号、地址号、身份证号、金额、数量、工作日、年月日等内容必须使用阿拉伯数字外，其他内容应当使用汉字打印或填写。第七条 文书应

3、当使用公文语体，语言规范、简明扼要、严谨平实。第八条 文书中“案由”的填写，为“当事人姓名(或单位名称)+违法行为性质+案”。在立案和调查取证阶段，文书中“案由”应当填写为“当事人姓名(或单位名称)+涉嫌违法行为性质+案”。第九条 制作教育行政处罚当场处罚决定书教育行政处罚告知书教育行政处罚决定书等外部文书，应当编注案号。编号格式为：教育行政部门简称+执法种类+文书类别+年份+文书顺序号。第十条 文书中当事人的情况，按照如下要求填写：根据案件情况确定当事人为“公民”或者“法人或其他组织”的，“公民”、“法人或其他组织”不能同时填写。当事人为公民的，姓名应填写身份证或户口簿上的姓名、性别、民族、

4、出生年月日、住址应以身份证或户口簿上的内容为准，家庭的实际住址与身份证或户口簿上地址不一致的，应当填写实际居住的地址。当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人(负责人)、地址、统一社会信用代码等事项应与行政许可登记注册的信息一致。第十一条 教育行政执法人员（以下简称执法人员）制作的调查（询问）笔录、现场检查(勘验)笔录、听证笔录等文书，应当现场交给当事人阅读核对后，由其签字或盖章确认。笔录内容无误的，应在笔录上写明“以上笔录已阅读，内容无误”字样，并签名和注明日期确认。如果笔录有遗漏或者有差错的，阅读人可以要求执法人员对相关内容进行修改和补充，但应当在改动处签字、盖章或压指印确认

5、。当事人拒不到场或者拒绝在阅读笔录上签字盖章的，执法人员应当在笔录中注明情况，并由邀请在场见证的其他人员签字予以证明。第十二条 文书首页记录纸不够记录时，可以附纸记录，但应当注明页码，由承办案件的执法人员签名并注明日期。第十三条 文书中的内部审核、审批意见，应当做到表述明确、内容简洁、没有歧义。第十四条 向当事人送达的通知书、告知书、决定书等文书，应当以教育行政部门的名义作出，并加盖教育行政部门的印章。需要送达的文书，应当使用送达回证送达，由当事人直接签收，也可以由与其同住的成年家属或委托的代理人签收。第十五条 文书中注明加盖教育行政部门印章的地方必须加盖印章，加盖印章应当清晰、端正，做到“骑

6、年盖月”。文书尾部要求签名或注明日期的，应当准确无误，并由执法人员、书记员、审核人、审批人手签姓名，不得打印。第三章 具体文书适用及制作第十六条 教育局各部门在办理适用简易程序进行现场处罚的案件时，应当制作现场处罚决定书。在现场处罚决定书中，应当写明违法行为发生的时间、地点、违法行为的事实、性质、情节及带来的危害后果等情况，注重说理性阐述。在法律适用上，应当写明所依据的法律、法规、规章的全称并具体到条、款、项、目；文书表述的内容应当具体、明确、清楚，逻辑应当清晰。第十七条 在办理行政处罚或其他行政权力的执法案件时，应当填写案件立案呈批表，履行立案的报批手续。立案呈批表应当写明案件的来源，按照行

7、政检查发现、群众举报、上级交办、有关部门移送、报刊媒体曝光等情况据实填写；介绍案件情况时应当写明简要案情，包括当事人涉嫌违法的事实、能够印证事实的相关证据等内容和违法行为涉嫌违反相关法律法规的规定。第十八条 教育局各部门为查明当事人存在的教育违法事实，在收集证据，向有关人员调查了解当事人违法行为的情况时，案件承办人应当制作调查（询问）笔录。调查（询问）笔录应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括时间、地点、违法情形、事实经过、因果关系及危害后果等内容。询问当事人应当由 2 名以上人数的执法人员进行，并做到一个被询问人一份笔录，一问一答。询问人提出的问题，如被询问人不回答或者拒绝回答的，

