村级档案管理实施细则.docx

1、村级档案管理实施细则旬邑县村级档案管理实施细则第一条 为了建立、健全全县村级档案管理制度，加强村级档案管理，更好地为社会主义新农村建设服务，根据中华人民共和国村民委员会组织法、中华人民共和国档案法、陕西省档案管理条例及档案管理有关规定，结合我县实际，制定本实施细则。第二条 本实施细则适用于本行政区域内村级档案管理工作。第三条 本实施细则所称村级档案，是指村民委员会（以下简称村委会）及其党组织在其从事政治、经济、科学技术、文化教育、社会实践等活动中直接形成的对国家、集体和社会具有查考保存价值的文字、图表、帐册、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。第四条 县档案局负责全县村级档案的监督、指导

2、和管理工作，各乡镇人民政府负责本行政区域内村级档案工作的监督和指导。第五条 各村委会及其党组织应规范档案工作，所形成的档案实行集中统一管理，确保档案的齐全、完整、规范、安全和有效利用，凡列入归档范围的文件材料均应归档保存，任何组织和个人不得据为己有。第六条 各村档案工作应在其村委会及党组织领导下，明确一名领导分管，由村会计兼职档案员，负责本村各类档案收集、整理、归档、管理工作，并对村办企业或其它组织的档案进行监督指导。第七条 各村委会应当配备适应档案工作需要的档案存放室、档案装具和有关设施设备。第八条 每个村委会为一个归档单位。村党支部、村委会及其他组织所形成的全部档案为一个全宗，全宗名称由乡

3、镇和本村村名组成，档案原则上自行保管，方便利用；保管条件暂不具备的，其档案可由乡镇代管。第九条 各村委会及其党组织应根据本实施细则制定档案分类大纲、归档范围、保管期限表，搞好文件材料的收集、整理、鉴定、归档、保管和利用工作。第十条 文件材料归档的基本范围、档案分类方案及保管期限（分为10年、30年、永久），另行下发。第十一条 归档时间（一）文书材料于次年三月底前整理归档。（二）会计报表、帐簿、凭证等由会计人员在年终结帐后整理归档。（三）基本建设文件材料在项目竣工后三个月，由工程主管人员向档案管理人员移交归档。（四）设备文件材料在设备、仪器购进启箱时，由主管人员将全套随机文件及装箱文件和开箱记录

4、、安装调试材料及时交档案管理人员统一归档。（五）照片由拍摄者洗印完毕后将有保存价值的照片、底片及其说明，一并向档案管理人员移交归档；录音、录像、光盘等由负责筹办此项工作人员在活动结束一月内向档案管理人员移交归档。（六）其它门类和载体的文件，按县、乡档案部门有关规定及时向档案管理人员移交归档。第十二条 归档文件质量基本要求（一）案卷应符合组卷原则，按文件材料内在联系和其它特征，区分文件材料的保管期限和类别，分别组成案卷。（二）案卷封面填写准确、齐全，题名要简明确，标明责任者、问题、名称，能揭示卷内文件内容。（三）卷内（盒内）文件排列有序，凡有文字、印章等信息的页面均应编写页号。（四）卷内文件目录

5、、归档文件目录、案卷目录填写清楚、准确。（五）卷内（盒内）备考表填写真实、清楚。（六）保管期限划分准确。（七）案卷（归档文件）装订结实、整齐，卷内无金属物。第十三条 各村委会及其党组织应编制适应档案提供利用所需要的检索工具，主要编制文书档案案卷目录、归档文件目录、会计档案目录、科技档案分类目录、声像实物档案目录等。第十四条 村委会及其党组织应编写本村大事记、机构沿革、重要数字汇编、名优特产品介绍等编研资料。第十五条 各村委会及其党组织应建立档案查阅登记和利用效果登记簿，每年向乡镇档案室报送查档典型事例。第十六条 各村委会及党支部应建立档案鉴定、销毁制度，成立档案鉴定、销毁小组，对需要销毁的档案

