工作分析与工作说明书1.ppt

1、工作分析与工作说明书工作分析与工作说明书n工作分析的定义工作分析的定义n工作分析的目的与用途工作分析的目的与用途n工作分析的基本程序工作分析的基本程序n工作分析的操作手法工作分析的操作手法n工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料n工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法n工作分析的方法工作分析的方法1工作分析的定义工作分析的定义n工作分析是用来工作分析是用来识别、搜集、检识别、搜集、检视及记录视及记录工作职责内容的一套程工作职责内容的一套程序管理工具。序管理工具。n工作分析是指利用各种工作分析是指利用各种调查方法调查方法搜集与工作有关的信息并界定执搜集与工作有关的信息并界定执行工作所需要

2、的资格条件。行工作所需要的资格条件。2工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的(一一)z一、建立一套完整的职务说明书，一、建立一套完整的职务说明书，作为公司经营与人力资源规划之基作为公司经营与人力资源规划之基础础。z二、建立各职位明确之任用条件，二、建立各职位明确之任用条件，达到人才选用之适用性，对招募制达到人才选用之适用性，对招募制度加以调整、补充度加以调整、补充z三、依据工作内容、及考核标准建三、依据工作内容、及考核标准建立公平性与激励性之薪资制度。立公平性与激励性之薪资制度。3工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的(一一)z四、四、配合训练发展与职涯管理制度，配合训练发展与职涯

3、管理制度，使公司每一位同仁，了解其角色、使公司每一位同仁，了解其角色、定位与定位与未来发展路径与条件未来发展路径与条件。z五五、藉由各职位工作分析的过程与、藉由各职位工作分析的过程与结果使部属与主管明确知道彼此工结果使部属与主管明确知道彼此工 作内作内 容与目标，作为容与目标，作为绩效考核绩效考核依据依据之标准及修正之基础。之标准及修正之基础。4工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之目的(一一)z六六、藉由工作分析对各部门、职位、藉由工作分析对各部门、职位之之工作职责工作职责进行确认和划分，以奠进行确认和划分，以奠定日后营运之顺畅。定日后营运之顺畅。5工作分析方案执行之目的工作分析方案执行之

4、目的(一一)z七、其它 工工作作经经过过详详细细分分析析后后，还还有有许许多多其其它它的的效效用用，如如有有助助于于工工作作权权责责权权范范围围的的划划定定；改改善善劳劳资资关关系系，避避免免员员工工双双方方无无方方因因工工作作内内容容定定义义不不清清晰晰而而产产生生的的抱抱怨怨及及争争议议。此此外外，工工作作分分析析亦亦有有助助于于人人力力资资源源研研究究与与管管理理、工工作作环环境境不不适适、人人事事经经费费、转转调调与与升迁等问题都有莫大的助益。升迁等问题都有莫大的助益。6工作分析的意义工作分析的意义工作分析公式工作分析公式(job analysis formula)：员工为什么要做？员

5、工为什么要做？(目的；目的；why)员工要做什么员工要做什么？(内容；内容；what)员工如何做？员工如何做？(方法；方法；how)所需技术如何？所需技术如何？(程度；程度；skill)7工作分析的基本程序工作分析的基本程序n搜集背景资料搜集背景资料n选择具有代表性的岗位来分析选择具有代表性的岗位来分析n搜集工作分析资料搜集工作分析资料n资料检视与分析资料检视与分析n撰写工作说明书及职级规范撰写工作说明书及职级规范8工作分析的基本程序工作分析的基本程序为了使工作分析执行顺畅，及确保分析结果之有效性，在执行工作分析前应先有计划，规划好整个工作分析流程，方能有效获取资料及进行分析。9工作分析的操作

