合同归档管理表格.docx

1、合同归档管理表格合同归档管理表格 深圳市建装业集团股份有限公司 合同归档管理流程图 合同归档登记表 合同类别： 黄山XX客运有限责任公司 合 同 登 记 本 综 合 管 理部 档案管理流程图 第一章 总 则 第一条 目的 为加强和细化合同台账资料，规范企业各类合同台账的管理，根据宏信(郑州)有限公司合同管理制度和宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则，特制定本办法。 第二条 原则 凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,按照“一合同、两表格、一编号”的原则进行。 第三条 适用范围 本规则除特别指明外，适用于： 一、宏信(郑州)置业有限公司合同管理制度和宏信(郑州)有限公

2、司合同分类编号规则所涉管理业务范围内的合同; 二、公司或者公司指定主体作为一方当事人签订的所提交法务部审查的合同。 第四条 定义_合同归档管理表格。 各承办部门所确定的管理人员负责的合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。 第五条 组织和职责 一、各承办部门是本制度的主导部门，负责确定人员，负责合同文档管理，负责文档的形成、积累、归档，确保文档的完整性和有效利用性。 二、公司法务部门负责在该过程中，协助各承办部门对合同登记台账的管理工作，进行指导和检查。 第二章 具体实施 第六条 登记模式 合同台账采用总分帐的表格式管理，所有合同建立总账、各承办人建立分账，每份合同都要填写建立档案，填写表格。

3、 第七条 总分台账的具体登记主体 一、合同总账登记 1、开发公司由本公司综合部负责管理登记; 2、新星建筑公司由本公司综合部负责登记管理; 3、商都公司、满园红木、万兴珠宝由本公司办公室负责登记管理; 4、物业公司由总经理助理负责登记管理; 5、财务中心由本中心工程服务部负责登记管理; 6、行政中心由本中心人力资源部负责登记管理。 二、部门、项目台账管理 1、开发公司分别由本公司各部门经理、总工程师登记管理; 2、新星建筑公司分别由本公司各部门经理或项目经理登记管理; 3、商都公司、满圆红木、万兴珠宝由各部门经理登记管理; 4、物业公司由本公司总经理助理或项目主任负责登记管理; 5、财务中心由

4、中心各部门经理负责登记管理; 6、行政中心由本中心各部门经理负责登记管理。 第八条 合同台帐应包括以下内容： (一)合同名称;_合同归档管理表格。 (二)合同主体、签约方名称; (三)合同实质内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项); (四)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间); (五)合同承办部门、承办人; (六)合同签订时间; (七)其他应当记载的重要内容。 第九条 合同台帐应附以下资料： 1、合同正本或副本; 2、对方企业法人营业执照和资质等级证明等资料的复印件; 3、对方法定代表人 _明和委托代理人授

5、权委托书及代理人 _明; 4、合同相对方报价单、补充合同、会议纪要、往来函电; 5、验收单、验收报告、分批分期履行情况记录、合同履行结算单等。 6、有关的重要资料。 第十条 登记时间 各部门的登记管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查。 第十一条 资料补充 各承办部门的合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料。 第十二条 合同登记编号规则和移交 本办法所涉及的合同文档以宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则所规定的办法进行分类编号。 移交的合同文档必须注明合同编号并保

6、证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。 第十三条 本规则作为宏信(郑州)有限公司合同管理制度和宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则的支持文件。 第十四条 本办法发布后提交审查的合同一律适用本办法。 第十五条 各公司可根据经营管理需要，增加有关表格和完善内容，如不适用，请将管理办法报公司备案。 第十六条 支持文件：宏信(郑州)置业有限公司合同管理制度和宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则。 第四章 附 则 第十七条 实施细则 本制度的未尽事宜，由各部门补充，提请董事长、

7、总经理批准后实施。_合同归档管理表格。 第十八条 解释 修改 废除 本制度的解释权属法务部，修改、废除权属公司董事长办公会。 第十九条 实施时间：本制度实施时间为xx年4月10日。 第一条 为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理， 有限公司合同管理制度特制定本办法。 第二条 凡以 有限公司的名义签订的合同，均应由合同经办部门依照本办法建立合同台账(见附件1)，并同时向公司法务部门备案，涉及到款项收付的还应同时向财务部门备案。 备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同复印件提交相关部门。 第三条 合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案手

8、续，协助法务部门和财务部门对合同管理和履行工作进行指导、检查、监督。 第四条 合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。 第五条 合同台帐应包括以下内容： 1、合同名称; 2、合同主体; 3、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及 _及其他须注明的事项); 4、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间); 5、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况) 6、其他应当记载的重要内容。 第六条 合同台账应附以下资料： 1、合同副本; 2、对方加盖公章的企业法人营业执照等合同管理制度中规定对方应提供的资料的复印件

9、; 3、对方委托代理人授权委托书及代理人 _明; 4、补充合同、会议纪要、往来函电; 5、其他与合同有关的重要资料。 第七条 合同履行过程中发生变更、中止等情形的，合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明，并报法务部备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的，同时报财务部门备案。 第八条 合同台账管理人员、法务人员、财务人员，有权对备案合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正 或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。 第九条 使用或借用合同台账资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换;办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台账管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。 第十条 本办法由法务部、首办共同制定并负责解释。 第十一条 本办法自颁布之日起执行。 附件1 本文： 内容仅供参考