6、进行逐卷、逐件登记造册，报乡镇党委和政府批准，由县档案行政管理部门进行监督指导，并由两名以上人员监销。登记表一式两份分别归入乡镇、村委会全宗卷永久保存。第十七条 各村委会及其党组织应依法建立档案整理、档案保管、档案查阅利用、保密、档案移交、鉴定销毁、管理人员职责等制度并上墙。第十八条 在农业生产中属于保密和控制使用的新工艺、新材料、名优特产品生产配方、优良品种等档案，应按国家有关保密的法律、法规进行管理，档案管理人员不得擅自提供和泄露其内容。第十九条 档案的移交要按照档案的去向分别编制移交目录，办理移交手续。村志、村史、组织沿革、大事记等编研资料随同档案一并移交。基本建设档案、设备档案随其实体

7、一并移交。第二十条 鼓励个人将其所持有的史志、家史、家谱及名人手迹、手稿等珍贵历史资料向有关档案室（馆）捐赠或者寄存。第二十一条 档案行政管理部门、乡（镇）人民政府、村民委员会应当对以下行为给予表彰和奖励:（一）在档案的管理、提供利用方面做出突出成绩的；（二）将重要或者珍贵的档案资料捐赠给国家或集体的；（三）同违反档案管理法律法规行为作斗争表现突出的。第二十二条 违反本实施细则，有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门视情节轻重，对直接负责的主管人员或者其他责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：（一）涂改、伪造档案的；（二）擅自提供、抄录属于保密档案的

8、；（三）擅自销毁档案的。第二十三条 当事人对行政处罚决定不服的，可依法申请行政复议或者提起行政诉讼；对逾期不申请复议、又不履行处罚决定的，作出处罚决定的机关可申请人民法院强制执行。第二十四条 本实施细则由旬邑县档案局最终解释。第二十五条 本实施细则自2009年1月1日起施行。旬邑县行政村文件材料归档范围凡是反映本行政村社会实践活动，具有查考价值的各种载体的文件材料，均属归档范围。主要有下列内容：1、上级颁发的有关农村政策、方针、规定等文件材料。2、上级领导来本村视察工作时形成的指示、讲话、题词、照片等材料。3、村党总支、党支部、村委会选举、换届，村干部任免、奖惩等文件材料。4、村党总支、党支部

9、、村委会、青年团、妇联会、民兵、治安保卫等组织形成的会议记录、工作计划、总结、报告。5、村党团组织统计表、登记名册、介绍信存根及党的组织建设工作制度、规划、历任党员干部责任制、实绩考核材料。6、本村义务教育、成人教育、党员培训工作形成的文件材料。7、本村在社会主义新农村建设、村级组织建设、村民自理、村级事务管理等活动中形成的制度、规定、办法、条例、表彰决定、通知、荣誉证书、锦旗、奖状、照片、录音、录像材料。8、本村在计划生育、民事调解、合作医疗、低保、救济、救灾、国家支农补贴管理及公益事业活动中形成的文件材料。9、本村在现代农业、特色品牌产业及土地山林承包、流转中形成的文件材料。10、本村在农

10、业、林业、畜牧业、养殖业等多种经营活动中形成的文件材料。11、农村人口普查、土壤资源、水资源普查、庄基普查中形成的文件材料。12、本村整体建设规划、公用设施建设、基础设施建设（包括水利、道路、农田基建等）中工程设计、施工、竣工验收活动中形成的文字、图纸、图表及音像材料。13、本村土地管理、宅基地使用、村民搬迁、房地产权、林权地界及解决山林地界纠纷方面形成的协议、契约、证明证书等文件材料。14、村办企业在生产经营和管理过程中形成的文件材料及设备仪器说明书、安装维修记录等。15、本村在招商引资、对外交往、考察学习、经贸洽谈活动中形成的考察报告、谈判记录、重要的往来函电、契约、合同、协议、议定书。1

11、6、本村集体债权债务管理、财物管理活动中形成的文件及会计凭证、帐薄、报表。17、本村财产、物资和档案的登记清册、交接凭证及财务、村务公开中形成的文件材料。18、本村各种基础数字登记、统计报表。19、本村组织机构设置、变迁、印章启用、废止、村名变更及历史沿革、村史、大事记等材料。20、本村的文物古迹、风俗人情资料。21、本村其它方面需要归档的重要材料。旬邑县行政村文书档案整理的一般程序一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。二、归档文件整理的要求：一个年度的归档文件材料，应齐全完整。对已破损的文件应予修整；字迹模糊的文件应恢复、复制；超大纸张应以A4

