货代业务员打电话技巧.doc

1、Q1.第一次CALLING时向对方要求转接船务进出口负责人,对方问:你是哪里?有什么事;当自我介绍后,对方马上响应:她不在或她在忙,就要结束此通电话.A1.先向对方抱歉,打扰了,请问贵司负责此工作的是哪一位先生或小姐?贵姓呢?分机几号?至少得到这些信息后,可以在下一通电访时,直接切入找到本人,避免被恶意阻档掉.Q2.询问出口地整并柜时对方不耐的应付响应:全世界都有出A2. 不好意思我可能没办法马上把全世界的运价都提供给你,但现在我手头上有几个区域价格非常的好,绝对可以降低贵司的运输成本,请问你有出日本吗?美国呢?香港呢?上海呢?广东省呢?东南亚呢?确定某几个点后向对方说:我先提供这些点先给你参

2、考 ,创造出真正有出口点的报价机会,并且持续追踪.Q3.大部分CALLING时都没问到出货品名及淡旺季.A3.因知道货物品名，久了可以知道归纳出那个航线出什么货多，其谈旺季在何时，在CALLING该线的量时可以依品名去进攻，也可以先做布局。知道品名尚可以先为所出的货把关,是否为危险品、化学品、机器、食物.可提醒客户做好包装或检具文件资料等等.Q4.追踨新客户没找到主要出货决策者.A4.有时和SHPR连络一段时间仍然问不出个所以然来，有可能其只是经办，实际决策是其主管或背后的老板,可以问SHPR决定者是谁，可请代为引见一下或约好下次见面时间，如此擒贼先擒王才能有较明显的效果。Q5.电话拨错,不多

3、谈,即挂断A5.可表明我们为国内知名海空运公司,顺便问其是否为公司行号,有无进出口,一通拨错的电话,或许是一个商机。Q6.重拨后,找到谢太太,告知无直接外销云云A6. SHPR告知无直接外销,可能是事实,亦可能是推托之辞,可安排顺道拜访,了解虚实,谈的愉快,可能有机会或请其介绍贸易商,状况不佳或属小型家庭代工,可即DROP此CASE,无须浪费时间。Q7.第一次开发,在询问客户基本资料过程,零零散散,不流畅,甚至问所非当问。A7.资料明明SHOW和勒YACHT,还问公司出口COMMODITY,显示打电话前信息过滤不用心,如能CALLING前,先上网查询客户资料,掌握DATA,如成立时间,产品名,

4、贸商或是工厂,进出口之实绩.,则在与客户对谈时,内容不致生疏,有助于关系之拉近以及相关船务信息的取得。Q8. SALES CALLING新客户时提及沛华船务公司,对方反应:沛华产物/沛华床务.等A8. SALES应对我司业务范围及性质作明确告知并询找正确PIC推销我司业务我司为海空运货物承揽运送公司,运送方式为货柜运送及不满整柜货物之运送及航空货物运送服务对象为有作进出口业务之贸易公司或制造业的国外业务人员或船务人员.对其作电访,了解其需求给予正确的报价.Q9.电访的过程中,常会发生对方不耐烦,或不友善的语气A9.其实SALES应常练习且尽量提高音量保持高度亢奋精神并充满热情,对方一定感受的到

5、,避免制式的电话访问,甚至照本宣课的询问只为传报价单,其实效果不大,利用从旁辅导随时提醒之.Q10. sales:请问贵公司出口到哪里shpr:我们公司出口到东南亚.sales:请问到东南亚哪里?shpr:.马来西亚,越南,泰国sales:请问是基隆出吗?shpr:桃园sales:请问是整柜or并柜?shpr:整柜A10.当shpr提出我司出东南亚,或其它国家时,当shpr不太想说的时候,一定要用诱导的方式套出目的港如,哪贵司有出新加坡吗?曼谷?越南?一一让shpr说出来,另外到亚洲的并柜货,几乎结关地都是基隆为主.所以shpr说桃园结关,那肯定是整柜Q11. Shpr说本司都有固定配合的FW