6、手法工作分析的操作手法n决定工作分析之目的与用途决定工作分析之目的与用途n成立工作小组成立工作小组n对工作小组实施训练对工作小组实施训练n选择样本职位进行分析选择样本职位进行分析 10工作分析的操作手法工作分析的操作手法n对部门单位主管召开说明会对部门单位主管召开说明会n指派样本职位代表人员指派样本职位代表人员n确认所需搜集之资料确认所需搜集之资料n选择搜集资料之方法及使用之相关表选择搜集资料之方法及使用之相关表格格 11工作分析的操作手法工作分析的操作手法n对部门单位主管及样本职位代表人对部门单位主管及样本职位代表人员实施训练员实施训练n进行资料搜集进行资料搜集n搜集背景资料搜集背景资料n确

7、认所搜集到的资料确认所搜集到的资料12工作分析的操作手法工作分析的操作手法 n检视分析所搜集到的资料检视分析所搜集到的资料n进行工作分析结果及建议讨论进行工作分析结果及建议讨论n与部门单位主管讨论并确认工作分析与部门单位主管讨论并确认工作分析结果及建议结果及建议n公司高阶主管签核公司高阶主管签核13进行工作分析进行工作分析 1.在工作分析问卷进行发放前，由人力资源主管于主管会议中提出整体规划之流程与配合事项，在获得高阶主管及各单位之主管认同与支持后，由各单位主管代为发布及协助员工进行配合事项，以便于进行下一阶段之分析工作。14进行工作分析进行工作分析 2.在问卷发放上采渐进方式进行工作分析问卷

8、的填答。由于公司部门单位及职位数很多，加上各单位间工作内容不同，为使工作分析之结果符合公司现状与未来需要，故以单位为基准，采取渐进方式进行。15进行工作分析进行工作分析 3.在进行工作分析填写之前先向填写者说明此次活动之目的，并说明填写项目之意义与原则，并带领填写者以范例之内容流览一次问卷之全部内容。4.问卷填写时间以二星期为限，填答者须在此二星期内填答完毕并交由主管审核，确定无误后再统一收集交回人力资源部。16进行工作分析进行工作分析 资料整合与分析资料整合与分析 各单位交回之工作分析之问卷回收后，由工作分析人员进行相关资料与问卷的整理，并检查各项之填写是否完整，若有不清楚之处，再发回重新填

9、写。17进行工作分析进行工作分析 检讨与修正检讨与修正 工作说明书初稿完成后，由分析人员分别与各部门主管进行面谈，以确定整理之内容维持原意，并对于疑虑之处加以厘清及做进一步之确认，最后进行职务说明书之修正。18工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料n岗位概述及工作内容岗位概述及工作内容n工作行为及工作特性工作行为及工作特性n工作产出工作产出n业务接触业务接触n职责程度职责程度n任职者所需特质及资格条件任职者所需特质及资格条件19工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-1-1n岗位概述及工作内容岗位概述及工作内容n组织及岗位位阶组织及岗位位阶n主要工作职责主要工作职责n执行工作职责处

10、理时间及频率执行工作职责处理时间及频率n参与之会议活动参与之会议活动n保管之财物文件保管之财物文件n负责编制之报告负责编制之报告/文件文件20工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-2-2n工作行为及工作特性工作行为及工作特性n工作环境工作环境n工作时间工作时间n使用工具、设备、使用工具、设备、辅助设施器材辅助设施器材n所循例规所循例规21工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-2-2n基本动作基本动作n体力、注意力、心智活动的投入等体力、注意力、心智活动的投入等n工作压力工作压力n工作限制工作限制n期望行为期望行为22工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-3-3n工作产出

11、工作产出n产品产品n服务服务n研发研发n知识知识n其它产出其它产出23工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-3-3n工作标准工作标准n产量、产值产量、产值n销售量、销售额销售量、销售额n毛利、净利（率）毛利、净利（率）n正确率、错误率正确率、错误率n进步率、满意度进步率、满意度n其它绩效衡量指针其它绩效衡量指针24工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-4-4n业务接触业务接触n内部关系内部关系n单位内单位内n部门内部门内n公司内公司内n企业集团内企业集团内25工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-4-4n外部关系外部关系n顾客顾客n政府机关政府机关n竞争厂商竞争厂商n广