12、纸的标准，单张折叠；文件修整应使用符合档案保护要求的材料，并最大限度的保持文件原貌，尽量不裁不贴。三、归档整理的方法：1、文件的收集：各行政村在生产建设和管理活动中形成的，具有查考利用价值的，作为文书档案保存的各种纸质文件材料。收集的重点：（1）本村自生文件材料；（2）上级及其他机关针对本村颁发的文件材料。2、剔除（1）对文件材料的剔除：一份文件归档与不归档，要站在本村的角度上来权衡，有用则留，无用则不留。（2）对归档文件上金属物的剔除：如钉书针、大头针、回形针等。（3）要防止两种倾向：a、把关不严，凡文必档。b、要求过严，使该归档的文件被剔除，给以后利用造成困难。3、装订（1）组件：归档文件

13、的整理是以件为单位进行的。一般情况下，一份文件就是一件。具体规定：文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也可单独为一件）；正文与附件为一件（附件数量太多或太厚的，也可各为一件）；文件附有文件处理单、拟办单或领导批示、签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；各种报表、名册、图表等按其原来的装订方式，一册或一本为一件。（2）排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；批复性文件在前，来文在后；有文件处理单的，应作为文件的首页与文件一同归档。（3）归档文件的装订方式：统一采用左侧装订，应将文件的左侧、

14、下侧对齐。（4）归档文件的装订材料：统一采用不锈钢钉书针装订。4、编页号：以件为单位编页号，凡有文字、图表的页面均应编制页号。如果是几份文件同为一件时，逐页编制总页号。页号的位置应编在文件的右下角或左上角。5、确定保管期限：对于一件归档文件，如何确定它的保管期限，要站在档案馆的角度来考虑，总的原则是：由价值决定期限，价值高则期限长，价值低则期限短。在具体操作时，应按国家有关规定执行。6、归档文件的分类：通用的分类方法是年度保管期限机构（问题）。在平时的工作中，可按二级分类法或三级分类法进行。（1）、二级分类法：按年度保管期限分类。就是将归档文件先按年度分类，再在年度下按保管期限分类（简单地说：

15、就是先分年度，再分保管期限）。如：2007年永久按保管期限年度分类。就是先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。如：永久2007年两种方法都适合于内部机构设置简单的基层单位或比较小的机关。（2）、三级分类法：按年度机构（问题）保管期限分类。就是先将文件按年度分类，每个年度下按机构（问题）分类，再在机构（问题）下按保管期限分类。如：2007年办公室永久按保管期限年度机构（问题）分类。就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构（问题）分类。如：永久2007年办公室按机构（问题）年度保管期限分类。先按机构（问题）分类，每个机构（问题）下按年度分类，再在年

16、度下按保管期限分类。如：办公室2007年永久两点要求：分类方案必须科学实用，保证文件无交叉，无遗漏。分类方案应保持相对稳定，确实需要调整时，只能微调，不可大动，以免造成混乱。、归档文件的排列（集中问题）归档文件在确定保管期限、分清年度以后，应按问题相对集中，使文件类型鲜明清楚。在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度排列。（1）按时间顺序排列：同一事由的归档文件，按文件形成的时间顺序排列。（2）按重要程度排列：不同事由的归档文件，按事由的重要程度排列。主要职能活动中形成的文件排列在前，其他工作形成的文件排列在后；综合性工作形成的文件在前，具体业务工作形成的文件在后；按责任者或承办部

17、门集中排列；按不同问题分别集中排列；会议文件、统计报表等成套性文件也可以集中排列；对于未能及时归档的文件材料，可将其排在相应类别的最后。（）事由（问题）排序：按重要程度排列。、编号归档文件的编号，是将归档文件在全宗的位置标识为符号，并以归档章的形式注明。（）盖归档章：归档章的内容：归档章设置有全宗号、年度、保管期限、件号等必选项。归档章内容必须按规定顺序填写，不得自行打乱各项位置。（全宗号）（年度）（室编件号）机构（问题）（保管期限）（馆编件号）、全宗号：是档案馆给归档单位编制的代码号。、年度：是指归档文件的形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2005。、保管期限：是指整理归档文件时给归

18、档文件划定的保管期限，分为永久、30年、10年三种。、件号：是指归档文件的室编件号。、问题（机构）：填写分类方案类目名称。9、编制目录（1）归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。（2）归档文件的格式：件号责任者文号题名日期页数备注件号：指归档文件的室编件号。责任者：指制发文件的单位或个人。填写时应写全称或通用简称，责任者过多时可适当简略，即第一个责任者+本单位。文号：指发文字号，应填写机关代字、年度、文件顺序号。题名：指文件标题。一般应照实抄录，副标题不抄录，文件没有标题或标题不清楚的，应补充拟定标题，并加中括号 。日期：即文件的形成日期，填写时应以8位阿拉伯