6、R,不用报价. (一般业务可能只说:谢谢)A11.小姐!那是一定的(要大声,有自信)!我的客人也是固定配合我.因为我这个人只要市场上一有任何价格变化,我会马上告知所有客人,所以都可以配合很久,客人也非常相信我.(此时不要等对方反应or发出任何声音,继续说)像我现在报价给你,如果觉得贵,可以马上撕掉,如果很棒的话,妳也可以走我一小票货试试看,绝对不会让你失望的.再不然的话,价钱比你现在配合的FWR好,就赶快跟她们COMPLAIN,叫他们降价(就算我们做不到,也要让同行赚不到) .小姐!请问我要报哪些港口. (一般都会成功)Q12.电话中,新业务被客户的节奏所影响,客户想尽快结束电话,A12.不要

7、被客户的节奏所影响,想草草结束的客户,可以跟他说,您现在在忙吗?如果是,可以晚一点再拨.如果是客户不需要,可以传个人资料,请他有需要再来电询问.Q13.新业务为了能报价便迁就客户,信息都问不齐全就草草结束,为了calling而calling.A13.所有信息一定要问清楚,包含:1. 装货港,卸货港(包含国名,州名):以英文为主,相同地名很多,避免报错价送错地点.2.FCL or LCL.3.海运进口or出口4.空运品名,公斤数:品名可大概了解是拋货或是重货,空运运价是tier rate,所以问客户大概出几公斤的货,可以准确报价.5.运送模式与品名:如美国线(Mini-Land Bridge,A

8、ll Water Service, Interior Point Intermodal, Door Service,Commodity)如大陆线(要问批文合同的清关地,华中或是华南).华南(是经一线海关by专车,经福田,或是经香港转二程船)华中(是直通关或经上海转)现在的Shipping都很精,唯有在电话中先显出你的专业,才能使他留下映像,对你的报价有兴趣,不然,辛苦作的报价,也不过是垃圾桶里的一张废纸.Q14.客户回答你们公司已经有人跟我连络了A14.建议新进业务回答方式:这样子喔那请问是那一位在跟你连络.如果客户说的出业务的名字.就可以帮忙套一点信息再告诉原业务.如:那是不是价格方面的问题

9、不然怎么还没有机会配合客户可能会回答价格太高或最近没货等等.再把讯息告知原业务如果客户说不出业务的名字那就当成新的客户开发告诉客户:希望你再给我们一次机会我一定报一个很漂亮的价格给您Q15.客户回答我们不配合你们公司A15.先了解原因如是因为业务本身的问题或CASE没处理的让客户满意其实这样的客户还是有机会配合只是要花比较多的时间跟精神。如果是公司政策没办理配合如月结时间太长或帐款很难清等等这样的客户就不要再花时间直接放弃.并告知管理部做记录给全公司的业务备注Q16.如果遇到客户告知都是指定货的应对A16.告知客户我司有周刊赠送,确认公司正确地址及船务负责人资料无误后再借机拜访,一方面确认该公

10、司规模是否要长期经营,一方面确认是否真的是指定Q17.如果遇到客户告知由报关行抓船的应对A17. a.请客户告知报关行的联络资料b.查询公司出口系统是否有配合的业务c.一旦确认没有配合则已开发新客户的方式联络报关行,争取配合机会Q18.新进业务同事遭遇客人以指定货为由敷衍时无法以有效或是有兴趣的议题吸引客人注意，比方留资料供参考提供该航线目前应注意事项或反映该市场目前最新运价供客人做成本参考，适时提供相关信息并进一步互动Q19.开发客户资料的搜集-目前新进同仁的资料多半为公司所提供的世贸旧资料为主因为资料的重整，开发时遇到错误的通数颇多造成时效上的浪费没办法扩大有效报价的基数建议新进同仁在搜集