8、应当写明被询问人的基本表情状态，如“不回答”或者“沉默”等，并用括号标注。第十九条 教育局各部门在对与涉嫌违法行为有关的物品、场所或者因为违法行为引起的安全事故等进行检查或者现场勘验、事故调查时，应当制作现场检查(勘验)笔录。现场检查(勘验)笔录应当对被检查(勘验)的内容（包括与事件发生有关的物品名称、数量、形态、规格）或勘验现场的具体时间、地点、范围、状况及初步判断引发事故的原因、事故现场的处置情况、已经造成的影响（损害后果、网络舆情）及涉事当事人的基本情况等内容，作出全面、客观、准确的记录。对现场绘制的勘验图，拍摄的照片和采取录音、录像等方式作出的执法全过程记录资料，应当在现场制作的笔录中

9、给予注明。第二十条 教育局各部门在查处案件过程中，对可能灭失的证据进行登记保全时，应当制作证据登记保全清单，并记录在案。证据登记保全清单中应当对被保存证据的名称、数量、形态、规格及相关说明等内容作出清楚的记录。当事人应当在证据登记保全清单和笔录上签署“内容已阅读，上述登记的证据目录经核对与原件无异”的意见，并签名和注明日期。当事人不在现场或阅读笔录以后拒绝签名的，执法人员应当现场张贴证据登记保全清单，并拍照或摄像记录、留存资料，在笔录上注明情况经过。第二十一条 执法人员在案件调查结束后，应当将案件调查经过、证据材料、调查结论及拟处理意见整理以后，制作调查处理意见书，并向教育行政部门负责人提交调

10、查处理意见书。教育行政部门负责人应当认真审查调查结果，按照行政处罚法第三十八条的规定，根据不同情况作出决定。调查处理意见书应当注明发现违法行为的时间、发现途径、违法行为当事人、违法行为的发生地点、违法行为内容等违法事实、情节和后果，以及开展调查取证的全部过程。执法人员应当根据案件的调查情况和有关法律、法规规定形成调查结论，并提出拟处理意见。经过调查发现违法事实不存在的，应当写明建议终结调查并结案等内容的处理建议；对依法应给予行政处罚的，应当写明给予行政处罚的种类、幅度及所依据的法律法规等。对重大、复杂或者容易引发争议的案件处理，应提交教育党工委（党组）会对案件进行分析和审议后作出决定。第二十二

11、条 教育行政部门根据有关法律、法规的规定，责令违法当事人纠正违法行为的，应当制作责令改正通知书。责令改正通知书应写明当事人的基本情况，已查明的违法事实、违法行为带来的危害后果，责令改正违法行为的法律依据和时限。第二十三条 教育行政部门在作出行政处罚决定前，应当制作教育行政处罚告知书，告知当事人拟作出行政处罚决定的事实、理由、依据和处罚的种类、幅度及当事人依法享有的权利义务。作出行政处罚的教育行政部门根据案件是否符合听证的条件，决定适用一般案件文书或者是听证案件文书。教育行政处罚告知书，应当写明当事人存在的违法事实、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据，并告知当事人依法享有的陈述

12、和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限。对违法事实的阐述应当完整、明确、客观。第二十四条 教育局各部门决定举行听证会并向当事人告知听证会事项的，应当制作教育行政处罚听证通知书，并于举行听证会的 7 日前通知当事人。行政处罚听证通知书中应当告知当事人举行听证会的时间、地点、方式(公开或不公开)，主持人的姓名、工作单位及职务以及当事人可以申请回避和委托代理人等事项。第二十五条 教育行政部门决定举行听证会的，应当制作听证笔录，记录听证会的全过程内容。听证笔录应当写明做出行政处罚决定的教育行政部门提出被处罚人存在的违法事实、用以佐证事实的证据和作出行政处罚的意见。被处罚当事人作出的陈述、申辩的理由