19、数字标注，前4位为年，后4位为月日。月日不是两位数时，数前补 “0”。页数：填写每件归档文件的总页数。备注：填写归档文件需要补充和说明的情况。10、填写备考表备考表的内容包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。盒内文件情况说明：指文件收集的齐全程度，文件有无缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。无备考内容时，应填写本盒归档文件收集基本齐全，字迹清析，无缺损。整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：填写归档文件整理完毕的日期。11、装盒归档文件按室编件号的顺序装盒。按保管期限装盒，不同保管期限的归档文件不能混装在同一盒中。 末盒应预留

20、空位，以便装入遗漏文件。12、填写档案盒封面、盒脊全宗号：按县档案馆给定的全宗号填写。年度：填写盒内归档文件的形成年度。保管期限：填写盒内归档文件所属的保管期限。机构（问题）：填写分类方案中相应机构（问题）的类目名称。起止件号：填写盒内排列最前和最后的归档文件的室编件号，中间用“”连接。13、编盒号按保管期限逐年编制总的顺序号。以四位数字标注，如00019999。注：按照“年度保管期限”进行整理。2002年（含）以前的原则上按卷整理，2002年以后的按件整理； 会计档案整理的基本方法1、制定分类大纲会计档案采用三级分类法分类，即按年度类别保管期限或类别年度保管期限来分类，其中后一种方法是我们最

21、常采用的方法。在三级分类中，（）类别定为四类即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类。（）年度指会计资料形成的年度。（）保管期限：会计档案保管期限分为永久和定期两种。其中定期又分为25年、15年、10年、5年、3年五种。、会计档案的装订：（）凭证、左上角：包角、左侧：三点一线（）帐簿、左侧装订：三点一线、死页帐不重新装订，只加贴封面即可、活页帐需取掉空白页，重新编制页号，加贴封面。（）报表、编制卷内目录（同文档），加贴封面。、左侧装订，三点一线。（）其它类：同2001年以前文档整理。局（全宗名称）会计凭证（类别）2005年5月经费凭证（案卷题名）自年月至年月（时间）卷内共有张数保管期限15

22、年案卷号、填写案卷封面：全部会计档案均应加装和填写、编制会计档案目录：（）要求同类别同期限编制（）样式案卷号类别案卷标题起止时间保管期限案卷张数备注、编制案卷号：（）同类别同保管期限统一编号（）大村可以一年一编，小村可以至10年一编科技、音像、实物、村民档案的分类方法1、科技档案：分为产品、科研、基本建设、设备档案四大类，产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理；每个大类按单个项目（即一个产品、一个课题、一项工程、一台设备）的顺序排列编目，并保持其文件材料的系统性和完整性，便于满足用户利用的要求。2、声像档案：按照“载体年度问题” 进行整理，载体分照片

23、、录音带、录像带、光盘、磁盘等，按时间顺序进行排列，每年度各自编一个流水号；或按载体跨年度整理。3、实物档案：按照荣誉性实物、废止印章、题词书画、名优产品分类整理，各自按时间顺序排列，分别跨年度按一个大流水号编号。4、村民档案：按村民小组顺序，以户为单位排列，按一人一表或一册、一户一袋或一盒进行整理。旬邑县行政村档案保管期限的规定一、文书档案、党、政、群等组织形成的文件材料1.1党群工作1.1.1本村党支部会议记录、年度工作计划、总结、责任书、重要的对外行文 永久1.1.2支委的选举、改选、任免、分工 永久1.1.3组织发展、组织年报表、党员名册、党组织关系介绍信及存根 永久1.1.4党员评议

24、材料、党费收缴清单、收据 30年1.1.5干部、党员获得奖励、处分的文件材料：1.1.5.1县级及以上奖励的 永久1.1.5.2乡镇奖励的 30年1.1.5.3严重警告及以上处分的 永久1.1.5.4警告处分的 30年1.1.6本村团支部、妇代会、民兵等群团组织的会议记录、年度工作计划、总结、成员名册 永久1.1.7本村团支部、妇代会、民兵等群团组织换届选举、任免材料、统计表等 永久1.1.8本村在土改、镇反、四清、社教、文革等历次政治运动中形成的重要文件 永久1.1.9本村阶级成份登记表、名册 永久1.1.10本村关于纠正错划阶级成份的登记表、名册 永久1.1.11关于平反冤假错案落实政策的