12、告公司广告公司/宣传媒体宣传媒体n供货商供货商n社会社会/工会工会n学校学校/顾问顾问n其它其它26工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-5-5n职责程度职责程度n年度费用年度费用n年销售额年销售额n客户数目客户数目n销售区域销售区域n产品线产品线n年产量年产量27工作分析所需搜集之资料工作分析所需搜集之资料-6-6n任职者所需特质及资格条件任职者所需特质及资格条件n专业技能专业技能n工作经验工作经验n沟通技能沟通技能n管理技能管理技能n人格特质人格特质n体能体力体能体力n其它要求其它要求28工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法n问卷调查法问卷调查法n询问访谈法询问访谈法n日记法日

13、记法n观察法观察法n综合法综合法29工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-1-1n问卷调查法问卷调查法n使用标准表格收集资料。（附录使用标准表格收集资料。（附录一）一）n使用问卷法须先确定问卷的结构使用问卷法须先确定问卷的结构性程度及应该包括那些问题，尽性程度及应该包括那些问题，尽可能把执行每项工作职责所需的可能把执行每项工作职责所需的时间填上。时间填上。30工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-1-1n问卷的格式最好有结构性问题问卷的格式最好有结构性问题(如：如：需多久时间的经验才足以担任本需多久时间的经验才足以担任本职位职位)，也有开放式的问题，也有开放式的问题(如：如：请叙述工作

14、中的主要职责）。请叙述工作中的主要职责）。31工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-2-2n询问访谈法询问访谈法n工作分析员对任职者进行访谈以工作分析员对任职者进行访谈以取得所需之资料。取得所需之资料。n访谈有三种型式访谈有三种型式:32工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-2-2n个别员工访谈个别员工访谈在询问访谈进行时，必须在询问访谈进行时，必须注意的是不要让受访员工有被考核工作注意的是不要让受访员工有被考核工作表现的感觉，应在一开始时即让受访者表现的感觉，应在一开始时即让受访者了解访谈之理由与目的。了解访谈之理由与目的。33n集体访谈集体访谈是在一群员工从事同样的是在一群员工从事

15、同样的职位下使用。通常也邀请其主管参职位下使用。通常也邀请其主管参加，若其主管无法出席也应在访谈加，若其主管无法出席也应在访谈后与主管讨论所收集到的资料。后与主管讨论所收集到的资料。工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-2-234n主管访谈主管访谈是找一位或多位主管访是找一位或多位主管访谈以了解某个职位，这些主管对谈以了解某个职位，这些主管对该职位必须有相当的了解。该职位必须有相当的了解。工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-2-235工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-3-3n日记法（附录二）日记法（附录二）n任职者记录在一定期间内所有从任职者记录在一定期间内所有从事的工作。事

16、的工作。n这种方法是要求任职者记下一天这种方法是要求任职者记下一天当中所从事的活动，包括花费的当中所从事的活动，包括花费的时间。这有助于工作分析员充份时间。这有助于工作分析员充份了解该工作，然后再与任职者之了解该工作，然后再与任职者之直属上司访谈，以确认资料之真直属上司访谈，以确认资料之真确性。确性。36工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-3-3n日记法相当耗时，且所收集的日记法相当耗时，且所收集的资料无法全面反应出工作分析资料无法全面反应出工作分析中所需要的资料，必须再辅以中所需要的资料，必须再辅以访谈，才能确认日记表上所提访谈，才能确认日记表上所提供资料之真实性，并补充不足供资料之真实性，并补充不足的资料，因此并不常被使用。的资料，因此并不常被使用。37工作分析资料搜集方法工作分析资料搜集方法-4-4n观察法观察法n工作分析员观察任职者工作状况并记工作分析员观察任职者工作状况并记录之。录之。n观察法可以与询问访谈法并用，以做观察法可以与询问访谈法并用，以做补强之用。一种方式是先观察记录，补强之用。一种方式是先观察记录，再进行访谈，以弥补在此观察时间内再进行访谈，以弥补在此观察