13、以及是否提供了新的证据，证人证言和质证、印证过程等内容。听证会结束以后，承办案件的执法人员、当事人或其委托代理人应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期；证人应当在记录其证言之页签名和注明日期；听证会主持人和记录人应当在尾页签名和注明日期。第二十六条 教育局各部门适用一般程序对当事人作出行政处罚决定，应当制作教育行政处罚决定书。教育行政处罚决定书应客观、全面地描述违法事实的描述。阐明当事人违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等；列举的证据应当是经过审查的有效证据。作出行政处罚决定所依据的法律、法规、规章，应当写明全称和列明适用的条、款、项、目。行政处罚内容应

14、当主次分明、具体明确，写明行政处罚种类、数额、期限等；作出罚款的行政处罚，应当写明指定的收款银行名称和帐号。对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由，在文书中应当作出说明；经过听证程序的，应当予以载明。有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或减轻行政处罚的，应当写明。应当告知当事人有申请行政复议、提起行政诉讼的权利、途径和期限；法律、法规规定复议前置的，可以只告知行政复议的途径和期限。行政处罚决定书必须加盖作出行政处罚的教育行政部门印章。第二十七条 教育局各部门送达行政处罚决定书，应当制作送达回证。送达回证应载明送达机关、送达人员、受送达人、送达地点、送达时间、收件人等内容。送达机关是指作出行政处罚的教

15、育行政部门；送达人员是指办理行政处罚案件的执法人员或者是委托的有关人员；受送达人是指受到行政处罚的案件当事人；送达地点应表述准确、规范，具体到城区、街道、门牌号和房间号；送达时间应具体到年、月、日、时、分，由收件人手签；收件人不是当事人时，应当在备注栏中注明其身份和与受送达人的关系。第二十八条 向人民法院申请强制执行的行政处罚决定书或其他有执行内容的文书、人民法院的行政判决书等，应当制作行政强制执行申请书。行政强制执行申请书，应当载明受理强制执行申请的人民法院全称。受理法院一般为申请强制执行的教育行政部门所在地法院，执行标的为不动产的，受理法院为不动产所在地法院；载明被申请人在法定期限内是否提

16、出行政复议、提起行政诉讼和写明行政复议决定、行政判决书履行内容的有关情况；载明被申请人必须履行的法律文书内容和履行期限，即行政复议决定书中确认的行政处罚内容和人民法院裁判文书确认的行政处罚内容和明确的期限。申请人民法院强制执行时，应当同时提交已经生效的文书和人民法院作出的行政判决书。第二十九条 执法人员在办理案件终结以后，应当制作结案报告，按照程序上报教育行政部门负责人批准后结案。结案报告应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明行政处罚决定的内容及执行情况；不予行政处罚的写明理由；予以撤销案件的，写明撤销的理由。第四章 文书的归档及管理第三十条 案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过

17、多的，可按照一案多卷组卷归档。第三十一条 案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。封面题名应当与案由一致。卷内目录应当包括序号、题名、页码和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。第三十二条 案件文书材料应当排列有序，按办案流程的先后时间顺序进行排列，或行政处罚决定书在前、其余文书按办案流程的时间顺序进行排列。不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料，应当制作成便于保存的光盘放入证据袋中，并注明录制的内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。第三十三条 当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷，应当将上级作出的行政复议决定书或人民法院办结案件的法律文书附入原卷归档。第三十四条 卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次打印页码；页码编写在有字迹页面正面的右上角或者是无字迹页面（背面）的左上角；大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角打印页码；A4 横印材料应当字头朝装订线摆放好再打印页码。第三十五条 执法人员完成立卷后，应当及时向档案室移交案卷进行归档，或将所立案卷卷宗交由执法单位统一保管。案卷归档以后，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。第三十六条 本规定自印发之日起实施。