25、决定及综合材料永久1.1.12上级党委及其所属部门、群团组织下发的有关规章、制度、政策性文件 30年1.1.13本村各群团组织签定的责任书 10年1.2村委会工作文件1.2.1本村村委会会议记录、发展规划、年度工作计划、报告、总结、重大决定 永久1.2.2村委会换届选举、届中罢免及补选、分工 永久1.2.3村、组干部名册、工资、福利待遇、误工补贴和各类报销情况等文件材料 永久1.2.4本村、村组干部、农户、村民的奖励和处分1.2.4.1县级及以上奖励的 永久1.2.4.2乡镇奖励的 30年1.2.4.3严重警告及以上处分的 永久1.2.4.4警告处分的 30年1.2.5本村经济合作组织、治保会

26、、调解会等其他组织的会议记录、年度工作计划、总结、成员名册 永久1.2.6本村经济合作组织、治保会、调解会等其他组织换届选举、任免材料、统计表等 永久1.2.7本村行政区划变动、地名更改、地界划分及村委会、村民小组的设置等文件材料 永久1.2.8本村民主选举、民主决策、民主管理、民主监督、村务公开等规章制度 永久1.2.9村规民约、村民自治章程、条例 永久1.2.10岗位职责、会议、学习、财务管理、审计等制度 永久1.2.11本村人口、土地、经济社会发展等各类年报表永久1.2.12本村新农村建设、村民自治、创建文明村、文明户、五好家庭及各类示范村、示范户等文件材料 30年1.2.13本村办理户

27、口、身份证、婚姻登记、人口迁移、收养赡养的介绍信 永久1.2.14本村军烈属、五保户、低保户、特困户、残疾人名册、审批材料和民政救济、救灾、优抚款物发放的名册、表册30年 1.2.15本村所属房产、土地产权契据、财产清册、综合统计表册 永久1.2.16本村所属房产、土地使用权、所有权变更等文件材料永久1.2.17本村财产、物资等交接凭证、统计台帐等 永久1.2.18村民建房用地及其他耕地占用的呈报、审批材料 永久1.2.19本村在各个历史时期形成的土地房产证、林权证，水库、塘坝使用权证及界定图纸和登记表等 永久1.2.20本村签订的土地（林场、水库、荒山荒坡、果园）、房屋、资产和其他集体经济项

28、目等转让、承包、拍卖和评估等各类方案、合同、契约、协议书、责任书、会议记录等材料永久1.2.21本村耕地、林地、草地占用和补偿的文件材料30年1.2.22本村有关拆迁、移民搬迁补偿的文件材料 30年1.2.23本村退耕还林、还草补助的文件材料 30年1.2.24本村有关农机、种子、农资补贴等名册 30年1.2.25国家投入的扶贫、农业综合开发、以工代赈等资金使用的报告、表册 30年1.2.26本村社会治安综合治理、安全防范、民事调解、纠纷处理等文件材料1.2.26.1重要的 永久1.2.26.2一般的 10年1.2.27本村有关教育、文化、卫生、计划生育等工作的文件材料 30年1.2.28本村

29、有关新型合作医疗、养老保险、社会保障等人员名册及统计表 30年1.2.29本村自然灾害、抢险救灾、重建家园、环境保护等文件材料1.2.29.1重要的 30年1.2.29.2一般的 10年1.2.30本村各类抽样调查、普查材料 30年1.2.31本村的大事记、年鉴、村名、村史、村志、家谱、族谱及著名人物手稿、日记等 永久1.2.32反映本村重要活动事件的剪报及报刊杂志登载的本村各种材料 30年1.2.33县级以上领导对本村工作视察、检查中形成的讲话、批示、指示及重大事件处理等材料 永久。1.2.34各级政府制发的有关农业和农村工作的方针、政策性文件 10年2、生产经营工作文件2.1本村经济（包括农、林、水、牧、副、渔、山、田、路；劳务输出、多种经营等）发展计划、规划、总结及统计报表永久2.2本村农业、工业、