11、资料时，可以多元化一些比方适时到世贸访客时去图书中心浏览一下有没有参展最新的名录可以选购或是上网，去找进出口厂商的名录Q20:报价不只是报价.A21.我们争取到报价机会时,必须把握机会说出我们的利基,让报价更有吸引力Q22:对谈态度切忌死板.A22.不论电访或面访,一定要拿出朝气,这显示出我们的信心,而且一定要有亲切感,否则将变成质问的窘境.Q23.客户提及进口欠费问题.A23.规定不可欠费.可请其报关先行代垫.Q24.客户提及代为电放提单问题.A24.电放需客户或由客户委托报关电放.如需我司代为电放提单.亦要先请客户先附上切结书.Q25.客户告知有出口大陆,深圳,无锡,上海,可报价参考.或客

12、户告知目前都改大陆出货,台湾很少,SALES就谢谢,没再追问.A25.应可以多问一些如目前是配合哪家同行或哪家CARRIER,可作为你报价的切入点参考.如:走亿通,海华,你大概就可知道其价格可能较低,若其是走COSCO或WHL,可能价格高些.而不会让你陷入没概念的情况,而以统一低价去报价.另大陆出货也可以问问是从大陆哪个点出货,台湾安排或是大陆工厂抓船,这些都可作记录,或许可发展三角业务.Q27.CALLING时新人对话要清淅且声音要宏亮,说话要诚恳,最好是表现的很有诚意,要把谢谢,不好意思.抱歉,麻烦,挂嘴上表现很有礼貌的样子,就像银行和保险打电话给你时你也是想听到很诚恳的声音,相对的你的客

13、人也会有这样的想法,在CALLING时要有企图心,说辞要有吸引力,问问题时要讲重点,要很清楚的知道你要从客人那得到什么信息,我们可以提供给客人什么报价和服务,做业务一定要与别人要有差异化,要不然没有特色那就没什么搞头.Q28.货主告知,国外客户指定,不需要,不太愿意继续谈.A28.通常我会告诉业务1)结束Calling,若是cs客户,就先连络报关行,是否可从报关行取得一些信息.2)若是未配合过客户,就先传公司资料及个人简介给客户.Q29.港口熟悉度不够.A29.应多calling电话及看船报.Q30.对谈内容较不能引起客户的兴趣,建议以四大航线为基础,要业务主管提出近一个月的巿场行情,附加费实

14、施要点(含何时生效,金额等),供新进业务calling时能参照运用,期使谈话内容较为生动.Q31.面对全世界都有出货的客户,应该将我司目前所主推行销活动,再次予以加强,如香港线特价,或某一单点开柜促销价等.建议请各业务主管提出该航线目前主推促销活动给新进业务calling时参考!Q1:客户常说我们公司有很多人联络过.ANS:可以先询问客户是否对拜访过的业务有印象,假如有印象就不用再互相竞争切忌恶性砍杀,但是没有印象就可以再问客户最近是否有我司的业务传最新的报价单,因为运价波动频繁的话可以把握机会积极的报价争取配合.Q2:客户收到报价单后觉得价钱还不错但是会质疑我们国外会不会超收LOCAL来补运

15、费的不足.ANS:可以跟客户解释说国外的LOCAL CHARGE其实都是固定的,除非是有一些大客户会有SPECIAL RATE.另外我们也可以提供我们国外代理的资料及收费明细让国外客户先参考比较,OK后再配合避免事后困扰.Q3:SALES在CFS报价中,忘记告知客户以CBM或以吨(运费吨)来计价,CASE STUDY:有客户询价到东莞市去,SALES报给客户运价是USD85/CBM,但却未告诉客户此报价是以1个CBM或是1000KGS(1吨)来计价,客户的货是3/CBM,10000KGS (10吨),客户认为他只要支付USD255的运费,但实际上我司要跟客户实收USD850,事后造成不少的困扰(客户也误会误解我们乱报价)所以业务要有成本观念,CALLING前一定要准备充裕除了NOTES的成本要会查遇有特殊CASE一定要请教主管及航线OP主管知道真正的成本所在